Cuando se suscribe a Microsoft Office 365 para profesionales y pequeñas empresas, se convierte automáticamente en un administrador de su compañía o simplemente en el administrador. Como tal, será el responsable de crear nuevos usuarios, asignar licencias, distribuir credenciales a nuevos usuarios y administrar la configuración de todo el servicio. Tendrá a su disposición todas estas características en la página Descripción general de Administrador. Los usuarios “normales” (es decir, que no sean administradores) no podrán ver esta página. Sin embargo, cuando cree usuarios nuevos, podrá optar por convertirlos en administradores también.

Sus usuarios que no sean administradores dependen de usted a la hora de garantizar que todo se haya configurado correctamente para su organización y le pedirán ayuda en cuestiones tales como el restablecimiento de contraseñas.

Información sobre cómo utilizar los servicios de Office 365

¿Desea explorar los servicios de Office 365 antes de empezar con sus tareas de administrador? Aquí se ofrecen varias sugerencias:

• Consulte la Guía de inicio rápido, que proporciona una introducción a las tareas básicas que usted y sus usuarios pueden realizar en Office 365, como leer el correo electrónico, compartir documentos en Microsoft SharePoint Online y configurar aplicaciones de escritorio de Microsoft Office para que se "conecten" con Office 365.
  
• Vea la visita para los administradores de Office 365 para obtener información general sobre Office 365 desde la perspectiva de un administrador.
  
• Vea la visita para los usuarios de Office 365 para obtener información general sobre Office 365 desde la perspectiva de un usuario.
  
• Explore la página Introducción del portal de ayuda de Office 365, que incluye vínculos a los temas de ayuda que ofrecen a los usuarios y administradores instrucciones paso a paso sobre cómo realizar tareas comunes.
  

Para obtener información acerca del uso de Office 365 en Mac, vea Configurar el equipo Mac para Office 365.

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En el Portal de Office 365, puede comprobar su correo electrónico y obtener acceso a documentos compartidos.

El encabezado de Office 365, situado en la parte superior de la ventana, proporciona vínculos a sus servicios y acceso a la funcionalidad administrativa.

• Inicio: la página Inicio proporciona acceso a las descargas que los usuarios necesitan para conectar sus aplicaciones de escritorio a Office 365, así como a los distintos servicios de Office 365.
• Outlook: el vínculo Outlook proporciona un acceso directo a su Bandeja de entrada de Microsoft Outlook Web App. Desde aquí, puede enviar correo electrónico, ver su calendario o administrar la configuración de correo electrónico de toda la organización.
• Sitio de grupo: el vínculo Sitio de grupo proporciona acceso a los documentos compartidos y al sitio de grupo de SharePoint Online de su organización.
• Administrador: como administrador, tiene acceso a la página Descripción general de Administrador, donde puede crear nuevas cuentas de usuario, configurar y administrar su configuración de servicios, comprobar el estado de los servicios, adquirir suscripciones y asignar licencias.

La página Descripción general de Administrador

Podrá ir a la página Descripción general de Administrador para obtener acceso a las diferentes áreas de servicio que deberá administrar como administrador.

• Administración: utilice los vínculos de esta sección para agregar o modificar información de usuario, restablecer contraseñas y administrar sus dominios.
• Suscripciones: utilice los vínculos de esta sección para adquirir y administrar suscripciones a servicios, comprar complementos y licencias adicionales, actualizar la información de la tarjeta de crédito y consultar facturas.
• Soporte técnico: la página Introducción es la ubicación integrada para los recursos de Ayuda y comunidad. Para abrir una solicitud de servicio por un problema de facturación o suscripción, haga clic en Solicitudes de servicio. Si necesita ver el estado de sus servicios de Office 365, consulte la página Estado del servicio. Para consultar información acerca del próximo mantenimiento de servicio y del historial de mantenimiento, haga clic en Mantenimiento planeado.

Configuración de los servicios

Acceda a la configuración para cada uno de los servicios en la página Descripción general de Administrador.

• Outlook: aquí se accede a la configuración general de Microsoft Exchange Online. Asimismo afectará a lo que los usuarios ven en Microsoft Outlook. La configuración predeterminada se define para ayudar a administrar los buzones de usuario y los recursos compartidos, como los grupos de distribución, en toda su organización.
• Lync: Microsoft Lync Online proporciona mensajería instantánea, conferencias web y de voz, y de presencia para la organización. Los usuarios pueden usar estas características de Lync Online para charlar con otros usuarios, realizar llamadas de equipo a equipo y ver si otro usuario está en línea.
• Sitios de grupos y documentos: gracias a SharePoint Online, puede iniciar la creación del sitio de grupo de su organización para colaborar en documentos y compartirlos. Los vínculos de esta zona son accesos directos a las tareas más comunes de SharePoint Online.
• Sitio web: puede editar el sitio web que verá el público en general con la herramienta Microsoft Site Designer de SharePoint Online. SharePoint Online facilita la actualización del contenido y el diseño del sitio web además de administrar el acceso de los usuarios a los sitios de grupo.

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Durante el proceso de suscripción a Office 365, creó un nuevo dominio para su cuenta (nuevo_dominio.onmicrosoft.com). Puede utilizar este dominio con la mayoría de los servicios de Office 365. Sin embargo, si desea que su correo electrónico hospedado u otros servicios usen su nombre de dominio registrado (es decir, su dominio personalizado), agregue este último a Office 365 y, a continuación, configure los servicios de Office 365 con tal dominio. Por ejemplo, después de agregar su dominio personalizado a Office 365, podrá crear cuentas de Office 365 para los usuarios que incluyan la dirección de correo electrónico actual de estos (con su dominio personalizado). De este modo (y después de configurar los registros del servidor DNS según se describe a continuación), los mensajes de correo electrónico que se envíen a los usuarios llegarán a sus buzones de Exchange Online en Office 365.

Cuando agrega su dominio personalizado a Office 365 y lo configura, cambia el destino de los servicios de dominio, como el correo electrónico que apunte a su dominio personalizado de Office 365 y, de ahí en adelante, administra su dominio personalizado en Office 365. Office 365 define automáticamente su configuración de DNS para el correo electrónico y la mensajería instantánea. Office 365 también proporciona un sitio web de orientación pública. Si ya dispone de un sitio web de orientación pública que funcione, puede elegir continuar trabajando con su proveedor de hospedaje actual para mantener ese sitio tal cual.

Nota No puede importar su sitio web actual a Office 365.

Para utilizar su dominio personalizado con Office 365, debe hacer lo siguiente:

• Agregue su dominio personalizado a Office 365.
• Cree un registro de DNS en su registrador de dominios para verificar que es propietario del dominio.
• Cree nuevas cuentas de usuario en Office 365 y, si así lo desea, personalice su sitio web de orientación pública mediante SharePoint Online. Si desea utilizar el sitio web proporcionado por Office 365 para su sitio web de orientación pública en su dominio personalizado, puede configurarlo así en Office 365.
• Cambie los registros del servidor de nombres para redirigir el tráfico de Internet de su dominio personalizado a su nueva ubicación en Office 365.

Para obtener instrucciones paso a paso sobre el uso del dominio personalizado con Office 365, vea Agregar dominio a Office 365.

Cuando agregue nuevos usuarios a Office 365 en la página Descripción general de Administrador, deberá crear nombres de usuario y direcciones de correo electrónico para ellos. Después de haber agregado usuarios a su servicio y haberles asignado una licencia de conjunto, cada usuario tendrá los siguientes elementos:

• Un buzón de correo de Office 365 al que los usuarios pueden acceder desde su aplicación de escritorio de Outlook o Outlook Web App.
• Accede a la página Descargas para descargar las aplicaciones de escritorio, como Microsoft Office 2010 y Lync 2010 para mensajería instantánea, y para definir y configurar sus equipos para que trabajen con Office 365.

Comience añadiendo un solo usuario al servicio. Si desea agregar varios usuarios a la vez, vea Agregar varios usuarios con una importación en bloque.

Crear un nuevo usuario

1. Vaya a la página Administrador (en el encabezado, haga clic en Administrador).

2. En el panel izquierdo, debajo de Administración, haga clic en Usuarios.

3. En la página Usuarios, haga clic en Nuevo y, a continuación, haga clic en Usuario para iniciar el Asistente para nuevo usuario.

4. Complete la información de la página Propiedades.

5. En la página Configuración, en la sección Asignar permisos, decida si desea dar permisos de administrador al usuario.

   Los administradores tienen acceso a la página Descripción general de Administrador, lo que les permite crear nuevas cuentas de usuario, administrar suscripciones y modificar configuraciones de servicio.

   Consejo Asegúrese de que otorga permisos de administrador al menos a otro usuario, de modo que pueda ayudarle a recuperar su contraseña, si es necesario.

6. Seleccione la ubicación de trabajo del usuario para establecer automáticamente su configuración de idioma y de calendario en el portal.

7. En la página Licencias, seleccione las licencias que desea asignar al usuario.

8. En la página Correo electrónico, puede enviar el nombre de usuario y la contraseña temporal (credenciales) a una o varias direcciones de correo electrónico.

   Puede enviar la información a la dirección de correo electrónico del usuario o a su propia dirección de correo electrónico. Si envía las credenciales a su dirección de correo electrónico, podrá entregar la información con instrucciones de configuración adicionales que el usuario necesitará para acceder a Office 365.

   Para ello, active la casilla de verificación Enviar correo electrónico y, a continuación, escriba la dirección de correo electrónico a la que desee enviar las credenciales. Podrá agregar hasta cinco destinatarios, separados por punto y coma. Haga clic en Crear.

9. Revise la información de la página Resultados y, a continuación, haga clic en Finalizar.

Después de crear sus cuentas de usuario, consulte Configurar usuarios para Office 365 para obtener información sobre cómo ayudar a los usuarios a empezar a utilizar Office 365.

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Antes de que los usuarios empiecen a usar Office 365, hay opciones adicionales de nivel de servicio que deberá configurar.

Administración de permisos de SharePoint Online para el sitio de grupo

Los permisos y los grupos de usuarios de SharePoint Online se administran independientemente de la configuración de Office 365. Como primer administrador de Office 365, se le agregará automáticamente como administrador en el sitio de grupo de SharePoint.

Sin embargo, las nuevas cuentas de usuario que cree en Office 365 no se agregan automáticamente a la lista de usuarios de su sitio de grupo. Deberá agregar los usuarios manualmente al sitio de grupo, de manera que pueda controlar qué personas de su organización tienen acceso al sitio de grupo. También puede establecer permisos de cuenta de usuario específicos del sitio de grupo.

Antes de empezar a agregar usuarios a su sitio de grupo, le recomendamos que primero lea el Paso 1: Planificar sitios y administrar usuarios.

Diseño y edición del sitio web público

Al suscribirse a Office 365, se genera un sitio web público para su cuenta. Para ver el sitio web público, vaya a la página Inicio y haga clic en el vínculo de Vea su sitio web público cerca del final de la página.

Como administrador, puede editar el contenido y el diseño del sitio. Para iniciar la herramienta de diseño de sitios web, vaya a la página Administrador y haga clic en Editar sitio web en Diseñe y edite su sitio web público. Para obtener más información sobre la edición del sitio web público, consulte Tareas básicas en SharePoint Online para Office 365 para profesionales y pequeñas empresas en la Ayuda de SharePoint Online.

Habilitar o deshabilitar contactos externos en Lync

De forma predeterminada, los usuarios pueden agregar contactos de servicios de mensajería externos, como Windows Live Messenger, a sus cuentas de Microsoft Lync 2010. Si no desea permitir que los usuarios agreguen contactos externos, puede cambiar esta configuración en el Panel de control de Lync Online.

1. En el encabezado, haga clic en Administrador.

2. Debajo de Lync, haga clic en Configuración general.

   Se abrirá el Panel de control de Lync Online.

3. Junto a Configuración de comunicaciones externas, haga clic en Deshabilitar.

Usar y configurar las aplicaciones de escritorio de Office

Junto con Microsoft Office Web Apps, los usuarios pueden usar sus aplicaciones de escritorio de Microsoft Office existentes para obtener acceso a sus servicios.

• Aplicaciones de escritorio de Office: Office 365 es compatible con las aplicaciones de escritorio Microsoft Office 2007 y Microsoft Office 2010. Si su organización ya está usando una de estas ediciones de Microsoft Office, los usuarios podrán configurar estas aplicaciones de escritorio para que funcionen con los sitios de grupo y el correo electrónico de Office 365.
• Lync 2010 : en la página Inicio, los usuarios pueden descargar Lync 2010 para obtener acceso a sus servicios de mensajería instantánea y conferencia en línea de Office 365.

Para obtener más información sobre las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office compatibles con Office 365, vea Requisitos de software para Office 365.

Instalar y configurar sus aplicaciones de escritorio de Office

Si los usuarios usan las aplicaciones de escritorio de Office, tendrán que actualizarlas y configurarlas para que funcionen con Office 365. Enseñe a los usuarios a acceder a la página Descargas desde la página Inicio. El paso final en la página Descargas incluye un botón Configurar para iniciar el proceso.

La Guía de inicio rápido proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo instalar y configurar las aplicaciones de escritorio de Office. Para obtener información más detallada, vea Actualizar y configurar manualmente escritorios para Office 365.

Hay algunos pasos que los usuarios de su organización deben realizar para empezar a usar Office 365. Para facilitar a los usuarios la experiencia de configuración, le recomendamos que les envíe un mensaje de bienvenida que incluya la siguiente información:

• Una descripción de Office 365.
• Un vínculo a la Guía de inicio rápido, que tiene instrucciones para configurar y usar servicios de Office 365 por primera vez.
  
• Un vínculo a la página Introducción del portal de ayuda de Office 365, que cuenta con vínculos a temas de ayuda que proporcionan instrucciones paso a paso sobre cómo realizar tareas comunes.
  
• Información adicional específica para su entorno de trabajo que detalla qué descargas deben conseguir, por ejemplo Lync 2010.

Si tiene alguna pregunta sobre Office 365, puede:

• Buscar en la ayuda y en la comunidad: las preguntas y tareas más comunes se tratan en los temas de la Ayuda y en las publicaciones de la comunidad. Para buscar en estas fuentes, escriba una pregunta o frase en el cuadro de búsqueda en la página Inicio.
• Leer y publicar en el foro de la comunidad: el foro de la comunidad es un lugar en el que cualquier persona que use Office 365 puede publicar una pregunta y otros pueden responderla. Antes de agregar una pregunta, compruebe si otra persona ya la ha formulado.
  
• Ponerse en contacto con el servicio de soporte que se ocupa de cuestiones de facturación y suscripción: aunque no hay soporte técnico disponible para Microsoft Office 365 para profesionales y pequeñas empresas, puede obtener ayuda relacionada con la facturación y suscripción. Vea Ponerse en contacto con el servicio de soporte por un problema de facturación o suscripción.
  

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