Guida introduttiva

a Office 365 per professionisti e piccole imprese

Microsoft Office 365 per professionisti e piccole imprese è un set di semplici strumenti Web che consente di accedere a posta elettronica, importanti documenti, contatti e calendario praticamente da qualsiasi luogo e qualunque dispositivo. Per una rapida introduzione, guardare la presentazione per utenti di Office 365 per avere una panoramica di Office 365.

Tali strumenti includono le Microsoft Office Web Apps, versioni Web delle già note applicazioni desktop di Microsoft Office, come Microsoft Word, Excel e PowerPoint. Le Office Web Apps consentono di creare e modificare documenti memorizzati in qualsiasi computer utilizzando un Web browser.

In questa Guida introduttiva saranno presentate alcune attività comuni per illustrare l'utilizzo quotidiano di Office 365.

Se si è amministratori di Office 365, consultare l' Introduzione per amministratori di Office 365 per conoscere le attività relative all'amministrazione.

L'esperienza Web

Il Portale di Office 365 offre accesso immediato alla posta elettronica e ai servizi condivisi della società. In qualsiasi momento e in qualsiasi luogo si possa accedere a Internet, è possibile accedere anche a Office 365.

Per prima cosa, è necessario conoscere il proprio ID Microsoft Online Services e la relativa password. Qualora non se ne disponesse ancora, richiederli all'amministratore della società.

Accesso al Portale di Office 365

  1. Visitare il sito di Office 365 alla pagina Accedi .

  2. Immettere l'ID Microsoft Online Services e la relativa password.

Intestazione del Portale di Office 365

Osservando la parte superiore della pagina dopo aver effettuato l'accesso al Portale di Office 365, si noterà una barra orizzontale con alcuni collegamenti, chiamata intestazione. Nella maggior parte dei casi, l'intestazione viene visualizzata nella parte superiore della pagina, per consentire di accedere rapidamente alle funzionalità di Office 365 semplicemente facendo clic su uno dei seguenti collegamenti.

Intestazione di Office 365

  • Home: la pagina che viene visualizzata a ogni accesso a Office 365.
  • Outlook: il collegamento su cui fare clic per poter leggere la posta elettronica.
  • Sito del team: il collegamento su cui fare clic per condividere i documenti.

Posta elettronica

L'account Office 365 comprende il servizio di posta elettronica. Per salvaguardare la privacy e la sicurezza degli utenti, i messaggi di posta elettronica vengono archiviati nei server Microsoft. Per leggerli, è possibile utilizzare l'applicazione desktop Outlook oppure Microsoft Outlook Web App.

Creazione di un messaggio di posta elettronica in Outlook Web App

  1. Nell'intestazione fare clic su Outlook.

    Verrà visualizzata la casella Posta in arrivo. Se si conosce già l'applicazione desktop di Outlook, l'aspetto della pagina risulterà molto familiare.

  2. Nella parte superiore del riquadro intermedio fare clic su Nuovo per scrivere un nuovo messaggio.

Contatti

È possibile creare contatti per archiviare le informazioni relative alle persone con cui si comunica, compresi indirizzo di posta elettronica, via e numero civico e numero di telefono.

Creazione di un contatto

  1. In basso a sinistra nella finestra fare clic su Contatti.

    Contatti Outlook di Office 365

  2. Nella parte superiore del riquadro intermedio fare clic su Nuovo.

    Nuovo contatto di Office 365

  3. Nella finestra del nuovo contatto inserire le informazioni da includere per quel contatto.

Importazione di contatti in Outlook Web App

  1. Nella parte superiore del riquadro intermedio fare clic su Importa.

    Importazione di contatti in Office 365

  2. Eseguire le operazioni della procedura guidata Importa contatti.

In caso di contatti doppi, questi verranno ripetuti automaticamente nel nuovo elenco di contatti. Se si desidera un maggiore controllo dei contatti doppi, vedere Importazione dei contatti nella sezione “Esperienza delle applicazioni desktop” più avanti in questa guida.

Calendario

Utilizzare il calendario per memorizzare gli appuntamenti e pianificare le riunioni con i colleghi. Quando si pianifica una riunione, è possibile utilizzare il calendario per visualizzare l'agenda e trovare gli orari in cui sono disponibili anche i colleghi. A questo punto si potrà inviare una convocazione di riunione ai colleghi.

Visualizzazione del calendario

  • Nella parte superiore sinistra della finestra fare clic su Calendario.

    Visualizzazione del calendario di Office 365

Creazione di una riunione

  1. Nella parte superiore del riquadro intermedio fare clic su Nuovo.

    Nuova riunione di Office 365

  2. Nelle righe A e Facoltativi inserire i nomi dei partecipanti da invitare alla riunione.

  3. Inserire un oggetto.

  4. Specificare una posizione.

  5. Selezionare data e ora accanto a Ora di inizio e Ora di fine.

  6. Nel corpo del messaggio inserire lo scopo della riunione.

  7. Nella parte superiore della finestra fare clic sulla scheda Assistente Pianificazione per controllare se i partecipanti sono liberi. Se non lo sono, scegliere un orario diverso.

  8. Nella parte superiore sinistra della finestra fare clic su Invia.

Messaggistica immediata

Dopo aver aggiunto persone all'elenco dei contatti, è possibile conversare con loro direttamente dal Web browser tramite Outlook Web App.

Conversazione con un contatto

  1. Nella parte superiore sinistra della schermata fare clic su Contatti.

    Contatti Outlook di Office 365

  2. Fare clic con il pulsante destro del mouse su un nome presente nell'elenco dei contatti, quindi scegliere Chat.

  3. Iniziare a digitare nella finestra Chat.

    Finestra della chat di Office 365

Condivisione di documenti e informazioni con SharePoint Online

Tramite Office 365, il team ha a disposizione un sito in cui collaborare ai documenti e condividere informazioni. Il sito del team viene gestito tramite Microsoft SharePoint Online, dove è possibile archiviare i documenti in un unico punto. L'archiviazione dei documenti in SharePoint Online ne garantisce la protezione, consente il controllo delle versioni e permette di visualizzare e modificare i documenti nelle applicazioni desktop di Office o nelle applicazioni Office Web Apps. Oltre a collaborare ai documenti, è anche possibile condividere immagini, elenchi, wiki, blog e altro ancora. Per ulteriori informazioni sul salvataggio del lavoro svolto da Office 2010 al sito del team, vedere Salvare un documento in SharePoint da Office 2010.

Visualizzazione del sito del team di SharePoint

  • Nell'intestazione fare clic su Sito del team.

Informazioni su SharePoint 2010

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Utilizzo di Office Web Apps

Le Office Web Apps estendono i programmi Microsoft Office già noti (Word, PowerPoint, Excel e OneNote) grazie ai vantaggi aggiuntivi dell'accesso da qualsiasi luogo e della condivisione semplificata. L'aspetto del documento nel browser è analogo a quello visualizzato nell'applicazione desktop di Office. Le Office Web Apps consentono inoltre di modificare i documenti nel browser utilizzando l'aspetto familiare di Office.

Creazione di un file con le Office Web Apps

  1. Nella sezione Sito del team della pagina Home fare clic sull'icona di Word, Excel, PowerPoint o OneNote.

    Verrà visualizzata una nuova finestra del browser e verrà richiesto di digitare un nome per il nuovo file.

  2. Digitare un nome di file e fare clic su OK.

    Si apriranno le Office Web Apps e sarà possibile iniziare a modificare il file.

Quando si salva il documento, quest'ultimo viene salvato automaticamente nel sito del team. Se in seguito si desidera visualizzare o modificare il documento, è necessario accedervi dal sito del team. Anche gli altri membri del team possono accedere al documento dal sito del team.

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L'esperienza delle applicazioni desktop

È possibile continuare a utilizzare le applicazioni desktop di Microsoft Office già note e utilizzate ogni giorno. Per beneficiare di un'esperienza ottimale, configurare il PC in modo che possa comunicare con Office 365.

Nota Le informazioni contenute in questa sezione riguardano i computer che eseguono un sistema operativo Microsoft Windows. Se si utilizza un Mac, vedere Configurazione del Mac per Office 365.

Configurazione delle applicazioni desktop di Office per Office 365

L'accesso all'account di posta elettronica di Office 365 può essere effettuato direttamente dall'applicazione desktop Outlook. Se si utilizzano altre applicazioni desktop di Office, è possibile salvare i file direttamente sul sito del team di SharePoint e collaborare con i membri del team.

Per configurare le impostazioni di Office per tali funzionalità, eseguire Configurazione desktop Microsoft Office 365

Impostazione e configurazione delle applicazioni desktop di Office

  1. Nell'intestazione fare clic su Home.

  2. Nella parte destra della pagina Home fare clic su Download in Risorse.

  3. Dalla pagina Download installare nel computer i programmi desiderati.

  4. Al termine dell'installazione, tornare alla pagina Download e fare clic su Configura sotto l'intestazione Installare e configurare le applicazioni desktop di Office.

  5. Seguire le istruzioni per la configurazione.

Lettura della posta elettronica dall'applicazione desktop di Outlook

I messaggi di posta elettronica possono essere letti tramite l'applicazione desktop Outlook oppure tramite Outlook Web App, che sono facilmente intercambiabili. Ad esempio, alcune persone utilizzano l'applicazione desktop al lavoro e Outlook Web App a casa o in viaggio.

Se è stato scaricato e installato Microsoft Office 2010, avviare Microsoft Outlook 2010 per accedere al proprio account di posta elettronica di Office 365. In Outlook sarà disponibile la procedura di configurazione iniziale delle impostazioni.

Se nel computer è già installata una versione precedente di Office Outlook 2007 o Outlook 2010 e si desidera accedere al proprio account di posta elettronica di Office 365, è prima necessario creare un nuovo profilo per accedere al proprio account di posta elettronica di Office 365. Un profilo consiste di account, file di dati e impostazioni che specificano dove vengono salvati i messaggi.

Creazione di un profilo per Office 365

  1. Se è in esecuzione Outlook, uscire da Outlook.

  2. Fare clic sul menu Start di Windows, quindi sul Pannello di controllo.

  3. Nella casella Cerca del Pannello di controllo cercare Posta elettronica.

  4. Nel Pannello di controllo fare clic su Posta elettronica.

  5. Nella finestra di dialogo Impostazioni di posta fare clic su Mostra profili.

  6. Fare clic su Aggiungi per creare un nuovo profilo.

  7. Inserire il nome del profilo, quindi fare clic su OK.

  8. Nella finestra di dialogo Aggiungi nuovo account di posta elettronica inserire il proprio indirizzo di posta elettronica di Office 365.

  9. Fare clic su Avanti e seguire i rimanenti passaggi della procedura guidata.

  10. Tornando alla finestra di dialogo Posta elettronica, si noterà che è elencato il nuovo profilo.

  11. Fare clic su Richiedi un profilo da utilizzare, quindi selezionare OK.

Successivamente, ogni volta che si aprirà Outlook verrà richiesto di selezionare un profilo. Per passare da un profilo all'altro, uscire da Outlook e riavviarlo.

Importazione di contatti

È possibile importare contatti in Outlook da altre applicazioni o da contatti Outlook esportati. Le istruzioni che seguono presuppongono che siano già stati esportati contatti da Outlook o da un'altra applicazione come un client Web, un foglio di calcolo di Excel o un'applicazione di database.

Le istruzioni relative all'importazione di contatti in Office Outlook 2007 sono diverse rispetto a quelle di Outlook 2010. Eseguire la procedura per la versione in uso tra quelle descritte di seguito.

Importazione di contatti attraverso Outlook 2007

  1. In Office Outlook 2007 scegliere Importa ed esporta dal menu File.

  2. Selezionare Importa da altri programmi o file, quindi fare clic su Avanti.

  3. Fare clic su Valori separati da virgola (DOS), quindi su Avanti.

  4. Fare clic su Sfoglia per trovare il file contenente i contatti che si stanno importando, quindi selezionarlo.

  5. In Opzioni, selezionare una delle opzioni seguenti:

    • Sostituisci i duplicati con gli elementi importati: se esiste già un contatto di Outlook, verrà sostituito dalle informazioni in fase di importazione.
    • Consenti la creazione di duplicati: se esiste già un contatto di Outlook, il contatto importato verrà creato come secondo contatto.
    • Non importare duplicati: se esiste già un contatto di Outlook, le informazioni relative al contatto duplicato non verranno importate.
  6. Fare clic sulla cartella Contatti di Outlook in cui salvare i contatti importati, quindi fare clic su Avanti.

    Molte persone dispongono di una sola cartella Contatti. Tuttavia, se si dispone di diverse cartelle, è necessario selezionare quella in cui si desidera salvare i contatti.

  7. Fare clic su Fine.

Importazione di contatti con Outlook 2010

  1. In Outlook 2010 fare clic sulla scheda File.

  2. Fare clic su Apri.

  3. Fare clic su Importa.

  4. Selezionare Importa da altri programmi o file, quindi fare clic su Avanti.

  5. In Seleziona tipo di file da importare, fare clic sul tipo di file che si desidera importare, quindi su Avanti.

    Il tipo di file più comune è Valori separati da virgola (Windows), altrimenti detto file CSV. Se si importano in un file di dati di Outlook (.pst) contatti esportati da Outlook, fare clic su File di dati di Outlook (.pst).

  6. In File da importare, fare clic su Sfoglia, selezionare il file che si desidera importare, quindi fare clic su OK.

  7. Nella finestra di dialogo Importa file, sotto Opzioni, fare clic su una delle seguenti opzioni:

    • Sostituisci i duplicati con gli elementi importati: se esiste già un contatto di Outlook, verrà sostituito dalle informazioni in fase di importazione.
    • Consenti la creazione di duplicati: se esiste già un contatto di Outlook, il contatto importato verrà creato come secondo contatto.
    • Non importare duplicati: se esiste già un contatto di Outlook, le informazioni relative al contatto duplicato non verranno importate.
  8. Fare clic su Avanti.

  9. Nella finestra di dialogo Importa file, sotto Seleziona cartella di destinazione, fare clic su una cartella di destinazione per i contatti importati, quindi su Avanti.

    Generalmente, a meno che non si disponga di diversi account o a meno che non siano state create diverse cartelle di contatti per l'account, si seleziona la cartella Contatti.

  10. Fare clic su Fine.

Messaggistica immediata con Lync 2010

Microsoft Lync 2010 è un'applicazione che si installa sul desktop per comunicare con altri utenti per mezzo di messaggi istantanei (chat), chiamate vocali e videochiamate.

Scaricare ed eseguire Lync 2010

  1. Nell'intestazione fare clic su Home.

  2. Nell'intestazione Lync della pagina Home fare clic su Installa Lync 2010.

  3. Seguire le istruzioni per l'installazione.

  4. Al termine dell'installazione, è possibile eseguire Lync 2010 dal menu Start di Windows.

Per ulteriori informazioni sull'utilizzo di Microsoft Lync Online, consultare la pagina del Supporto tecnico.

Invio di un messaggio immediato

  1. Avviare Lync 2010.

  2. Nella casella bianca nella parte superiore della finestra di Lync 2010 digitare il nome di un contatto oppure l'indirizzo di posta elettronica di un collega.

  3. Il nome o l'indirizzo di posta elettronica compare direttamente sotto la casella bianca.

    Finestra di messaggistica istantanea di Lync di Office 365

  4. Fare clic con il tasto destro del mouse sul nome o sull'indirizzo di posta elettronica.

    Viene visualizzato un menu di scelta rapida con un elenco di tutti i comandi disponibili.

  5. Fare clic su Invia un messaggio immediato.

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L'esperienza mobile

È possibile connettere una varietà di dispositivi mobili a Office 365, in particolare telefoni cellulari in grado di sincronizzare le informazioni con Windows, quindi utilizzarli per inviare e ricevere messaggi di posta elettronica e accedere alle informazioni del calendario.

Per informazioni relative alla configurazione del proprio dispositivo mobile Windows, del proprio Apple iPhone o del proprio dispositivo mobile BlackBerry®, consultare Utilizzo della posta elettronica sul telefono cellulare.

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Guida e community di Office 365

Se si necessita di ulteriore assistenza riguardo a Office 365, nella Guida di Office 365 sono presenti le risposte a numerose domande. Si consiglia di iniziare dalla sezione Guida introduttiva . Inoltre, Microsoft ha creato una community in cui condividere problemi, soluzioni e consigli con altri utenti di questi servizi. Sarà possibile cercare risposte contemporaneamente negli articoli della Guida e nei post della community.

Trovare risposte nella Guida e nella community

  1. Visitare la pagina Home.

  2. Nella casella Cerca, nella parte destra della pagina, scrivere ciò che si sta cercando.

    Casella di ricerca di Office 365

  3. Nella pagina dei risultati verranno elencate le risposte trovate nella Guida e nella community di Office 365.

  4. Se non sono presenti le risposte necessarie, pubblicare una domanda nella Community di Office 365.

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