Chwapi

Chwapi automatiseert analyse patiëntenzorg

Datum: maandag 23 september 2013
Id: 710000003269
Overzicht
Land: België
Sector: Zorgsector

Uitdaging
Het CHwapi zocht naar een oplossing om hetbewerken en analyseren van zorginformatie te automatiseren, zodat de medewerkers sneller en gemakkelijker efficiënte analyses kunnen maken.
 
Oplossing
Met de geïntegreerde BI-oplossing van Microsoft SQL Server bouwt de cel analyse en controlebeheer eenvoudige maar accurate rapporten. Dankzij de kennisoverdracht door partner GFI kan ze onafhankelijk nieuwe toepassingen ontwikkelen. ETL-kubussen ontwikkelen. Gebruikers krijgen op basis van geselecteerde parameters rapporten op hun eigen maat met prestatie-indicatoren voor hun eigen departement.

Voordelen
  • Kwaliteit van de gegevens in de brontoepassingen is bijgestuurd
  • Gebruikers maken rapporten volgens gekozen parameters
  • Cel analyse bouwt zelf nieuwe datamarts, ETL-processen en OLAP-kubussen
  • Evolutief systeem: in de toekomst wil men de kost per pathologie berekenen
  • Cel analyse werkt niet langer op de productieomgeving, zodat er geen onderbrekingen zijn voor de operationele gebruikers
  • Meer tijd om analyses te maken
  • Informatie is gestandaardiseerd en gecentraliseerd: de report server is toegankelijk via het intranet van het ziekenhuis
  • Bezettingsgraad per afdeling van het ziekenhuis in kaart brengen
Chwapi automatiseert analyse patiëntenzorg

Sinds kort helpen heel eenvoudige dashboards met visuele graadmeters de directie van het Centre Hospitalier de Wallonie picarde (CHwapi) om de prestaties in haar ziekenhuisgroep korter op te volgen. Onder meer de bezettingsgraad van de bedden wordt precies gemeten. ”In de dagelijkse rapporten zien we onmiddellijk of we in het groen of het rood staan, kunnen we doorklikken naar de details en actie ondernemen. We vermijden dat onze zorgeenheden onderbemand zouden zijn. Onze algemeen directeur is zeer tevreden over het systeem”, vertelt Didier Craeye, verantwoordelijk voor analyse en controlebeheer bij CHwapi. De BI-component van Microsoft SQL Server automatiseert het volledige proces rond analyse, aanmaak en beheer van rapporten. GFI, BI-specialist in de zorgsector, zorgde voor de installatie en bouwde een eerste datamart rond operationele patiëntenzorg.
 
De verschillende afdelingshoofden beschikken voortaan over duidelijke rapporten om de prestaties en werking van hun afdeling te meten. In het systeem duiden ze vergelijkingsperiodes en parameters aan en ze krijgen een activiteitenrapport in de bus. In het verleden kreeg iedereen de afdruk van een Excel-document. Het bijwerken van dat document was een zwaar proces dat veel werk vergde. De kans op manipulatiefouten was zeer hoog vanwege het gebruik aan automatisering.
 
“We hadden een massa aan gegevens, maar we konden de intelligentie er niet uit filteren. Bovendien gebeurde de gegevensverzameling nog met Access en ging 80% van de tijd naar de manuele invoer van data, terwijl slechts 20% van de tijd overbleef om analyses te maken. Een ziekenhuis beheer je echter als een onderneming, je moet kunnen anticiperen op trends, bijsturen wanneer nodig. Een en ander moest dus efficiënter.”
 
Eerst werken aan kwaliteitsgegevens
Didier Craeye maakte een analyse van de verschillende systemen en ‘pakketten’ in de markt. Uiteindelijk viel de keuze voor Microsoft SQL Server, waarmee men sneller kan starten en dat men makkelijker kan uitbreiden.
 
Didier Craeye en GFI werkten eerst aan de kwaliteit van de brongegevens. “Als je gegevens niet accuraat zijn, weerspiegelen je rapporten de werkelijkheid niet. 25% van dit BI-project is gegaan naar de goedkeuring en correctie van de gegevens in de brontoepassingen die het BI-systeem voeden. We ontdekten coderingsfouten zoals verkeerde adresgegevens, de registratie van dagopnames in plaats van klassieke hospitalisatie, of patiënten die nog steeds in stand-by stonden na opname in de spoedafdeling. Bij hospitalisatie moesten we hun status aanpassen of we konden niet factureren. Door het BI-systeem op punt te stellen hebben we zulke incoherenties kunnen corrigeren in de processen. Door met SQL Server te beginnen werken, hebben we een oplossing aangebracht voor drie soorten foutmeldingen in de brontoepassingen.”
 
Gebruiksvriendelijke software voor meer autonomie
GFI bouwde vervolgens een datamart waarin alle informatie over de patiëntenzorg samenkomt: patiëntgegevens, zorgactiviteiten, verblijfsduur, bezettingsgraad, enzovoort. Vandaag automatiseert het team een module om analyses te maken over facturatie, omzet en de financiële gezondheid van de ziekenhuisgroep. Die tweede datamart werd grotendeels ontwikkeld door CHwapi, met de hulp van GFI wanneer nodig. Het CHwapi geeft de mensen immers graag autonomie: aan de eigen informatici, maar ook aan de gebruikers zelf. De gebruiksvriendelijkheid van het systeem verklaart ook de keuze voor Microsoft, het voorstel van GFI. Artsen vinken gewoon de parameters aan en het rapport rolt uit de software. Op technisch vlak kan de cel analyse en beheer dankzij de kennisoverdracht van GFI nu zelfstandig datamarts, ETL-processen en kubussen opzetten.
 
Dankzij de kwalitatieve zorggegevens krijgt het CHwapi een beter zicht op de operationele zorgverlening. Afdelingshoofden kunnen rapporten opvragen om prestaties van andere afdelingen in te kijken, een beter globaal beeld te krijgen en hun dienst te optimaliseren. De medische directie kan bijvoorbeeld dezelfde units over de verschillende sites vergelijken om te zien of ze eventueel kunnen verenigd worden of dat de toestand beter blijft zoals hij is. Zo hebben we twee jaar geleden op basis van de indicatoren in de rapporten beslist om de spoeddienst op twee verschillende sites samen te brengen op één site”, aldus Didier Craeye.
 
Als bijkomend voordeel hoeft het CHwapi niet meer op de productiegegevens te werken.
Didier Craeye: “In het verleden werkten we rechtstreeks op de productiegegevens waardoor de systemen overdag onherroepelijk vertraging opliepen. Vandaag laden we ’s nachts de gegevens op en hoeven we de gebruikers niet meer lastig te vallen.”
 
Kost per pathologie
Didier Craeye neemt de tijd om het systeem verder te ontwikkelen. “De uitwerking van het datawarehouse heeft slechts zes maanden in beslag genomen, maar we hebben een budget voor vijf jaar vooropgesteld om nieuwe datamarts in te voeren. In september beginnen we met de ontwikkeling van een datamart voor de rapportering en analyse van de ziekenhuisapotheek. Daarna vatten we de HRM-gegevens of personeelsbeheer aan. De projectleiding moet hierover nog een beslissing nemen”, zegt Didier Craeye. “Hierna kunnen we alle kosten met betrekking tot patiënten, opnames of zelfs pathologie berekenen. Het is goed mogelijk dat ziekenhuizen in de toekomst gefinancierd worden op basis van forfaits per pathologie.”

Overzicht oplossingen

Organisatie profiel

Het Centre Hospitalier de Wallonie picarde (kortweg CHwapi) bestaat uit vier hospitalisatiesites en een polikliniek. Het is een van de belangrijkste zorggroepen in Wallonië: meer dan 2.300 medewerkers, een 300-tal artsen en 25.600 opnames per jaar.

Bronnen

Bekijk het volledige klantenverhaal