Mouettes. Eenmanszaak Mouettes heeft een nieuwe fulltime kracht in dienst: Windows Home Server

Windows Home Server is speciaal voor kleine ondernemingen ontwikkeld en biedt alleen al op het gebied van back-up's een hoop zekerheid.

Eisen

  • Geen zorgen om back-up's
  • Geen bestanden meenemen op laptop naar klant
  • Vanaf klant toegang tot bestanden, die op het kantoor aan huis zijn opgeslagen

Voordelen

  • Data van buitenaf benaderbaar en oproepbaar
  • Automatische back-up van data
  • Gebruiksgemak en makkelijk zelf te installeren

Kleine ondernemingen zoals Mouettes willen vooral doen waar ze goed in zijn. Randzaken zoals administratie en computerbeheer zijn wel belangrijk, maar daar wil Mouettes zo min mogelijk omkijken naar hebben. Windows Home Server biedt de oplossing.

Situatie

Als echte eenmanszaak is Hans van Meeuwen alles in één: hij is verantwoordelijk voor zijn eigen acquisitie, geeft vorm aan zijn eigen adviesproduct en verzorgt zelf de training- en coachingsessies. Omdat hij tevens zijn eigen systeembeheerder is dient de 'IT-afdeling' zodanig te zijn ingericht dat hij tijd blijft houden voor zijn echte werk: klanten adviseren. Dat een enkele pc en/of notebook de eenmanszaakactiviteiten lange tijd goed kan ondersteunen blijkt wel uit het verhaal van Hans van Meeuwen: "Tot voor kort deed ik alles op mijn vertrouwde notebook: verkoopplannen, presentaties en documenten voor mijn workshops, het stond er allemaal op. Moest er cursusmateriaal naar de computer(s) van de klant worden gekopieerd, dan zette ik dat op een USB-stick."

Op de vraag of hij wel eens iets kwijt is geraakt antwoordt Van Meeuwen volmondig: "Helaas ja! Thuis had ik een externe USB-harddisk, waarop ik een back-up bewaarde. Dat ging niet automatisch noch volgens een strak tijdschema, maar altijd handmatig en alleen als ik eraan dacht. En op momenten dat het misgaat, blijkt je laatste back-up altijd van een paar weken geleden te zijn, waardoor je meteen fors achterop raakt met je werkzaamheden."

Oplossing

Keuze voor Windows Home Server
Relaties met meer IT-kennis wezen hem eind vorig jaar op de mogelijkheden van een 'server in huis'. Een server voor een eenmanszaak? Is dat nou wel echt nodig? Hans van Meeuwen: "Windows Home Server is speciaal voor kleine ondernemingen ontwikkeld en biedt alleen al op het gebied van back-up's een hoop zekerheid. Ook enkele andere voordelen zorgden ervoor, dat ik heel snel enthousiast raakte." Een van die voordelen is dat de gebruiker niets van servers of ingewikkelde netwerkinstellingen hoeft te weten. Het is een kwestie van stekker in het stopcontact, aanzetten, gebruikersaccounts aanmaken en het netwerk in huis 'werkt'.

Ingebruikname
December j.l. schafte Van Meeuwen een HP EX490 Media Smart Server aan met daarop Microsoft Windows Home Server reeds voorgeïnstalleerd. Deze (energiezuinige) servercomputer kreeg een plekje ergens in huis en vormt sindsdien een slimme verzamelplaats voor alle gedeelde bestanden en back-up's. Internettoegang wordt mogelijk door het apparaat te verbinden met de router van de internetprovider. Van Meeuwen: "Het viel me op dat je als gebruiker eigenlijk niets hoeft te weten van servers of ingewikkelde netwerkinstellingen."

Het in gebruik nemen was volgens Van Meeuwen eenvoudig: "Ik heb hem helemaal zelf in de lucht gekregen, terwijl ik toch echt geen IT'er ben. Het is een kwestie van aansluiten en eenmalig een programmaatje op de pc’s en notebooks in huis installeren en klaar."

Voordelen

Windows Home Server creëert een zeer gebruiksvriendelijke netwerkomgeving en lost in één klap een aantal nijpende problemen van de hedendaagse eenmanszaak op.

1. Toegang op afstand
Het grootste voordeel zit voor Mouettes in de toegang op afstand of "anywhere access" tot alle bedrijfsinformatie. Van Meeuwen legt uit: "Wanneer ik op locatie bij de klant mijn documenten nodig heb log ik in op mijn homeserver. Vervolgens haal ik de presentaties op, die ik thuis heb aangemaakt. Ik neem ze dus niet meer mee op mijn notebook, maar haal ze op via de internetverbinding bij de klant. Ook de deelnemers aan een trainingproject geef ik toegang tot de cursusbestanden op mijn server. Ik kan namelijk diverse accounts voor hen aanmaken, zodat ze via een login en wachtwoord bepaalde documenten van mijn server kunnen gebruiken. Aan het eind van een training kan ik hen op deze manier ook beoordelingslijsten op mijn homeserver digitaal laten invullen."

2. Shared Folders map
Zo simpel als Hans van Meeuwen het schetst, zo is het ook écht. Het enige wat moet gebeuren is vanaf een willekeurige pc met internetverbinding surfen naar https:// mijndomein.homeserver.com, waarin mijndomein dikwijls de naam is van uw onderneming. Vervolgens wordt om uw inlognaam en wachtwoord gevraagd. Daarna hebt u toegang tot de bestanden op uw server. Voor Mouettes zijn dat de bestanden in de map Shared Folders. Van Meeuwen: "Op locatie bij de klant kan ik via de webbrowser de gedeelde map 'Shared Folders' op mijn homeserver doorbladeren en meteen de gewenste bestanden downloaden. Ook kan ik meerdere bestanden selecteren, waar Windows Home Server direct een compact .ZIP bestand van maakt, zodat ik ze allemaal in één keer kan binnenhalen."

3. Automatische back-up
Met Windows Home Server is Mouettes in staat belangrijke bestanden te beschermen met de automatische back-up functie. Van Meeuwen: "Die automatische functie moet ik nog activeren. Ik volsta nu nog met de standaardinstelling, dat wil zeggen dat er telkens na vijf dagen een automatische melding verschijnt met de vraag of ik een back-up wil maken. Dat is al een hele vooruitgang, maar nog mooier is het als de back-up's geheel automatisch en 's nachts worden gemaakt. Ook van de notebooks in het netwerk kan mijn homeserver dan back-up's maken."

4. Eenvoudig beheer
De Windows Home Server is een zogenaamd "headless device", dat wil zeggen dat er geen monitor, toetsenbord of muis met de server zijn verbonden. Alle instellingen (met betrekking tot geautoriseerde gebruikers, back-up's en dergelijke) worden gemaakt vanaf een notebook of pc in het netwerk. Van Meeuwen: "Windows Home Server is een Microsoft-product en ik heb een voorkeur voor Microsoft-producten omdat je daarvoor gemakkelijk support krijgt. Er is heel veel kennis beschikbaar."

5. Privé profijt
De scheidslijn tussen privé en zakelijk is bij eenmanszaken heel dun. Thuis ervaren de kinderen van Van Meeuwen ook de voordelen van de Windows Home Server. Van Meeuwen: "Mijn kinderen gebruiken de server als opslag en back-up voor hun schoolwerk. Qua opslagcapaciteit is dat geen probleem. Standaard zat er al een 1 TB schijf (1000 GigaByte) in de EX 490, maar zelf heb ik nog 2 TB bijgeplaatst."

Conclusie

Kleine bedrijven en eenmanszaken moeten kunnen vertrouwen op een degelijke IT-infrastructuur. Windows Home Server is een interessant product voor kleinzakelijke gebruikers, die bedrijfskritische gegevens op een centrale en veilige plaats willen opslaan, daar van buitenaf toegang toe willen hebben en zich geen zorgen willen maken over back-up's. Ook worden zogenoemde add-ins van derde partijen ondersteund, zodat de functionaliteiten verder kunnen worden uitgebreid.

Gerelateerde referenties

  • Benefit Inkoopbedrijf geeft productiviteit een boost en verlaagt IT-kosten met 40 procent dankzij cloudservices
    Lees verder »

  • SOS International vangt piekbelasting en vraagschommelingen bij calamiteiten op met Windows 7 telewerkers
    Lees verder »

  • De Brauw Blackstone Westbroek voegt Lync toe als communicatiemiddel met collega's en cliĆ«nten
    Lees verder »