De Brauw Blackstone Westbroek. De Brauw Blackstone Westbroek voegt Lync toe als communicatiemiddel met collega's en cliënten

Eisen

  • behoefte aan Unified Communications-oplossing
  • kunnen communiceren met cliënten

Voordelen

  • Gemakkelijk samenwerken
  • instant messaging
  • Tonen van de bereikbaarheid

Zo’n 650 medewerkers laten overstappen naar nieuwe communicatietechnologie, dat was de uitdaging waar De Brauw Blackstone Westbroek voor stond. Het advocatenkantoor met zijn hoofdkantoor op de Amsterdamse Zuidas en buitenkantoren in Beijing, Brussel, Londen, New York en Singapore had op korte termijn behoefte aan een Unified Communications-oplossing. Maar wel een die binnen haar gevirtualiseerde IT-omgeving paste.

Situatie

De Brauw Blackstone Westbroek adviseert multinationals met een hoofdkantoor in Nederland in zowel hun nationale als internationale zaken. De invoering van Unified Communications voor interne doeleinden stond al langer op de projectenkalender, maar steeg op de prioriteitenlijst toen een van de cliënten wilde communiceren via Microsoft Lync, vertelt projectleider IT Arjan de With. “Deze multinational was een early adopter van Unified Communications. Naar aanleiding van dat verzoek om Lync te gaan gebruiken, zijn wij ons gaan oriënteren. We zagen al snel de mogelijkheden die het systeem ons zou kunnen bieden.Vooral de optie om iemands bereikbaarheid te controleren voordat je daadwerkelijk gaat communiceren, leek ons een groot pluspunt.”

Advies van Microsoft
Nadat de knoop was doorgehakt, vroeg het advocatenkantoor advies aan Microsoft om een geschikte implementatiepartner voor Lync te vinden. Na een korte selectieronde koos De Brauw Blackstone Westbroek voor de specialisten van StartReady.“We hadden het beste gevoel bij StartReady. Dat het bedrijf Microsoft Gold Partner is, vonden we een belangrijk aspect en ook het feit dat het volledig focust op Lync en daarnaast geen andere zaken aanbiedt – wat bij veel partijen wel het geval is – speelde een rol”, aldus De With.

 

Virtual appliance
Het project bij De Brauw Blackstone Westbroek was niet alledaags. Het advocatenkantoor beschikt over een volledig gevirtualiseerde omgeving waarin een fysieke Lync Appliance niet wenselijk is. Daarom viel de keuze op een virtual appliance, die het advocatenkantoor voordelen biedt op het gebied van schaalbaarheid en back-ups. “Ook de doorlooptijd was een argument,” vertelt De With. “We waren wel van plan Microsoft Lync dit jaar te implementeren, maar dat plan was enigszins in het gedrang geraakt. Daarom zochten we naar een snelle oplossing. Een appliance is daar een mooi concept voor.” Daarnaast wilde het advocatenkantoor de telefonie voorlopig via de bestaande telefooncentrale laten lopen, omdat die bedrijfszeker functioneert en telefonische bereikbaarheid binnen de advocatuur cruciaal is. De With: “We zien wel dat telefonie via Lync ons kansen biedt om onze infrastructuur te vereenvoudigen en onder te brengen bij één vendor, maar vooralsnog kiezen we ervoor het bestaande systeem te handhaven.”

 

Solution

Hoewel het een afwijkend project was, gunden het advocatenkantoor en StartReady elkaar het vertrouwen. De implementatie van de virtuele Lync Appliance werd een pilot, waarin beide partijen ervaring zouden kunnen opdoen. Het proces nam uiteindelijk iets meer dan een maand in beslag, met een tevreden projectleider als resultaat. “We hebben een aantal testen uitgevoerd en het ziet er allemaal goed uit. Maar ik moet wel bekennen dat Lync een grotere impact heeft dan we dachten. Er zijn altijd zaken waar je tegenaan loopt.” Bij De Brauw Blackstone Westbroek ging dat bijvoorbeeld om de combinatie met de telefooncentrale, maar ook om het loggen van gemiste gesprekken en chathistorie.“Onze medewerkers hebben niet echt behoefte aan e-mails over gemiste oproepen, maar het opslaan van gesprekshistorie in chats is juist wel een vereiste omdat wij vanzelfsprekend aan dossiervorming doen. Daar moet je dus over nadenken en goede keuzes in maken”, aldus De With.

Acceptatie en support
De With verwacht dat de medewerkers van De Brauw Blackstone Westbroek Lync snel zullen accepteren. Er is een pakket aan maatregelen getroffen om medewerkers voor te bereiden en tijdens het gebruik van support te voorzien. “Iedereen is hier altijd druk, dus er is geen tijd voor uitgebreide bijeenkomsten. Daarom hebben we inloopsessies gehouden waar een demonstratie van Lync werd gegeven. Daarnaast zijn er video’s gemaakt met instructies, hebben we een quick reference card online staan en is onze servicedesk getraind om mensen te helpen als dat nodig is. Het scheelt overigens ook dat we een bedrijfscultuur hebben waarin nieuwe technologie gemakkelijk wordt geaccepteerd als die daadwerkelijk iets toevoegt.”

Benefits

De voordelen van Lync voor een groot advocatenkantoor zijn legio. Het is een groot pluspunt dat je met dit systeem gemakkelijk kunt samenwerken in documenten, maar ook instant messaging, documenten delen en het tonen van de bereikbaarheid zijn voor De Brauw Blackstone Westbroek aantrekkelijke functionaliteiten. Tevredenheid van eindgebruikers en cliënten staat voor het kantoor voorop. De With: “Klanttevredenheid is voor ons de belangrijkste pijler. Daarnaast is de interne efficiëntieslag natuurlijk relevant. Als we uiteindelijk ook kosten kunnen besparen is dat prachtig, maar daar draait het in eerste instantie niet om.”"

 

 

 

 

 

 

 

 

Gerelateerde referenties

  • Orthopedisch Centrum Annatommie bespaart jaarlijks € 43.000 op IT-kosten met Microsoft Business Productivity Online Suite
    Lees verder »

  • Universiteit Twente neemt afscheid van telefooncentrale en kiest voor Microsoft Lync
    Lees verder »

  • Het Nieuwe Werken met Business Productivity Online Suite levert NoSuch Company tijdbesparingen op tot 40%, nieuwe business én groei
    Lees verder »