Efficiency gegarandeerd in nieuwe omgeving van Microsoft Office SharePoint Server 2007 en Exchange Server 2007

 

 

 

"Voor sommige van onze projecten werden wel 1000 mailtjes verstuurd, de meeste met een of meer documenten als bijlage. Afgezien van de enorme storagekosten die dit met zich meebrengt wordt het op een gegeven moment erg lastig de meest actuele versie van een document te achterhalen. Met SharePoint is dat probleem in één klap opgelost. Er is altijd maar één document: de laatste versie." Hans Troost, ICT-projectmanager bij PNO Consultants

PNO Consultants kreeg medio 2007 te maken met een 'merger' met de subsidie consultancy-divisie van Ernst & Young, en direct daar achteraan met de acquisitie van het Spaanse econet. Toen werd duidelijk dat de bestaande Novell-omgeving niet onbeperkt houdbaar was. Doorgaan op de oude weg zou teveel problemen opleveren. Hans Troost: "Besloten werd over te stappen op één uniforme omgeving, gebaseerd op een platform van alleen Microsoft-oplossingen, waarvan het beheer werd uitbesteed."

 

Om dit te realiseren werd contact gezocht met The Backbone, een Microsoft Gold Certified Partner die onder meer gespecialiseerd is in het monitoren en beheren van ICT-infrastructuren. Hans Troost: "The Backbone past in onze optiek uitstekend bij een middelgrote organisatie als de onze. Bij de 'grotere' IT-dienstverleners zouden wij misschien een te kleine vis zijn en daardoor niet de beste specialisten krijgen."

 

The Backbone heeft een migratie uitgevoerd van Novell Netware en Groupwise naar een combinatie van Microsoft Exchange Server 2007 en Microsoft Office SharePoint Server 2007. Het oorspronkelijke stervormige WAN-netwerk op basis van MPLS werd vervangen door een veel goedkopere variant waarbij de kantoren alleen nog een snelle redundante SDSL/ADSL-internetaansluiting kregen. De netwerkkosten worden hierdoor enorm gereduceerd. Bovendien biedt deze nieuwe infrastructuur PNO Consultants aanzienlijk meer functionaliteit én flexibiliteit dan de oorspronkelijke Novell-omgeving. Omdat de organisatie straks met meer dan 500 medewerkers door heel Europa afhankelijk is van deze nieuwe omgeving is de gehele infrastructuur redundant uitgevoerd. 

 

"Doordat The Backbone hostingpartner is van Microsoft geeft zij PNO Consultants de mogelijkheid Microsoft-licenties af te nemen onder het SPLA-model. Hiermee worden de licentiekosten verspreid, is er inzicht in het daadwerkelijke gebruik en is er een grote flexibiliteit in uitbreidingen van de ICT-omgeving." Martin Meijer, Commercieel Directeur The Backbone

De migratie heeft het aantal hardware-servers teruggebracht van meer dan 20 naar 12. De nieuwe servers zijn ondergebracht in een datacenter, waardoor alle vestigingen nu bevrijd zijn van een kantoorserver. De ontsluiting van de gegevens en toepassingen vindt plaats via beveiligde http-verbindingen. Voor de medewerkers maakt het daardoor niet meer uit of zij in Nederland, het buitenland, thuis of onderweg werken.

 

"Deze oplossing voldoet aan de eisen zoals deze vooraf door PNO Consultants zijn geformuleerd: kosten beheersen door centraliseren, onderhoud vereenvoudigen, en klaar zijn voor groei van de organisatie", aldus de heer Troost. "Enkele eigen applicaties waren al gebaseerd op Microsoft .NET-technologie. De rest wordt nu herschreven om eveneens onder SQL Server/IIS te draaien. Als dat gebeurd is werken wij volledig met Microsoft-servers en -applicaties."

 

Na een migratie is het beheer van de omgeving uiteraard een volgend aandachtspunt. Daarvoor is een beroep gedaan op de diensten van The Backbone. Martin Meijer: "Doordat The Backbone volledig is ingesteld op het beheer van ICT-infrastructuren wordt PNO Consultants hiervan verlost. Zij kunnen zich nu optimaal richten op de ondersteuning van de gebruikers door nieuwe functies te ontwikkelen en te wijzen op het gebruik van alle beschikbare functionaliteiten."

 

Om het beheer efficiënt, effectief en op een kwalitatief hoog niveau uit te voeren, maakt The Backbone gebruik van Microsoft System Center Operations Manager 2007 (SCOM). SCOM geeft The Backbone realtime inzicht in de gehele infrastructuur, 7 dagen per week, 24 uur per dag. De Management Packs van SCOM zijn door The Backbone specifiek afgestemd op de infrastructuur van PNO Consultants. Zo zijn door The Backbone ontbrekende Management Packs ontwikkeld en toegevoegd, zoals voor het monitoren van switches en routers.

 

"Doordat The Backbone volledig is ingesteld op het beheer van ICT-infrastructuren wordt PNO Consultants hiervan verlost. Zij kunnen zich nu optimaal richten op de ondersteuning van de gebruikers door nieuwe functies te ontwikkelen en te wijzen op het gebruik van alle beschikbare functionaliteiten." Martin Meijer, Commercieel Directeur bij The Backbone.

 

Vanwege het internationale karakter van de organisatie zijn beschikbaarheid en continuïteit van de IT van groot belang. Daarom is de infrastructuur geheel redundant uitgevoerd. Via Microsoft System Center Operations Manager 2007, door The Backbone aangeboden als een hosted service, wordt deze omgeving bewaakt. Daarmee ligt het operationele systeembeheer bij The Backbone, terwijl de hardware-servers tot de verantwoordelijkheid van het datacenter behoren. Deze constructie geeft PNO Consultants zowel een garantie op de beschikbaarheid van mensen en hoogwaardige kennis als een reductie in de benodigde kosten.

 

"De efficiëncy en de groei van ons bedrijf is nu gegarandeerd. Zo kunnen we een nieuwe vestiging in één uur operationeel maken en verdere expansie gemakkelijk faciliteren." Hans Troost, ICT-projectmanager bij PNO Consultants

 

De nieuwe omgeving is klaar voor verdere expansie. De heer Troost: "Doordat van alle gebruikers een account is aangemaakt in de Active Directory, zijn zij over de hele organisatie bekend. De nieuwe ICT-infrastructuur staat toe dat onze medewerkers via beveiligde http-verbindingen overal kunnen inloggen en werken. Een nieuwe vestiging kan in een uur tijd bedrijfsklaar zijn. Naar de toekomst kijkend verwacht ik dat we ook onze klanten toegang kunnen verlenen, zodat zij de voortgang van hun projecten via internet kunnen volgen."

 

De heer Troost: "We zijn nu zover dat het systeem operationeel is voor de opslag van documenten en de afhandeling van e-mail. SharePoint geeft ons daarnaast de mogelijkheid efficiënt en gemakkelijk gebruik te maken van onder meer helpdesktoepassingen en diverse lijsten, zoals een reserveringssysteem voor vergaderruimten en beamers. Ook andere nieuwe toepassingen passen perfect bij onze organisatie; zo kunnen onze medewerkers binnen SharePoint vlot een Europese collega vinden met specifieke expertise.

 

Om medewerkers efficiënt te laten werken is het belangrijk dat zij niet van twee systemen gebruik hoeven te maken. Om dit te bewerkstelligen worden op dit moment alle Europese vestigingen door The Backbone gemigreerd naar de nieuwe omgeving."

 

Eindelijk zal de IT-afdeling van PNO Consultants meer aandacht kunnen geven aan het functionele beheer, zoals het benutten van de projectbeheer-functies, een standaardonderdeel van de Windows SharePoint Services.