Van der Vliet Wonen. Meubel-retailer benut Office 365 voor enorme groei en kosten besparing

"We kunnen nu altijd en overal werken. Belangrijkste verandering is het slimmer werken aan documenten en het delen van informatie."

Kenmerken

Bedrijf:
Van der Vliet Wonen
Bedrijfsgrootte:
1-25 medewerkers
Partner:
Tredion
Branche:
Retail
Product:
Office 365
Thema's:
Beheer
Communicatie & samenwerken
Mobiel werken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • Verlaging IT kosten
  • IT moet meegroeien met groei van bedrijf
  • Structuur voor het delen van bestanden
  • Mobiele toegang tot data

Voordelen

  • Overal toegang tot mail, documenten en nadere belangrijke info
  • Besparing op licenties en reiskosten
  • Reductie overheadkosten
  • Flexibele IT-oplossing

Van der Vliet Wonen groeit snel en de broers Wim en Hans Bos doen hun uiterste best om te voorzien in de almaar groeiende behoefte aan IT-benodigdheden. Bij de komst van iedere nieuwe medewerker moet er een softwarelicentie, een e-mail account en toegang tot de centrale bestandsdeling komen. Tegelijkertijd moeten ze de communicatie tussen de twee showrooms en het logistieke centrum in de gaten houden – en de kosten monitoren.

Microsoft Office 365 levert een cloudoplossing die niet alleen het probleem van Van der Vliet oplost, maar ook nog eens betaalbaar is. Gecentraliseerde bestandsdeling geeft de medewerkers de mogelijkheid om overal toegang te hebben tot documenten. Medewerkers hebben toegang tot hun mail, documenten, contacten en agenda vanaf hun mobiele telefoon. En met de web-based versie van Microsoft Office applicaties en de online conferentie tool, verwacht Van der Vliet te besparen op softwarelicenties en op reiskosten. De overheadkosten worden teruggedrongen met minimaal € 2.300 per maand.

Situatie

Wim en Hans Bos zijn twee jonge, ambitieuze broers, die bekend zijn met de laatste technologie. In hun vrije tijd doen ze aan autoracen. In Nederland verkopen ze chique, prachtige meubelen en keukens tegen een betaalbare prijs.

De gebroeders Bos zijn mede-eigenaren van Van der Vliet, het bedrijf dat ze in 2009 hebben gekocht. Vanaf die tijd zijn ze gegroeid van een winkel in Breda met een handjevol medewerkers naar een compleet nieuwe showroom in Arkel en 18 medewerkers. De broers promoten hun ‘living fashion’ met de beste kwaliteit tegen de laagste prijs.

In aanvulling op hun twee showrooms heeft Van der Vliet ook een logistiek centrum voor de opslag van hun meubelen. Om grote bestanden, zoals ontwerpdocumenten, tussen de drie locaties te delen, moesten medewerkers deze fysiek afleveren op de locaties. “We waren gedwongen om grote bestanden via de post te delen of persoonlijk af te geven”, zegt Wim Bos.

Het online werken was via VPN erg onstabiel. Regelmatig viel de internetverbinding weg en dat zorgde ervoor dat de medewerkers geen toegang hadden tot hun documenten en de benodigde data. “Met name voor de sales was dit problematisch, aangezien zij altijd op weg zijn naar klanten,” zegt Bos.

En terwijl de organisatie doorgroeide en er meer nieuwe medewerkers werden toegevoegd, begonnen de gebroeders Bos gefrustreerd te raken van de kosten van softwarelicenties en mail accounts, plus de benodigde IT om deze systemen te onderhouden. Ze hadden behoefte aan een eenvoudiger, efficiëntere oplossing voor het delen van de bestanden en het samenwerken. Een oplossing die past bij een kostenefficiënte organisatie.

Oplossing

De gebroeders wendden zich tot hun vertrouwde IT-provider Tredion, een Microsoft Gold Certified en Online Accelerate Partner. Tredion levert haar diensten aan ongeveer 25 klanten die uitgerust zijn met Microsoft Office 365 - een online service die bekende Microsoft Office applicaties samenvoegt met e-mail, agenda, samenwerking- en communicatie-oplossingen. Tredion-eigenaar Jan van Wijgerden wist zeker dat dit een goede oplossing zou zijn voor Van der Vliet.

“De gebroeders Bos zijn jonge entrepreneurs en er ook erg op gefocust om een goede IT-infrastructuur te bouwen, zodat ze in de toekomst kunnen blijven groeien. Dat is waarom ze voor Office 365 kozen”, zegt van Wijgerden.

Office 365 is inclusief Microsoft SharePoint Online, dat voorziet in centrale bestandsdeling, en stelt gebruikers in staat om virtueel de inhoud te beheren en samen te werken. De organisatie kan voor ieder team de content in aparte folders beheren. Zo heeft bijvoorbeeld de salesafdeling haar eigen bibliotheek. De beheerder kan ook per medewerker een toegangsniveau instellen. Versiecontrole en co-creatie functies maken het mogelijk dat gebruikers tegelijkertijd documenten bewerken en dit helpt medewerkers om documenten efficiënter te vinden en beheren.

Omdat Office 365 overal toegang biedt middels een internetverbinding, ook via een smartphone of andere mobiele apparaten, zijn de medewerkers nooit ver verwijderd van de middelen die ze nodig hebben. “Nu kunnen we overal waar we zijn werken”, zegt Bos. “We hebben toegang tot onze mail, data, contacten en agenda’s, wat ons helpt in onze bedrijfsvoering. Maar het allerbelangrijkste is dat Office 365 ons helpt om slimmer met onze documenten om te gaan.

Misschien is het feit dat Office 365 een geldbesparende oplossing is wel de meest belangrijke reden geweest om voor Office 365 te kiezen. Van der Vliet heeft overwogen om Google Apps te gebruiken voor de online samenwerking, maar de kwaliteit van de populaire Web Apps die in Office 365 zitten – inclusief de cloud-based toegang tot Word, PowerPoint, Excel en OneNote – gaven de doorslag. In de toekomst denkt Van der Vliet gebruik te maken van de Lync Online web conferencing tool, ook een onderdeel van Office 365. Het gebruik hiervan zorgt voor besparing op de reiskosten door Europa en de meetings met leveranciers in Azië.

Voordelen

Omdat Office 365 eenvoudig te implementeren en ook zeer schaalbaar is, kan Van der Vliet eenvoudig voor iedere nieuwe medewerker een nieuw abonnement afsluiten. Nieuwe medewerkers hebben toegang, kunnen delen en meteen samenwerken met anderen aan kritische documenten. Dit alles tegen lage en voorspelbare maandelijkse kosten.

Gecentraliseerde bestandsdeling
Voorheen bewaarden de medewerkers van Van der Vliet hun bestanden op hun locale harde schijf. Met SharePoint Online heeft iedereen meteen toegang tot de bestanden die ze nodig hebben. “Toen we bij Van der Vliet begonnen aan dit project, zonden de medewerkers ‘hard copies’ van bestanden van de ene naar de andere locatie. Met Office 365 hebben ze een structuur voor het delen van documenten en alle data is centraal opgeslagen,” zegt Wijgerden.

Mobiele toegang tot data
Ongeveer 10–25% van de medewerkers van Van der Vliet werken op afstand, dit zijn voornamelijk de sales teams. Office 365 maakt het voor medewerkers die vaak onderweg zijn eenvoudig om hun taken te vervullen met gebruik van hun Windows 7 telefoons en iPhones. “De integratie tussen SharePoint en Office 365 en onze Windows telefoons is uitstekend,” zegt Wim Bos.

Lagere IT kosten
Terwijl Van der Vliet groeit, kunnen ze in hetzelfde tempo Office 365-accounts toevoegen. Dit vertaalt zich in een besparing van € 400 tot € 800 per maand op de IT-kosten, inclusief software-licenties en IT-support.

“Het grootste voordeel was dat we de kosten van onze infrastructuur hebben verlaagd. We hoeven niet meer te betalen voor onderhoud door gebruik van een cloudoplossing,” zegt Bos.

Het bedrijf is ook van plan om de overgang te maken naar Lync Online en over te schakelen naar web-based vergaderen in plaats van te reizen naar vergaderlocaties. Met deze oplossing verwacht Van der Vliet zo’n € 2.000 tot € 4.000 per maand te besparen.

De gebroeders Bos geloven dat Office 365 hen zal ondersteunen in hun toekomstige groei. “Het is belangrijk voor ons dat onze IT-oplossingen flexibel genoeg zijn om in onze behoeftes te voorzien. Wij zijn groeiende en Office 365 kan met ons mee groeien,” zegt Bos.

Gerelateerde referenties

  • Free Record Shop Entertainmentleverancier reduceert hardwarelicenties en IT-kosten via de cloud
    Lees verder »

  • Douma de Wit & Partners (DDW&P) Consultants stroomlijnen samenwerking en reduceren IT-kosten door cloudgebaseerde documentuitwisseling
    Lees verder »

  • GITP HRD-adviesbureau verbetert productiviteit met oplossing in de cloud
    Lees verder »