MJD Groningen bouwt één desktop omgeving voor 8 vestigingen: veilig, transparant en kosteneffectief

De organisatie
De stichting MJD Groningen, Maatschappelijke en Juridische Dienstverlening Groningen, is een welzijnsorganisatie in de non-profitsector, met als grootste opdrachtgever de gemeente Groningen. De MJD voert onder andere werkzaamheden uit op het gebied van maatschappelijk werk, sociaal juridische dienstverlening, randgroepen werk, jeugd- en jongerenwerk, ouderenadvieswerk, minderhedenwerk. Het werk wordt momenteel uitgevoerd vanuit 10 locaties in de stad. Bij de MJD werken 140 medewerkers.

 

De situatie
Vóór de recente uitbreiding van vijf naar tien locaties had MJD Groningen voor elke kantoorlocatie een eigen Windows NT4 Terminal Server. Deze structuur bleek onvoldoende schaalbaar en uitwisseling van informatie tussen de vestigingen was niet goed mogelijk. Johan Kiezebrink, systeembeheerder MJD Groningen: “Tijdens vakantieperiodes werken er meer mensen vanaf één centraal kantoor dan gebruikelijk. Daarbij traden capaciteitsproblemen op in het netwerk. Na de zomer hadden medewerkers vervolgens het probleem ‘Hoe krijg ik mijn gegevens terug naar mijn eigen werkplek'? Er kon niet over de locaties heen gewerkt worden.”

 

Daarnaast bleek het beheer van de werkstations en de gebruikersondersteuning problematisch. Systeembeheerders reisden tussen de locaties om ieders specifieke problemen op te lossen, een kostbare en tijdrovende aangelegenheid. Voor het mailverkeer waren de vestigingen aangewezen op een POP3-account, waardoor mailverkeer niet centraal kon worden bewaard.

 

“Eigenlijk was de echte implementatie binnen een week afgerond! Alles gebeurde tijdens kantooruren, maar gaf geen overlast voor de gebruikers. Het netwerk heeft misschien twee uur stil gestaan. Dat is onvergelijkbaar met hoe het in het verleden ging: bij ieder probleem moest het netwerk plat.”   Johan Kiezebrink, Systeembeheerder MJD Groningen

 

De uitdaging
MJD was al in eigen beheer aan het experimenteren met een upgrade naar Microsoft Windows Server 2003 en Exchange Server. Johan Kiezebrink: “Het doel was om het systeem te centraliseren, de Windows Server en Office omgeving te actualiseren en over te stappen op Exchange Server met alle bijbehorende voordelen, zoals deling van emaillijsten en agendabeheer.”

 

Tijdens deze experimentfase werd MJD min of meer toevallig benaderd door Microsoft-partner MetaMicro. De indrukwekkende referentielijst van MetaMicro en de demo waarmee zij hun expertise op gebied van Active Directory aantoonden, overtuigden MJD al snel van het nut van samenwerking. Kiezebrink legde vervolgens zijn wensen voor: “Wij wilden het beheer centraliseren en een centrale Exchange Server op advies van MetaMicro installeren, om zo gebruik te kunnen maken van gedeelde e-mailboxen, contactenlijsten en agenda's in Outlook. Bovendien willen we dat elke medewerker vanaf elke locatie bij zijn eigen documenten kan.”

 

Volgens MetaMicro moest dit binnen enkele weken uitvoerbaar zijn. Jan Nauta, hoofd verkoop bij MetaMicro: “Onze doelstelling is om de standaardoplossingen van Microsoft zoveel mogelijk uit te diepen en optimaal te gebruiken. Anderen grijpen te snel naar oplossingen van derden die de klant veel geld kosten. Wij gaan echter heel diep met de standaard Microsoft-software, die volgens ons nagenoeg iedere situatie het hoofd kan bieden.”

 

De oplossing
De netwerkstructuur die MetaMicro voorstelde is gebaseerd op een centrale clusteromgeving die op drie machines draait, maar als één server naar buiten treedt. Deze oplossing is mogelijk door de ‘load balancing' functionaliteit die standaard aanwezig is in Windows Server. De servers verdelen onderling de sessies van de gebruikers, naar gelang de drukte op een individuele machine. Wanneer een server het te druk krijgt, komen nieuwe gebruikers automatisch op de andere servers terecht.

 

Johan Kiezebrink: “We hebben nu te maken met drie servers die elkaar ondersteunen, waardoor overbelasting niet meer voorkomt. Vroeger was bij zulke problemen het netwerk dikwijls uit de lucht, nu niet meer. Een ander groot voordeel van Windows Server 2003 als besturingssysteem is Active Directory, dat de juiste toegang aan specifieke gebruikersgroepen geeft.” MetaMicro raadde MJD verder aan om ISA Server te gaan gebruiken, voor de beveiliging van het internetverkeer. ISA Server is een geavanceerde firewall en maakt VPN verbindingen mogelijk tussen client en server.
 
MetaMicro bood als aanvulling op het beheersconcept een volledig bedrijfsonafhankelijk en vanuit GroupPolicies gestuurd inlogscript. Daardoor kan het beheer geheel plaatsvinden vanaf één plek en vinden aanpassingen in machineconfiguraties zijn weg naar iedere computer op het moment dat die opgestart wordt. Het inlogscript beheert ook de gebruikersinstellingen, zoals drive mappings en printermappings. Zo kunnen nieuwe machines volledig automatisch worden geïnstalleerd, met inbegrip van de instellingen en de desktop van de gebruiker.

 

De implementatie
Het opstellen, bespreken en afstemmen van de offerte duurde langer dan de implementatie zelf. Jan Nauta: ”Het was puur servermigratie, MetaMicro's specialiteit. Verder hebben we een pop3-mailserver overgezet naar Exchange Server en ISA Server met VPN ingericht. MJD draait nu met Office 2003 op de Terminal servers, dat via ‘remote desktop'-technologie toegankelijk is vanaf alle client-pc's.

 

Overigens had MJD ook al een aantal nieuwe pc's met Windows XP en Office; deze draaien gewoon zelfstandig.” De servers afzonderlijk waren al in maart van NT4 gemigreerd naar Windows 2000 Server. Toen MJD in juni besloot om de offerte te accepteren, was het een kwestie van een paar weken. “Hardwarematig duurde het twee weken en eigenlijk was de echte implementatie binnen een week afgerond! Alles gebeurde tijdens kantooruren, maar dat gaf geen overlast voor de gebruikers. Het netwerk heeft misschien twee uur stil gestaan. Dat is onvergelijkbaar met hoe het in het verleden ging: bij ieder probleem moest het netwerk plat.”

 

“Onze doelstelling is om de standaardoplossingen van Microsoft zoveel mogelijk uit te diepen en optimaal te gebruiken. Anderen grijpen te snel naar software oplossingen van derden, die de klant veel geld kosten. Wij gaan echter heel diep met de standaard Microsoft-software, die volgens ons nagenoeg iedere situatie het hoofd kan bieden.”   Jan Nauta, Hoofd verkoop bij MetaMicro

 

De voordelen
De nieuwe omgeving van MJD Groningen is uitermate beheersbaar: de centrale server deelt werkplekken uit aan iedere pc. Alleen de beeldscherminformatie en de toetsenaanslagen worden over het netwerk verstuurd. Met Office 2003 hebben gebruikers meer mogelijkheden zoals automatische sjablonen, briefpapier, alles via de centrale server. De Exchange Server maakt agendabeheer mogelijk en het delen van emaillijsten.

 

“Een gebruiker heeft overal hetzelfde inlogdomein. Medewerkers krijgen overal hun eigen desktop te zien. Uiteindelijk zal ook externe email vanaf huis mogelijk worden door de Outlook webclient”, aldus Johan Kiezebrink. “Een ander voordeel van de huidige situatie is dat ons urenregistratiesysteem op basis van een ander platform prima samenwerkt met deze Microsoft-oplossing.” Het aantal klachtentelefoontjes dat Johan Kiezebrink als systeembeheerder ontvangt is sterk afgenomen: “Voorheen deed ik het beheer alleen. Waren we met het oude systeem blijven werken, dan waren zeker twee krachten erbij nodig geweest, nu kan ik het met één extra mankracht af.”

 

De toekomst
MJD wil een nog grotere expertise en betere beheersing op het gebied van Active Directory. MetaMicro onderzoekt ondertussen ook de mogelijkheden van SharePoint Services. “Zo kunnen we alles hopelijk nog meer ‘fine tunen'. Daar hebben dynamische organisaties zoals MJD veel baat bij. Ze hebben onlangs veel medewerkers overgenomen van een andere welzijnsorganisatie en dus flink hun licenties uit moeten breiden. Als dat vaker gebeurt, willen we dat zo soepel mogelijk laten gebeuren”, aldus Jan Nauta. MJD wil zoveel mogelijk zelf doen, en roept MetaMicro's hulp waar kennis ontbreekt.