Mexx optimaliseert jaarlijkse functioneringsgesprekken met MARS

Het bedrijf De situatie De uitdaging De oplossing De implementatie De voordelen De toekomst

De voordelen van de oplossing: Authenticatie met behulp van Active Directory Transparant systeem, waarbij managers goed inzicht hebben in personeelsbudgetten Data en ‘stored procedures' zijn versleuteld op te slaan in SQL Server Geautomatiseerde verwerking van data in backoffice bespaart HRM veel tijd

Mexx is een bruisend internationaal modebedrijf in casual en city kleding met vestigingen in meer dan 45 landen over de hele wereld. In Nederland, Voorschoten, is het hoofdkantoor gevestigd. De bevoorrading naar de winkels vindt grotendeels plaats vanuit een volledig gemechaniseerd en geautomatiseerd warehouse in Voorschoten. Het pas geopende Design Center staat in Amsterdam.

 

Sinds de overname in 2001 door Liz Claiborne is Mexx officieel een dochteronderneming van de Amerikaanse kledinggigant. Maar het hoofdkantoor blijft in Nederland en vanaf begin april zullen vanuit Voorschoten andere kledingmerken uit het Liz Claiborne concern op de Europese markt worden geïntroduceerd.
 top

Bij Mexx in de Benelux werken, exclusief de winkels, rond de achthonderd personen verspreid over verschillende kantoren. Jaarlijks worden er in het eerste kwartaal door de manager van elke afdeling functioneringsgesprekken gehouden, waarbij de prestaties en de persoonlijke ontwikkeling van de werknemer aan de hand van een aantal specifieke formulieren worden vastgesteld.

 

Deze ‘review-rating' leidt eventueel tot een voorstel tot salarisverhoging. Voor de verwerking van de gegevens maakten de managers tot voor kort gebruik van Excel. Frank Vroklage, business systems manager van Mexx: "Het tracen, consolideren en goedkeuren van al die gegevens uit de Excel-sheets was een complexe en tijdrovende exercitie."

 top

Mexx ging op zoek naar een webbased systeem waarbij de managers op een efficiënte wijze ondersteund worden om deze bewerkelijke evaluatieronde af te ronden. Doelstelling hierbij was dat de manager snel toegang krijgt tot relevante gegevens uit de HR-systemen en op zijn beurt de gegevens kan invoeren in een nieuw centraal systeem. Omdat een dergelijk pakket op de markt niet te verkrijgen was, besloot Mexx om IT-partner Delta-N in de arm te nemen om een maatwerkapplicatie te bouwen.

 top

In zeer korte tijd slaagden de ontwikkelaars van Delta-N erin om een doeltreffende oplossing te ontwikkelen. Het Mexx Annual Review of Salaries, afgekort MARS, is een webbased-applicatie waarin de resultaten van evaluatiegesprekken van bijna 800 medewerkers in de Benelux worden vastgelegd. De applicatie is bereikbaar via een link op het intranet. Voor de veiligheid dient de manager apart op het systeem in te loggen met zijn standaard Active Directory-account.

 

Vroklage: "De manager heeft nu snel toegang tot diverse gegevens. Hij heeft bijvoorbeeld inzicht in hoeveel van zijn personeelsbudget al besteed is. Je kunt als manager verschillende selecties maken binnen MARS. De voortgang en de historie van de eigen medewerkers kunnen bestudeerd worden, maar door de boomstructuur van MARS kunnen ook de vorderingen van een submanager in het systeem gevolgd worden."

 

Door een in- en exportmodule worden gegevens tussen MARS en de HR backoffice uitgewisseld. Vroklage: "Voor de HR-afdeling is er een aparte rol gedefinieerd in het systeem, zodat zij desgevraagd de managers kunnen ondersteunen bij het gebruik. Zij voorzien MARS tevens centraal van actuele informatie zoals gegevens van nieuwe medewerkers of relevante veranderingen in de salarisadministratie."
 top

Delta-N koos voor Microsoft Visual Studio als ontwikkelplatform. Levin: "Microsoft Visual Studio .NET is een zeer moderne ontwikkelomgeving. En wij hebben veel ervaring met het .NET-platform." Begin oktober 2004 werd begonnen met het opstellen van een functioneel ontwerp en eind december was er al een testversie van MARS beschikbaar. Leonid Levin: "Het Microsoft .NET-platform beschikt over een uitgebreide class-library, waardoor we de applicatie in zeer korte tijd konden ontwikkelen. Daarbij is het platform voorzien van uitgebreide methoden op het gebied van veiligheid"

 

MARS bevat zeer privacygevoelige informatie en veiligheid was dus een belangrijke issue. Levin: "De Mexx IT-infrastructuur is voor een groot deel gebaseerd op het Microsoft-platform. Voor de authenticatie van de gebruiker gebruiken we daarom Microsoft Active Directory. Het dataverkeer gaat via beveiligde SSL-verbindingen. Daarnaast zijn de gegevens in de Microsoft SQL Server-database én de methoden om ze te benaderen versleuteld. Zo is ongeautoriseerd gebruik van het systeem zo goed als uitgesloten."

 

De applicatie is ontwikkeld volgens het Service Oriented Architecture principe, een gelaagde structuur waarbij de data-acces laag gescheiden is van de businesslogica en de user interface. Een belangrijk voordeel daarvan is dat eerdere door Delta-N ontwikkelde .NET class libraries hergebruikt kunnen worden en dat bespaart veel ontwikkeltijd.

 top

MARS is een perfect hulpmiddel geworden om op zeer efficiënte wijze de jaarlijks terugkerende tijdrovende evaluatieronde af te werken. De salarisverhogingen worden automatisch getotaliseerd zodat managers continu een goed inzicht hebben en hun budget kunnen bewaken. De gebruikers van MARS zijn zeer tevreden.

 

"Vergeleken met de vroegere methode beschikt Mexx nu over een uniform en transparant systeem om mensen te beoordelen, waarbij bepaalde kengetallen of percentages centraal en éénmalig in de applicatie gemuteerd kunnen worden. MARS dwingt ook af dat de beoordeling van werknemers op een uniforme wijze plaats vindt."   Frank Vroklage, business systems manager van Mexx

 

De automatische verwerking van gegevens uit MARS in de HR-backoffice bespaart de HR-afdeling veel tijd.

 

"Het hele proces is nu gestroomlijnd. Vroeger moesten de gegevens van 80 managers handmatig geconsolideerd worden, dat is nu geautomatiseerd. Een groot voordeel is bovendien dat elke manager inzicht heeft in de status van de evaluaties op zijn afdeling, evenals de managers boven hem.   Hierdoor is er geen gedoe meer met Excel-sheets en druk emailverkeer, we hebben nu één systeem waarin alle informatie centraal beschikbaar is en waarbij de beveiliging van de gegevens gegarandeerd is." Frank Vroklage, business systems manager van Mexx

 top

Op dit moment wordt MARS gebruikt door alle vestigingen in de Benelux, maar voor de volgende beoordelingsronde wordt het systeem binnen heel Europa geïntroduceerd.

 

 

 

 

 

 top