Qurrent. Energiebedrijf bespaart tijd en geld met ‘doe-het-zelf’ cloudoplossing

"Office 365 maakt het mogelijk voor ons om te groeien zonder het gedoe van grote investeringen in een on-premise serverpark."

Kenmerken

Bedrijf:
Qurrent
Bedrijfsgrootte:
26-100 medewerkers
Partner:
Compete
Branche:
Zakelijke dienstverlening
Product:
Office 365
Thema's:
Beheer
Communicatie & samenwerken
Mobiel werken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • schaalbaarheid
  • online toegang tot data
  • kostenbesparing

Voordelen

  • stroomlijning van de samenwerking
  • onderhoudsarme oplossing
  • oplossing die met het bedrijf meegroeit

Qurrent is begin 2006 opgericht met als missie 'Het eerste energiebedrijf te zijn dat geen energie verkoopt; wij helpen je zelf energie op te wekken'. Of om energie te besparen. Met dit in gedachte, beheerde Qurrent zijn eigen servers met Microsoft Exchange Server en SharePoint Server, totdat de snelle groei het bedrijf deed besluiten over te stappen op de cloudoplossing van Office 365 om zo te beschikken over de schaalbaarheid en flexibiliteit voor medewerkers om vanuit huis te werken, het tijdelijke hoofdkantoor op een boot, of het nieuwe kantoor dat destijds werd gerenoveerd.

Het bedrijf bespaart zo ongeveer € 9.000 op het beheer van software updates en hardware en medewerkers besparen wekelijks een half uur door de doe-het-zelf benadering met inzet van SharePoint Online voor de inrichting van werkprocessen en de bouw van eigen project sites. Medewerkers kunnen samenwerken vanaf vrijwel elke plek, op elk device en hebben online toegang tot alle applicaties en gegevens die ze nodig hebben.

Situatie

In 2007 won Qurrent de Postcode Loterij Green Challenge voor haar computergestuurde consumentenoplossingen waarbij gebruikers energie opwekken (via solar- en windtechnologieën) of het energiegebruik van de deelnemende huishoudens wordt geoptimaliseerd. Met prototypes van haar Local Energy Network mini netwerk in productie begin 2012, is Qurrent klaar om snel te groeien en een grote speler te worden in de Nederlandse energiemarkt.

In het begin beheerde de organisatie zelf haar servers met Microsoft Exchange Server en SharePoint Server, maar Michel Muurmans, directeur van Qurrent, anticipeerde op de exponentiële groei in 2012 nadat het bedrijf de beschikking kreeg over de laatste financieringsronde die nodig was voor een officiële lancering in juli. Muurmans wilde medewerkers vrijmaken van hun hardwareonderhoudstaken, zodat ze zich konden richten op de business. De organisatie wilde ook stoppen met het beheer van software en updates.

De 30 medewerkers van Qurrent werken meestal thuis, met gebruik van de laptop van de zaak en hun eigen mobiele devices, maar de organisatie had niet gezorgd voor externe toegang tot de SharePoint sites en dus konden medewerkers niet consistent gebruik maken van versiecontrole. Een nieuwe oplossing moest dan ook de snelle groei kunnen ondersteunen en de pioniersfase kunnen volgen, welke kant het ook op zou gaan.

Oplossing

Eind 2011 overwoog Qurrent om Google Apps te gebruiken, maar koos uiteindelijk voor Microsoft Office 365 omdat hierin Microsoft Exchange en SharePoint technologie samenwerken. Office 365 is een online service die bekende Microsoft Office applicaties samenvoegt met e-mail, agenda, samenwerking- en communicatie-oplossingen. Omdat het een online service is, hoeft Qurrent niet langer serveronderhoud en software upgrades uit te voeren.

Qurrent’s IT-partner Compete configureer-de de laptops van de medewerkers en installeerde Sharepoint Online. Compete nam ook het basale beheer over, zoals het management van gebruikersnamen en passwords.

Muurmans zegt dat de doorslaggevende factor om voor Office 365 te kiezen, de integratie van Microsoft Exchange en SharePoint technologie was, waarmee de projecten beter beheerd konden worden. De medewerkers van Qurrent kunnen de beschikbare templates en SharePoint Designer gebruiken om zelf op maat gemaakte project sites en interne workflows te bouwen en te beheren. En SharePoint Online content is offline beschikbaar via SharePoint Workspace (deel van Office Professional Plus); medewerkers kunnen single sign-on (SSO) gebruiken voor toegang tot noodzakelijke documenten vanaf elke plek. Medewerkers kunnen SharePoint Online bovendien gebruiken als een centrale opslagplaats van content en records management, compleet met data reglementen, document ID’s, uitgebreide zoekmogelijk-heid, versie controle en metadata management.

Qurrent gebruikt Office Professional Plus, een abonnement op de desktop versies van Office Professional Plus 2010. Medewerkers kunnen Office Professional Plus op vijf verschillende devices installeren, voor het beheer van e-mail en agenda’s met de nieuwe conversatie- en agendamanagement tools. Meerdere medewerkers kunnen tegelijkertijd aan hetzelfde document werken en presentaties delen met anderen. Voor nog meer toegevoegde waarde bij de samenwerking, maakt Qurrent gebruik van de berichten- en aanwezigheidsopties van Lync Online, geïntegreerd met de Outlook web applicatie, om efficiënter in contact te blijven.
 
Voordelen

Qurrent bespaart tijd en geld met haar flexibele en onderhoudsarme nieuwe oplossing, terwijl de samenwerking een nieuwe impuls krijgt door de rijke mogelijkheden en verbeterde externe toegang.

Verbeterde samenwerking en toegang Qurrent stroomlijnde de samenwerking met centrale opslag van documenten en de management opties van SharePoint Online, inclusief versie controle en externe toegang. Het bedrijf gebruikt SharePoint Online als een kantoor- en IT-management tool. Muurmans: “We slaan al onze projecten en bedrijfsinformatie op in SharePoint Online, inclusief een bedrijfsblog met notulen, zodat we up-to-date blijven. En we integreren SharePoint Online in onze workflows, voor alles – van kleine projecten tot de processen van onze financiële afdeling. We hebben zelfs Microsoft Project gesynchroniseerd met onze projectplanning in SharePoint.”

Besparing van tijd en geld
Qurrent spaart één fte uit door niet langer een on premise infrastructuur in de lucht te houden – tijd die werd besteed aan server onderhoud – wat gelijkstaat aan een jaarlijks bedrag van € 9.000. “Met Office 365 besparen we geld door de behoefte aan extra IT-personeel te elimineren. En bovendien hoeven we ons geen zorgen meer te maken over software updates”, zegt Muurmans.

Met de Microsoft oplossing was er geen leercurve voor medewerkers en Muurmans constateert dat de uitrol soepel is verlopen: “Onze partner Compete heeft de eenvoudige, eenmalige configuratie van onze laptops gedaan en toen konden we aan de slag.” Medewerkers besparen wekelijks 30 minuten dankzij de efficiënte nieuwe samenwerkingsopties, oftwel jaarlijks 24 uur.

Flexibele, schaalbare oplossing
Qurrent heeft nu een schaalbare oplossing die met het bedrijf mee kan groeien. Muurmans: “Het enige IT beheer dat we nu nog hebben zijn de laptops. Als er een computer stuk gaat, vervangen we die en na een reboot die de gebruikers zelf doen is er direct weer de beschikking over alle informatie en applicaties die ze nodig hebben. Het is een eenvoudige manier van het beheren van onze IT behoeftes”.

“Office 365 stelt ons in staat om te groeien zonder diepte investeringen in een on-premise server park te hoeven doen,” merkt Muurmans op. “Eind 2011 waren we gestationeerd op een boot en gebruikten we een DNSx QE3 internet verbinding – en dat was onmogelijk geweest zonder een cloud oplossing. Een deel van de eenvoudig groei is te danken aan het feit dat de medewerkers veel vrijheid hebben met de nieuwe oplossing.”

Muurmans wijdt het succes van de oplossing aan de DIY aanpak. “Microsoft geeft ons met Office 365 een platform om onafhankelijk te werken. Net als wij onze klanten een platform geven om hun eigen energie op te wekken en te besparen.” Onze medewerkers creëren hun eigen project websites en workflows en al onze productiviteitsapplicaties zijn daar waar we ze nodig hebben – onze hele office suite is online.”

Gerelateerde referenties

  • Stadgenoot realiseert sociaal intranet met SharePoint online
    Lees verder »

  • EversPartners Ingenieursbureau bespaart wekelijks 250 uur en tilt samenwerking naar een hoger plan
    Lees verder »

  • ISS Netherlands Transforming the Cleaning Business with Microsoft Technology
    Lees verder »

  • System Center Configuration Manager Voor het uitgebreid beoordelen, implementeren en bijwerken van uw servers, clients en apparaten.

    Meer informatie »

  • Airfrance KLM over System Center »

  • Eshgro In 7 jaar naar het grootste Hyper-V platform van alle service providers in Nederland

    Lees verder »