Microsoft Dynamics CRM Help en training
Microsoft Dynamics
CRM Help en training
Search Microsoft Dynamics CRM Help en training

Stel duplicatendetectieregels op om uw gegevens opgeschoond te houden

Om de integriteit van de gegevens te waarborgen, is het verstandig om regels te bevatten om dubbele records in het systeem op de juiste plaats te beperken. Microsoft Dynamics CRM bevat standaardduplicatendetectieregels voor accounts, contactpersonen, potentiële klanten en, maar niet voor andere recordtypen. Als u het systeem duplicaten wilt laten detecteren voor andere recordtypen, moet u een nieuwe regel te maken.

Nadat u duplicatendetectieregels voor uw organisatie hebt gemaakt, moet u deze inschakelen.

  1. Zorg dat u de beveiligingsrol systeembeheerder, systeemaanpasser, verkoopdirecteur, adjunct-directeur van verkoop, adjunct-directeur van marketing, algemeen directeur-bedrijfsleider hebt of soortgelijke machtigingen.

    Uw beveiligingsrol bekijken

    1. Volg de handelingen in Uw gebruikersprofiel weergeven.

    2. Hebt u niet de juiste machtigingen? Neem contact op met de systeembeheerder.

  2. Volg de handelingen voor de app die u gebruikt.

    Als u de CRM-webtoepassing gebruikt

    1. Kies op de navigatiebalk Microsoft Dynamics CRM > Instellingen.

      Instellingen staat op de navigatiebalk.

    2. Klik op tik op Instellingen > Gegevensbeheer > Duplicatendetectieregels.

    Als CRM voor Outlook wordt gebruikt

    • Klik of tik in het navigatiedeelvenster op Instellingen > Gegevensbeheer > Duplicatendetectieregels.

  3. Als u een nieuwe duplicaatdetectieregel wilt maken, klikt of tikt u op Nieuw. Typ een naam en beschrijving.

    –OF–

    Als u een niet-gepubliceerde bestaande duplicaatdetectieregel wilt bewerken, klikt of tikt u op de duplicaatdetectieregel.

    –OF–

    Om een gepubliceerde duplicatendetectieregel aan te passen, selecteer de regel. Klik of tik op de Acties -menu en klik of tik vervolgens op Niet publiceren en klik of tik op de regel.

  4. Selecteer de criteria die u wilt gebruiken om een record als duplicaat te markeren.

    1. Als u een nieuwe regel maakt:

      • Klik of tik in de sectie Criteria voor duplicaatdetectieregels in de lijst Basisrecordtype op het type record waarop deze regel van toepassing is. Bijvoorbeeld, selecteer Contactpersonen.

      • Klik of tik in het vak Overeenkomend recordtype op het type record om te vergelijken. In de meeste gevallen zult u er waarschijnlijk hetzelfde recordtype voor Basisrecordtype en Overeenkomend recordtype gebruiken. Het is ook nuttig verschillende recordtypen kunnen vergelijken. Bijvoorbeeld, u kunt het veld E-mail in E-mail bij Contactpersonen in het veld Leads.

    2. Als u wilt dat de regel alleen rekening houdt met actieve records bij het detecteren van duplicaten, schakelt u het selectievakje Inactieve overeenkomende records uitsluiten in. U moet dit selectievakje ook inschakelen als de criteria voor uw duplicaatdetectieregel zijn gebaseerd op een statusveld.

    3. Als u de regel hoofdlettergevoelig wilt maken, schakelt u het selectievakje Hoofdlettergevoelig in.

    4. Als u verschillende recordtypen hebt geselecteerd als basis- en overeenkomstrecordtype, klikt of tikt u voor elk nieuw criterium in de kolom Basisrecordveld op Selecteren en klikt of tikt u vervolgens op een veldnaam. Klik of tik in dezelfde rij in de kolom Overeenkomend recordveld op Selecteren en klik of tik vervolgens op een veldnaam.

      - OF -

      Als u dezelfde recordtypen hebt geselecteerd als basis- en overeenkomstrecordtype, klikt of tikt u voor elk nieuw criterium in de kolom Veld op Selecteren en klikt of tikt u vervolgens op een veld.

    5. Klik of tik in dezelfde rij in de kolom Criteria op Selecteren en klik of tik vervolgens op een operator. Selecteer bijvoorbeeld Exacte overeenkomst.

    6. Als u Overeenkomende eerste tekens of Overeenkomende laatste tekens hebt opgegeven, klikt of tikt u in de kolom Aantal tekens op Waarde invoeren en voert u vervolgens het aantal tekens in dat moet worden vergeleken.

    7. Als u niet wilt dat de regel lege velden (nullwaarden) detecteert als gelijk tijdens het identificeren van duplicaten, schakelt u het selectievakje Lege waarden negeren in.


    Belangrijk

    Als de duplicaatdetectieregel maar één voorwaarde bevat, worden lege waarden genegeerd tijdens duplicaatdetectie.


    Het aantal criteria dat u kunt selecteren, wordt bepaald door het aantal tekens dat kan worden opgeslagen in de matchcode voor de record. Tijdens het toevoegen van criteria houdt u de waarde voor Huidige lengte matchcode in de gaten. Deze ziet u onderaan de criteriumlijst.

  5. Als u gereed bent met het bewerken van het formulier, klikt of tikt u op Opslaan en sluiten.

  6. U stelt de nieuwe of gewijzigde duplicaatdetectieregel beschikbaar door deze te selecteren en op Publiceren te klikken of tikken.

    Als u een duplicaatdetectieregel publiceert, wordt een matchcode gemaakt voor elke record in het overeenkomende recordtype voor deze regel. U kunt slechts vijf regels voor hetzelfde basisrecordtype (Account bijvoorbeeld) publiceren. U zou misschien een bepaalde regel verwijderen of de publicatie hiervan ongedaan maken als u tegen het limiet aanloopt.


Opmerking

  • U wordt aangeraden de duplicatendetectiecriteria in te stellen voor een veld dat unieke waarden heeft (bijvoorbeeld E-mail).

  • U kunt meerdere duplicaatdetectieregels hebben voor een recordtype.


 
Was deze informatie nuttig?