Stadgenoot. Stadgenoot realiseert sociaal intranet met SharePoint online

SharePoint is de standaard in de markt voor het platform dat wij nodig hebben. Dan moet je ook niet iets anders willen.

Kenmerken

Bedrijf:
Stadgenoot
Bedrijfsgrootte:
251-1000 medewerkers
Partner:
Sparked
Branche:
Bouw & installatie
Producten:
Office 365
SharePoint
Thema's:
Cloud computing
Communicatie & samenwerken
Het Nieuwe Werken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • responsetijden clouddienst
  • eenvoudige implementatie
  • in fasen te implementeren
  • data-uitwisseling tussen de collega’s
  • elektronisch vergaderen
  • smoelenboek

Voordelen

  • voorspelbare lage kosten
  • altijd de nieuwste versie
  • outsourcing van technisch beheer
  • afname papierproductie voor vergaderingen

Stadgenoot is een woningcorporatie, die zijn 400 medewerkers wil faciliteren met een digitale werkvloer, waar zij optimaal kunnen samenwerken in project- en vergadersites. Vanwege recente overheidsmaatregelen moeten woningcorporaties echter kosten besparen op onder andere ICT. Een impasse dreigde…

ICT-partner Sparked wist de stilstand te doorbreken door een oplossing te realiseren op basis van SharePoint Online. Deze clouddienst maakt het mogelijk om tegen voorspelbare kosten snel en voordelig een intranet- en samenwerkingsplatform op te zetten. Daarmee heeft Stadgenoot inmiddels een forse besparing geboekt, omdat het afdrukken van duizenden pagina’s vergaderstukken nu tot het verleden behoort. Een tweede voordeel betreft de kosten, omdat het volledige technische beheer in de prijs is inbegrepen. En zo zijn er nog veel meer voordelen. Arjan van Dijk vertelt erover.

Situatie
Arjan van Dijk van Stadgenoot: "Een van de innovatie ideeën van Stadgenoot is om de communicatie tussen onze medewerkers onderling te verbeteren. Zo werden interne nieuwsberichten en mededelingen van personeelszaken altijd centraal via onze communicatieafdeling bekend gemaakt. Het werkt sneller en efficiënter als de medewerkers dit zelf kunnen regelen."

Stadgenoot wil voor alle 400 medewerkers - verdeeld over 360 FTE's -  een digitale werkvloer faciliteren, waar zij kunnen samenwerken in project- en vergadersites en waar zij zelf nieuwsberichten en dergelijke kunnen publiceren. Arjan van Dijk: "We denken aan een nieuw, sociaal intranetplatform, maar dan wel zó dat we precies weten wat het kost. We willen niet verrast worden door onverwachte kosten, bijvoorbeeld voor updates of beheer."

Arjan van Dijk spreekt uit ervaring, want de woningcorporatie had al een eigen 'on premises' datacenter in gebruik met 80 servers: "Nieuwe regelgeving voor woningcorporaties, zoals de verhuurderheffing, hebben tot gevolg gehad dat woningcorporaties fors kosten moeten besparen. Zo zijn bij Stadgenoot de investeringsbudgetten voor ICT flink afgenomen. Als er al nieuwe ICT-investeringen worden gedaan, dan moeten die bijdragen aan het innoveren en professionaliseren van de organisatie."

Stadgenoot kwam in contact met Sparked. Sparked is viervoudig Microsoft Gold Certified Partner. Tom Rovers, Business Consultant bij Sparked: "Stadgenoot vroeg ons een oplossing te bedenken voor een nieuw sociaal intranet, waarop meerdere medewerkers en een decentrale redactie nieuws kan publiceren en delen."

Ondanks de serieuze besparingen op het ICT-budget, had Stadgenoot nog meer wensen. Arjan van Dijk: "We willen af van het vele papierwerk rond vergaderingen, bijvoorbeeld door de benodigde documenten op een tablet beschikbaar te stellen. En kijkend naar de nabije toekomst, moet de nieuwe oplossing voorbereid zijn op nieuwe functionaliteiten, zoals de inrichting van een extranet."

Oplossing
Al vrij snel kwam Microsoft SharePoint in beeld om de gevraagde oplossing vorm te geven. Tom Rovers: "Hedendaagse oplossingen gebaseerd op Microsoft SharePoint Online technologie in de cloud maken het technisch beheer van een sociaal intranetplatform aanzienlijk eenvoudiger en goedkoper dan wanneer je zo'n platform op eigen servers wilt realiseren en onderhouden.”

Behalve het gunstige kostenplaatje waren er meer beweegredenen voor Stadgenoot om voor Microsoft SharePoint Online te kiezen. Zoals het gebruiksgemak en de integratiemogelijkheden met het reeds aanwezige Microsoft Office. Arjan van Dijk noemt nog een vierde reden: "Stadgenoot conformeert zich aan de standaard in de ICT-markt. SharePoint is de standaard voor het platform dat wij nodig hebben. Dan moet je ook niet iets anders willen.”

Nog voordat Sparked bij een klant een cloudoplossing uitrolt, moeten eerst alle eventuele vragen en bezwaren die de klant ten aanzien van de cloud heeft zijn beantwoord cq. weggenomen. Tom Rovers: ”Dat doen wij door middel van ons cloud decision framework. Hiermee wordt bepaald of de clouddienst past bij de wensen en eisen van de organisatie. De uitkomst helpt het management een juiste en strategische verantwoorde keuze te maken."

Stadgenoot en Sparked kwamen overeen om met een 'pilot' te beginnen. Arjan van Dijk: "Met de pilot willen we drie kwesties in onze organisatie verbeteren: data-uitwisseling tussen de collega’s, elektronisch vergaderen en ons smoelenboek."

Na deze eerste kennismaking volgt een tweede fase, waarin de informatielogistiek nader uitgewerkt zal worden. Arjan van Dijk licht toe: “Belangrijke vragen hierbij zijn hoe we omgaan met de informatie-ontsluiting voor onze medewerkers en naar onze klanten toe? Hoe richten we ons toekomstige extranet in?"

Sparked realiseerde de eerste fase met de cloudoplossing van SharePoint Online, onderdeel van Office 365. Volgens Tom Rovers is daarmee al meteen de eerste winst geboekt: "Die winst is snelheid. Onze consultants konden in de SharePoint Online omgeving direct starten met het inrichten van de prototypes van de nieuwe vergader- en projectsites. Januari vorig jaar hebben we een routekaart opgesteld en de gebruikers (persona’s) gedefinieerd die projectmatig werken en elektronisch vergaderen." Al na drie maanden kon de organisatie afscheid nemen van de grote hoeveelheden papier, die altijd voor de vergaderingen nodig waren. Arjan van Dijk: "Directie en bestuur hebben nu via SharePoint Online digitaal toegang tot de vergaderstukken.“

In korte tijd wist Sparked een stabiel platform te realiseren voor Stadgenoot, zonder daarbij een - en misschien wel het belangrijkste - aspect uit het oog te verliezen. Namelijk de acceptatie door de gebruikers. Omdat Sparked weet hoe belangrijk 'gebruikersadoptie' is, zijn in een vroeg stadium alle decentrale redacties bij de implementatie betrokken. Tom Rovers: "Gedurende het hele traject hebben wij veel aandacht aan de gebruikers geschonken en de redacties deelgenoot gemaakt van onze keuzes. Bijvoorbeeld op het gebied van navigatie, dus hoe de pagina's op het intranet ingericht moesten worden.”

Voordelen
Inmiddels is het intranet bij Stadgenoot een aantal maanden operationeel en is een groot deel van de informatie naar de cloud gemigreerd. Arjan van Dijk: "Als gebruiker zie je op de startpagina in één oogopslag nieuws, zoekfuncties en handige links. Iedereen kan klein nieuws plaatsen; voor het grote nieuws zijn aan alle afdelingen redacties verbonden. Zij hebben toegang tot de nieuwsrubrieken op ons intranet.

Via de optie 'Mijn werk' vindt de Stadgenoot-medewerker nieuwe samenwerkingsmogelijkheden en voor projectmatig werken zijn speciale projectruimtes ingericht. Dat werkt allemaal heel eenvoudig."

Over het voordeel van de vergaderstukken, die nu op tablets beschikbaar zijn, zegt Arjan van Dijk: "Dit betekent jaarlijks een besparing van meer dan 10.000 afdrukken. Ook andere documentatie wordt nu gecentraliseerd in SharePoint. Vroeger stonden oude én nieuwe versies van een document op de vaste schijven en mailboxen van onze medewerkers, nu is er één versie en dat is altijd de meest actuele versie, waarover iedereen kan beschikken."

Niet alle gegevens migreren naar de cloud. Is er misschien twijfel over de beveiliging van de gegevens? Arjan van Dijk: "Nee. Natuurlijk zijn er branches - zoals banken - waar de veiligheid een 'issue' is, maar wij hebben de indruk dat de beveiliging van onze gegevens in de Microsoft-cloud meer dan adequaat geregeld is. Voor ons zijn de prestaties van de clouddienst een belangrijke factor, en dat willen we eerst zelf ervaren. Wij willen er namelijk van overtuigd zijn dat onze intranetsite in de cloud een snelle responstijd heeft."

De eerste ervaringen zijn goed, ook voor wat betreft projectmatig werken. Arjan van Dijk: "De SharePoint sjablonen voor projecten zijn bijzonder handig. Zo hebben we ons project 'vastgoedsturing' succesvol volledig ingericht op onze intranetsite, door gebruik te maken van de kant en klare asset management sjabloon."

Alle medewerkers hebben toegang tot het nieuwe platform. Arjan van Dijk: "Onze medewerkers loggen in op de cloudomgeving met hun bestaande accountgegevens, die we in onze Active Directory bijhouden. Dat vergt nog wel steeds wat eigen beheer, maar wij geven hier de voorkeur aan. Voor het overige is het beheer van de cloudomgeving minimaal. Om back-up's en updates hoeven we ons geen zorgen te maken." Tom Rovers vult aan: “Stadgenoot beschikt altijd en automatisch over de nieuwste versie van SharePoint. Je hoeft dus zelf niet voor updates te zorgen.”

Met zijn opmerking over de kosten raakt Van Dijk een belangrijk voordeel van de nieuwe omgeving: "Door het inzetten van de cloudtechnologie van Microsoft zijn vragen over hardware, updates en schaalbaarheid niet meer aan de orde. Dat wordt allemaal op de achtergrond geregeld door Microsoft. Als organisatie betalen we een vast bedrag per maand per gebruiker. Daarmee zijn alle denkbare kosten voor technisch beheer gedekt."

Gerelateerde referenties

  • Project Server 2010 geeft VolkerWessels meer 'control' over haar projecten dan versie 2007
    Lees verder »

  • GOED BV goed op weg met het Nieuwe Werken
    Lees verder »

  • PGGM PGGM ziet productiviteit verdubbelen sinds de invoering van Microsoft architectuur
    Lees verder »