Isala Klinieken. Website bouwen met SharePoint? Topklinisch ziekenhuis Isala weet inmiddels dat dit heel goed kan.

SharePoint 2013 verdient zich op meerdere manieren terug, we hadden geen betere keuze kunnen maken!

Kenmerken

Bedrijf:
Isala Klinieken
Bedrijfsgrootte:
1001-5000 medewerkers
Partner:
Mavention
Branche:
Gezondheidszorg
Producten:
Cloud computing
Office 365
SharePoint
Thema's:
Cloud computing
Communicatie & samenwerken
Pdf van referentie downloaden »

Eisen

  • CMS-oplossing voor 900 folders
  • eenvoudig beheer
  • besparing op drukwerk
  • een partij voor gehele realisatie

Voordelen

  • patientvriendelijke informatie-omgeving
  • minder werk voor redactie
  • meer verkeer naar de website
  • meer klandizie van buiten de regio
  • verbeterde uitstraling naar de markt
  • korte 'time-to-market'

Amper acht jaar geleden won Isala nog de prijs voor de beste website, vorig jaar was de website alweer verouderd. Zo was het voor patiënten moeilijk om informatie te vinden over aandoeningen en behandelingen. Een van de oorzaken was dat de informatie op verschillende systemen werd bijgehouden. Daarnaast was er ook nog het grote aantal patiëntenfolders, die met de regelmaat van de klok aangepast en herdrukt moest worden.

Samen met Microsoft Certified Partner Mavention realiseerde Isala voor beide problemen een centrale oplossing in SharePoint 2013. De tijd was kort en de hoeveelheid informatie enorm maar met slimme ontwikkeltechnieken en de kracht van SharePoint 2013 was de nieuwe site op tijd gereed.

De site betekende het einde van de hoge drukkosten en het begin van een nieuwe marktbenadering. Behandelde het ziekenhuis aanvankelijk vooral patiënten uit de regio, via de site trekt het ziekenhuis nu patiënten aan uit het hele land.

Situatie
Frans Bierens, manager strategische marketing en communicatie van Isala: "Bezoekers van onze website moeten gemakkelijk kunnen vinden wat zij zoeken. Zij zoeken bijvoorbeeld op hartoperatie, dialyse of een ander type behandeling, maar onze site was gerubriceerd op afdelingen. Bezoekers moesten dus eerst bedenken bij welke afdeling een bepaalde behandeling thuis hoorde, voordat ze konden gaan zoeken. Dit was niet gebruikersvriendelijk en niet van 'buiten naar binnen' gedacht."

Isala besteedde enorm veel tijd en geld aan de informatievoorziening, ook in het ziekenhuis zelf: "Overal in het ziekenhuis stonden rekken met folders, die patiënten konden meenemen. De informatie van de folders stond ook op de website, maar omdat die op verschillende systemen werd bijgehouden, was het moeilijk om de informatievoorziening op de website actueel te houden en was er sprake van veel dubbel werk. Er waren namelijk ruim 900 verschillende brochures in omloop, die aan de lopende band moesten worden bijgewerkt en herdrukt."

Het ziekenhuis nodigde een aantal ICT-bedrijven uit om een oplossing voor haar informatievoorziening aan te dragen. Frans Bierens: "De beoogde oplossing maakt deel uit van een brede strategie, waarin digitalisering centraal staat. Niet alleen voor onze informatievoorziening maar ook voor onze applicatie-omgeving. Een ziekenhuis als Isala heeft al gauw enkele honderden verschillende applicaties draaien. Die willen we flink reduceren en - samen met onze informatie - zoveel mogelijk naar één integraal platform migreren. Daarmee beperk je het aantal ICT-bedrijven dat aan de 'pitch' kan deelnemen."

Oplossing
Uit de pitch kwam Mavention als beste naar voren. Frans Bierens: "Het voorstel van Mavention was gebaseerd op SharePoint 2013. Destijds een splinternieuw product, dat door menigeen werd afgeraden. Om meer inzicht te krijgen in dat negatieve advies, heb ik wat rondgebeld. Overal hoorde ik hetzelfde: doe het niet! De mensen van Mavention gaven ons evenwel de indruk dat ze SharePoint 2013 heel goed kenden en lieten ook reeds opgeleverde SharePoint 2013 projecten zien. Dat gaf ons het vertrouwen dat SharePoint 2013 voor onze situatie het beste product was."

Bert Verzijl, Sales manager bij Mavention: "Wij konden Isala enkele SharePoint website projecten laten zien, die wij al gerealiseerd hadden voor o.a. het Spaarne Ziekenhuis." Edwin Vriethoff, project manager bij Mavention: "Oudere versies van SharePoint werkten volgens het principe van pagina's, die je van inhoud voorziet. Als je de enorme hoeveelheid informatie van Isala volgens die oude gedachte zou publiceren, loop je kans dat je vastloopt. SharePoint 2013 focust echter niet op pagina's, maar op het centraliseren van informatie (content). Pas daarna ga je - vanuit die centrale plek - bepalen waar de informatie terecht moet komen: op een pagina, op het intranet en/of op je website. Dat is een totaal andere en zeer efficiënte benadering. SharePoint is daarmee een centraal platform voor informatie en applicaties op intranet en internet."

De nieuwe website moest augustus vorig jaar gereed zijn, tegelijk met de oplevering van de nieuwbouw van het ziekenhuis. Mavention had dus maar een paar maanden tijd. Edwin Vriethoff: "We hebben supergoed samengewerkt met de dames van de communicatieafdeling van Isala. Op onze vragen kregen we van hen altijd meteen antwoord, zelfs 's avonds. Dit werkte overigens twee kanten op. Met zijn allen hebben we de laatste weken flink doorgehaald om alles op tijd gereed te hebben en dat is gelukt."

De snelle realisatie schrijft Bert Verzijl ook toe aan de kracht en functionaliteiten van SharePoint en aan 'FastLane' van Mavention: "Eenmalig bouwen we een site, die we daarna telkens kunnen hergebruiken en met enig configureerwerk een eigen gezicht geven. Je hoeft dus niet elke keer een maandenlang developmentproces door, je kunt volstaan met enkele XSL- en Java-wijzigingen in SharePoint 2013. Door deze korte time-to-market kun je niet alleen heel snel inspelen op marktacties, maar ook in korte tijd een geheel nieuwe website realiseren."

Benefits
Sinds augustus vorig jaar is de nieuwe site in de lucht. Frans Bierens: De site is 24x7 beschikbaar en de pagina's zijn op pc, tablet en smartphone te raadplegen. De folderrekken zijn verdwenen. Per afdeling kunnen op verzoek nog wel afdrukken worden gemaakt van de internetpagina's, maar er worden bijna geen folders meer gedrukt en dat is een enorme besparing. Zo openen we nu een behandelcentrum op een nieuwe locatie. Vroeger zou je al het drukwerk in de prullenbak moeten gooien en opnieuw moeten laten drukken. Dat hoeft nu niet meer en daarmee verdient het systeem zichzelf terug."

De investering verdient zich langs nog een andere weg terug: "De hoge attentiewaarde van de website reikt verder dan onze regio. Zo hadden we hier laatst patiënten uit Amsterdam voor een behandeling van baarmoederhalskanker. Die mensen vonden het zelf ook bijzonder, dat ze via het internet voor de beste behandeling in Zwolle terecht kwamen. Ons ziekenhuis heeft met de website als het ware een enorme brede ingang gekregen: hij trekt mensen uit heel Nederland naar Zwolle."

De gebruiksvriendelijkheid voor de patiënt is in de SharePoint 2013-omgeving sterk verbeterd. Frans Bierens: "Met een paar klikken ben je waar je wezen moet. We ervaren ook een flinke toename in het verkeer naar de website. Maar laat ik benadrukken dat de website altijd ondersteunend is, nooit vervangend. Het persoonlijke contact is onze hoofdweg, onze website is een parallelweg. Op de cruciale momenten zijn we voor de patiënt betekenisvol aanwezig."

De werkdruk op de afdeling Communicatie is sterk afgenomen. Frans Bierens: "Aanpassingen van de folderteksten zijn nu ongelooflijk veel eenvoudiger. Je kunt je correcties sneller en real time voorvoeren in de hele folderlijn. Als bijvoorbeeld op een afdeling de spreekuurtijden veranderen, hoef je dat maar op één plek te wijzigen."

Frans Bierens weet dat het SharePoint 2013 platform nog veel meer in petto heeft voor Isala: "Onze IT is met honderden applicaties nog zeer divers en we zijn dit nu aan het terugbrengen naar een uniforme omgeving. SharePoint is daarvoor de standaard: aan nieuwe applicaties stellen we de eis, dat zij op het SharePoint 2013 platform moeten kunnen draaien."

Gerelateerde referenties

  • AD Benelux in bedrijf met Office 365 en SharePoint
    Lees verder »

  • Universitair Medisch Centrum Utrecht Medisch centrum verbetert zorgproces met real-time toegang tot patiëntinformatie
    Lees verder »

  • Het Nieuwe Werken met Business Productivity Online Suite levert NoSuch Company tijdbesparingen op tot 40%, nieuwe business én groei
    Lees verder »