Martinair. Moderne cloud-oplossing stuwt Martinair naar grote hoogte

"Na de overstap op Microsoft-technologie zitten we weer in een jet die supersnel vooruit gaat. Onze gebruikers vinden de nieuwe Microsoft-omgeving uitstekend!"

Kenmerken

Bedrijf:
Martinair
Bedrijfsgrootte:
1001-5000 medewerkers
Branche:
Transport & distributie
Product:
Office 365
Thema's:
Beheer
Licenties
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • centralisatie beheeromgevingen
  • verlaging beheerkosten
  • verlaging licentiekosten

Voordelen

  • licentiekosten afgestemd op gebruik
  • up-to-date technologie
  • kortere ROI dan verwacht
  • korte ontwikkeltijden
  • snelle acceptatie door gebruikers
  • multibrowser

De Lotus Notes software die Martinair in gebruik had was sterk verouderd. Samen met de business werden drie nieuwe oplossingen grondig bestudeerd: van Lotus, Google en Microsoft. De keuze viel op Microsoft BPOS.

"Inmiddels zijn we twee jaar verder. Die periode heeft bevestigd dat we de juiste keuze hebben gemaakt. Zo lopen we nu automatisch mee met de Microsoft upgrade cyclus. Eerst met een upgrade van BPOS naar Office 365 en recent met een service-upgrade die allerlei nieuwe functies bracht.

Niet alleen blijven we met Office 365 in lijn met de marktstandaarden, ook sluit het flexibele licentiebeleid perfect aan op het dynamische karakter van Martinair. De kosten zijn aanzienlijk verlaagd, terwijl de functionaliteit alleen maar toeneemt." 

Situatie

Armand ter Schure, Informatiemanager bij Martinair: "Voor onze interne communicatie maken we gebruik van 'messaging'. Daarmee versturen we onder andere de 'movement'-berichten, zodat we precies weten wanneer een vliegtuig is gearriveerd of vertrokken. Voor onze dagelijkse operatie heeft dat topprioriteit. De ICT die we daartoe tot twee jaar geleden in bedrijf hadden was gebaseerd op Lotus Notes en Domino, verdeeld over drie locaties en beheerd door drie ICT-organisaties. Daarnaast hadden we nog een aparte webmail-omgeving in de 'lucht' voor ons vliegend personeel."

Die diversiteit aan ICT was niet alleen inefficiënt, maar ook duur in onderhoud.
"Bovendien drukten de licentiekosten van Lotus Notes op ons budget. Een flexibele 'pay per user' oplossing zou voor ons veel gunstiger zijn. Liefst met alle software in de cloud, dat zou helemaal fantastisch zijn! Met Lotus Notes was dat moeilijk zo niet onmogelijk. Onze versie was verouderd, werd niet meer ondersteund en er zat geen groei meer in. We moesten dus sowieso vervangen of upgraden naar een product dat conform marktstandaarden is.

We hebben het upgrade-traject opgezet als een business case met twee belangrijke pijlers: een financiële en een functionele. Financieel beogen we de kosten te verlagen door flexibele licenties die op het daadwerkelijke gebruik afgestemd zijn. Functionele eisen zijn onder meer één beheeromgeving, moderne software, marktstandaard, multibrowser (dus ondersteuning van alle browsers) en een gemakkelijker toegang tot de informatie, wat naar een cloud-oplossing leidde."

Oplossing

Martinair heeft de cloud-oplossingen van een aantal aanbieders zorgvuldig bestudeerd alvorens tot een keuze te komen: Google, Microsoft en Lotus. De laatste viel al snel af, vanwege de beperkte functionaliteit.

Martinair heeft vervolgens een pilotstudie uitgevoerd met Google Apps. Armand ter Schure: "Een tekortkoming van Google is dat je geen functionaliteiten uit en aan kunt zetten per medewerker. Het is alles of niets. Geef je bijvoorbeeld een medewerker toegang tot de sites-omgeving, dan kan hij of zij ook sites aanmaken."

Binnen de KLM Groep, waar Martinair deel van uitmaakt, is Microsoft de norm. Armand ter Schure: "Het is dan ook een randvoorwaarde dat je documenten met al je collega's in de organisatie moet kunnen delen. Echter, een opgemaakt Excel-sheet ziet er in de Google-omgeving ineens heel anders uit. Bovendien kunnen de tekstverwerker-, presentatie- en spreadsheetapplicaties van Google zich niet meten met Microsoft Word, PowerPoint en Excel. Daarmee viel Google af."

Met Microsoft BPOS (Business Productivity Online Services), werd eenzelfde pilot gedaan. "Ruim 90% van alle pilot deelnemers - tezamen een representatieve vertegenwoordiging van Martinair vormend - verkoos Microsoft boven Google. Ook het licentiebeleid van Microsoft zag er zeer gunstig uit en zou ons de nodige besparingen opleveren."

Ook al was de keuze al min of meer op de Microsoft-oplossing gevallen, toch waren deze argumenten nog niet voldoende. Er was nog één horde te nemen...

Uitdaging

Een belangrijk onderdeel in de hele Lotus Notes-omgeving van Martinair was de enorme hoeveelheid informatie, die in maar liefst 50.000 databases ligt opgeslagen. Armand ter Schure: "Elke database heeft tien bronnen, dus in feite spreken we over 5.000 unieke databases. Niet alleen was dat qua onderhoud heel complex, we hadden de databases destijds ook in eigen beheer in Notes ontwikkeld en dat was een enorme klus. In de nieuwe omgeving willen we pertinent van dit maatwerk af."

Een evaluatie gaf aan dat het in een nieuwe ICT-omgeving voldoende is, als alle historische informatie uit de duizenden databases op de een of andere manier goed bereikbaar zou blijven in de vorm van een archief. Armand ter Schure: "Microsoft SharePoint kan prima aan deze behoefte voldoen en daarmee viel de keus definitief op de Microsoft technologie. Van de 5000 databases vallen er veel weg, vooral omdat we ons nu op cargo concentreren. Voor de primaire business hoeven we op het Microsoft platform slechts 20 databases te creëren om alle kritieke processen te ondersteunen."

Nadat eenmaal voor de Microsoft-omgeving was gekozen viel het Armand ter Schure op hoe snel deze werd opgebouwd: "SharePoint Online is een fantastisch product. In een paar weken tijd hadden we de SharePoint-omgeving compleet ingericht en al grotendeels gevuld met de archiefstukken uit onze databases. In een IBM Websphere- omgeving zou je daar veel langer mee bezig zijn."

Dankzij deze goede ervaringen hanteert Martinair inmiddels een 'SharePoint tenzij' beleid. Armand ter Schure: "We zetten SharePoint nu voor heel veel processen in. Zo wilden we al heel lang een betrouwbaar intranet voor Martinair, dat is nu met SharePoint gelukt en ook nog voor een lage en vaste prijs."

Voordelen

Aanvankelijk startte Martinair met BPOS, de voorganger van Office 365. Dankzij het cloud-principe verliep de upgrade naar Office 365 vrijwel automatisch.
De gebruikers reageren zeer enthousiast op de nieuwe Microsoft-omgeving. "Dat ze elkaar nu bijvoorbeeld in ‚‚n adresboek kunnen vinden, dat is voor hen een openbaring. Evenals dat ze geen 'token' meer nodig hebben om toegang te krijgen: een standaard internetverbinding en een wachtwoord is al genoeg. Voor hen was het een echte cultuurschok: zó kan het dus ook!

Een grote meerwaarde van de nieuwe omgeving is bijvoorbeeld dat je overal bij je documenten kunt en dat je die vanuit je eigen opslag kunt delen met anderen. Zoals een beoordelingsformulier, dat een manager deelt en bespreekt met een Martinair-medewerker."

Een flexibel licentiemodel was een van de belangrijkste eisen van de business case. Armand: "Ons vliegend personeel hadden we oorspronkelijk een eenvoudige licentie toebedacht, maar die hebben we inmiddels geüpgraded. Daarmee nemen we een voorschot op de toekomst, waarin we de cockpit papiervrij willen maken door handboeken en kaarten digitaal aan de piloten beschikbaar te stellen."

Microsoft biedt met haar licentiebeleid precies de vrijheid die Martinair zoekt. Armand ter Schure: "Zo kunnen we ons vliegend personeel alléén mail- en leesrechten geven. Als iemand meer wil dan krijgt die een aangepaste (en dus ook duurdere) licentie."

Dat het licentiemodel van Office 365 zeer flexibel is, is een belangrijk voordeel voor Martinair, omdat het de luchtvaartmaatschappij volledig grip geeft op de kosten per gebruiker. Armand ter Schure: "Het 'pay-per-user' model, waarbij je per maand en per gebruiker betaalt, is ideaal voor ons. Hebben we tijdelijk 100 man extra nodig, dan is een berichtje naar Microsoft voldoende om direct over 100 extra licenties te beschikken; heb je ze niet meer nodig, dan kun je ze weer net zo gemakkelijk beëindigen. Zo houd je je variabele kosten in lijn met je organisatie. Bovendien is de Office 365-omgeving uitermate schaalbaar, zodat we met ons cargovervoer weer verder kunnen doorgroeien."
Andere besparingen betreffen het gecentraliseerde beheer en het uitfaseren van anti-virus en anti-spam software. Armand ter Schure: "Daar gaven we jaarlijks veel geld aan uit. Net als aan Blackberry Services, temeer omdat we voor gebruik in drie regio's betaalden. Microsoft Office 365 licenties kennen dat onderscheid niet: de hele wereld is ‚‚n regio."

Van de twintig databases die Martinair dacht te moeten ontwikkelen zijn er uiteindelijk maar vier nodig. Armand ter Schure: "Gaandeweg bleek dat het verplaatsen en weer terughalen van de info met SharePoint veel gemakkelijker is dan we dachten. De info uit de vervallen databases zetten we op een NAS of in SharePoint. Dat zijn gemakkelijke exercities. Ook voor de gebruikers, want zij kunnen met een stukje simpele tooling heel snel over de gearchiveerde data beschikken."

De recente service-upgrade van Office 365 is geheel automatisch verlopen. Armand: "We gaan automatisch mee in de upgrade cyclus van Microsoft. Beheeringrepen van onze kant zijn daarbij niet nodig. Het enige wat wij hoeven te doen is ervoor zorgen dat we de nieuwe functionaliteiten overbrengen bij onze gebruikers. Daar zouden we wel graag wat meer tijd voor willen hebben, want de tijd tussen de aankondiging van een nieuwe release en de uitrol is nu vrij kort.

Na de upgrade kunnen onze gebruikers videovergaderen via hun desktops, laptops en tablets, Lync is fors uitgebreid en wordt SkyDrive opgewaardeerd naar SkyDrive PRO met SharePoint ondersteuning. Voor ons zijn dat allemaal welkome functionaliteiten." 

Gerelateerde referenties

  • Schadeverzekeraar Univé opent samenwerkomgeving in de cloud - DNB kijkt mee
    Lees verder »

  • Dunamare Onderwijsgroep kiest Office 365 voor kostenreductie en betere service
    Lees verder »

  • GITP HRD-adviesbureau verbetert productiviteit met oplossing in de cloud
    Lees verder »