Nutreco. Internationaal vergaderplatform voor mobiele en vaste gebruikers

"Met Lync Online kunnen onze medewerkers overal met elkaar in vergadering, ongeacht waar zij zich bevinden."

Kenmerken

Bedrijf:
Nutreco
Bedrijfsgrootte:
10000+ medewerkers
Partner:
CLOUD FOR YOU
Branche:
Productie
Producten:
Microsoft Lync (OCS)
Office 365
Thema:
Communicatie & samenwerken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • een uniform vergaderplatform
  • wereldwijd gebruik
  • ook voor mobiele gebruikers
  • integratie met Office 365
  • lage variabele en vaste kosten

Voordelen

  • laagdrempelig
  • 24x7 beschikbaar
  • tijdwinst
  • intensievere samenwerking
  • lokale inbelnummers

Nutreco werkt al geruime tijd met Office 365. De cloudomgeving functioneert naar tevredenheid, maar mist een functie. Namelijk de mogelijkheid om de circa 600 mobiele gebruikers via een inbelverbinding deel te laten nemen aan een Lync Online vergadering.
Microsoft Certified Partner CLOUDFORYOU kreeg de opdracht om hier een oplossing voor te bedenken. Door de Lyncomgeving uit te breiden met een InterCall-dienst beschikt Nutreco nu over een zeer gebruiksvriendelijk 'audio conferencing' platform. De kosten worden berekend op basis van het daadwerkelijke verbruik, er zijn dus geen vaste kosten. Bovendien kan iedereen gemakkelijk aan een vergadering deelnemen, ook de mobiele gebruikers.  

Situatie
Nutreco telt wereldwijd zo'n 100 bedrijven in 30 verschillende landen met in totaal circa 10.000 medewerkers. Van hen zijn 5.000 Lync Online gebruikers. Frank Lukassen, Information Manager van Nutreco: “Onze medewerkers moeten regelmatig vergaderen. Uit oogpunt van efficiency gebeurt dat voor een groot deel online, omdat zij over zoveel vestigingen en landen verspreid zitten. Zo vergaderen medewerkers van het Nutreco Application Solution Center geregeld online met collega's, afnemers en partnerbedrijven over specifieke toepassingen van diervoeders. En onze Aqua Culture Research afdeling in Noorwegen begeleidt onderzoek in 'fish farms' in onder meer Japan, Australie en Chili via Lync en audio conferencing.” Om audio conferencing te faciliteren had elke vestiging zelf een lokale oplossing geïmplementeerd. Frank Lukassen: "Het bezwaar daarvan was dat sommige van die oplossingen niet met elkaar kunnen communiceren, waardoor het combineren van online vergaderen en audio conferencing lastig was."

Nutreco wil online vergaderen voor iedereen toegankelijk maken, ongeacht of de Nutreco-medewerker op kantoor zit, onderweg is of op een vliegveld verblijft. “De behoefte om op elk moment en op elke plaats aan een vergadering te kunnen deelnemen groeit met de dag," aldus Frank Lukassen. “Onze organisatie telt circa 600 medewerkers, die dagelijks op pad zijn voor hun werk. Voor deze mobiele medewerkers was het niet gemakkelijk om via een inbelverbinding toegang te krijgen tot een meeting. Vaak moesten zij noodgedwongen naar een vaste locatie, om daar - via een vaste internetverbinding - deel te kunnen nemen aan een conference call." Nutreco startte een onderzoek naar een oplossing voor audio conferencing, die de standaard zou worden voor geheel Nutreco. Een belangrijk aspect in dat onderzoek waren de vaste en variabele kosten. 

Oplossing
Microsoft Certified Partner CLOUDFORYOU kreeg de opdracht om een integrale oplossing uit te werken, die Nutrecobreed in alle internationale bedrijfsonderdelen uitgerold kon worden. Sinds de invoering van Office365 zo’n drie jaar geleden werken zo’n 5.000 medewerkers naar tevredenheid met Office 365. Zij beleggen online vergaderingen via Outlook, ze delen hun schermen en houden online presentaties. Een van de onderdelen van het Office 365 platform is Lync Online. Frank Lukassen: "Met Lync kunnen onze mensen gemakkelijk collega’s vinden en via chat snel een korte vraag stellen.'' Het ligt voor de hand om Lync in te zetten als internationale standaardoplossing voor audio conferencing.

De uitdaging zat hem evenwel in een eenvoudige deelname door mobiele gebruikers via een telefoonverbinding. Menno Windsma van CLOUDFORYOU: "Voor de koppeling ben je afhankelijk van een telefonie service provider. Er zijn talloze providers, die audio conferencing oplossingen aanbieden via de telefoon, maar vaak moet je allerlei codes uitwisselen voordat je toegang tot de meeting krijgt. Een partij die wel een gemakkelijke toegang biedt is InterCall. Deze provider is tevens Certified Partner van Microsoft, dus de support voor gebruikers is goed geregeld." Over de samenwerking met CLOUDFORYOU zegt Lukassen: "De specialisten van CLOUDFORYOU hebben een hele goede kijk op wat wel en niet mogelijk is in de cloud. Extra functionaliteiten toevoegen aan cloudoplossingen, daar zijn zij sterk in." 

Realisatie
Met de expertise van CLOUDFORYOU is Nutreco erin geslaagd om iedereen op een gemakkelijke manier aan audio conferencing te laten deelnemen. Daarbij is gebruik gemaakt van een slimme oplossing van service provider InterCall, die integreert met Lync Online: ReservationLess-Plus. ReservationLess-Plus zorgt ervoor dat medewerkers die niet achter een beeldscherm zitten toch kunnen deelnemen aan een vergadering. Menno Windsma legt uit hoe het werkt: "Van tevoren krijgen de deelnemers van de vergadering een uitnodiging via Outlook. De uitnodiging bevat onder meer de inbelgegevens van InterCall en een toegangscode. Ben je onderweg, dan bel je het vermelde nummer, je toetst de toegangscode in en prompt zit je in de Lync Online vergadering. De achterliggende techniek heet Audio Conferencing Bridge (ACP) en zorgt ervoor dat Lync Online deelnemers en inbellers bij elkaar aan de 'vergadertafel' gezet worden. Een of meer Office 365 gebruikers kunnen de rol van voorzitter vervullen." 

Voordelen
De combinatie InterCall met Lync Online is een groot succes binnen de Nutreco-organisatie. Een belangrijk voordeel volgens Frank Lukassen is de hoge beschikbaarheid: "De dienst draait 24 uur per dag, 7 dagen per week. Bovendien hoef je niet van tevoren te reserveren bij een operator, iedereen kan zelf een meeting opzetten." Menno Windsma: "Door de lage drempel hebben internationale medewerkers die veel moeten samenwerken nu veel frequenter contact met elkaar. Om het hen nog gemakkelijker te maken is er zelfs een mobiel hulpprogramma, daarmee zit je met een toetsaanslag direct in de meeting. En mocht de verbinding niet lukken, dan kan de gebruiker direct hulp inroepen van de supportafdeling van InterCall.” De gebruikersadoptie is hoog. Voor intensieve gebruikers is een headset beschikbaar. De circa 600 mobiele gebruikers kiezen veelal voor de bluetooth headset. De enige limiet is het aantal deelnemers (maximaal 125), er is geen grens aan de lengte van een vergadering. Frank Lukassen: "Enkele tientallen medewerkers hebben recentelijk een audio conference belegd van 1.000 minuten." Over de variabele en vaste kosten zegt Frank Lukassen: "Nutreco betaalt voor de InterCall dienst geen maandelijkse abonnementskosten, we betalen alleen wat we daadwerkelijk gebruiken. We lopen dus geen investeringsrisico en hebben geen vaste kosten. De deelnemers kunnen in het buitenland via een lokaal InterCall-nummer inbellen, daarmee houden we de variabele kosten laag.” Hoewel dit nog niet in geld of cijfers is uit te drukken weet Frank Lukassen dat de efficiency binnen Nutreco is verbeterd: "Door via Lync samen te werken hoeven onze medewerkers veel minder te reizen en kunnen ze veel meer doen met hun tijd.”

Gerelateerde referenties

  • EversPartners Ingenieursbureau bespaart wekelijks 250 uur en tilt samenwerking naar een hoger plan
    Lees verder »

  • Marel omarmt wereldwijd de communicatiemogelijkheden van Lync
    Lees verder »

  • Sanoma Media Netherlands Het Nieuwe Werken verbetert de productiviteit en flexibiliteit van de medewerkers van Sanoma Media
    Lees verder »