AZ Jan Portaels

AZ Jan Portaels bespaart 4 uur per pc voor migratie van 500 pcs met System Center Configuration Manager

Datum: dinsdag 5 november 2013
Id: 710000003400
Overzicht
Land: België
Sector: gezondheidszorg

Uitdaging
Stabiele pc’s zijn een must voor een ziekenhuis. AZ Jan Portaels wilde niet wachten tot de ondersteuning van haar Windows XP-systemen ten einde liep en besliste om alle 500 pc’s te migreren naar Windows 7.

Oplossing
De migratie gebeurde met behulp van Microsoft System Center Configuration Manager. Er was amper manueel werk doordat IT-partner bITss de standaardmogelijkheden van SCCM verrijkte met eigen ontwikkelingen waardoor de migratie volledig handsfree verliep. De pc-gebruikers konden de migratie zelf starten door te klikken op een icoontje.

Voordelen
  • Gestroomlijnd pc-park
  • Efficiënter beheer
  • Stabiele pc’s
  • Grote tijd- en kostenbesparing
  • Positief imago als werkgever
  • Indirecte voordelen voor patiënten
AZ Jan Portaels bespaart 4 uur per pc voor migratie van 500 pc’s met System Center Configuration Manager
Met behulp van Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM) migreerden de pc’s van AZ Jan Portaels van Windows XP naar Windows 7. Dankzij die centrale aanpak en de grondige voorbereiding door IT-partner bITss, nam de migratie amper twee uur per pc in beslag. “We spaarden drie à vier uur tijd uit per pc”, vertelt Philip Tondeleir, diensthoofd IT bij AZ Jan Portaels. “Vermenigvuldig dat met 500 pc’s en je begrijpt dat de tijd- en kostenbesparing erg groot was.”

*
* Dankzij SCCM spaarden we bij onze migratie drie à vier uur tijd uit per pc. *

Philip Tondeleir
Diensthoofd IT
AZ Jan Portaels

*
Homogeen pc-park is efficiënter te beheren

Voor het ziekenhuis met SCCM begon te werken, moest het viertal IT-medewerkers te veel tijd investeren in manueel pc-onderhoud en –beheer. Die taken uitbesteden aan een externe partner was budgettair niet interessant. Stilaan ontstond er een wildgroei van besturingssystemen en softwaretoepassingen. “Door alle pc’s te standaardiseren op hetzelfde besturingssysteem heeft AZ Jan Portaels de hele werkplek van de eindgebruikers nu veel beter onder controle”, verklaart Filip Wilsens van bITss. “Een homogeen pc-park is immers veel efficiënter te ondersteunen.”

Sinds AZ Jan Portaels met SCCM werkt, zijn nieuwe softwarepakketten of updates eenvoudig en snel te distribueren. Het ziekenhuis gebruikt SCCM ook voor het installeren van nieuwe pc’s of het vervangen van bestaande toestellen. “We vervangen 100 pc’s per jaar, dus we gebruiken SCCM intensief”, aldus Philip Tondeleir. “Daarnaast verdelen we vanuit de centrale console ook patches en antivirusupdates.”

Pc’s moeten stabiel zijn
De overgang naar Windows 7 vergde extra ondersteuning en voorbereiding. AZ Jan Portaels wou alle pc’s migreren omdat de ondersteuning van Windows XP in 2014 ten einde loopt. “Het is heel belangrijk dat de gebruikers kunnen rekenen op stabiele toestellen”, verklaart Frank Deckmyn, facilitair directeur van AZ Jan Portaels. “We hebben in totaal ongeveer 500 pc’s voor administratieve medewerkers, de verpleging en de artsen. Van die 500 zijn er 350 gemigreerd. De andere waren niet compatibel en zijn vervangen door nieuwe toestellen waarop we direct Windows7 hebben geïnstalleerd. Ook dat gebeurde met SCCM.”

Grondige compatibiliteitsstudie
IT-dienstenleverancier bITss breidde de basismogelijkheden van SCCM uit met verschillende tools en scripts voor de migratie naar Windows 7. “De taken die de IT-verantwoordelijken normaal gezien via de console zouden uitvoeren, hebben we zo veel mogelijk geautomatiseerd”, legt Filip Wilsens uit. “Door die scripts migreerden de softwaretoepassingen die op de Windows XP-pc’s stonden ook automatisch naar meer recente en compatibele versies als dat mogelijk en nodig was. Om de migratie van alle pc’s zo vlot mogelijk te laten verlopen, hebben we eerst alle hardware grondig gescreend. De hardware die niet compatibel was met het nieuwe besturingssysteem werd aangepast of vervangen. We screenden niet alleen de hardware maar ook alle software. Op die manier maakten we de keuze voor een 64bit -versie. Na die compatibiliteitsstudie en de voorbereiding – het ontwerp, de aanpassingen, de pilootfase en het uitwerken van de documentatie - hebben we het project overgedragen aan de mensen van AZ Jan Portaels. De uitrol gebeurde onder leiding van een externe coördinator zonder technische achtergrond.”

Pc-gebruikers kiezen zelf het moment van migratie
Het uitgangspunt bij de uitrol was dat de pc-gebruikers zo weinig mogelijk hinder moesten ondervinden. “In een ziekenhuis zit niet iedereen tegelijk in een piekmoment qua werkdruk”, legt Frank Deckmyn uit. “De pc-gebruikers mochten daarom zelf de upgrade starten door te klikken op een icoontje. Ze kregen de mogelijkheid om de installatie tot een aantal dagen uit te stellen. Zo konden ze de migratie uitvoeren op het voor hen meest geschikte moment.”

Doordat de eindgebruikers de keuze kregen om de migratie uit te stellen, duurde het drie tot vier maanden voor alle pc’s waren overgestapt naar de nieuwe versie van het besturingssysteem. De upgrade zelf nam echter maar een kleine twee uur per pc in beslag, afhankelijk van de hoeveelheid gegevens op het toestel. “Zonder SCCM zou dat ons een halve dag per toestel hebben gekost”, zegt Philip Tondeleir. “We hadden dan ook alle applicaties en gegevens moeten overzetten en bij elke gebruiker gaan afstemmen wanneer de migratie kon gebeuren. Daarvoor hadden we heel wat extra medewerkers moeten inschakelen. Door de migratie te automatiseren, haalden we dan ook een enorme tijd- en kostenbesparing. Zo konden we ons toeleggen op andere IT-projecten met een grotere toegevoegde waarde.”

*
* Door alle pc’s te standaardiseren op hetzelfde besturingssysteem heeft AZ Jan Portaels de hele werkplek van de eindgebruikers nu veel beter onder controle. Een homogeen pc-park is immers veel efficiënter te ondersteunen. *

Filip Wilsens
bITss

*
Vlotte overschakeling

Voor de eindgebruikers was de migratie geen grote schok, mede omdat ze in een herkenbare werkomgeving bleven. Bovendien werkte de communicatieafdeling van het ziekenhuis een heel concept uit om de overgang te begeleiden. De naam ‘de switch naar Windows 7’ verwees naar het icoon van een grote drukknop op elk pc-scherm, waarmee de gebruikers de migratie konden starten. Philip Tondeleir: “Het is altijd belangrijk om goed te communiceren om projecten zo vlot mogelijk te laten verlopen. De meeste gebruikers – zeker de jongere generatie - waren thuis al vertrouwd met Windows 7. We hadden het hen ook erg gemakkelijk gemaakt. Na de klik op het icoontje verliep alles vanzelf. Achteraf volstond een korte basistraining van twee uur om hen wegwijs te maken in de nieuwe mogelijkheden.”

Aantrekkelijk imago als werkgever
AZ Jan Portaels beschikt nu over een gestroomlijnd pc-park dat het efficiënt centraal kan beheren en blijven upgraden wanneer dat nodig is. “We hoeven geen voorlopers te zijn op het vlak van IT”, verklaart Philip Tondeleir. “Doorgaans kiezen we pas voor een migratie wanneer de technologie haar deugdelijkheid al bewezen heeft. Maar als je ons vergelijkt met ziekenhuizen van dezelfde grootte lopen we zeker niet achter.”

“We willen ook vermijden dat we een oubollig imago krijgen”, aldus Frank Deckmyn. “Daarom willen we ons profileren als een dynamisch ziekenhuis. Dat maakt ons ook aantrekkelijk als werkgever – niet onbelangrijk gezien de schaarste van het medisch personeel op de arbeidsmarkt. En tot slot: als onze medewerkers betere IT-middelen hebben waarmee ze sneller en efficiënter kunnen werken, dan is dat indirect ook een voordeel voor onze patiënten.”

Overzicht oplossingen

Organisatie profiel

Het ziekenhuis AZ Jan Portaels in Vilvoorde verzorgt per jaar ongeveer 10.700 gehospitaliseerde patiënten en 64.500 ambulante patiënten. AZ Jan Portaels heeft 406 bedden en telt 750 medewerkers van wie 110 artsen.

Bronnen

Bekijk het volledige klantenverhaal