Tebodin: één internationaal kennisnetwerk met Microsoft Office SharePoint Server 2007

Samenwerking en kennisdeling tussen verschillende vestigingen en medewerkers is van levensbelang voor Tebodin. Daarom werd in 2000 een intranet opgezet om de internationale samenwerking te stimuleren en te vereenvoudigen. Maar dat werd geen succes: "Het systeem was na een aantal jaren achterhaald. Het kon niet wereldwijd worden ingezet en er werd slecht gebruik van gemaakt," aldus Van Sluijs.

 

Dus bleven de engineers, consultants en projectmanagers de dingen op de oude manier doen: ze bewaarden hun documenten op hun eigen schijven, ze verstuurden zware bestanden per e-mail, en maakten vele reizen naar de kantoren in het buitenland.

 

"We moesten om," zegt Van Sluijs. "We zagen een andere toekomst voor onszelf. Eén waarin medewerkers gemakkelijk documenten kunnen delen. Waarin ze altijd inzicht hebben in elkaars bereikbaarheid. En waarin ze snel een chatsessie met elkaar kunnen starten."

 

In 2006 begon Tebodin in samenwerking met Microsoft partner Tam Tam een pilot met SharePoint. Op basis van Microsoft SharePoint Portal Server 2003 werd een intranet opgezet en gecombineerd met een projecttool die Tam Tam voor Tebodin ontwikkelde. Het uiteindelijke doel: één omgeving voor alle projecten van Tebodin, waarin medewerkers en zelfs klanten in alle landen hun project kunnen starten en bijhouden en documenten kunnen uitwisselen.

 

In 2007 werd bij Tebodin Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) uitgerold. In twee fases. Eerst werd het intranet opgezet, voor onder meer nieuwsberichten, verkoopinformatie en document-libraries. Daarna werd de projecttool in het intranet gezet, als een aparte applicatie die vanuit het intranet benaderd kan worden. De eerste fase werd afgerond in september 2007, de tweede in februari 2008.

 

"De uitrol van Microsoft Office SharePoint Server is volledig volgens planning verlopen", zegt Van Sluijs, "en onze eerste ervaringen met het systeem zijn zeer positief." Via het intranet hield Tebodin een survey onder de medewerkers. Zij beoordeelden de nieuwe oplossing voor samenwerking, kennisdeling en projectmanagement gemiddeld met een 8.

 

"Die tevredenheid heeft te maken met de functionaliteiten, maar ook met de gebruiksvriendelijkheid", aldus Van Sluijs. "Het was even wennen maar de meeste mensen kunnen er snel mee aan de slag. En ze hoeven nooit bang te zijn dat ze per ongeluk iets weggooien wat van belang is. SharePoint Server heeft een ideale recycle bin. Alles wat wordt weggegooid, is te herstellen."

 

Wat is nu het grote voordeel van Microsoft Office SharePoint Server bij Tebodin? "We beseffen nu beter dan ooit dat we één wereldwijd netwerk zijn," zegt Van Sluijs, "en dat we met zijn allen kunnen bouwen op onze gezamenlijke expertise."

 

Zo kunnen de medewerkers van Tebodin tegenwoordig zelf hun documenten bewaren en delen op hun My Site (de persoonlijke SharePoint website) en in de verschillende communities. "Er zijn nu al ongeveer zestig communities. Over zeer specifieke onderwerpen, zoals 'underground gas storage' en 'cradle to cradle-design'. Iedereen kan een community beginnen en iedereen mag eraan meedoen."

 

Daarnaast kunnen de medewerkers van Tebodin snel en gemakkelijk collega's vinden met een bepaalde kennisspecialisatie. Via de 'people search' van Ontolica, een speciale zoekmachine voor Office SharePoint Server 2007, zijn talloze telefoontjes verleden tijd. Medewerkers krijgen meteen de contactgegevens én de My Site te zien van degene die ze zoeken. "Voorheen moesten onze mensen op goed geluk naar een kantoor in het buitenland bellen om met iemand contact te krijgen."

 

In de projecttool van MOSS zitten nu zo'n 35 projecten, voornamelijk grote internationale projecten. "Een projectmanager in Nederland heeft nu dezelfde projectomgeving als de consultant in Oekraïne en daarbinnen kunnen zij veel beter samenwerken," zegt Van Sluijs. "Maar ook voor lokale projecten is het handig om één centrale projectomgeving te hebben."

 

Zodra zich een project aandient, is het aan de projectmanager om dit aan de projecttool toe te vertrouwen. Hij zet dan een projectsite op met behulp van een wizard en deelt de gebruikersrechten uit. Eventueel krijgen klanten ook (lees)rechten, zodat zij de voortgang van het project goed kunnen volgen. 

 

"Er zijn nu al ongeveer zestig communities, elk over zeer specifieke onderwerpen, zoals 'underground gas storage' en 'cradle to cradle-design'. Iedereen kan een community beginnen en iedereen mag eraan meedoen."   Mirjam van Sluijs, PR-consultant Tebodin

Tebodin heeft er bewust voor gekozen om het gebruik van de nieuwe technologie vrijwillig te houden. "Onze medewerkers kunnen zelf kiezen tussen opslagruimte op de lokale vaste schijf of op het intranet om hun documenten te bewaren. We willen het niet afdwingen, maar de mensen zelf de meerwaarde laten inzien."

 

In de toekomst zal Microsoft Office SharePoint Server een nog grotere rol gaan spelen bij Tebodin. "We zijn nu aan het kijken naar slimme zoekoplossingen met Ontolica. Zo is het handig als de gebruiker bij zijn zoekopdracht meteen alternatieve zoektermen aangeboden krijgt."

 

Op de lange termijn wil Tebodin de projecttool breder gaan inzetten en de workflow-functionaliteit van Microsoft Office SharePoint Server gaan gebruiken. "Uiteindelijk wordt SharePoint Server ons centrum voor vele dagelijkse werkzaamheden, van het insturen van formulieren tot e-learning."