Benefit. Inkoopbedrijf geeft productiviteit een boost en verlaagt IT-kosten met 40 procent dankzij cloudservices

”Windows Intune en Office 365 zorgen voor de perfecte balans tussen netwerkbeveiliging en flexibiliteit op de werkplek - van malware lig ik niet meer wakker."

Kenmerken

Bedrijf:
Benefit
Bedrijfsgrootte:
26-100 medewerkers
Partner:
NDI ICT Solutions
Branche:
Zakelijke dienstverlening
Producten:
Office 365
Windows Intune
Thema's:
Beheer
Communicatie & samenwerken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • Mobiele toegang tot data (ook bij de klant op locatie)
  • Flexibele, maar toch betrouwbare werkomgeving
  • Grotere opslagruimte voor e-mail
  • Eenvoudig beheer

Voordelen

  • Reductie IT-kosten
  • Medewerkers zijn productiever
  • Medewerkerstevredenheid is toegenomen

Benefit-medewerkers hebben betrouwbare laptops nodig voor hun werkzaamheden bij klanten. Maar door de veiligheidsvoorschriften van de hostproviders was toegang tot hun software beperkt. Reden voor Benefit om een abonnement te nemen op de oplossingen van Microsoft: Windows Intune voor pc-beheer en Microsoft Office 365 voor samenwerkings- en communicatietools. De inkoopprofessionals van Benefit hebben nu toegang tot de gegevens die ze nodig hebben om productief te zijn en hebben zo meer dan 16.900 uur/jaar bespaard.

Behoeften van het bedrijf

Benefit verleent inkoopadvies en tactische en strategische sourcingdiensten. Daarnaast biedt het bedrijf gespecialiseerde ontwikkelingtools aan. Het bedrijf telt 15 vaste medewerkers in kantoren in Amsterdam en Eindhoven. De overige 70 medewerkers zijn inkoopprofessionals die ter plaatse bij de klanten werken.

De mobiele medewerkers van het bedrijf werken met laptops met Windows XP en Microsoft Office 2003 en 2007 pc-productiviteitssoftware. Benefit liet de inkoopspecifieke applicaties door een managed service provider via een terminal server omgeving hosten - naast Microsoft Exchange Server 2003 messaging- en samenwerkingssoftware en Microsoft Office Sharepoint Portal Server 2003. De managed service provider had alle pc's en laptops van Benefit in één enkel domein ondergebracht en strenge gebruiksregels opgelegd.

Dit type pc-beheer paste niet bij de werkwijze van Benefit. De medewerkers van het bedrijf konden hun applicaties, bestanden en documenten alleen openen via een beveiligde verbinding met de terminal server. Firewalls of beveiligingsregels van de klanten zorgden op hun beurt ook nog eens voor problemen bij het verbinding maken met de server. En geen verbinding kunnen maken met het internet, betekende voor de Benefit-professionals dat ze alleen met de gegevens op hun laptops konden werken. "Daar waren onze medewerkers elke dag een uur mee kwijt", zegt Udo Ziegerink, directeur bij Benefit.

"We wilden onze medewerkers een meer flexibele werkomgeving bieden, zonder aan beveiliging en betrouwbaarheid in te boeten voor onze laptops", zegt Ziegerink. "Ik wilde een 'BYOD'-beleid invoeren en onze software voor kantoorproductiviteit updaten. We hadden een krachtigere communicatie- en samenwerkingsoplossing nodig die meer opslagruimte voor e-mails en lagere IT-kosten mogelijk maakte."

Oplossing

Benefit schakelde NDI ICT Solutions in, dat de Gold-competentie voor het Microsoft Partner Network heeft behaald. Opdracht voor het bedrijf was een meer flexibele en gebruiksvriendelijke computeromgeving te implementeren - zonder de IT-infrastructuur in huis te halen. NDI ICT Solutions stelde een combinatie voor van de laatste Microsoft cloud-based diensten: Windows Intune en Microsoft Office 365.

Windows Intune biedt pc-beheer, ondersteuning op afstand, software-updates en -distributie, en inzicht in de hard- en software-inventaris. "Dankzij de upgrade-mogelijkheid naar het Windows 7 besturingssysteem, konden we onze pc's eindelijk standaardiseren", zegt Ziegerink. "Vooral de taalpakketten waarmee je de standaard taal van het besturingssysteem kunt wijzigen, vallen goed in de smaak bij onze medewerkers die met internationale klanten werken. Met de Windows BitLocker Drive Encryption functie in Windows 7 kunnen we de gegevens op onze laptops beschermen. En met de eindpuntbescherming die Windows Intune ons biedt, blijft onze pc-omgeving even goed beveiligd als voorheen, maar wel met veel meer flexibiliteit. “

De laptops van inkoopprofessionals monitoren en actie ondernemen om eventuele schadelijke softwarewijzigingen te blokkeren, doet NDI ICT Solutions met de webbased beheerconsole van Windows Intune. Hiervoor heeft NDI ICT Solutions 59 exemplaren van de Windows Intune client software op de laptops geïnstalleerd. De client software stuurt informatie via de beheerde computers naar een webbased beheerconsole als er verbinding wordt gemaakt met het internet.

Ziegerink zag hoe de elementen van Office 365 - Microsoft Exchange Online, Microsoft SharePoint Online en Microsoft Lync Online - samen met de Microsoft Office Professional Plus 2010 pc-suite de productiviteit een boost kon geven. Het bedrijf kocht 65 exemplaren van Office 365.

"Met Exchange Online en SharePoint Online hebben we snel en eenvoudig naar de laatste technologieën kunnen upgraden, zonder infrastructuur ter plaatse", zegt Ziegerink. "Nu krijgen we 25 gigabyte opslagruimte voor e-mails, een rijke webmail ervaring met Outlook Web App en de mogelijkheid om e-mailgegevens te synchroniseren met mobiele telefoons. En SharePoint Online zorgt ervoor dat de medewerkers altijd en overal bij hun documenten kunnen.”

In juli 2011 installeerde NDI ICT Solutions 73 exemplaren van Office 365 bij Benefit. "NDI ICT Solutions host ook onze bedrijfsspecifieke applicaties die niet in de browser draaien", zegt Ziegerink.

Voordelen

Windows Intune en Office 365 vergroten de productiviteit van de medewerkers van Benefit in een streng beveiligde computeromgeving, mét de flexibiliteit die Benefit zocht en die het bedrijf geld bespaart.

"Windows Intune en Office 365 zorgen voor de perfecte balans tussen netwerkbeveiliging en flexibiliteit op de werkplek - van malware lig ik niet meer wakker", zegt Ziegerink. “Ik kan een 'BYOD'-beleid invoeren en de software die iedereen gebruikt standaardiseren."

Lagere IT-kosten
De overschakeling van de oude managed service provider naar een meer flexibele en beveiligde omgeving leverde Benefit aanzienlijke besparingen op. "Met onze oude hosting services provider had een vergelijkbare oplossing als de Office 365 en Windows Intune oplossing van NDI ICT Solutions ons 40 procent meer gekost", zegt Ziegerink.

Verbeterde productiviteit
De Benefit-inkoopprofessionals kunnen een uur per dag besparen omdat ze nu ter plaatse bij de klant toegang hebben tot hun software. Ze kunnen Office 365 openen via een https-verbinding, die in de meeste bedrijfsomgevingen beschikbaar is. En als ze hulp nodig hebben, kunnen ze in Windows Intune hulp op afstand aanvragen met de supportmedewerkers van NDI ICT Solutions, die problemen snel kunnen oplossen. "Ik schat dat onze inkoopprofessionals daarmee zo'n twee uur per medewerker per week besparen", zegt Ziegerink. “Voor de 40 professionals samen betekent dat een tijdbesparing van meer dan 16.900 uur per jaar.”

Tevredenheid van de medewerkers verhogen
De cloud-based oplossing voor pc-beheer en eindpuntbescherming houdt de pc's veilig terwijl de medewerkers van Benefit toch hun persoonlijke computerervaring kunnen beheren - een cruciale voorwaarde voor de medewerkerstevredenheid bij het bedrijf. "De medewerkers kunnen nu werkgerelateerde software, zoals een BI [business intelligence] oplossing, op hun pc installeren en optimaal werken", zegt Ziegerink.

Gerelateerde referenties

  • Van der Vliet Wonen Meubel-retailer benut Office 365 voor enorme groei en kosten besparing
    Lees verder »

  • GITP HRD-adviesbureau verbetert productiviteit met oplossing in de cloud
    Lees verder »

  • Florence realiseert met Office 365 een nieuw sociaal kennis- en communicatieplatform voor al haar 4.000 medewerkers
    Lees verder »