GOED BV. GOED BV goed op weg met het Nieuwe Werken

"De verzuimspecialist kan in de cloud altijd de meest actuele en aangepaste informatie ophalen. Een absolute meerwaarde van Office 365."

Eisen

  • oplossing voor Het Nieuwe Werken
  • totaaloplossing
  • snel inzetbaar
  • eenvoudige implementatie

Voordelen

  • gemakkelijk schaalbaar
  • kosten naar gebruik
  • samenwerken
  • overal en altijd werken
  • consistentie documenten

Arbodienst GOED is een jong groeiend bedrijf dat vol inzet op het Nieuwe Werken. De meeste medewerkers zijn zorgspecialisten die op locatie in Nederland werken. Om hen goed te faciliteren had GOED behoefte aan een snel inzetbare en schaalbare Office-oplossing. Een oplossing, waarmee de zorgspecialisten overal en op elk moment hun e-mail kunnen bereiken, PowerPoints kunnen delen, documenten kunnen bewerken etc.

Office 365 bleek voor hen de beste oplossing. Inmiddels werken de specialisten gemiddeld zes uur per dag met de cloudoplossing. Emile van der Linde, directeur van GOED, vertelt over de vele voordelen die de nieuwe omgeving biedt, zowel voor de medewerkers, als voor de organisatie zelf.

Situatie
GOED is een nieuwe landelijke organisatie met specialisten op het gebied van arbo en gezondheids-management. "Onze specialisten, onder aanvoering van de verzuimspecialist, oefenen hun werkzaamheden met een grote mate van zelfstandigheid uit," aldus Emile van der Linde.

De Arbodienst startte zijn activiteiten in 2011 en moest destijds een geheel nieuwe ICT-omgeving inrichten. Deze moest de (deels mobiele) organisatie optimaal bij haar werkzaamheden onder steunen. “Al vanaf de start van ons bedrijf speelde de vrijheid van functioneren van onze medewerkers een belangrijke rol,” zegt Emile van der Linde. “Juist omdat zij overal in het land actief zijn, moeten de specialisten op elk moment kunnen werken op de plek die zij willen. Zij moeten de gewenste bedrijfsgegevens snel en gemakkelijk kunnen bereiken op een gebruiksvriendelijk platform.”

GOED streefde naar één totaaloplossing voor zaken als software, licenties en serverhardware die het Nieuwe Werken mogelijk maakt en de medewerkers ondersteunt bij het verwerken van hun e-mail, agenda en het delen en bewerken van elkaars Office-documenten.
Het moest bovendien een oplossing zijn die geen tijdrovend en ingewikkeld implementatietraject zou vergen, want zegt Van der Linde: "Wij zijn geen IT-specialisten, we richten ons liever op onze kerntaken."

Oplossing
“We hebben een aantal potentiële leveranciers gesproken waarna New Media 2DAY met het best passende advies kwam: Microsoft Office 365,” aldus Emile van der Linde.

Thijs Paree van New Media 2DAY BV vertelt waarom Office 365 zo perfect bij GOED past: “Wat je met Office 365 níet in huis haalt is overcapaciteit voor de toekomst. Je betaalt alleen voor wat je bedrijf vandaag daadwerkelijk nodig heeft.”

Toen GOED net van start ging waren er ongeveer tien gebruikers, nu werken zo’n 40 medewerkers met Office 365. Emile van der Linde weet inmiddels hoe eenvoudig Office 365 meegroeit:
"Office 365 kun je heel soepel opschalen. Nieuwe medewerkers aan je IT toevoegen is echt een peulenschil. Het is een kwestie van gebruikersnamen definiëren, e-mailadressen toekennen, een vinkje zetten bij de applicaties die zij moeten kunnen gebruiken en ze kunnen aan de slag. Zo beschikken ze meteen over een postvak, dat met Outlook toegankelijk is."

Van de verschillende abonnements-vormen van Office 365 adviseerde New Media 2DAY de Enterprise E3 edition. Thijs Paree: ”GOED hoeft daarmee niet over opschaalscenario’s na te denken omdat E3 een ongelimiteerd aantal gebruikers toelaat. Je betaalt per gebruiker een vast bedrag per maand, heel simpel. Bovendien kun je met E3 rekenen op maximale ondersteuning.”

Voordelen
Het eerste voordeel was al behaald, nog voordat Office 365 was uitgerold. Paree legt uit: "Als bedrijf kun je ervoor kiezen om alle benodigde IT-componenten in huis te halen en deze vervolgens in te (laten) richten. Maar dat betekent investeren in servers, aanschaffen van softwarelicenties, opzetten van een beheerafdeling enzovoort. Voor Office 365 hoef je al die kosten niet te maken en dat maakt Office 365 voor een startend bedrijf als GOED kostentechnisch veel interessanter.”

Over New Media2DAY zegt Van der Linde: "In ons Office 365 project vervullen zij de rol van adviseur en beheerder van de oplossing. Ook bij de installatie van laptops en tablets assisteert New Media 2DAY. Mocht er iets misgaan met de laptop van een van onze specialisten, dan staat bij New Media 2DAY altijd een Office 365 geconfigureerde machine klaar. Desnoods sturen ze een koerier om het apparaat te brengen. Onze mensen blijven daardoor optimaal inzetbaar en facturabel. Andere IT-bedrijven kunnen daar een voorbeeld aan nemen!"

De medewerkers van GOED zijn zeer te spreken over Office 365. "Vanaf het begin zijn zij via Office 365 vertrouwd gemaakt met het Nieuwe Werken en kunnen zij overal werken met de cloudoplossing. Waar een internetverbinding is kunnen zij werken, en vaak is dat letterlijk bij de klant,” legt Van der Linde uit. “Office 365 maakt hen slagvaardig. Zij kunnen bijvoorbeeld na een spreekuur met een medewerker bij zijn of haar leidinggevende of personeelsafdeling binnenlopen en direct overleggen over vervolgstappen in het zorgtraject, om meteen daarna een verslag op te stellen."

Hoe belangrijk de rol van Office 365 daarbij is, wordt duidelijk als Van der Linde zegt: "Gemiddeld zijn onze specialisten zo’n zes uur per dag met de Office-cloud apps in de weer. Hun werk raakt de directe inzetbaarheid van het personeel van de klant, dus is het belangrijk dat zij snel en efficiënt de juiste documenten tot hun beschikking hebben en kunnen delen. Office 365 maakt dat mogelijk.”

Van der Linde schetst een voorbeeld: "Een van onze verzuimspecialisten is op weg naar een klant om een presentatie te geven. Onderweg kreeg zij het verzoek van de opdrachtgever om de presentatie iets aan te passen, zodat die beter zou aansluiten bij de situatie van de klant. Door even contact op te nemen met een van onze backoffice-medewerkers, kan deze het PowerPoint document bewerken, zodat de verzuimspecialist bij aankomst de aangepaste presentatie uit de Office 365 cloud kan ophalen en op zijn of haar laptop of tablet kan presenteren. Het delen van documenten en het gemak waarmee je dat doet bewijst voor mij de meerwaarde van Office 365.”

 

Gerelateerde referenties

  • Priva over de uitbesteding van haar licentiebeleid: “Samenwerken op basis van partnership”
    Lees verder »

  • Grafisch Lyceum Rotterdam Verbeteren van communicatiemogelijkheden door de integratie van mobiele apparaten op basis van Microsoft Lync 2013
    Lees verder »

  • Financiële dienstverlener Robeco maakt met Office 365 een reuzensprong van stone-age naar 21st-century
    Lees verder »