InfoPath-oplossing maakt digitale aangifte voor ondernemers leuker én makkelijker

De situatie
Sinds 1 januari 2005 accepteert de belastingdienst geen papieren aangifte meer voor ICL en BTW, bedrijven moeten hun aangifte online regelen. De makers van boekhoudsoftware hadden echter moeite om hun producten tijdig aan te passen. Hans van der Meer, Audience manager voor Information Workers bij Microsoft: "De Belastingdienst heeft specificaties opgesteld waaraan boekhoudsoftware moet voldoen om de aangifte online te kunnen doen. Deze specificaties zijn enkele malen veranderd, waardoor softwareontwikkelaars veel moeite hadden om hun vaak complexe software aan te passen."

 

Eind 2004 werd het duidelijk dat niet alle boekhoudpakketten op tijd klaar zouden zijn. Daarnaast is er een grote categorie kleine ondernemers die helemaal geen gebruik maakt van administratieve software, of een ouder pakket gebruikt dat niet langer door de leverancier wordt ondersteund. "In een nieuwsbrief van de Belastingdienst stond in november een lijst van 47 pakketten die de testfase van de belastingdienst met een goed gevolg hebben doorlopen", vertelt Van der Meer. "Maar in Nederland zijn meer dan 150 courante administratiepakketten verkrijgbaar. Een groot gedeelte zou dus buiten de boot vallen."

 

“In de aanloop naar 1 januari 2005 heeft de Belastingdienst de berichtenspecificatie voor digitale aangifte enkele malen gewijzigd. Voor grotere administratieve pakketten betekent dat veel extra werk. Omdat InfoPath een standalone-applicatie is, konden we de wijzigingen zeer snel verwerken. De deadline is dan ook nooit in gevaar geweest.”   Robert van der Kleij, Technisch Directeur, Qurius Advanced Solutions

 

De uitdaging
Microsoft wilde een oplossing bieden waarmee bedrijven hun aangifte toch online konden doen, zonder gebruik te moeten maken van de online formulieren die de Belastingdienst op zijn site beschikbaar stelt. Deze formulieren zijn namelijk beperkt in functionaliteit en staan de gebruiker niet toe om bepaalde informatie ook lokaal op te slaan. "Ondernemers moeten hun digitale belastingaangifte met een standaard pakket kunnen regelen", zegt Van der Meer. "Daarom besloten wij om InfoPath-formulieren te laten ontwikkelen die als twee druppels water lijken op de papieren versies die bedrijven gewend zijn, maar dan met ingebouwde functionaliteit voor bijvoorbeeld het berekenen van totalen."

 

De oplossing
Microsoft Office InfoPath is een onderdeel van Office System waarmee ontwikkelaars met database-ervaring snel formulieren kunnen opstellen die aansluiten bij de wensen van de eindgebruiker. Gebruikers zijn dan in staat om informatie in te voeren in databases of deze juist te ontsluiten. Daarmee is InfoPath een kosteneffectiever alternatief voor maatwerkapplicaties. InfoPath maakt gebruik van de XML-standaard voor berichtenverkeer - essentieel voor een goede koppeling met de systemen van de Belastingdienst. Robert van der Kleij, technisch directeur van Qurius Advanced Solutions: " Wij hebben in de InfoPath-formulieren ook de nodige logica ingebouwd. Zo rekent het formulier zelf totalen en percentages uit, en worden gegevens gevalideerd voordat ze naar de Belastingdienst worden gestuurd."

 

De implementatie
Het ontwikkelen van de belastingaangifteformulieren verliep zonder noemenswaardige problemen. Tussentijdse veranderingen in de specificatie van de Belastingdienst zorgden wel voor enige vertraging, maar brachten de deadline niet in gevaar. "InfoPath kan standaard overweg met XML, wat de Belastingdienst ook gebruikt voor zijn berichtenspecificatie", zegt Van der Kleij. "Wij hoefden dus alleen het formulier zelf te ontwikkelen, en de communicatie te faciliteren." Vervolgens testte Qurius Advanced Solutions de formulieren met een door de Belastingdienst ontwikkeld testprogramma. Nadat deze met goed gevolg was afgerond, waren de formulieren klaar voor publicatie op de Microsoft-website voor ondernemers.

 

De laatste stap in de ontwikkeling is het vrijgeven van de broncode. Door deze aan te passen, kunnen de InfoPath-formulieren ook aan bestaande bedrijfstoepassingen worden gekoppeld. Het overtikken van gegevens wordt daarmee overbodig.

 

“InfoPath is de meest geschikte applicatie voor dit soort toepassingen omdat je daarmee complexe formulieren kunt ontwikkelen met ingebouwde logica. Juist omdat deze logica in de formulieren zelf zit, en niet in een achterliggend informatiesysteem, zijn deze formulieren snel te bouwen en goed te onderhouden. Voor de digitale belastingaangifte hebben we nu een standalone-oplossing, maar integratie met bestaande systemen behoort ook zeker tot de mogelijkheden.”   Hans van der Meer, Audience manager information worker and consumer, Microsoft Nederland BV

 

De voordelen
Ondernemers en financiële administrateurs kunnen nu hun aangifte digitaal doen zonder daarvoor een nieuwe boekhoudapplicatie in gebruik te nemen. Zij zijn ook niet afhankelijk van de beperkte functionaliteit van de webapplicatie van de Belastingdienst. "Ondernemers die zelf aangifte doen, willen toch dat hun accountant er even naar kijkt. Met de webapplicatie van de Belastingdienst is dat niet mogelijk", aldus Van der Meer. "Een InfoPath-formulier kan je gewoon versturen naar je accountant. Hij past de gegevens aan waar nodig en stuurt het formulier terug, waarna de ondernemer zelf zijn aangifte kan verzenden."

 

Hans van der Meer is zeer te spreken over de gebruikersvriendelijkheid van de oplossing. "De formulieren maken goed gebruik van de 'smart documents'-technologie van Microsoft Office System. De 'task pane' bevat aanvullende informatie die relevant is voor de velden die gebruikers moeten invullen. Daarmee nemen ze veel onzekerheid weg bij gebruikers die minder goed in de materie zitten. Dit bevalt kennelijk goed, want de formulieren zijn al duizenden keren gedownload." Opvallend is dat ook de wat grotere organisaties grif gebruik maken van de InfoPath-belastingaangifte. "De toepassing is veel gedownload door bedrijven met meer dan twintig werknemers", zegt Hans van der Meer. "Wij vermoeden dat ze de InfoPath-oplossing ook gebruiken om InfoPath als toepassing voor hun eigen bedrijfsprocessen te evalueren."

 

Lage kosten voor kleine ondernemers
InfoPath wordt alleen standaard meegeleverd met Microsoft Office volumecontracten. Toch worden kleine organisaties niet op kosten gejaagd. Hans van der Meer: "We hebben een aanbieding georganiseerd voor InfoPath in combinatie met de Belastingalmanak. Daarnaast kunnen mensen een gratis proefversie van InfoPath downloaden en de formulieren daarmee invullen. Zo zijn ze voor dit jaar uit de brand, en kunnen ze met een gerust hart de upgrade van hun boekhoudpakket afwachten. Ons doel was om ondernemers te helpen met hun digitale aangifte, en dat doel hebben we bereikt."