Plan Nederland. Plan Nederland realiseert kostenbesparing, een betere samenwerking en het Nieuwe Werken

"Met Intune weet ik dat alles altijd up-to-date is. Ik heb geen omkijken naar hoe het allemaal geregeld is, onze ICT doet het gewoon!"

Kenmerken

Bedrijf:
Plan Nederland
Bedrijfsgrootte:
26-100 medewerkers
Partner:
Macaw
Branche:
Overig
Producten:
Microsoft Lync (OCS)
Windows Intune
Thema's:
Beheer
Communicatie & samenwerken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • volledige beheerontzorging
  • besparing beheerkosten
  • verlaging telefoniekosten
  • beperkt budget

Voordelen

  • besparing door verminderd beheer
  • voorkomen van incidenten
  • minder incidenten
  • werkplekken altijd up-to-date
  • geïntegreerde anti-virusoplossing

Plan Nederland verhuisde vorig jaar december naar een pand aan de Stadhouderskade in Amsterdam. De nieuwe werkomgeving telt 60 flexibele werkplekken in plaats van 115 vaste. Om de pc's, laptop's, printers en andere apparatuur gemakkelijk, betrouwbaar en betaalbaar te beheren, zocht Plan samen met Microsoft partner Macaw naar een goede oplossing voor beheer op afstand. Daarnaast moest in het nieuwe pand ook een oplossing voor telefonie komen, die - in de aanloop naar het Nieuwe Werken - zowel qua kosten als functionaliteit meer voordelen moest bieden dan een traditionele telefooncentrale.

De oplossing voor het beheer werd gevonden in Windows Intune en voor de telefonie in Microsoft Lync Server. Een vaste telefooncentrale is daardoor niet meer nodig, 55 vaste werkplekken konden worden uitgefaseerd, en voor beheer is een 0,5 FTE minder nodig. Plan Nederland en ICT-partner Macaw vertellen over de beweegredenen, de uitrol en de vele voordelen, die beide partijen nu genieten.
 

Situatie
Vorig jaar besloot de internationale kindgerichte ontwikkelingsorganisatie Plan Nederland om haar volledige ICT-beheer uit te besteden aan Macaw.

Melvin Vittali, Service Manager bij Macaw: "Begin vorig jaar nodigde Plan Nederland Macaw en enkele andere ICT-bedrijven uit, om een voorstel te doen voor de outsourcing van haar gehele ICT-omgeving. Macaw heeft de opdracht gekregen om álle ICT-activiteiten, die voorheen door Plan Nederland zelf werden gedaan over te nemen."

Monique van ’t Hek, Algemeen Directeur van Plan Nederland: "Met de uitbesteding van het beheer willen we een besparing op ICT-kosten realiseren. Deze besparing kan ten goede komen aan de projecten die Plan in ontwikkelingslanden uitvoert."
 
De uitbesteding van het ICT-beheer valt samen met de verhuizing van Plan naar een kleiner pand aan de Stadhouderskade in Amsterdam, dat volledig in het teken staat van het Nieuwe Werken. Scott King, ICT Coördinator van Plan Nederland: "We wilden voor onze medewerkers een omgeving creëren, waarin ze thuis en onderweg kunnen werken alsof ze op kantoor zijn. Inmiddels wordt op kantoor gebruik gemaakt van flexibele werkplekken en open werkruimten waardoor slagvaardiger en efficiënter gewerkt kan worden."

Om die omgeving optimaal te ondersteunen en te beheren is Plan samen met Macaw op zoek gegaan naar geschikte ICT-oplossingen.

Melvin Vittali: "Het Nieuwe Werken vraagt om een geheel andere ICT-omgeving en een andere manier van beheer dan Plan in haar oude pand had. Een medewerker die onderweg is, heeft bijvoorbeeld meer aan een goede online helpdesk dan aan een ICT-beheerder op kantoor."

Oplossing
Met hulp van Macaw besluit Plan om een desktop beheersysteem met geïntegreerde anti-virussoftware in te richten, om alle pc’s up-to-date en veilig te houden. Door bovendien flexibele werkplekken in te richten is de bezettingsgraad van de pc's sterk verbeterd.

Scott King: "Vaste werkplekken zijn een groot deel van de tijd onbezet, dus door over te schakelen op flexibele werkplekken kun je een flinke besparing realiseren. Zo zijn wij van 115 vaste werkplekken naar 60 flexibele werkplekken gegaan, allemaal onder Windows 7. Onze medewerkers zijn daar goed mee vertrouwd. Plannen om te upgraden naar Windows 8 zijn pas aan de orde, als de hardware afgeschreven is. We zijn immers een 'goede-doelen-instelling', dus letten we heel goed op de centen."

Voor een optimaal beheer van de werkplekken is de cloud-oplossing Windows Intune geïmplementeerd. Met Windows Intune zijn voor de meeste werkplekbeheeractiviteiten geen mensen op locatie nodig.

Melvin Vittali: "Dat levert in het geval van Plan een besparing op van een 0,5 FTE per week. Met Windows Intune kun je namelijk elke werkplek op afstand beheren, centraal back-up's maken, software uitrollen, updates installeren etc. Ook kunnen we online hulp bieden door bijvoorbeeld de bediening van een applicatie op afstand over te nemen."

Scott King: "Windows Intune is een end-to-end Microsoft-oplossing voor pc-beheer tot en met eindpuntbeveiliging, inclusief anti-virus beveiliging. Voor ons kwam dat goed uit, omdat we net op het punt stonden om onze anti-virus licenties te vernieuwen. Nu die functionaliteit in Windows Intune zit, kunnen we op die licenties besparen."

Uitrol
De uitrol van Windows Intune verliep snel en voorspoedig. Scott King: "Windows Intune is gemakkelijk te implementeren. Voor sommige beheertools is het vereist dat je alle werkplekken langsgaat om ze te configureren, met Windows Intune hoeft dat niet."

Maarten Wiese, Solution Architect bij Macaw bevestigt dat: "Je rolt het programma centraal uit via de Active Directory, waarna de configuraties van alle werkstations geheel automatisch via het netwerk worden opgehaald. In een consolescherm zie je vervolgens in één oogopslag van welke pc's de harddisk vol dreigt te raken, welke pc's achterlopen met updates, welke pc's beveiligingsrisico's lopen etc. Op basis van die informatie kun je meteen actie ondernemen."

De gebruiker merkt weinig van de beheeractiviteiten van Macaw door middel van Windows Intune. Maarten Wiese: "Het gebeurt allemaal op de achtergrond. Maar heeft een medewerker een vraag over zijn werkplek, servers en/of telefonie, dan kan hij die via Windows Intune stellen aan onze online-helpdesk."

Monique van ’t Hek, Algemeen Directeur van Plan Nederland over de ICT-partner: “Macaw heeft een goede en professionele indruk op ons gemaakt. De kennis en expertise van Microsoft-technologie, de openheid en de transparantie in de manier van zaken doen sluiten goed aan bij wat wij zoeken in een partner. Wij hebben er dan ook vertrouwen in dat we ons volledige ICT-beheer kunnen uitbesteden aan Macaw en dat we aan de vooravond van een langdurige relatie staan.”

Voordelen Windows Intune
Een groot voordeel van werkplekbeheer door middel van Windows Intune is dat het aantal incidenten afneemt. Scott King: "Met Windows Intune is het werkplek-beheer bij Plan Nederland proactief geworden. Ik krijg elke maand een helder rapport waarop ik precies kan zien welke software op welke pc geïnstalleerd is, welke versies, wat de status van de harde schijf is en nog veel meer informatie waarmee je proactief problemen kunt identificeren en oplossen. Incidenten komen dan ook vrijwel niet meer voor. Bovendien zijn alle werkplekken nu altijd up-to-date, zonder dat het ons enige extra inspanning kost."

Melvin Vittali: "Voorheen zaten wij wekelijks een halve dag bij Plan op locatie om vragen van gebruikers te beantwoorden of op te lossen. Niet alleen betreffende de Microsoft-omgeving, maar ook over andere, niet-Microsoft apparaten. Per licentie kun je namelijk vijf apparaten beheren, met Microsoft en niet-Microsoft software. Nu we daarvoor niet meer naar Plan Nederland hoeven te reizen en op locatie aanwezig moeten zijn, realiseren we de al genoemde besparing."

Maarten Wiese: "Na de uitrol zijn we amper twee weken bezig geweest om alles op orde te brengen. Vanaf dat moment is het slechts een kwestie van monitoren. Zien we op onze console een pc waarvan de harddisk volloopt, dan kunnen we actie ondernemen. Updates en patches rollen we centraal en op afstand uit, daar heeft de klant geen last van. Windows Intune is in mijn ogen een zeer geschikte onderhoudstool, ook voor ICT-bedrijven als Macaw, die het ICT-beheer voor klanten doen."

Scott King: "In onze nieuwe omgeving kunnen gebruikers zelf geen software meer installeren op een pc. Dat kan alleen nog centraal en volledig gecontroleerd. Ik vind dat een groot voordeel van onze nieuwe IT-omgeving." Hij laat duidelijk merken tevreden te zijn. Scott King: "Ik krijg maandelijks een rapport van de status van software en harddisks. Dat is alles, me zorgen maken om beheer doe ik niet meer, het werkt gewoon."

Voordelen Lync
Op zoek naar verdere kostenbesparing kwamen Plan Nederland en Macaw uit bij Microsoft Lync Server als moderne oplossing voor telefonie. Scott King: "Om goedkoper te kunnen bellen waren we op zoek naar een Voice over IP (VOIP)-oplossing. Nadat we verschillende producten hadden vergeleken, kozen we voor Lync, vooral vanwege de geïntegreerde functionaliteit met Exchange en Dynamics CRM, ons relatiemanagement systeem. Er waren nog veel meer VOIP-aanbieders, maar die misten allemaal de integratie met onze backoffice. Zo zien onze medewerkers via Lync direct in Outlook wie wanneer beschikbaar is. Met één klik hebben ze contact via chat, mail, telefoon etc. Daardoor kunnen ze gerichter en effectiever onderling communiceren en dat sluit goed aan bij onze gekozen strategie van het Nieuwe Werken.

Behalve dat we nu kosten besparen, zijn we er ook qua communicatiemogelijkheden enorm op vooruit gegaan. Ongeacht de werkplek, ongeacht het apparaat dat ze gebruiken, onze medewerkers hebben altijd toegang tot ons communicatiesysteem. Werken zij thuis, dan hebben zij dezelfde werkervaring als op kantoor. Via Lync zijn zij gewoon bereikbaar en blijven zij verbonden met wat er op kantoor gebeurt."

Voor het gewone bellen moest er een koppeling worden gemaakt met het traditionele telefonienetwerk. Maarten Wiese: "Dat hebben we gedaan met een zogenaamde SIP Trunk, waardoor de Lync server alle functies van een PBX centrale vervangt." Scott King: "Inmiddels loopt het grootste deel van onze communicatie via Lync: chatten voegt een nieuwe dimensie toe aan het onderlinge contact tussen collega’s. Ook zien we hoe de eenvoud, waarmee je een conference call opzet, de samenwerking met partners verbetert."

Scott King maakte zich aanvankelijk wel wat zorgen over het overstapproces: "Omdat de VoIP-toestellen niet op tijd geleverd konden worden, zijn we begonnen met alleen headsets. Ik vroeg me af of onze medewerkers daar aan konden wennen. Mijn twijfel was onterecht, want toen de toestellen een maand later arriveerden, hoefden ze die niet meer. Zo snel waren zij gewend geraakt aan de headsets en aan Lync.

Wat ze nu bijvoorbeeld ook heel gemakkelijk kunnen, is een gesprek doorverbinden. In het oude pand met de oude telefooncentrale kregen de meeste medewerkers dat kunstje niet onder de knie; in Lync is het een simpele klik. Net zo eenvoudig is het om een extra beller aan je gesprek toe te voegen, echt heel super."
 
Eén functie heeft Plan nu dubbel. Lync en Windows Intune bieden namelijk allebei de mogelijkheid om de bediening van een pc op afstand over te nemen. Maarten Wiese: "In de praktijk zien we dat gebruikers de Lync-functie vaker gebruiken dan Remote Assistance van Windows Intune. Het is voor gebruikers laagdrempeliger, bovendien kun je via Lync tegelijkertijd praten en berichtjes uitwisselen."

Toekomst
Windows Intune draait in de cloud, van Lync is ook een cloud-versie beschikbaar, geïntegreerd in Office 365. Toch koos Plan Nederland voor Lync Server.
Maarten Wiese: "De Office 365 versie biedt nog niet de mogelijkheid om de PBX centrale te vervangen. Plan Nederland wil echter wel overstappen naar Office 365, ter vervanging van de Office-omgeving, dus overwegen we op termijn een hybride omgeving: deels server, deels in de cloud."
Scott King laat duidelijk merken een voorkeur te hebben voor cloud-oplossingen: "Ik weet dat veel bedrijven nog huiverig zijn om hun gegevens in de cloud te hebben staan. Voor mij is het een afweging: voordelen versus risico's. Heb je eigen servers, dan loop je óók risico van datadiefstal, ongeacht hoeveel beveiliging je inbouwt. Dus die extra stap naar een cloud-dienst is geen grote stap. Bovendien slaat Windows Intune geen persoonsgegevens of andere bedrijfs-kritieke data in de cloud op. Het gaat slechts om gegevens over computers, hoe spannend is dat?"

Scott King: "De strategische voordelen van cloud-oplossingen zijn voor Plan heel groot: flexibeler, lage beheerkosten, automatisch altijd de meest recente versie, overal beschikbaar, geen down-time etc. Het liefst hevel ik zoveel mogelijk licenties over naar een 'pay-per-user' cloud-oplossing."

 

Gerelateerde referenties

  • Nutreco Internationaal vergaderplatform voor mobiele en vaste gebruikers
    Lees verder »

  • Eneco Groep Duurzaam Vergaderen zorgt bij Eneco voor besparingen en minder CO2 uitstoot
    Lees verder »

  • Grafisch Lyceum Rotterdam Verbeteren van communicatiemogelijkheden door de integratie van mobiele apparaten op basis van Microsoft Lync 2013
    Lees verder »