Microsoft Healthcare - Ontmoetingsplaats voor beslissingsnemers in de gezondheidzorg

Eerste implementatie Microsoft Lync in Belgisch ziekenhuis

RealDolmen realiseert primeur bij UZ Brussel

RealDolmenTijd is niet alleen schaars, in de context van een ziekenhuis kan het ook een kritische factor vormen. Daarom ondersteunt het Universitair Ziekenhuis Brussel zijn medewerkers met toepassingen die hun bereikbaarheid, communicatie en onderlinge samenwerking verbeteren en efficiënter maken. In dat kader staat RealDolmen bij het UZ Brussel in voor de uitrol van Lync, de oplossing voor Unified Communications van Microsoft. Het UZ Brussel is het eerste Belgische ziekenhuis dat Lync in gebruik neemt.

Het Universitair Ziekenhuis Brussel is het academisch ziekenhuis van de Vrije Universiteit Brussel. Het ziekenhuis oefent een onderwijsopdracht uit en organiseert wetenschappelijk onderzoek en werkt in dat verband onder meer nauw samen met de faculteit geneeskunde en farmacie van de VUB. Het ziekenhuis is Nederlandstalig, maar vertrekt altijd vanuit een open humanistische ethiek en actief pluralisme. De patiënt en het respect voor de mens – inclusief het recht op zelfbeschikking – staan daarbij centraal, ongeacht afkomst, taal, sociale status of filosofische overtuiging. Aan het UZ Brussel zijn 3.700 medewerkers verbonden.

Het ziekenhuis telt 750 bedden en ontvangt per dag ongeveer 1.500 poliklinische patiënten. Het beschikt over een ICT-afdeling met een vijftigtal medewerkers, waarvan ongeveer de helft actief is rond de ontwikkeling van medische software. Verschillende oplossingen die het UZ Brussel in eerste instantie voor eigen gebruik ontwikkelde, zijn via het samenwerkingsverband met een externe partij intussen ook voor andere ziekenhuizen beschikbaar. De voorbije vijf jaar deed het ziekenhuis bij de uitbouw van zijn ICT-omgeving daarnaast een beroep op de expertise en diensten van ICT-partner RealDolmen.

Communicatie & Collaboratie

De implementatie van Microsoft Lync is niet het eerste project dat op de ondersteuning van communicatie en samenwerking is gericht. Zo bestaat er al langer een nauwe band tussen het UZ Brussel en het Algemeen Stedelijk Ziekenhuis Aalst, met name op het vlak van de samenwerking rond radiotherapie. “Om het contact tussen de twee ziekenhuizen efficiënter te laten verlopen, hebben we geïnvesteerd in een oplossing voor videoconferencing van Polycom”, zegt professor Rudi Van de Velde, directeur van het departement medische informatica van het UZ Brussel. “Dat zorgt ervoor dat de specialisten van beide ziekenhuizen heel wat verplaatsingen kunnen uitsparen.” Via videoconferencing bekijken collega’s uit Brussel en Aalst samen medische beelden, ze bespreken de stralingsplannen van patiënten en kunnen dankzij de videoverbinding van op afstand toch face-to-face communiceren. Dankzij het succes van dat project wordt het nu verder uitgebreid. Er lopen onder meer testen voor videoconferencing met de onderzoekers van onder andere de Vrije Universiteit Brussel en met het bedrijf dat de medische softwareontwikkeling van het UZ Brussel commercialiseert. Ook hier is het gebruik van videoconferencing vooral op efficiëntie gericht: de combinatie van minder verplaatsingskosten en meer tijdwinst.

Gestroomlijnde samenwerking

Met de keuze voor Unified Communications van Microsoft Lync bieden we extra ondersteuning voor de samenwerking tussen medewerkers.

Professor Rudi Van de Velde, directeur van het departement medische informatica van het UZ Brussel

Binnen de vraag naar meer efficiënte communicatie en samenwerking, past ook de implementatie van Lync, de oplossing voor Unified Communications van Microsoft. Het grote voordeel van Microsoft Lync is dat een enkele interface telefonie, presence, instant messaging, audio-, video-, en webconferencing samenbrengt in één communicatiekanaal. Omdat Lync makkelijk samenwerkt met Microsoft-toepassingen als Exchange en Office, kunnen gebruikers met een minimum aan opleiding met de oplossing werken. Lync speelt in dat verband maximaal in op de vertrouwde look and feel van de andere kantoortoepassingen van Microsoft. Als ICT-partner van het UZ Brussel formuleerde RealDolmen het voorstel om Microsoft Lync in gebruik te nemen. “De voordelen zijn duidelijk”, zegt Robin Demesmaeker, systeembeheerder bij het ziekenhuis. “Met Lync consolideren we onder meer telefonie, video, e-mail en chat. De oplossing zal de samenwerking tussen de medewerkers van het ziekenhuis nog verbeteren.” Microsoft Lync brengt binnen het UZ Brussel alle communicatie samen in één kanaal. “De nadruk ligt duidelijk op consolidatie en integratie. Om een voorbeeld te geven: met Lync ontvang je via e-mail een berichtje wanneer iemand je probeerde te bellen, of krijg je een voicemailbericht rechtstreeks in je mailbox. Op die manier vergroot de toepassing de bereikbaarheid van de medewerkers, waardoor ze vlotter en efficiënter kunnen samenwerken.” Belangrijk voor het UZ Brussel is dat Microsoft Lync zich laat integreren met verschillende andere kernelementen van de ICT-omgeving, zoals de geschetste oplossing voor videoconferencing, de bestaande telefooncentrale, de andere Microsoft-toepassingen die het ziekenhuis gebruikt, enzovoort.

RealDolmen rolt Microsoft Lync in verschillende fasen uit. In eerste instantie starten de medewerkers van de ICT-afdeling met het gebruik ervan. Daarna volgt de directie. Indien alles naar wens verloopt, zullen aansluitend ook andere diensten van het ziekenhuis Lync in gebruik nemen. “Het is moeilijk aan dit project een meetbare doelstelling te koppelen”, zegt professor Van de Velde nog. “Alleen is het duidelijk dat we met Lync een extra ondersteuning bieden voor de communicatie en samenwerking tussen medewerkers – en die is de investering zeker waard. We werken binnen een omgeving waarin alles heel snel evolueert. We willen onze medewerkers in dat verband zo veel mogelijk ondersteuning bieden. Vandaar dat we nu voluit voor Unified Communications kiezen.” Onder meer de presence-functionaliteit zal daarbij voor een verhoogde efficiëntie zorgen.

Dankzij aanwezigheidsinformatie is duidelijk of iemand beschikbaar is, bijvoorbeeld voor een telefoongesprek of voor webconferencing. Afhankelijk van de aanwezigheidsstatus van de medewerker, volgt daaruit de keuze voor het best passende communicatiekanaal. Het voordeel voor de gebruiker is dat die keuze plaatsvindt binnen één enkele, geïntegreerde interface. Dat zorgt meteen ook voor één globale communicatie-ervaring, ongeacht of die via e-mail, chat, video of telefoon verloopt.

Ook achter de schermen biedt Microsoft Lync de nodige gebruiksvriendelijkheid. “De bestaande Alcatel-centrale vormt voor ons het startpunt van de oplossing”, zegt Robin Demesmaeker nog. “Op die centrale kunnen we Lync makkelijk inpluggen.” Zo breidt het ziekenhuis via Lync de functionaliteit van de bestaande PBX-infrastructuur verder uit.