Komplett økonomisk og administrativ kontroll over eiendommene er ofte en utfordring når data ikke befinner seg på ett og samme sted, men gjerne i flere databaser og uten at det er enhetlig link mellom datasettene.

Komplett kontroll over inntekter og ikke minst kostnader brutt ned på bygg og leieforhold stiller store krav til løsningen.

Mange forvaltere har utfordringer knyttet til å:

• Sette a konto innkreving felleskost på grunnlag av kostnadsbudsjett i finansregnskapet
• Avregne felleskost opp mot a konto innkrevd beløp er ofte en svært tidkrevende prosess

Kostnader befinner seg i økonomisystemet, mens kontraktsdata befinner seg i forvaltningssystemet. Løsningen blir ofte komplekse Excel-ark med tilhørende manuelle arbeidsoppgaver på en rutine som med gode verktøy blir automatisert.

MVA håndtering både daglig og ikke minst i forhold til justeringsregelen for fast eiendom kan for mange være en svært tidkrevende arbeidsoppgave med mye manuelt arbeid ettersom leietager sammensetningen ofte forandrer seg gjennom året.

Regulering av kontrakter kan være en utfordring gjennom at løsninger ikke er fleksible nok til å ivareta alle reguleringsvarianter som foreligger i kontraktsdatabasen. Mange bygg og kontrakter fordelt over en rekke selskaper gir tidsmessige utfordringer når kontrakter skal reguleres og reguleringsvarsler skal sendes ut.