Gebruikersvriendelijk, snel pakket biedt A. Hak volledig inzicht in haar projecten
Voor een aannemersbedrijf als A. Hak Beheer B.V. is tijdige rapportage belangrijk
om de financiële planning goed in de gaten te kunnen houden. “Op
basis van die rapportages sturen wij onze organisatie aan”, vertelt Hans
Quivooy, hoofd informatiemanagement bij A.Hak. “Ze bieden ons ook een
overzicht van de status van lopende opdrachten en van de opdrachten die we in
de komende periode verwachten uit te voeren. Bij het maken van die rapportages
is een ERP-pakket een van de belangrijkste hulpmiddelen.” A. Hak koos
daarvoor Microsoft Business Solutions-Axapta.
A. Hak Beheer B.V. is geen ‘normale’ aannemer. Het is een multidisciplinair
bedrijf, dat over de hele wereld ondergrondse infrastructuren aanlegt en bovengrondse
werktuigbouwkundige en elektrotechnische installaties bouwt. “Alles wat
heeft te maken met leidingbouw en aanverwante activiteiten. We bouwen geen huizen
en leggen geen wegen aan.”
Gebruikersvriendelijk
Het oude ERP-pakket van A. Hak paste niet goed meer bij de organisatie, die
in de loop van de jaren was veranderd. Het was bovendien erg complex, log en technologisch
achterhaald. Het vele maatwerk maakte een overstap naar een nieuwe release bijna
onmogelijk. “We waren aan iets nieuws toe”, zegt Hans Quivooy. A.
Hak nam een half jaar de tijd om de functionaliteiten van een aantal pakketen
te vergelijken. Microsoft Axapta kwam als beste uit de bus, vooral vanwege de
gebruikersvriendelijkheid. “We zaten midden in een reorganisatie, die veel
van onze medewerkers vroeg. De introductie van een nieuw pakket mocht die druk
niet extra vergroten. De implementatie van ons oude ERP-pakket duurde drie jaar
en kostte veel inspanning. Dat wilde ik ze niet nog een keer aandoen.”
Pylades zorgt voor snelle implementatie
A. Hak is erg tevreden over de implementatie door Microsoft Certified Business
Solutions Partner Pylades. Die was binnen zeven maanden afgerond. “Heel
wat anders dan de drie jaar voor ons oude pakket. Die snelle implementatie is
te danken aan de kwaliteit van de consultants van Pylades. Zij konden ons goed
adviseren en waren actief betrokken bij het hele proces. Hun kritische vragen
hielden ons scherp. We merkten duidelijk dat Pylades ervaring heeft met onze
branche en met dit soort complexe implementaties.”
Integratie met Microsoft Office
Microsoft Axapta bood de laagdrempeligheid die A. Hak zocht. “We hadden
net de migratie naar Windows 98 achter de rug. Daarom herkenden onze medewerkers
het functioneren van Microsoft Axapta, waardoor ze maar weinig opleiding en
een korte inwerkperiode nodig hadden. Medewerkers kunnen nu zelf rapportages
maken op basis van gegevens die ze zelf selecteren. In Microsoft Axapta vonden
we het flexibele pakket dat we voor onze financiële rapportages nodig hebben.
Vooral de perfecte integratie met de Microsoft Office omgeving is een sterk
punt. We maken veel overzichten in Excel. In ons oude pakket moesten we die
uitprinten en overkloppen. Nu kunnen we ze makkelijk combineren met gegevens
uit Microsoft Axapta.”
Hoge verwerkingssnelheid
In de oude situatie werden pas aan het eind van de dag alle mutaties via een
batchverwerking verwerkt in de administratie. “Nu worden mutaties real
time direct doorgeboekt. We hebben op elk moment van de dag een actueel overzicht
van onze resultaten. De verwerkingssnelheid is duidelijk hoger. Dat is ook te
danken aan onze nieuwe hardware, die veel krachtiger is. Het gebruik van Microsoft
Axapta maakte het zelfs mogelijk op goedkopere hardware over te stappen. Dankzij
die hogere verwerkingssnelheid is de consolidatie van financiële gegevens
van de verschillenden BV’s binnen ons bedrijf nu een simpel karweitje.
Dat kostte ons altijd een paar dagen werk. We moesten veel gegevens bij elkaar
zoeken en overtikken in nieuwe overzichten. Nu voeren we de consolidatie in
een paar uur uit. Dat komt ook omdat onze medewerkers steeds betere Excel-sheets
kunnen produceren. De uitwisselingsmogelijkheden met Microsoft Axapta helpen
daar ook weer. Dankzij die voordelen kunnen we nu met dezelfde mensen meer werk
doen. Daardoor komen we eindelijk toe aan werkzaamheden die steeds bleven liggen,
maar wel belangrijk zijn. Meer aandacht voor interne controle en specifieke
rapportages, waardoor we de kwaliteit van onze financiële administratie
op een hoger peil kunnen brengen.”
Informatie on line
A. Hak wil de komende jaren de mogelijkheden van internet meer gaan benutten.
“Met PDA of laptop kunnen medewerkers in het veld dan on line in Microsoft
Axapta informatie over hun projecten opzoeken. Projectleiders registreren nu de
gewerkte uren van hun medewerkers in Excel overzichten, die we in Microsoft Axapta
overzetten. Als medewerkers dat real time rechtstreeks in Microsoft Axapta kunnen
doen, hebben we geen dubbel invoerwerk meer. We kunnen dan ook eerder factureren.
Verder denken we binnen een jaar of twee onze systemen te kunnen koppelen aan
die van leveranciers en opdrachtgevers. Uitwisseling van gegevens biedt meerwaarde
voor alle partijen. We zullen nog veel voordelen van Microsoft Axapta ontdekken.”
Beste verbetering
Gebruikersvriendelijkheid en integratie met Office
Externe links:
www.pylades.com
www.ahak.nl
|
