Rapportagemogelijkheden over alle administraties heen
Ampco-Flashlight verhoogt haar rendement uit verhuur
Ampco-Flashlight werkt al een aantal jaren met Microsoft® Business Solutionsvoor
de financiële en voorraadadministratie. Dat bevalt goed. Er was een functionaliteit
die Ampco-Flashlight er nog bij wilde hebben: een verhuurmodule. “Voor
ons verhuurbedrijf is planning essentieel, niet alleen van materiaal, maar ook
van personeel en transport”, zegt Kees Westendorp, ICT-manager bij Ampco-Flashlight. “Daar
wilden we een geïntegreerde module voor hebben. Die hebben we nu en daarmee
halen we een groter rendement uit onze verhuur.”
Ampco-Flashlight verkoopt en verhuurt professionele audio- en lichtapparatuur
aan de entertainmentbranche. Voor de verhuur beschikt Ampco-Flashlight over
een grote voorraad aan materiaal. “Dat is ons bedrijfsmiddel, die poule
aan materiaal moeten we optimaal exploiteren. Dat is nodig om mee te kunnen
met de markt. De kwaliteit van entertainmentproducties gaat omhoog, het verwachtingspatroon
wordt steeds hoger. Daaraan moeten we kunnen blijven voldoen.”
Consolideren
Ampco-Flashlight kent een structuur met verschillende werkmaatschappijen,
elk met een eigen administratie. Het bedrijf miste een softwarepakket dat kon
zorgen voor consolidatie van die activiteiten op holdingniveau. Dat was indertijd
de aanleiding voor de aanschaf van Microsoft® Business Solutions–Navision®. “Die
overkoepeling wilden we ook voor ons relatiebeheer. Alle werkmaatschappijen
raadplegen ons centrale systeem met de gegevens over relaties. Relaties kunnen
zijn klant in de ene, en leverancier in de andere administratie. We willen
kunnen zien of een relatie geld van ons tegoed heeft of wij van hem. Dat vraagt
om rapportagemogelijkheden over alle administraties heen. In ons oude pakket
hadden we die mogelijkheden niet. Met Microsoft Navision is zo’n overzicht
geen enkel probleem.”
Materiaal, personeel èn transport plannen
Microsoft Business Solutions Certified Partner Verito leverde Ampco-Flashlight
een aantal maatwerkaanpassingen. Bijvoorbeeld voor zichtzendingen, die een aparte
subadministratie hebben. Nog niet verkocht, dus geen factuur, maar wel uit het
magazijn. Verito maakte ook een module voor ‘landed’ kostprijs.
Vooral bij invoer van apparatuur uit het buitenland kunnen de transportkosten
hoog zijn en per artikel sterk verschillen. De module berekent voor elk artikel
de juiste opslag op de inkoopprijs en boekt dat bedrag als kostprijs. De goede
samenwerking met Verito leidde tot de ontwikkeling van de verhuurmodule met
planning van materiaal, personeel en transport. “We verhuren geavanceerd
materiaal, dat het beste tot zijn recht komt als er professionele technici mee
werken. Die leveren wij ook, net zoals de vrachtauto’s die het materiaal
op de juiste plek afleveren. We zochten daar een geïntegreerd planningpakket
voor. Het ene pakket kende een planning voor materiaal, het andere voor personeel.
Er was er geeneen met een planningsmodule voor alle drie aspecten. Het bleek
dat veel van wat we wilden eigenlijk al in Microsoft Navision zat. Rapportagemogelijkheden,
schermindeling, toegangsrechten. Het enige wat ontbrak was een planningengine.
Die heeft Verito ontwikkeld. Zonder zo’n branchegerichte partner was
dat niet gelukt.”
Real time is belangrijk
Met de planningmodule heeft Ampco-Flashlight beter inzicht in de return on
investment. Hoe vaak wordt bepaald materiaal ingezet? Hoeveel onderhoud vraagt
de apparatuur? Levert merk X meer op dan merk Y? “Om dat inzicht te krijgen
hebben we dat geïntegreerde financiële en verhuurpakket nodig. Het
is een groot voordeel dat Microsoft Navision mutaties real time verwerkt. Er
werken meer medewerkers tegelijk met het pakket, ze putten allemaal uit dezelfde
poule van materiaal. Elke mutatie moet dan meteen in het systeem worden verwerkt,
anders lopen we het risico dat we apparatuur dubbel verhuren.”
Hoger rendement
Het verhuurproces bij Ampco-Flashlight verloopt in drie fasen. Accountmanagers
maken met klanten globale afspraken over benodigd materiaal en prijzen. Planners
werken die in detail uit en leggen exact vast wanneer wat nodig is. Ten slotte
levert het magazijn de spullen uit en neemt ze weer in. “Al die medewerkers
moeten op hun eigen manier van het systeem gebruik kunnen maken. Daar komt nog
bij dat we een differentiatie in taken kennen. De een werkt alleen voor TV,
de ander voor theaterproducties. Dan kun je voorstellen met hoeveel verschillende
schermen we moeten kunnen werken. De accountmanager interesseert het niet wanneer
een productie speelt, hij wil weten wat het kost. De materiaalplanner hoeft
niet te weten wat het kost maar moet juist exact weten wanneer het speelt. In
al die processen speelt de factor tijd een grote rol. Daarom werken we veel
met matrixschermen, met horizontaal een tijdbalk en verticaal gegevens over
materiaal, personeel of transport. We halen nu een hoger rendement uit ons materiaal.
Omdat we nauwkeuriger kunnen plannen, weten we ook beter wat we nog aan apparatuur
hebben staan. Onze vaste klanten kunnen we niet ‘nee’ verkopen.
Als het nodig is huren we daarom zelf weer bij anderen in. In de oude situatie
misten we het overzicht in de voorraad en was het als gauw ‘Het is op,
huur maar in’. Nu we beter inzicht in het beschikbare materiaal hebben,
kunnen we het inhuren beperken.”
Beste verbetering
De integratie van het financile en planningsaspect van de verhuur.
Externe links:
www.verito.nl
www.ampco-flashlight.com
|
