Perfecte totaaloplossing voor Boston Retail Products
Multicompany geeft inzicht in voorraden locaties
“Een goede klantendatabase is voor ons ontzettend belangrijk. Onze locaties
in Duitsland, Frankrijk en Engeland en ons Europese hoofdkantoor in Nederland
hadden ieder hun eigen database en programma. Informatie over onze klanten
was dus heel erg versnipperd. Nu we voor Microsoft® Business Solutions-Navision® hebben
gekozen, beschikken we over één perfecte totaaloplossing voor
ons hele bedrijf. Microsoft Navision heeft een sterke CRM-module, waar we
heel veel gegevens in kwijt kunnen: namen van contactpersonen, hun functie
en hun verantwoordelijkheden.”
Annelieza Tanis is erg blij met Microsoft Navision. Zij is financieel
directeur van Boston Retail Products, een groothandel voor de retailmarkt. “Microsoft
Navision biedt een totaaloplossing, waarmee we onze bedrijfsprocessen
kunnen verbeteren.”
Multicompany
Het bedrijf heeft een centraal magazijn in Rotterdam, kleinere magazijnen
in Frankrijk en Engeland en verkoopt vanuit de verschillende vestigingen. De
belangrijkste toepassing voor Boston Retail Products van Microsoft Navision
is de multicompany structuur. Met de multicompany structuur is het mogelijk
te verkopen uit elkaars voorraden en deze automatische onderling te verrekenen.
Iedere locatie heeft inzicht in de voorraad van de andere locaties. Dit is
mogelijk doordat de voorraad van de gedeeld wordt; de voorraad is beschikbaar
voor de gehele onderneming. Met als resultaat dat iedere vestiging kan beschikken
over voorraad die fysiek en financieel bij een andere vestiging ligt. Naast
real time consolidatie en intercompany transacties van de diverse vestigingen
binnen één database, biedt de meerdere bedrijvenstructuur de
mogelijkheid om onderling automatisch facturen te versturen en te boeken. Op
deze wijze heeft de onderneming altijd een accuraat en actueel inzicht haar
financiële positie. Met Microsoft Navision vinden alle transacties tussen
onze vestigingen onderling automatisch plaats. Multicompany werkt perfect.”
Centrale klantendatabase
De andere Europese vestigingen loggen via VPN, een op internet gebaseerde
technologie, rechtstreeks in op de server in Rotterdam. “Medewerkers van
die vestigingen beschikken op elk moment van de dag over up-to-date informatie.
Andersom kunnen we in Rotterdam meteen zien welke orders de vestigingen hebben
ingevoerd. Ze brengen klantgegevens in, waarvan we in Rotterdam een nieuwe klant
maken. Zo komen alle gegevens in onze centrale klantendatabase. Alle handelingen
komen op onze server terecht en lopen mee met onderhoudsacties.”
Perfecte oplossingen
Voorafgaand aan de installatie van Microsoft Navision, ontwikkelde Boston
Retail Products nieuwe procedures en stroomlijnde het de organisatie. “We
waren al bezig te bepalen wat centraal moest gebeuren en welke informatie decentraal
verwerkt kon worden. Het is belangrijk dat dergelijke randvoorwaarden voor de
implementatie van een nieuw systeem bekend zijn. We hebben bepaald waar het
pakket absoluut aan moest voldoen en wat nice to have was. Microsoft Navision
stak er met kop en schouders bovenuit, vooral door de multicompanymogelijkheid
en de flexibiliteit van het pakket.” Niets dan complimenten heeft Boston
Retail Products voor de Microsoft Certified Business Solutions Partner
Qurius. “De consultants en programmeurs begrepen meteen waar we
het over hadden. Dat is prettig werken. Qurius maakt speciale modules, die perfecte
oplossingen bieden voor onze problemen. Multicompany bijvoorbeeld en C/Assembly,
een programma dat het voorraadbeheer verzorgt voor onze productie van aluminium
rail.”
Formatiewinst
De implementatie verliep snel en voorspoedig. Dat was te danken aan goede
projectleiders, intern en extern. “Mensen die goed zijn in het knopen
doorhakken. Onze medewerkers waren eerst huiverig voor het nieuwe pakket. Naarmate
we het pakket langer gebruiken wordt het rendement steeds hoger. We hebben nu
een halve logistieke en een halve financiële formatieplaats minder. Een
duidelijke winst, die elk jaar terugkomt.”
Grootste winst
Eén database, met alle gegevens van haar klanten, dat is de grootste
winst voor Boston Retail Products. “Met C/Office, een add on van
Qurius,
linken we Word- of Exceldocumenten, zoals notities, bezoekrapporten en offertes,
aan een klant. Iedere medewerker die een document opent, ziet meteen de historie
van de klant. We kunnen zelfs afbeeldingen van artikelen aan het artikelbestand
koppelen. We hebben structuur aangebracht in onze prijslijsten en we gebruiken
nu altijd de juiste prijzen en hoeven minder creditfacturen te verwerken. Microsoft
Navision berekent ook de behoefte van onze voorraadniveaus. Vroeger zat dat
bij iemand in het hoofd, nu in het systeem. En met het multicurrency pakket
van Microsoft Navision houden we de administratie nu in dollars en in euro bij.
We hebben voor de vier vestigingen vier administraties en die kunnen we op elk
moment in real time consolideren. Dat scheelt veel handmatig werk.”
Toekomstplannen
Boston Retail Products werkt eraan om pakbonnen elektronisch aan te leveren aan
haar vervoerders. “Dat levert tijdwinst op”, zegt Annelieza Tanis. “De
elektronische factuur, die we na aflevering krijgen, kunnen we in Microsoft Navision
automatisch controleren op gebruik van de juiste tarieven. Uiteindelijk willen
we zoveel mogelijk handelingen die we nu handmatig doen, via Microsoft Navision
laten lopen. Dat geldt ook voor de communicatie met ons zusterbedrijf in Amerika,
dat binnenkort ook overgaat op Microsoft Navision. Dan willen we een volledige
uitwisseling van deze twee databases, zodat wij in hun voorraadsysteem kunnen
kijken en zij in het onze. Ik ben ervan overtuigd dat Navision ons bij al die
toekomstplannen kan helpen.”
Beste verbetering
Een perfecte totaaloplossing waarbij de processen rondom customerservice, logistiek, magazijn en administratie zijn geheel gentegreerd.
Externe links:
www.qurius.nl
|
