Verhaal van partner

Winkel in sportkleding neemt een voorsprong met Microsoft Office 365

  • Musto Limited

    "Onze communicatie moet dag en nacht doorgaan. Nu kunnen we de rest van de wereld bijhouden...en een deel inhalen."

    - Frank Potts, IT-directeur van Musto

    In een markt die langzaam uit een recessie opkrabbelt, is snel reageren van levensbelang voor kledingzaken in het Verenigd Koninkrijk. Voor Musto Limited, een winkel in sportkleding, betekent dit dat zij snelle en betrouwbare e-mail nodig hebben. Het bedrijf moest zijn e-mailsysteem upgraden om zijn wereldwijde activiteiten soepel te laten verlopen. Daarom huurde het telecomaanbieder Vodafone in en migreerde het naar Microsoft Office 365. Nu hebben medewerkers 24/7 toegang tot hun e-mail, wat ze bijna overal voor het werk nodig hebben.

    Betrouwbare communicatie is essentieel voor het succes van Musto

    Musto werd in 1965 opgericht toen Keith Musto, een Olympische zeiler en technicus, kleding voor zeilers en zeilteams ging ontwerpen. Deze eerste producten ademden een geest van innovatie en betrouwbaarheid uit die ook nu nog weerspiegeld wordt in de kledinglijnen voor zeilers, paardensporters en beoefenaars van de schietsport, evenals voor vrijetijdskleding voor mannen en vrouwen.

    Betrouwbaarheid is niet alleen van belang voor de producten van Musto, maar ook voor hun bedrijfsactiviteiten. Klantorders, facturen en creditnota´s en samenwerking met een wereldwijd netwerk van partners worden allemaal via e-mail uitgevoerd, en dat systeem moet naadloos werken. "De wereld draait steeds vaker om het hier en nu en onze communicatie moet daarop zijn afgestemd, 24/7. Als we die communicatie niet meer hadden, zouden we geen enkel product meer kunnen maken," zegt IT-directeur Frank Potts van Musto.

    Musto heeft een groot aantal mobiele medewerkers en werkt met fabrikanten over de hele wereld. Ze sturen grote bestanden en tekeningen heen en weer tussen fabrieken en ontwerpers. Communicatie en samenwerking tussen al deze teams is fundamenteel voor het succes van het bedrijf. Tot voor kort onderhield Musto een nogal diverse infrastructuur, met bijvoorbeeld Exchange Server 2003 met "een echte mengelmoes van Outlook-versies", Apple met Entourage en een pakket BlackBerry-services en -toestellen ondersteund door een BlackBerry-server. IT-personeel noemde de infrastructuur verouderd, beschadigd en zonder back-up: het systeem was sterk aan een grondige vernieuwing toe in plaats van het hapsnap-updaten dat tot dan toe gebruikelijk was.

    Verouderend e-mailsysteem dreigt bedrijf te ondergraven

    "Een van de grootste uitdagingen was onze e-mailserver. Die was erg onstabiel," zegt Potts. Volgens de IT-directeur betekende de beperkte opslagcapaciteit en het moeten verwijderen van bestanden dat er heel vaak opnieuw moest worden gesynchroniseerd. Dit was een enorme last voor de veelgebruikte postvakken en het betekende dat er kostbare tijd verloren ging op de verkoopklok.

    "Een paar keer hadden mensen e-mails verwijderd en we konden op geen enkele manier losse e-mails of postvakken terughalen zonder het hele systeem te herstellen. Dus konden we niet de service verlenen die onze klanten verwachtten," verklaarde Potts. "We werden behoorlijk nerveus toen alles fout ging met de server. Dat was echt een bedrijfsrisico."

    Musto had ook veilige gegevenstoegang nodig voor medewerkers die onderweg waren. Het bedrijf gaf ze USB-flashstations als dekking voor de uitval van e-mail en uitdagingen bij toegang op afstand. Deze brachten hun eigen risico´s met zich mee, zoals dat medewerkers vergaten documenten of gegevens op hun schijven op te slaan. Musto had duidelijk behoefte aan een betrouwbaarder systeem voor e-mail en samenwerking.

    Vodafone UK gebruikt Office 365, Nokia-implementatie

    Musto benaderde zijn gebruikelijke telecomaanbieder, Vodafone UK, om zijn inventaris aan mobiele telefoons te moderniseren. Vodafone en zijn partner D R Communications LTD bevalen een ideale zakelijke oplossing voor de e-mailproblemen van het bedrijf aan: Office 365 plus Nokia Lumia Windows Phone 8-smartphones op het Vodafone-netwerk.

    De cloudservices van Office 365 boden niet alleen de continuïteit voor e-mail die Musto nodig had, maar ook de mogelijkheid om zonder problemen extra toepassingen te implementeren met oplossingen voor agenda´s, samenwerking en webvergaderingen. Extra voordelen waren onder andere het beheergemak, robuuste beveiliging, telefoonondersteuning op IT-niveau, geo-redundancy, noodherstel en privacybeheer en standaarden van bedrijfskwaliteit. De oplossing beloofde vanaf het begin medewerkers te helpen hun reactietijd en productiviteit te verbeteren.

    Implementatie verliep soepel

    Musto overwoog de overstap zorgvuldig door de kosten, het bijwonen van seminars en demonstraties en het instellen van testaccounts af te wegen. De partnership met Vodafone leek ook veelbelovend, aangezien de aanbieder een reputatie had voor meerdere succesvolle implementaties van Office 365.

    Nadat de voordelen van het cloudsysteem waren getoond, ondersteunde Vodafone het team van Musto met consultants die de implementatie vereenvoudigden. Zij kregen de complete oplossing in drie weken compleet gebruiksklaar ("allemaal op de achtergrond," aldus Potts), waarbij de server maar één weekend uit de lucht werd gehaald.

    "Het is vermoedelijk de soepelste overstap van een server die ik ooit heb uitgevoerd," zei Potts. "Ik werk nu al 20 tot 25 jaar in de IT en dit is het soepelst verlopende project waar ik ooit aan heb gewerkt."

    Betere prestaties, lagere kosten dragen bij aan vooruitgang in grillige economie

    De voordelen van de implementatie reiken ver, waardoor Musto op koers is om extra Office 365-hulpmiddelen te gaan gebruiken.

    Onderweg aan het werk blijven

    De medewerkers van Musto kunnen nu een betrouwbare verbinding krijgen met e-mail en praktisch overal en op praktisch elk apparaat sneller meer voor elkaar krijgen. "We hebben een veel gebruikersvriendelijker webmailsysteem," zei Potts en voegde daaraan toe dat de e-mail op het web, in de cloud wordt opgeslagen. Dankzij de opslagcapaciteit van 25 GB per e-mailaccount is het veel gemakkelijker om grote bestanden te verzenden, ontvangen en beheren. Daardoor kunnen medewerkers zich volledig op de verkoop richten en niet op problemen met e-mail.

    Het nieuwe systeem van Musto is veel stabieler, de reactietijden zijn veel sneller en omdat er geen virtueel privénetwrk (VPN) meer nodig is om bij je e-mail te kunnen, merken de mobiele medewerkers wereldwijd een groot verschil in de manier waarop ze werken.

    Bedrijfsrisico verminderen

    Redundantie tussen meerdere externe datacenters draagt bij aan de bescherming van bedrijfskritische verkoop- en bedrijfsgegevens tegen verlies en beschadiging.

    Kosten vereenvoudigen en verlagen

    Musto betaalt voor telecommunicatie- en Office 365-services in één maandelijkse incasso. Dit "strakke" betalingssysteem is efficiënt. En door over te stappen van BlackBerry Enterprise naar de Office 365-oplossing heeft de IT-uitgaven van Musto met 50 procent verlaagd.

    Blik op de toekomst

    Musto wil de net gestroomlijnde Microsoft-infrastructuur uitbreiden en overweegt nu andere samenwerkingshulpmiddelen van Office 365 te implementeren, zoals Lync Online, OneDrive Pro en SharePoint Online. Mogelijk schaft het bedrijf binnenkort ook tablet-pc´s aan.

    Toekomstige implementaties van software worden vereenvoudigd door de architectuur op basis van Office 365-services en automatische functie-updates verminderen de implementatiecycli en de bijbehorende kosten.

    Het is typerend voor Musto dat het lenigheid aan de dag legt bij het gebruik van nieuwe technologie, en Potts wilde het volgende advies nog kwijt: "Plan vooruit, neem je tijd, zorg dat je de juiste mensen inzet."

    Deze casestudy is uitsluitend ter informatie. MICROSOFT GEEFT GEEN GARANTIES, EXPLICIET NOCH IMPLICIET, MET BETREKKING TOT DE HIER GELEVERDE INFORMATIE.

  • Presales-ondersteuning