Microsoft Healthcare - Ontmoetingsplaats voor beslissingsnemers in de gezondheidzorg

Directie en artsen van Ziekenhuis Aalst werken efficiënter met geautomatiseerde rapportering

Hospital IntelligenceHet Algemeen Stedelijk Ziekenhuis van Aalst ontwikkelde samen met Computer Solutions de software Hospital Intelligence, een BI-applicatie op maat van haar specifieke behoeften. Het systeem maakt gebruik van de Microsoft-technologie SQL Server Integration Services en Analytical Services.

Hospital Intelligence centraliseert alle essentiële ziekenhuisinformatie zoals de ligdagen, de facturatie en het medicatieverbruik. De gebruikers kunnen met die gegevens heel snel visueel aantrekkelijke rapporten genereren. Vroeger waren twee ziekenhuismedewerkers de helft van hun werktijd bezig met het opstellen van rapporten op vraag van anderen. Dat hoeft nu niet meer, want dankzij de makkelijk te beheren toegangsrechten kan iedereen op een heel gebruiksvriendelijke manier werken met de informatie waar hij toegang toe heeft.

De gebruikers van Hospital Intelligence winnen op die manier heel wat tijd en kunnen efficiënter werken, ter-wijl de directie beter gefundeerde strategische beslissingen kan nemen.

Microsoft Business Intelligence

Het Algemeen Stedelijk Ziekenhuis van Aalst gebruikt sinds eind 2011 Hospital Intelligence, een BI-toepassing op basis van Microsoft-technologie ontwikkeld door Compu-ter Solutions. Het systeem haalt uit de verschillende soft-warepakketten van het ziekenhuis alle belangrijke informa-tie zoals de ligdagen, facturatie- en patiëntgegevens en centraliseert die gegevens voor rapportering op een visu-eel aantrekkelijke manier. Vroeger waren twee ziekenhuis-medewerkers de helft van hun werktijd bezig met het ter beschikking stellen van informatie, terwijl dat nu niet meer nodig is. Gebruikers kunnen sneller en efficiënter werken en de directie kan meer gefundeerde strategische beslis-singen nemen.

Van halve dag werk naar vijf minuten

"Vroeger besteedden mijn collega en ik de helft van onze werktijd aan het opstellen van rapporten op vraag van anderen", vertelt Dimitri Temmerman , adjunct directeur zorgregistratie in het ASZ Aalst. "De toegangsrechten tot de informatie waren namelijk heel beperkt en de rapporte-ring was ook erg omslachtig.

Het was bijvoorbeeld niet mogelijk om vanuit ons operati-onele omgeving een rapport op te stellen over het aantal ligdagen op een specifieke afdeling, voorbeeld de afdeling pneumologie, van het voorbije jaar. Onze bestaande software Infohos genereert enkel een txt-bestand met de informatie over de ligdagen in het hele ziekenhuis. De specifieke gegevens van de afdeling pneumologie moest ik er dan zelf uitfilteren. In Hospital Intelligence kunnen we echter precies de rapporten genereren die we nodig hebben door de gewenste criteria aan te vinken. Een rapport waar ik vroeger een halve dag werk aan had, is nu klaar op amper vijf minuten. Door de sterke integratie tussen Infohos en Hospital Intelligence, kunnen we in het BI-systeem rechtstreeks gebruik maken van alle informatie uit Info-hos."

Gezamenlijke ontwikkeling

Dankzij Business Intelligence kan het ziekenhuis haar strategie beter uitstippelen en bijsturen.

Alain Parewyck, Administratief Directeur bij ASZ Aalst

De vraag naar meer automatisering en efficiëntie kwam van de directie van het ziekenhuis. "De op de markt be-schikbare BI-pakketten zijn erg duur en beantwoorden niet helemaal aan onze behoeften. Computer Solutions be-schikte over de nodige expertise op het vlak van Business Intelligence en bood een betaalbare en gebruiksvriendelij-ke oplossing", aldus Alain Parewyck, Administratief Direc-teur bij ASZ Aalst. "Bovendien passen hun bedrijfscultuur en rechttoe rechtaan aanpak goed bij ons. We kunnen goed samenwerken en we hebben één projectleider die altijd bereikbaar is. Het is ook een erg groot voor-deel dat we geen standaardsoftware moeten gebruiken. We hebben Hospital Intelligence deels zelf ontwikkeld samen met Computer Solutions en met het Algemeen Ziekenhuis van Oudenaarde — waar we al langer mee samenwerken, zodat het volledig beantwoordt aan onze specifieke behoeften als zie-kenhuis. De toepassing is gebouwd op de Microsoft-technologie SQL Server Integration Services en Analytical Services. Dankzij de vertrouwde Excelomgeving was er voor de gebruikers amper opleiding nodig. Het beheer van toegangsrechten is eenvoudig, zodat het makkelijker is om gebruikers op een veilige manier toegang te geven."

Uitgebreide testfase

Het ASZ Aalst maakt sinds eind 2011 intensief gebruik van de nieuwe toepassing, die zes verschillende modules omvat# "Het duurde even voor we er effectief mee aan de slag gingen want de testfase is behoorlijk omslachtig", legt Alain Parewyck uit. "Om te controleren of de rapportering correct verloopt, voeren we dezelfde zoekopdracht uit in Hospital Intelligence en in Infohos. Daarna vergelijken we de resultaten en lossen we mogelijke afwijkingen op."

Het ASZ Aalst overlegt nog voortdurend met Computer Solutions om de toepassing bij te schaven waar nodig. "We willen nog meer standaardrappor-ten maken zodat de gebruikers na het openen van het programma meteen een aantal automatisch ge-genereerde rapporten zien", verduidelijkt Caroline Demeire , verantwoordelijk voor marketing en com-municatie bij Computer Solutions.

De nieuwe BI-toepassing draait lokaal in het zieken-huis en de gebruikers werken ermee via hun login , die bepaalt welke toegangsrechten ze hebben. Die gebruikers zijn in een eerste fase vooral de leden van de directie en de medewerkers van de informa-ticadienst. In een latere fase krijgen ook de 200 artsen en een vijftigtal diensthoofden toegang tot hun eigen informatie. Elke gebruiker kan zelf bepa-len hoe zijn beginscherm eruitziet. Op basis van zijn login krijgt hij de rapporten te zien die voor hem van belang zijn, in de lay-out van zijn keuze.

Kostenbesparing en meer efficiëntie

"Het ziekenhuis kan dankzij Hospital Intelligence het verbruik van medicatie en medisch materiaal efficienter opvolgen zodat we de voorraad beter kunnen beheren", zegt Alain Parewyck. "Medicatie en materiaal zijn beperkt houdbaar dus door een efficiënter beheer hoeven we minder weg te gooien en besparen we kosten. Bovendien kunnen we met Hospital Intelligence ook gemakkelijk prognoses maken over het aantal ligdagen, wat belangrijk is voor onze subsidies.

Kostenbesparing was niet de hoofddoelstelling van het project, hoewel het op termijn zeker winst zal opleveren. Die zit vooral in de tijdwinst, de grotere efficiëntie en de kans om meer op strategisch niveau te werken. Ook het verdwijnen van de frustratie bij onze dienst en bij alle mensen die informatie nodig hebben, is een grote stap vooruit."

Een ziekenhuis moet heel wat rapporten opstellen voor de overheid en voor overkoepelende organisaties zoals Zorg-net Vlaanderen. Het ASZ Aalst wil dat al die gegevens op termijn met één klik uit het BI-systeem rollen. "Uiteindelijk zal Hospital Intelligence ook meespelen in de raad van bestuur", zegt Alain Parewyck. "We zullen een dashboard maken met onder meer kerngegevens over de activiteit cijfers, het verbruik en de patiëntentevredenheid. Tijdens de vergaderingen van de raad van bestuur kunnen we dan meteen die grafieken laten zien en ad hoc prognoses en simulaties uitvoeren. Op die manier kan het ziekenhuis haar strategie beter uitstippelen en bijsturen."