Priva. 'Priva Today' - Nieuw intranet ondersteunt Priva in internationaliseringsstrategie

We hadden geen betere keuze kunnen maken dan voor SharePoint Online

Kenmerken

Bedrijf:
Priva
Bedrijfsgrootte:
251-1000 medewerkers
Partner:
Sparked
Branche:
Productie
Product:
SharePoint
Thema's:
Cloud computing
Communicatie & samenwerken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • werk voor gebruikers vereenvoudigen
  • goede interne communicatie
  • gemakkelijk informatie vinden
  • optimaal samenwerken

Voordelen

  • portal in eigen huisstijl
  • éénduidige uitstraling
  • internationale standaardisering
  • snel en gemakkelijk kennis delen
  • snel en gemakkelijk collega's vinden
  • gepersonaliseerde pagina's
  • toegenomen efficiency
  • toekomstbestendig

In een sterk groeiende organisatie als Priva waar collega’s verdeeld over negen vestigingen werken, is het niet vanzelfsprekend dat iedereen goed op de hoogte is van elkaars werkzaamheden. Dat komt onder meer omdat je niet gemakkelijk bij elkaar binnen kunt lopen en/of persoonlijk contact kunt hebben. Het delen van informatie is geen automatisch proces, met tot gevolg dat menig medewerker voor een andere klantbenadering kiest en het voor Priva moeilijker wordt om als één bedrijf naar buiten te treden.

De Communicatie-afdeling, de IT-afdeling, een designspecialist en een IT-bedrijf werkten intensief samen om tot de beste oplossing te komen. "Een Microsoft-oplossing stond niet voorop, maar is het wel geworden," aldus de Manager Communications van Priva. "In mijn beleving was de oudere versie van SharePoint een vrij statische omgeving, maar met SharePoint Online heeft Microsoft een enorme stap gemaakt, waardoor ik nu vind dat we geen betere keuze hadden kunnen maken …"

Situatie
"Voor een internationale onderneming als Priva zijn communicatie en kennis-deling van belang om onze strategische speerpunten succesvol uit te rollen. Met name op het gebied van internationalisering," aldus Angela Petrillo, Manager Communications bij Priva. Zij geeft een voorbeeld: "Voor een goede internationale samenwerking is het van belang dat collega’s wereldwijd over dezelfde informatie beschikken. Ons oude intranet was volledig op Nederland gericht, zowel qua taal als qua inhoud, en was daardoor niet toegankelijk voor onze internationale collega’s. We konden hier echter weinig aan veranderen, omdat het intranet werd onderhouden met een verouderde tool, waarmee geen verdere uitbreidingen mogelijk waren.
Een poging om de onderlinge informatiestroom via e-mail te laten lopen was ook geen succes. Berichten bleven bijvoorbeeld intern hangen, waren niet terug te vinden en boden geen mogelijkheid voor reactie, discussie en/of aanvullingen. E-mailen is sowieso niet de ideale manier om data te delen en versiebeheer onder controle te houden."

Behalve een betere voorziening voor communicatie en kennisdeling, wilde Priva ook een oplossing om snel de juiste collega te vinden: "Op ons intranet stonden alleen e-mailadressen en telefoonnummers van onze medewerkers. Je kon er bijvoorbeeld niet op vinden wie verantwoordelijk was voor een bepaald product of wie kennis had over een bepaald vraagstuk. Het kostte onze mensen dan ook geregeld veel tijd om de juiste persoon te vinden. Met ons oude intranet konden we daar geen verbetering in brengen."

Terwijl het intranet stil stond, groeide Priva verder en nam de behoefte aan een internationaal communicatieplatform toe. Met vestigingen in Duitsland, Engeland, België, China, Mexico, Canada en Scandinavië werd het steeds moeilijker een beeld te krijgen van wat er lokaal gaande was en wat er andersom - op het hoofdkantoor - speelde. "Voor collega’s in De Lier was toegang tot informatie bijvoorbeeld heel vanzelfsprekend, maar dat gold niet voor onze internationale collega’s. Terwijl we toch allemaal voor dezelfde uitdagingen staan," zegt Angela Petrillo. "Wij zijn een Westlands familiebedrijf dat vooral de laatste jaren enorm is gegroeid. Tijdens die groeispurt zijn dingen blijven liggen. Daarom is een internationaliseringsstrategie opgestart, met als cruciaal uitgangspunt, dat we overal een zelfde manier van werken hanteren en een zelfde gezicht uitstralen. Voor deze standaardisering is een goede interne communicatie en kennisdeling een eerste vereiste, want als je niet weet wat er in een ander land speelt, kun je elkaar niet versterken. Onze directie deelt deze visie: zij onderstreept het belang van een modern intranet."

Oplossing
Gesteund door het draagvlak dat de directie creëerde, werd een oriënterend voortraject opgestart: 'Sprint 0'. De IT- en Communicatie-afdelingen gingen samen met Microsoft Certified Partner Mixit aan de slag. Angela Petrillo: "In het begin was ik heel sceptisch. Qua automatisering voeren wij namelijk een 'Microsoft tenzij' beleid, waardoor we automatisch bij Microsoft SharePoint zouden uitkomen. Vanuit mijn rol als Manager Communications vreesde ik voor een systeem, waar IT heel blij mee zou zijn, maar dat niet de beste oplossing zou zijn voor onze gebruikers en organisatie. Ik vind dat je moet kijken naar de doelstellingen en pas daarna naar het systeem dat daarbij past. Ik moet erbij zeggen, dat ik de mogelijkheden van SharePoint Online destijds nog onvoldoende kende; in mijn optiek was SharePoint een starre standaardoplossing waarin je amper je eigen identiteit naar voren kunt laten komen. Later zag ik in dat ik er helemaal naast zat en hebben we in het business plan een clausule opgenomen: 'in principe kiezen we voor SharePoint, maar we laten ruimte voor een andere oplossing, als die onze gebruikers aantoonbaar meer voordelen biedt'. Achteraf gezien hadden we geen betere keuze kunnen maken dan voor SharePoint Online…"

Marijn Janssen, user experience consultant bij Mixit: "Zo'n Sprint 0 traject is een goed initiatief. Je moet niet beginnen met de uitrol van IT, maar eerst nadenken over de functionaliteiten die je wilt aanbieden. Op die manier creëer je een platform dat ook écht gebruikt zal worden." Als verantwoordelijke voor het functioneel ontwerp stelde Mixit een concept op, waarin nagenoeg alle wensen en eisen waren verwerkt, die onder de gebruikers werden geïnventariseerd, waaronder het kunnen vinden van collega's en het kunnen publiceren van interne prestaties.

Voor de realisatie en implementatie werd Microsoft Certified Partner Sparked aangetrokken. Angela Petrillo: "SharePoint Online was nog maar net gelanceerd. We wilden niet zelf het wiel uitvinden, noch wilden we als proefkonijn fungeren, dus zochten we een partner die reeds ervaring had met het nieuwe product. Op dat moment had Sparked SharePoint Online al in haar eigen organisatie draaien, alsook bij enkele klanten van Sparked. Bovendien, omdat het een nieuw product is, zat Sparked extra dicht bij het vuur van Microsoft. Dat was voor ons doorslaggevend, je hebt dan niet het gevoel dat je 'de eerste' of 'de enige' bent."

Priva koos voor een gedoseerde implementatie van 'Priva Today'. Angela Petrillo: "Omdat we onze medewerkers niet wilden overrompelen met te veel nieuwe dingen, hebben we de implementatie opgedeeld in drie stappen: vinden, verbinden en samenwerken. Het eerste deel is nu net afgerond en dat ging verrassend soepel. Vaak worden de deadlines van dit soort projecten verschoven, maar deze keer niet. Dat had ik nog nooit eerder meegemaakt. Het is zeker te danken aan de gedegen voorbereiding en de samenwerking tussen Sparked, Mixit, Microsoft én onze eigen mensen dat we binnen de deadline zijn gebleven."

Toch hing het erom…
Joran Markx, technisch consultant bij Sparked vertelt over twee uitdagingen in het project: "Voor het zoeken naar collega's leunen we op de profielen in Active Directory, maar in SharePoint Online is de beschikbare set gegevens beperkt. Zo beschik je online wel over het vaste telefoonnummer, maar niet over het mobiele nummer van een medewerker. Ook de geboortedatum ontbreekt en die is nodig om verjaardagen aan te kondigen. Met een slimme webservice hebben we dit kunnen oplossen. De verjaardagen brachten nóg een uitdaging met zich mee: als je die aankondigt moet je rekening houden met internationale tijdsverschillen, anders ben je zo een halve dag te vroeg. Dat soort aanpassingen kostte wel de nodige hoofdbrekens, maar dat heb je met een nieuw product. Voordeel is dat we de ervaring die we nu hebben opgedaan opnieuw kunnen inzetten bij volgende SharePoint Online implementaties."

Voordelen
Priva Today is sinds juli operationeel. Angela Petrillo: "Er is heel veel informatie en kennis in onze organisatie aanwezig en die kunnen we nu veel gemakkelijker vinden. Informatie voor de werknemers zelf, zoals salarismatrixen en arbeidsvoorwaarden, maar ook voor de organisatie. Zoek je een bepaalde expertise, dan heb je nu vlot de juiste collega gevonden en zie je ook meteen of die persoon aanwezig is. Zo ja, dan maak je met één klik direct contact. Het zijn kleine dingen, maar ze schelen veel tijd en maken het dagelijkse werk veel aangenamer."

Om de informatie gemakkelijk bereikbaar te maken is de homepage ingedeeld in rubrieken. In de rubriek 'Self Service' bijvoorbeeld vinden Priva-medewerkers formulieren voor bestellingen, voor de invoer van vrije dagen, over het huishoudelijk reglement etc. Onder het kopje 'My Job' staan sales tools, informatie over productontwikkeling, vacatures etc.

Opmerkelijk is dat de intranetpagina vrijwel identiek is aan het concept dat tijdens de Sprint 0 sessies met Mixit was opgezet. Angela Petrillo: "Ik vind het echt verbazingwekkend, hoe onze oorspronkelijke ideeën en concepten in onze huisstijl vrijwel een-op-een vertaald konden worden naar een werkende oplossing in een standaardproduct als SharePoint Online."

Marijn Janssen: "Het is allemaal SharePoint, maar het ziet er niet uit als SharePoint. Je ziet dus geen standaardlijsten, maar mooi opgemaakte pagina's in de huisstijl van Priva. De nieuwe site ziet er aantrekkelijk uit, de pagina's zijn fijn leesbaar. Bovendien zijn de startpagina en de vervolgpagina's gepersonaliseerd naar degene die ingelogd is. Zo krijgt iedere gebruiker regiogebonden dingen te zien, die voor hem/haar relevant zijn."

Angela Petrillo verwacht dat het intranet de verschillende culturen binnen de organisatie dichter bij elkaar brengt en voor meer begrip en een betere samenwerking zorgt: "Onze culturele achtergrond verschilt waardoor we anders omgaan met het delen van informatie en het al dan niet openlijk reageren op informatie. Nederlanders zijn naar mijn mening veel directer in hun communicatie, een Canadees zal bijvoorbeeld minder snel openlijk zijn mening geven over een bepaalde ontwikkeling. Andersom leren wij ook veel van de collega's in het buitenland."

- Acceptatie
SharePoint is inmiddels voor een groot deel uitgerold. Priva wil gedoseerd, bijvoorbeeld elke maand, een nieuwe functie toevoegen. Technisch gezien betekent dat niet veel meer dan het 'inschakelen' van een functionaliteit, maar volgens Angela Petrillo is dat te gemakkelijk gedacht: "Het gaat er vooral om dat we het draagvlak, gebruik en de acceptatie bij elke nieuwe stap in het oog houden. Zomaar een vinkje aan of uitzetten gaat - vind ik - voorbij aan deze principes. De samenwerking tussen IT en Communicatie blijft dan ook onontbeerlijk. Zo staat nu My Site op de nominatie om open gezet te worden, maar eerst zorgen we voor een goede begeleiding van de gebruiker. Wellicht moeten we richtlijnen voor gebruik opstellen of voor een korte training zorgen. Voor ons is die aanpak de verzekering voor een goede acceptatie door de medewerkers."

Ook heeft Priva het functionele beheer zeker gesteld. Angela Petrillo: "Om het gebruik te stimuleren hebben we een brede groep van redacteuren aangewezen. Zij zijn verantwoordelijk voor de informatieverstrekking van hun afdeling." Joran Markx vertelt hoe gemakkelijk het voor de redacteuren is om hun verhaal te publiceren: "Zij zetten hun teksten op een vaste plek. Een automatisch systeem tast die plek elk kwartier af en zodra er iets nieuws wordt ontdekt, verschijnt het vanzelf op de home page." Angela Petrillo: "Dat werkt goed: in de paar maanden dat we nu in de lucht zijn hebben de meeste afdelingen het intranet volledig geaccepteerd voor hun communicatie. De afdelingen die nog niet voldoende zijn vertegenwoordigd benaderen we actief: twee leden van ons communicatieteam gaan naar die afdelingen toe en bieden extra hulp en uitleg. Op die manier willen we hen ertoe bewegen meer op Priva Today te gaan doen."

- App model
Om het concept van Mixit te vertalen naar SharePoint Online heeft Sparked o.a. gebruik gemaakt van het nieuwe App model. Joran Markx: "We hebben binnen SharePoint een eigen 'Enterprise App Store' gecreëerd, waar gebruikers zelf apps kunnen ophalen om daarmee hun werkomgeving te verrijken. Dit hebben we bijvoorbeeld gedaan met de verjaardagskalender en de 'company achievements', dat zijn referenties van interne projecten en personen die iets speciaals hebben betekend voor de onderneming. We gaan dit ook voor toekomstige functionaliteit doen. Een gebruiker kan zelf bepalen of hij een bepaalde functionaliteit relevant vindt en die vervolgens aan zijn of haar werkomgeving toevoegen."

- Winst in cijfers?
Is de betekenis van het intranet voor Priva in cijfers uit te drukken? Angela Petrillo: "We gaan binnenkort statistieken uit het systeem genereren, die daar meer inzicht in kunnen geven. Intussen zijn er genoeg signalen die wijzen op voordelen, zoals bijvoorbeeld een verhoging van de efficiency. Vooral voor onze buitenlandse vestigingen is de efficiencywinst groot, ik schat 50%. Dat komt mede omdat zij voorheen geen intranet hadden.

Maar ook onder de Nederlandse medewerkers groeit het besef van de toegevoegde waarde van Priva Today voor de dagelijkse werkzaamheden. Zo krijgen we vanuit de business vragen naar uitbreidingen, nieuwe functionaliteiten etc. Doorontwikkeling vindt dan ook niet meer alleen plaats op basis van 'push' vanuit het projectteam, maar ook onder invloed van 'pull' door de organisatie cq. de gebruikers. Zo is een van onze MT leden zijn eigen wekelijkse blog gestart en heeft ons UX team gevraagd of Priva Today de omgeving kan zijn waarop ze de 'design library' beschikbaar kunnen stellen aan de rest van het bedrijf."

Dave van Lier van Sparked BV: "Wat medewerkers vroeger mailden, zetten ze nu op het intranet. Het nieuwe intranet biedt de medewerkers een communicatie- en samenwerkplatform, dat Priva ondersteunt in het streven naar één internationaal opererend bedrijf met één gezicht. Een organisatie waar mensen zich verbonden voelen met elkaar, ongeacht locatie, cultuur of taal. Een organisatie die trots is op behaalde successen en deze via het intranet met elkaar deelt."

Toekomst
Nu de eerste stap 'vinden' is genomen, is het tijd voor de vervolgstappen: 'verbinden' en 'samenwerken'. Angela Petrillo: "Deze stappen betreft het toevoegen van sociale componenten; denk aan blog functies, het delen van bestanden, over de grenzen heen samenwerken aan projecten etc. Vooral de derde stap zal de grootste winst opleveren in onze internationaliseringsstrategie. Daar gaan we dit jaar mee beginnen."

SharePoint Online maakt deel uit van Office 365. Priva is inmiddels begonnen om ook andere onderdelen van Office 365 in gebruik te nemen. Zoals Lync Online en er is al een opleverdatum bekend voor de migratie naar Exchange Online. Angela Petrillo: "Ik zie daar nu al naar uit. Iedereen beschikt dan 'any time, any place en op any device' over zijn of haar complete werkomgeving. Zelfs op een willekeurige pc ergens in het buitenland. Dat biedt ons zoveel meer gemak, we kunnen dan nóg gemakkelijker ons werk doen, nóg meer gestructureerd samenwerken en een nóg hogere mate van efficiency bereiken."

Voor de langere termijn heeft Priva alle vertrouwen in nieuwe innovaties van Microsoft. Angela Petrillo: "Uit het verleden weten we dat we op toekomstgerichte ontwikkelingen van Microsoft kunnen rekenen. Een mooi voorbeeld vind ik Yammer: ik heb laatst een Microsoft Vision Day bijgewoond waar het nodige over Yammer werd verteld, en ik ben daar heel enthousiast over. Ook over de integratie, dat product past zó in ons totaalplaatje. Ik vind het heel mooi om te zien hoe Microsoft dat aanpakt."

 

Gerelateerde referenties

  • Deltion College bewijst dat werken on premises én in de cloud echt kan
    Lees verder »

  • The Always be Mobile Company The Alwaysbemobile Company realiseert complete ketenintegratie met Microsoft Dynamics AX
    Lees verder »

  • Politieacademie stelt grote hoeveelheid kennis beschikbaar via Office SharePoint Server
    Lees verder »