Top Employers Institute. NDI vormt de diverse IT-oplossingen in dertien vestigingen van Top Employers om tot één centrale IT-omgeving in de cloud

Eisen

  • één platform voor alle vestigingen
  • centrale, beveiligde omgeving
  • verbeterde samenwerking

Voordelen

  • documenten altijd en overal beschikbaar
  • één versie van alle bestanden
  • chatten en scherm delen met collega's
  • documenten delen zonder mailen
  • uitfaseren lokale servers
  • lagere buitenlandse beheerkosten
  • sneller
  • één aanspreekpunt
  • eenduidig licentiebeleid
  • wereldwijd lagere IT kosten

Met inmiddels twaalf vestigingen in negen landen is Top Employers een multinationaal opererend en sterk groeiend bedrijf. David Plink, CEO: "In elk land hadden we een lokale IT-partner voor de kantoorautomatisering. Daardoor was onze IT-omgeving niet homogeen. In elke vestiging was het anders en dat bemoeilijkte de internationale samenwerking en communicatie."

Samen met Microsoft Silver Certified Partner NDI werd de gehele IT herzien: servers werden vervangen door een combinatie van cloud en één centrale server. Het resultaat: documenten zijn nu voor iedereen gemakkelijk beschikbaar, de beveiliging is optimaal, er hoeft veel minder gemaild te worden en de onderlinge communicatie is sterk verbeterd.

Situatie
"E-mail, Skype, Office, SharePoint et cetera, elk land had een andere versie of een andere oplossing. Dat was verre van ideaal. We wisten bijvoorbeeld niet of alle licenties goed geregeld waren. En erger nog, de verschillen in IT stonden de onderlinge samenwerking in de weg. Zo werden documenten heen en weer gemaild, omdat er internationaal geen centrale opslagplek voor was. Wat we graag wilden was één uniek platform voor alle vestigingen: een centrale, beveiligde omgeving voor communicatie, archivering, samenwerking en opslag van alle documenten." Aldus David Plink. Dat de uiteindelijke oplossing niet alleen de problemen zou tackelen, maar ook nog tal van extra voordelen zou bieden, kon hij toen nog niet vermoeden…

Oplossing
Vier jaar geleden verhuisde de Nederlandse hoofdvestiging van Top Employers naar een nieuw pand in Amsterdam. Bij die gelegenheid werd Microsoft Silver Certified Partner NDI aangetrokken om de IT in juiste banen te leiden. Deze taak wist NDI naar volle tevredenheid te volbrengen. Mede daarom legde Top Employers vorig jaar de business case om tot één integrale en meer internationale IT-infrastructuur te komen aan NDI voor.

Alex van der Baan van NDI: "Voor Top Employers is een mix van eigen servers en cloud de beste oplossing. De eigen servers zijn nodig voor enkele branchespecifieke applicaties, die onmisbaar zijn voor de kernbusiness van Top Employers. Voor standaard communicatie- en kantoor-applicaties is de cloud van Office 365 uitermate geschikt. Zo'n hybride aanpak biedt de medewerkers enkele waardevolle extra's, zoals toegang tot elkaars agenda en communiceren via Lync. Daarnaast hebben we het management van Top Employers meer grip gegeven op de wereldwijde IT-omgeving."

David Plink volgde het advies van NDI op. In Amsterdam werden alle oude servers vervangen door één nieuwe HP-server, die door middel van virtualisatie meerdere servertaken voor zijn rekening kan nemen. In de cloud van Office 365 werden accounts aangemaakt, die gekoppeld werden aan de Active Directory van de lokale server. Daardoor hebben medewerkers - na één keer inloggen - zowel toegang tot de lokale servers als tot de cloud. Alex van der Baan van NDI: "Microsoft Office 365 gecombineerd met een 'on premise' oplossing zorgt voor ‘the best of both worlds, all over the world!’’

Behalve in Nederland zijn de lokale servers ook in Zuid-Afrika, Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland, Italië, Polen, België, Brazilië, Australië, China en Engeland uitgefaseerd. Het hele proces werd door NDI vanuit Amsterdam aangestuurd. In een aantal landen bleek dit toch wat meer voeten in aarde te hebben, vooral in landen buiten Europa. David Plink licht toe: "Het is belangrijk dat iedereen over zowel de oplossing als de implementatie tevreden is. Echter, elke vestiging heeft zijn eigen cultuur en dus zijn eigen mening. Zo hebben onze vestigingsdirecteuren een jarenlange relatie met lokale IT-providers en die zien nu hun business in gevaar komen. In een poging hun dienstverlening veilig te stellen, geven zij onze vestigingsdirecteuren allerlei 'adviezen', zoals de aanschaf van nieuwe servers, o.a. voor 'e-mail stabiliteit'. Die kostbare adviezen moeten wij weer zien te ontkrachten. Dat zijn niet alleen spannende gesprekken, het betekent ook extra druk. Immers, wij moeten nu extra goed bewijzen dat onze hybride oplossing van Office 365 met lokale servers goed werkt."

Voordelen
Dat bewijs is zo goed als geleverd. David Plink: "De implementatie is zeer soepel verlopen. Onze IT is heel even uit de lucht geweest en sindsdien zijn we 'over' op de nieuwe omgeving. In hoofdlijnen voldoet de hybride opzet aan de eisen van onze business case, dus dat is een goede keuze geweest. Op de eerste plaats vanuit beheeroogpunt. We werken nu allemaal met dezelfde softwareversie en er is geen risico meer dat we met niet-gelicenseerde software werken; dat geeft veel rust. Evenals het feit dat onze gegevens via SharePoint goed bereikbaar én goed beveiligd zijn. Ik ben ervan verzekerd dat Microsoft de beveiliging van deze cloudomgeving goed geregeld heeft. Voorheen moesten we die beveiliging zelf regelen en up-to-date houden, dat hoeft nu niet meer en dat is een zorg minder."

De geïntegreerde internationale aanpak werpt zijn vruchten af. Hudson Louis, CFO van Top Employers: “Wereldwijd gezien vormden we vroeger allemaal eilandjes, tegenwoordig zijn we één bedrijf. Alle vestigingen hebben nu één gezicht naar buiten toe.” David Plink voegt daaraan toe: "Vooral in Europa verloopt de adoptie van de nieuwe omgeving zeer snel. Met name Lync en de standaard Office-applicaties worden heel snel opgepakt. Dat komt mede omdat die qua uiterlijk en werking heel veel gelijkenis vertonen met de bekende desktopapplicaties."
Top Employers maakt gebruik van alle facetten van Office 365. Dus niet alleen SharePoint, maar ook de online-versies van Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint en Lync. David Plink: "Dat we nu toegang hebben tot elkaars Outlook-agenda en dat we kunnen communiceren via Lync werkt erg prettig en maakt het internationaal samenwerken een stuk gemakkelijker. Het zal nog beter worden, zodra SharePoint door alle kantoren en door alle 85 medewerkers even consequent wordt gebruikt. Sommige medewerkers bewaren nog veel informatie op hun laptop, omdat ze de keuze hebben: lokaal of cloud. Dat verandert vanzelf als we nog meer gegevens in de cloud gaan zetten, zoals onze PowerPoints. Dat soort maatregelen bevordert de adoptie van onze nieuwe IT. Immers, over documenten in de cloud kunnen onze medewerkers altijd en overal beschikken, bijvoorbeeld als ze bij een klant zitten."

Een andere uitdaging vormen landen als China en Zuid-Afrika. Alex van der Baan: "Daar zijn snelle internetverbindingen nog niet overal vanzelfsprekend, maar dat is voor Office 365 geen probleem. Blijkt een voicegesprek bijvoorbeeld wat moeilijker te gaan, dan kun je uitwijken naar de Instant Messaging-faciliteiten van Lync. Werken doe je in zulke omstandigheden gewoon off-line. De informatie wordt automatisch gesynchroniseerd, zodra je weer een goede internetverbinding hebt."

"Door te kiezen voor een combinatie van 'on premises' en Office 365 beschikt Top Employers over de juiste functionaliteiten tegen interessante en behapbare kosten," aldus Alex van der Baan. David Plink is het daarmee eens. "We maken intern al intensief gebruik van de webconferencing functie. Onze volgende stap is online vergaderen met externe partijen." Over andere nog te ontdekken of toe te voegen functionaliteiten zegt hij: "Wij zijn een bedrijf dat zich zeer snel ontwikkelt en veel veranderingen doormaakt, maar we hebben wel geleerd om een project eerst helemaal af te maken in plaats van meteen naar het volgende te rennen. Dat geldt ook voor onze IT. Eerst moeten onze medewerkers de nieuwe IT-omgeving volledig omarmen. We zijn op de goede weg, zeker nu we een gedegen en veilige online toegang hebben tot onze researchdocumenten. We kunnen die documenten nu heel gemakkelijk delen, zonder heen en weer gemail, en daar ben ik heel blij om."

 

Gerelateerde referenties

  • Braaksma & Roos Windows 8.1 To Go: mobiel, stabiel en krachtig
    Lees verder »

  • Schadeverzekeraar Univé opent samenwerkomgeving in de cloud - DNB kijkt mee
    Lees verder »

  • Douma de Wit & Partners (DDW&P) Consultants stroomlijnen samenwerking en reduceren IT-kosten door cloudgebaseerde documentuitwisseling
    Lees verder »