Technische Universiteit Eindhoven rolt Exchange Server 2007 uit in productieomgeving

Flip de Cock: "Exchange is reeds flink in onze organisatie verweven, enerzijds voor de basisfuncties e-mail en agenda, anderzijds voor Studyweb. We hebben hier circa 14.000 mailboxen voor studenten, docenten en andere medewerkers met ruim 500 GB data-opslag. Studyweb is een digitaal onderwijsplatform voor communicatie, opslag en verspreiding van informatie en opgezet als webgeoriënteerde applicatie op basis van Outlook Web Access 2003 en public folders.

 

Dit jaar zijn we gemigreerd van Exchange Server 2000 naar versie 2003. Deze migratie, waarbij we tevens twee clusters hebben ingericht, werd begeleid door Microsoft partner AAC Cosmos uit Eindhoven. Inmiddels is die migratie, waarmee we ons serverpark van 15 naar 8 servers hebben weten terug te brengen, afgerond."

 

Peter Kerkhofs: "Terwijl de 2003-migratie nog in volle gang was, heeft AAC Cosmos ons in contact gebracht met Microsoft om een proeftraject in te gaan met een pre-release van Exchange Server 2007. Gedreven door onze technische achtergrond zijn we hier meteen ingestapt, maar natuurlijk niet zonder doel. We wilden onderzoeken of de eigenschappen van 2007 interessant zijn voor onze organisatie en of  2007 compatibel is met de applicaties die we hier hebben draaien."

 

Maarten Keuzenkamp: "Een aantal nieuwe eigenschappen van Exchange Server 2007 biedt regelrechte aanknopingspunten voor de TU/e en die worden zeer serieus bestudeerd. Het gaat om Edge Server, Unified Messaging en de vereenvoudigde bereikbaarheid van mailboxen en documenten."

Peter Kerkhofs: "Zoals zoveel organisaties hebben ook wij veel last van spam. We zijn al een tijdje op zoek naar een goede oplossing voor deze problematiek en overwegen de aanschaf van een appliance, dus een speciaal hardware-apparaat dat maar één ding doet, namelijk het wegfilteren van virussen, spam en dergelijke.

 

De TU/e heeft als beleid dat de gebruiker zelf bepaalt wat wel of niet spam is. Door de integratie van Edge Server met Exchange en Outlook wordt bereikt dat spam in de 'junk' e-mail folder van de gebruikers terechtkomt. Deze kunnen dan zelf bepalen wat ze ermee doen. De Edge-technologie vraagt om een aparte hardwareserver en daarom hebben we in onze 'proeftuin' naast de server waar Exchange Server 2007 op draait een tweede server geplaatst voor Edge."

 

Na de eerste ervaringen met Edge Server komt Peter Kerkhofs tot de conclusie dat Edge Server een zeer mooi onderdeel van Exchange Server 2007 is. Hij maakt een vergelijking met de vorige versie: "Als je in Outlook 2003 je junk e-mail filter inschakelt, dan worden foute e-mails na ontvangst automatisch en direct naar de junk e-mail folder verplaatst. Nu we Edge Server hebben draaien, is het de server die dat al in een veel eerder stadium regelt. Ik vind het werkelijk schitterend, dat e-mail die geïdentificeerd wordt als spam weggefilterd wordt, nog vóórdat die de Inbox van de ontvanger bereikt. Voor alle gebruikers is dat een irritatie minder en haal je je e-mail binnen op een smartphone, dan scheelt dat ook nog eens flink wat transmissietijd en transmissiekosten."

 

Flip de Cock: "Unified Messaging of UM is een wens die al langer op onze agenda staat, en met Exchange Server 2007 zie ik de vervulling van die wens opeens heel dichtbij komen. Door middel van Unified Messaging en Outlook Voice Access kun je dan via de telefoon altijd bij je e-mail. Je navigeert met je stem door de menu's en laat je e-mail voorlezen door de computerstem."

 

Telefonie en internet komen met Unified Messaging dichter bij elkaar, net als met VOIP. Communiceren de studenten en docenten van TU/e al met VOIP? Thijs van Wetten: "De huidige telefooncentrale van de TU/e is vrij conventioneel en biedt bijvoorbeeld geen VOIP-mogelijkheden, iets wat in de toekomst zeker gaat veranderen, omdat VOIP de toekomst heeft."

 

Flip de Cock: "Onze telefooncentrale biedt onvoldoende aanknopingspunten voor toekomstige technologie. De verantwoordelijkheid voor telefonie berust bij onze netwerkgroep, en met hen zijn we dan ook in overleg hoe we in de toekomst met 'communicatie' om zullen gaan. We denken daarbij onder meer aan VOIP, of je verder gaat met vaste telefoons of overstapt naar GSM's en smartphones, en natuurlijk ook aan de integratie van e-mail en voicemail: Unified Messaging. 

 

Exchange Server 2007 kan daar een belangrijke rol in spelen en komt dus precies op het juiste moment. Ik zie UM als onderdeel van een totaal geïntegreerd communicatieplatform, dat gevormd wordt door telefonie en IT, waarop mensen efficiënter communiceren. Niet alleen kunnen ze hun e-mail via de telefoon bereiken, maar ook andersom: voicemailberichten zijn te beluisteren vanuit de Inbox van Outlook. We hebben daarom voor UM een apart deelproject opgezet, om te onderzoeken wat dit specifiek voor onze organisatie kan betekenen."

 

Peter Kerkhofs: "We zijn in volle gang om UM in bedrijf te stellen en staan nu op het punt om een fysieke koppeling aan te brengen tussen Exchange Server 2007 en onze huidige telefooncentrale. Dat doen we door middel van een netwerkkaart van Dialogic (red: voorheen Eicon) die in de server wordt geplaatst en via een IP-gateway communiceert met de PABX-telefooncentrale. Zodra dat gelukt is, kunnen we Unified Messaging aanbieden."

 

Naast Edge Server en Unified Messaging worden ook de mailboxeigenschappen van Exchange Server 2007 grondig bestudeerd. Flip de Cock: "Door al die nieuwe communicatiemogelijkheden zou je bijna voorbijgaan aan de essentie van Exchange Server 2007, namelijk de mailboxen voor e-mail, agendering en public folders. Onze studenten en docenten doen er alles mee, hetzij via Microsoft Office-Outlook, hetzij via Outlook Web Access, hetzij via Studyweb. Gezien onze schaalgrootte moeten wij dan ook zeker weten, dat een migratie naar Exchange Server 2007 vlekkeloos verloopt en dat de nieuwe omgeving goed werkt."

 

Thijs van Wetten: "Om te ervaren hoe de nieuwe mailboxen werken is de proeftuin voor 130 gebruikers al een echte productieomgeving. Zij hebben namelijk een account gekregen en zijn volledig gemigreerd van 2003 naar 2007."

 

 

"Ik moet zeggen dat die migratie heel soepel is verlopen. Weliswaar zijn de desbetreffende gebruikers voornamelijk IT-medewerkers - dus geen mensen die met typische studie-applicaties werken - maar tot nu toe heeft niemand noemenswaardige problemen ervaren met de overgang. Iedereen is het erover eens dat de nieuwe omgeving goed werkt en dat Outlook Web Access 2007 (OWA) er héél goed uitziet."   Flip de Cock, IT-manager MS-Infrastructuur van de TU/e

 

Peter Kerkhofs: "Niet alleen ziet OWA2007 er goed uit, ook de functionaliteit is er sterk op vooruit gegaan. Zo kun je nu gemakkelijker meerdere mailboxen benaderen vanuit OWA2007. En wat ik ook als heel praktisch heb ervaren, is dat we onze eigen home directory via OWA2007 kunnen benaderen en onze documenten kunnen openen. Dat is heel aantrekkelijk, want we hoeven hiervoor geen VPN-verbindingen meer op te zetten of op een andere manier contact te maken. Het loopt allemaal via het normale internetverkeer. Daar zijn wij zeer enthousiast over."

 

Een ander sterk punt vindt Peter Kerkhofs de nieuwe Out of Office Assistent, waarmee je via Outlook Web Access aan anderen laat zien of je aanwezig bent of niet: "In de vorige versie had je alleen de mogelijkheid om een standaardboodschap aan of uit te zetten, in versie 2007 kun je verschillende teksten kiezen voor verschillende tijden en datums. Ook kun je onderscheid maken in teksten voor interne mensen en teksten voor externe mensen. Ik krijg daar hele positieve reacties op."

 

Veel studenten en docenten zullen vanaf hun PDA of smartphone verbinding gaan maken met hun mailbox. Peter Kerkhofs: "Mocht het apparaat gestolen worden of zoekraken, dan kan de gebruiker de opgeslagen informatie eenvoudig op afstand wissen. In eerdere versies van Exchange was dat een actie die de tussenkomst van de systeembeheerder vereiste."

 

TU/e heeft veel ervaring met Exchange Server 2000 en 2003. Wat vindt IT-beheer van de techniek van Exchange Server 2007 in vergelijking met de eerdere versies? Peter Kerkhofs: "Tijdens de installatie leer je het pakket al aardig kennen en het valt op dat de nieuwe versie logischer in elkaar zit dan de vorige versies.

 

Als ik naar de verschillende rollen kijk, dan zijn die in versie 2000 en 2003 aan elkaar 'geknoopt', terwijl ze in versie 2007 los van elkaar staan. Met de versies 2000/2003 kon je alleen onderscheid maken in Front-end- en Back-endservers. Met versie 2007 kunnen servers ingericht worden op basis van een bepaalde rol hetgeen de schaalbaarheid van Exchange zeer ten goede komt."

 

Zal Exchange Server 2007 binnenkort over de hele organisatie worden uitgerold? Flip de Cock: "De bedoeling van deze testomgeving was onder andere om te onderzoeken welke consequenties een migratie naar Exchange Server 2007 voor onze organisatie zal hebben.

 

Vooral de combinatie met onze running business moet nog onderzocht worden. We hebben hier diverse maatwerkapplicaties draaien, zoals het al genoemde Studyweb, dat cruciaal is voor onze studenten en docenten. Een aantal van dat soort applicaties moet nog getest worden in de nieuwe Exchange-omgeving en mogelijk ook nog aangepast.

 

Op basis van onze ervaringen zal er overleg volgen met de faculteiten. Ik kan wel zeggen dat we er zeker toe overgaan om de mailboxen van alle 14.000 mailboxen te migreren naar de Exchange Server 2007, maar wanneer die uitrol plaatsvindt is op dit moment nog speculeren. Dat het slechts een kwestie van tijd is, dat is zeker."