Medewerkers SVB doen meer met Office System na korte training

De Sociale VerzekeringsBank (SVB) is een zelfstandig bestuursorgaan dat regelingen uitvoert voor verschillende overheidsorganisaties. Ooit komt iedereen een keer met de SVB in aanraking. De organisatie zorgt namelijk voor de uitvoering van het AOW-pensioen, de nabestaandenuitkering ANW, de kinderbijslag en tal van andere regelingen voor ruim 4,6 miljoen klanten in Nederland en het buitenland. De SVB wil de beste servicegerichte en omgevingsbewuste uitvoerder zijn van persoonsgebonden financiële regelingen van de overheid. Daar wordt met 4000 medewerkers hard aan gewerkt.

 

"50 procent van onze medewerkers heeft nooit een officiële training in het gebruik van Microsoft Office gehad. Dankzij de workshops van IT Solution Partners konden we hun de kans bieden om in één middag meer te leren over Office dan ze misschien in het jaar daarvoor hadden ontdekt."   Hans van Helden, functioneel beheerder, Sociale VerzekeringsBank

 

 

De SVB had twee generaties van Microsoft Office overgeslagen. De desktopomgeving was dan ook aan vervanging toe, al was het alleen maar vanwege de steeds vaker opduikende stabiliteitsproblemen, die de nieuwere versies van Microsoft Office niet meer kennen. Hans van Helden, functioneel beheerder bij SVB: "Het was duidelijk dat we moesten overstappen naar een nieuwere versie, maar met een organisatie van 4000 mensen doe je dat niet zomaar. Zo moesten we nog een keuze maken tussen Microsoft Office XP, destijds een technologie die zich ruimschoots bewezen had, en het toen nog vrij nieuwe Microsoft Office System. Daarnaast wilden we onze medewerkers niet zomaar hun vertrouwde applicatieomgeving ontnemen."

 

Na een presentatie van de mogelijkheden door trainingspartner IT Solution Partners, viel de beslissing uit in het voordeel van Microsoft Office System. Maar de vraag bleef hoe de organisatie het beste voorbereid kon worden op dit vernieuwingstraject. "Onze medewerkers zijn zeer taakgericht bezig met Office. Microsoft Word is nauw verweven met onze Data-Text Integratie applicatie. We wilden onze medewerkers graag alle voordelen laten zien van Microsoft Office System, maar het zou veel te duur zijn om ze allemaal op cursus te sturen", zegt Van Helden.

 

Toen de SVB dit dilemma aan IT Solution Partners voorlegde, kwam de partner met een slim concept. Bart Wessels, accountmanager bij IT Solution Partners: "We hebben SVB voorgesteld om een aantal presentaties te houden voor geïnteresseerden. Zo'n presentatie gaat minder ver dan een uitgebreide ‘knoppencursus', maar het nodigt de bezoekers uit om zelf aan de gang te gaan met de getoonde mogelijkheden van Microsoft Office System. Door een stukje angst voor het nieuwe weg te nemen, kunnen ze zelf de tijdbesparende mogelijkheden van Microsoft Office System ontdekken." SVB was geïntrigeerd door dit voorstel en besloot zijn implementatie daarop aan te passen.

 

"De migratie naar Microsoft Word 2003 luisterde extra nauw omdat we intern zeer veel macro's gebruiken. Daarnaast moet Word samenwerken met onze DTI-applicatie. We hebben alles heel soepel één op één over kunnen zetten. Dat hadden we natuurlijk wel gehoopt, maar eigenlijk niet verwacht."   Hans van Helden, functioneel beheerder, Sociale VerzekeringsBank

 

 

In het voorjaar van 2004 begon de SVB met de overstap naar Microsoft Office System. Voorafgaand aan het weekend waarin een van de vestigingen werd overgezet, kwam IT Solution Partners langs voor een migratieworkshop. Tijdens deze workshop liet IT Solution Partners zien hoe Microsoft Office System binnen SVB gebruikt zou worden. De groepsgrootte was met 25 tot 50 man bewust klein gehouden om de sessies een levendige, laagdrempelige sfeer te geven. Hans van Helden: "Er kwamen zeer veel tips en trucs aan bod, zodat iedereen eruit kon pikken wat voor hem of haar interessant was. In het daarop volgende weekend voerden wij de migratie uit, zodat op maandagmorgen iedereen over de nieuwe Office-omgeving beschikte."

 

Een belangrijke voorwaarde was dat de upgrade naar Microsoft Office System het productieproces niet mocht verstoren. Daarom heeft SVB ervoor gekozen om niet alle functionaliteiten van Microsoft Office System in te schakelen. "We wilden onze medewerkers hun vertrouwde ‘look and feel' niet ontnemen. Zaken zoals slimme menu's hebben we daarom uitgezet", zegt Hans van Helden. "Natuurlijk kunnen ze die zelf weer aanzetten als ze dat willen. Ook in Outlook hebben we een aantal veiligheidsmaatregelen ingericht die onze collega's van de vorige versie gewend waren. Dat heeft er mede voor gezorgd dat onze helpdesk tijdens de migratieperiode niet werd overspoeld met vragen."

 

"Informele ondersteuning tussen collega's bij het gebruik van Microsoft Office kan een grote productiviteitsvreter zijn. Met de workshops hebben we geprobeerd om enthousiasme te kweken om zelf aan de slag te gaan met Office. Uit de ervaringen die we van SVB horen, blijkt dat we daarin zijn geslaagd."   Bart Wessels, accountmanager bij IT Solution Partners

 

 

SVB profiteert met Microsoft Office System van een stabiele omgeving die de medewerkers meer mogelijkheden biedt dan voorheen. Daardoor neemt de productiviteit licht toe. Volgens Hans van Helden krijgt Microsoft Outlook 2003 de meeste lof: "De medewerkers waarderen vooral de mogelijkheid om hun agenda's met collega's te delen. Ook kunnen ze nu hun e-mail en hun taken veel beter organiseren. We zien daarnaast dat Excel steeds meer wordt gebruikt voor rapportagedoeleinden. Volgens ons komt dat omdat de Microsoft Office System workshop onze mensen heeft aangezet om zelf aan de slag te gaan en te ontdekken wat ze allemaal met hun software kunnen. Microsoft Office System is zeer gebruikersvriendelijk, mensen hebben vaak alleen maar een zetje nodig."

 

 

 
Producten