Microsoft Office 365 für Selbständige und kleine Unternehmen ist ein leicht zu verwendender Satz webfähiger Tools, mit denen Sie auf E-Mails, wichtige Dokumente, Kontakte und den Kalender von fast jedem Ort und Gerät aus zugreifen können. Sehen Sie sich die Tour für Office 365-Benutzer an, um einen Überblick über Office 365 zu erhalten.

Zu diesen Tools gehören auch die Microsoft Office Web Apps. Diese sind Webversionen der Microsoft Office-Desktopanwendungen, die Sie bereits kennen (z. B. Microsoft Word, Excel und PowerPoint). Mit Office Web Apps können Sie Dokumente mit jedem Computer mit einem Webbrowser erstellen und bearbeiten.

In diesem Schnellstarthandbuch finden Sie schrittweise Anleitungen für einige häufig ausgeführte Aufgaben, die Ihnen ein Gefühl für die tägliche Verwendung von Office 365 geben.

Wenn Sie Administrator von Office 365 sind, finden Sie in der Einführung für Office 365 Administratoren Informationen zu den Verwaltungsaufgaben.

Über das Office 365-Portal können Sie sofort auf Ihre E-Mails und auf die freigegebenen Dokumente Ihres Unternehmens zugreifen. Immer und überall, wo Sie über Internetzugriff verfügen, können Sie auch auf Office 365 zugreifen.

Bevor Sie beginnen, müssen Sie Ihre Microsoft Online Services-ID und das Kennwort kennen. Wenn Ihnen diese Daten nicht bereits vorliegen, fragen Sie den Administrator Ihres Unternehmens.

Anmelden im Office 365-Portal

1. Rufen Sie die Anmeldeseite von Office 365 auf .

2. Geben Sie Ihre Microsoft Online Services-ID und Ihr Kennwort ein.

Kopfzeile des Office 365-Portals

Sehen Sie sich nach der Anmeldung im Office 365-Portal den oberen Teil der Seite an. Die horizontale Leiste, die einige Links enthält, wird als Kopfzeile bezeichnet. Die Kopfzeile wird auf den meisten Seiten oben auf der Seite angezeigt, damit Sie schnell auf die Funktionen von Office 365 zugreifen können. Klicken Sie einfach auf einen der Links.

• Startseite: Diese Seite wird nach jeder Anmeldung bei Office 365 angezeigt.
• Outlook: Klicken Sie auf diesen Link, um Ihre E-Mails zu lesen.
• Teamwebsite: Klicken Sie auf diesen Link, um Dokumente freizugeben.

E-Mail

Ihr Office 365-Konto schließt E-Mail ein. Zum Schutz Ihrer Daten und Ihrer Sicherheit werden Ihre E-Mails auf Microsoft-Servern gespeichert. Sie können Ihre E-Mails in der Outlook-Desktop-App oder in Microsoft Outlook Web App lesen.

Erstellen einer E-Mail-Nachricht in der Outlook-Desktopanwendung

1. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Outlook.

   Ihr Posteingang wird angezeigt. Wenn Sie schon einmal die Outlook-Desktopanwendung verwendet haben, wird Ihnen diese Seite sehr vertraut vorkommen.

2. Klicken Sie oben im mittleren Bereich auf Neu, um eine neue Nachricht zu erstellen.

Kontakte

Sie können Kontakte erstellen, um die Informationen zu Personen zu speichern, mit denen Sie kommunizieren, einschließlich ihrer E-Mail-Adresse, Straßenadresse und Telefonnummer.

Erstellen eines Kontakts

1. Klicken Sie im Fenster unten links auf Kontakte.

   

2. Klicken Sie oben im mittleren Bereich auf Neu.

   

3. Geben Sie in das Fenster für den neuen Kontakt die Informationen ein, die Sie für den Kontakt einschließen möchten.

Importieren Sie die Kontakte in Outlook Web App

1. Klicken Sie im mittleren Bereich oben auf Importieren.

   

2. Befolgen Sie die Schritte im Assistenten zum Importieren von Kontakten.

Wenn Sie doppelte Einträge für Kontakte haben, werden diese automatisch in Ihrer neuen Kontaktliste wiederholt. Wenn Sie mehr Kontrolle über Kontaktduplikate haben möchten, finden Sie im Abschnitt Importieren von Kontakten weiter unten in diesem Handbuch unter „Desktopanwendungs-Benutzeroberfläche" weitere Informationen.

Kalender

Im Kalender können Sie Termine speichern und Besprechungen mit Kollegen einrichten. Beim Einrichten einer Besprechung können Sie anhand des Kalenders Ihren Zeitplan sehen und Zeiten finden, zu denen auch Ihre Kollegen verfügbar sind. Sie können Ihren Kollegen dann eine Besprechungsanfrage senden.

Anzeigen des Kalenders

• Klicken Sie im Fenster unten links auf Kalender.

  

Erstellen einer Besprechung

1. Klicken Sie im mittleren Bereich oben auf Neu.

   

2. Geben Sie in die Zeilen An und Optional die Namen der einzuladenden Besprechungsteilnehmer ein.

3. Geben Sie für Betreff einen Wert ein.

4. Geben Sie für Ort einen Wert ein.

5. Wählen Sie für Startzeit und Endzeit jeweils ein geeignetes Datum mit Uhrzeit aus.

6. Geben Sie den Zweck der Besprechung in den Nachrichtentext ein.

7. Klicken Sie im oberen Bereich des Fensters auf die Registerkarte Terminplanungs-Assistent. Sie können sehen, ob die Teilnehmer verfügbar sind. Wenn sie nicht verfügbar sind, wählen Sie einen anderen Zeitpunkt aus.

8. Klicken Sie im Fenster oben links auf Senden.

Sofortnachrichten

Mit Personen, die Sie zu Ihrer Kontaktliste hinzugefügt haben, können Sie direkt über Ihren Webbrowser in der Outlook Web App chatten.

Chatten mit einem Kontakt

1. Klicken Sie auf dem Bildschirm unten links auf Kontakte.

   

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Namen in der Kontaktliste, und klicken Sie dann auf Chat.

3. Beginnen Sie mit der Eingabe im Chatfenster.

   

Freigeben von Dokumenten und Informationen mit SharePoint Online

Office 365 stellt Ihnen eine Teamwebsite bereit, über die Sie zusammen an Dokumenten arbeiten und Informationen freigeben können. Die Teamwebsite wird mithilfe von Microsoft SharePoint Online verwaltet. Ihr Team speichert dort Dokumente an einem einzigen Ort. Das Speichern von Dokumenten in SharePoint Online erleichtert das Aufrechterhalten der Sicherheit, bietet eine Versionskontrolle und ermöglicht das Bearbeiten und Anzeigen der Dokumente in Office-Desktopanwendungen oder Office Web Apps. Sie können nicht nur zusammen an Dokumenten arbeiten, sondern auch Bilder, Listen, Wikis, Blogs und mehr freigeben. Weitere Informationen zum Speichern Ihrer Arbeit mit Office 2010 auf Ihrer Teamwebsite finden Sie unter Speichern eines Dokuments in SharePoint von Office 2010.

Anzeigen der SharePoint-Teamwebsite

• Klicken Sie in der Kopfzeile auf Teamwebsite.

Informationen zu SharePoint 2010

• Um sich einen Überblick über SharePoint 2010 zu verschaffen und die ersten Schritte auszuführen, lesen Sie den Artikel Grundlegende Aufgaben in SharePoint Online für Office 365 für Freiberufler und kleine Unternehmen in Office Online.

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Verwenden von Office Web Apps

Mit Office Web Apps werden bereits bekannte Microsoft Office-Programme – Word, PowerPoint, Excel und OneNote – mit zusätzlichen Vorteilen erweitert: Nun ist der Zugriff von überall möglich, und die Freigabe gestaltet sich problemlos. Dokumente werden im Browser auf die gleiche Weise angezeigt wie in der Office-Desktopanwendung. Mit Office Web Apps können Sie außerdem Dokumente mit dem vertrauten Erscheinungsbild von Office im Browser bearbeiten.

Erstellen einer Datei mit Office Web Apps

1. Klicken Sie auf der Startseite unter Teamwebsite auf das Symbol für Word, Excel, PowerPoint oder OneNote.

   Es wird ein neues Browserfenster geöffnet, und Sie werden aufgefordert, für die neue Datei einen Namen einzugeben.

2. Geben Sie einen Dateinamen ein, und klicken Sie auf OK.

   Office Web Apps wird geöffnet, und Sie können mit dem Bearbeiten Ihrer Datei beginnen.

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Sie können die Microsoft Office-Desktopanwendungen, die Sie bereits kennen und täglich verwenden, weiterhin verwenden. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie Ihren PC so konfigurieren, dass dieser mit Office 365 „kommunizieren“ kann.

Hinweis Die Informationen in diesem Abschnitt gelten für Computer mit einem Microsoft Windows-Betriebssystem. Wenn Sie einen Mac verwenden, beachten Sie Einrichten eines Mac für Office 365.

Konfigurieren Ihrer Office-Desktopanwendungen für Office 365

Sie können direkt über die Outlook-Desktopanwendung auf Ihr E-Mail-Konto bei Office 365 zugreifen. Wenn Sie in anderen Office-Desktopanwendungen arbeiten, können Sie Dateien direkt in Ihrer Teamwebsite in SharePoint speichern und mit Ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten.

Um Ihre Office-Einstellungen für diese Funktionen zu konfigurieren, führen Sie Microsoft Office 365-Desktopsetup aus.

Office-Desktopanwendungen einrichten und konfigurieren

1. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Startseite.

2. Klicken Sie auf der Startseite rechts unter Ressourcen auf Downloads.

3. Installieren Sie über die Seite Downloads die Programme, die Sie auf Ihrem Computer verwenden möchten.

4. Kehren Sie, nachdem Sie die Installation der Programme abgeschlossen haben, zur Downloads-Seite zurück, suchen Sie unter der Kopfzeile nach Office-Desktopanwendungen einrichten und konfigurieren, und klicken Sie dann auf Einrichten.

5. Befolgen Sie die Setup-Anweisungen.

Lesen von E-Mails in Ihrer Outlook-Desktopanwendung

Sie können E-Mails wahlweise in der Outlook-Desktop-App oder in Outlook Web App lesen. Sie können nahtlos zwischen den beiden Anwendungen wechseln. Beispielsweise verwenden einige Personen die Desktop-App auf der Arbeit und die Webanwendung zu Hause und unterwegs.

Wenn Sie Microsoft Office 2010 heruntergeladen und installiert haben, starten Sie Microsoft Outlook 2010, um auf Ihr E-Mail-Konto in Office 365 zuzugreifen. Sie erhalten in Outlook eine schrittweise Anleitung für das anfängliche Konfigurieren der Einstellungen.

Wenn eine frühere Version von Office Outlook 2007 oder Outlook 2010 auf Ihrem Computer installiert ist und Sie auf Ihr E-Mail-Konto in Office 365 zugreifen möchten, müssen Sie zuerst ein neues Profil erstellen, um auf Ihr E-Mail-Konto in Office 365 zuzugreifen. Ein Profil besteht aus Konten, Datendateien und Einstellungen, mit denen angegeben wird, wo Ihre E-Mail-Nachrichten gespeichert werden.

Erstellen eines Profils für Office 365

1. Wenn Outlook ausgeführt wird, beenden Sie Outlook.

2. Klicken Sie im Windows-Menü auf Start und dann auf Systemsteuerung.

3. Suchen Sie in der Systemsteuerung über das Feld Suchen nach E-Mail.

4. Klicken Sie in der Systemsteuerung auf E-Mail.

5. Klicken Sie im Einrichtungsdialogfeld für E-Mail auf Profile anzeigen.

6. Klicken Sie auf Hinzufügen, um ein neues Profil zu erstellen.

7. Geben Sie einen Namen für das Profil ein, und klicken Sie dann auf OK.

8. Geben Sie im Dialogfeld Neues E-Mail-Konto hinzufügen Ihre E-Mail-Adresse für Office 365 ein.

9. Klicken Sie auf Weiter, und führen Sie die verbleibenden Schritte des Assistenten aus.

10. Wenn Sie zum E-Mail-Dialogfeld zurückkehren, ist darin das neue Profil aufgeführt.

11. Klicken Sie auf Zu verwendendes Profil bestätigen, und klicken Sie dann auf OK.

Von nun an werden Sie beim Öffnen von Outlook jedes Mal aufgefordert, ein Profil auszuwählen. Wenn Sie zwischen den Profilen wechseln möchten, müssen Sie Outlook beenden und neu starten.

Importieren von Kontakten

Kontakte können aus anderen Anwendungen oder aus exportierten Outlook-Kontakten nach Outlook importiert werden. In diesen Anweisungen wird angenommen, dass Sie bereits Kontakte aus Outlook oder einer anderen Anwendung exportiert haben, wie z. B. einem Webclient, einer Excel-Tabelle oder einer Datenbankanwendung.

Die Anweisungen zum Importieren von Kontakten in Office Outlook 2007 unterscheiden sich von den Anweisungen für Outlook 2010. Gehen Sie je nach verwendeter Version wie nachfolgend beschrieben vor.

Importieren von Kontakten mit Outlook 2007

1. Klicken Sie in Office Outlook 2007 im Menü Datei auf Importieren und exportieren.

2. Klicken Sie auf Aus anderen Programmen oder Dateien importieren, und klicken Sie dann auf Weiter.

3. Klicken Sie auf Kommagetrennte Werte (DOS), und klicken Sie dann auf Weiter.

4. Klicken Sie auf Durchsuchen, um die Datei mit den zu importierenden Kontakten zu suchen, und wählen Sie diese aus.

5. Wählen Sie unter Optionen einen der folgenden Einträge aus:

   • Duplikate durch importierte Elemente ersetzen: Ist ein Outlook-Kontakt bereits vorhanden, wird er durch die importierten Informationen ersetzt.
   • Erstellen von Duplikaten zulassen: Wenn ein Outlook-Kontakt vorhanden ist, wird der importierte Kontakt als zweiter Kontakt erstellt.
   • Keine Duplikate importieren: Wenn ein Outlook-Kontakt vorhanden ist, werden die Informationen für den doppelten Kontakt nicht importiert.

6. Klicken Sie auf den Outlook-Kontaktordner, in dem die importierten Kontakte gespeichert werden sollen, und klicken Sie dann auf Weiter.

   Viele Personen verfügen über nur einen Kontaktordner. Wenn Sie jedoch über mehrere Kontaktordner verfügen, wählen Sie den Ordner aus, in dem Ihre Kontakte gespeichert werden sollen.

7. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Importieren von Kontakten mit Outlook 2010

1. Klicken Sie in Outlook 2010 auf die Registerkarte Datei.

2. Klicken Sie auf Öffnen.

3. Klicken Sie auf Importieren.

4. Klicken Sie auf Aus anderen Programmen oder Dateien importieren, und klicken Sie dann auf Weiter.

5. Klicken Sie unter Zu importierender Dateityp auf den Typ der zu importierenden Datei, und klicken Sie dann auf Weiter.

   Der Dateityp Kommagetrennte Werte (Windows) wird am häufigsten verwendet. Dabei handelt es sich um eine CSV-Datei. Wenn Sie Kontakte importieren, die aus Outlook in eine Outlook-Datendatei (PST-Datei) exportiert wurden, klicken Sie auf Outlook-Datendatei (.pst).

6. Klicken Sie unter Zu importierende Datei auf Durchsuchen, wählen Sie die zu importierende Datei aus, und klicken Sie dann auf OK.

7. Klicken Sie im Importdialogfeld unter Optionen auf einen der folgenden Einträge:

   • Duplikate durch importierte Elemente ersetzen: Ist ein Outlook-Kontakt bereits vorhanden, wird er durch die importierten Informationen ersetzt.
   • Erstellen von Duplikaten zulassen: Wenn ein Outlook-Kontakt vorhanden ist, wird der importierte Kontakt als zweiter Kontakt erstellt.
   • Keine Duplikate importieren: Wenn ein Outlook-Kontakt vorhanden ist, werden die Informationen für den doppelten Kontakt nicht importiert.

8. Klicken Sie auf Weiter.

9. Klicken Sie im Importdialogfeld unter Zielordner auswählen auf einen Ordner für die importierten Kontakte, und klicken Sie dann auf Weiter.

   Im Allgemeinen wählen Sie den Kontaktordner aus, außer wenn Sie über mehrere Konten verfügen oder mehrere Kontaktordner für Ihr Konto erstellt haben.

10. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Instant Messaging mit Lync 2010

Microsoft Lync 2010 ist eine Anwendung, die Sie auf Ihrem Desktop-PC installieren, um mit anderen Personen über Instant Messaging (Chat), Audio- und Videoanrufe zu kommunizieren.

Herunterladen und Ausführen von Lync 2010

1. Klicken Sie in der Kopfzeile auf Startseite.

2. Klicken Sie auf der Startseite unter der Kopfzeile Lync auf Lync 2010 installieren.

3. Befolgen Sie die Installationsanweisungen.

4. Nach Abschluss der Installation können Sie Lync 2010 über das Startmenü von Windows ausführen.

Senden einer Sofortnachricht

1. Starten Sie Lync 2010.

2. Geben Sie im Fenster von Lync 2010 oben in das weiße Feld den Namen einer Person in Ihrer Kontaktliste oder die E-Mail-Adresse eines Kollegen ein.

3. Der Name oder die E-Mail-Adresse wird direkt unter dem weißen Feld angezeigt.

   

4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen oder die E-Mail-Adresse.

   Ein Kontextmenü wird angezeigt, in dem alle verfügbaren Befehle aufgeführt sind.

5. Klicken Sie auf Sofortnachricht senden.

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Sie können unterschiedliche mobile Geräte, üblicherweise Mobiltelefone, die Informationen mit Windows synchronisieren können, mit Office 365 verbinden und dann mit dem Gerät E-Mails senden und empfangen sowie auf Kalenderinformationen zugreifen.

Informationen zum Konfigurieren eines mobilen Geräts unter Windows, eines Apple iPhone oder eines BlackBerry®-Mobilgeräts finden Sie unter Verwenden von E-Mails auf dem Mobiltelefon.

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Wünschen Sie weitere Hilfe für Office 365? Antworten auf viele Fragen finden Sie in der Hilfe von Office 365. Sie sollten mit dem Abschnitt Erste Schritte beginnen. Wir haben außerdem eine Community von Benutzern dieser Dienste aufgebaut, die ihre Probleme, Lösungen und Ratschläge mitteilen. Sie können in allen Hilfeartikeln und Communitybeiträgen gleichzeitig nach Antworten suchen.

Suchen nach Antworten in der Hilfe und in der Community

1. Wechseln Sie zur Startseite.

2. Geben Sie auf der Seite rechts im Feld Suchen ein, wonach Sie suchen.

   

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4. Wenn Sie die benötigte Antwort nicht finden, veröffentlichen Sie eine Frage in der Office 365-Community.

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