Centre de gestion de la confidentialité : informations relatives à la sécurité, la confidentialité et la conformité pour Office 365 et Microsoft Dynamics CRM Online

Utilisation de vos données par Microsoft

Ce sont vos données : les données stockées et traitées via Microsoft® Office 365 et Dynamics CRM Online vous appartiennent. Microsoft n’utilise vos données que dans le cadre de la prestation des services de votre choix.

Microsoft utilise vos données uniquement pour les services que vous payez : la maintenance et la prestation des services Office 365 et Dynamics CRM Online. Microsoft dispose d’une politique dont le respect garantit que vos données ne seront pas utilisées à d’autres fins. Si certaines données sont stockées ou traitées sur les systèmes qui utilisent à la fois les services professionnels et grand public, les services professionnels de Microsoft sont conçus et gérés de manière complètement dissociée par rapport aux services grand public Microsoft. Microsoft n’analyse ni vos courriers électroniques ni vos documents à des fins de publicité.

 

Les données client désignent l’ensemble des données, y compris tous les fichiers texte, son ou image qui ont été fournis à Microsoft par vous ou pour votre compte dans le cadre de votre utilisation des services. Elles n’incluent pas les données administrateur, les données de paiement ou les informations relatives au fonctionnement des services. Voir la déclaration de confidentialité d’Office 365.

Le contenu désigne un sous-ensemble de données client. Il est considéré comme confidentiel, et, dans les conditions de fonctionnement normales, n’est pas envoyé via Internet sans être chiffré au préalable. Il inclut, par exemple, les pièces jointes et le corps des messages électroniques d’Exchange Online, le corps du fichier et le contenu du site SharePoint Online (non l’URL), le corps des messages instantanés, les conversations vocales et les fichiers CRM contenant les données concernant les interactions de votre client final.

Comment Office 365 et Dynamics CRM Online utilisent-ils mes données ?

Le tableau suivant décrit l’utilisation par Microsoft de vos données client d’Office 365 et Dynamics CRM Online :

Utilisationdes données client d’Office 365 et de Dynamics CRM Online

Données client (contenu non compris)

Contenu

Gestion et dépannage des services

Oui

Oui

Sécurité, prévention du courrier indésirable et des logiciels malveillants

Oui

Oui

Communications des services

Oui

Non

Amélioration des services achetés 

Non

Non

Publicité 

Non

Non

Divulgation volontaire pour application de la loi

Non

Non

Marketing direct

Non

Non

 

FAQ

Question : comment Office 365 et Dynamics CRM Online utilisent-ils mes données dans le cadre de la prestation du service ?

Réponse : les données client sont utilisées uniquement pour fournir le service, sauf indication contraire de votre part.

En plus des opérations quotidiennes, la gestion du service peut inclure l’utilisation des données client dans les cas suivants :

§  Dépannage visant à prévenir, détecter et résoudre les problèmes affectant le fonctionnement des services ;

§  Amélioration en cours des fonctionnalités ou des exigences de sécurité continue qui impliquent la détection des nouvelles menaces en constante évolution et la protection des services ou des données client contre ces menaces (telles que les programmes malveillants ou le courrier indésirable) ;

§  Fourniture de fonctionnalités de service personnalisées ou basées sur l’inférence.  

Question : Office 365 et Dynamics CRM Online partagent-ils des données et des systèmes avec des services d’annonceur pris en charge ? Office 365 et Dynamics CRM Online explorent-ils les données clients pour ses annonceurs ?

Réponse : non. Office 365 et Dynamics CRM Online utilisent des systèmes distincts qui sont physiquement et logiquement séparés des systèmes et services d’annonceur du client exécutés par Microsoft. Aucun flux de données n’est échangé entre les deux systèmes et aucune de vos données n’est utilisée pour créer des profils visant à effectuer une promotion auprès de vos utilisateurs finaux ou à leur fournir des publicités.

Question : Office 365 et Dynamics CRM Online peuvent-ils utiliser ou divulguer mes données sans mon autorisation ?

Réponse : dans un nombre limité de cas, Microsoft peut divulguer les données client sans votre autorisation préalable, notamment pour se conformer aux dispositions.

Question : quelle procédure appliquent Office 365 et Dynamics CRM Online lorsqu’un représentant du système judiciaire souhaite accéder à mes données ? Comment Microsoft procède-t-il lorsqu’il est cité à comparaître ou légalement mandaté à produire des données client ?

Réponse : pour Office 365 et Dynamics CRM Online, les clients doivent contrôler leurs propres informations dans toute la mesure possible.

En conséquence, si une entité publique contacte Microsoft directement pour obtenir des informations hébergées pour le compte des clients Office 365 ou Dynamics CRM Online, Microsoft tente d’abord de rediriger l’entité vers le client afin de pouvoir déterminer la réponse la plus appropriée. Si néanmoins Microsoft est tenu d’y répondre, Microsoft ne fournit que les informations appartenant à ses clients Office 365 et Dynamics CRM Online lorsque la loi l’exige, limite la production uniquement aux informations qu’il est nécessaire de divulguer et utilise tous les efforts raisonnables pour avertir au préalable le client d’entreprise de toute production, sauf si la loi l’interdit. La notification de Microsoft est généralement transmise par courrier électronique à un ou plusieurs administrateurs indiqués par le client dans le portail des services en ligne. Il revient au client de maintenir à jour ses coordonnées.

Question : que sont les données d’utilisation et comment Microsoft les utilise-t-il ?

Réponse : les données d’utilisation permettent d’assurer la prestation du service.

Les données d’utilisation peuvent désigner divers points de données liés à Office 365 et Dynamics CRM Online. Elles peuvent désigner le nombre moyen de messages électroniques reçus quotidiennement par un utilisateur, le nombre de licences incluses dans l’abonnement d’un client ou la quantité d’électricité dont Microsoft a besoin pour faire fonctionner Office 365 et Dynamics CRM Online.

Microsoft a conscience que ses clients se préoccupent surtout du traitement réservé aux informations d’identification personnelles relatives aux interactions des utilisateurs avec les services.  De telles données peuvent être utilisées dans le cadre des opérations quotidiennes et de la maintenance des services (comme décrit ci-dessus), ainsi que des communications des services auprès des administrateurs, y compris les messages électroniques relatifs à l’utilisation des services ou l’accès à ceux-ci par les utilisateurs finaux. Par exemple, un administrateur peut recevoir une notification de Microsoft destinée à l’informer qu’un utilisateur a presque atteint la limite d’utilisation ou de stockage.

Question : quelles communications des services peut recevoir un administrateur ?

Réponse : les administrateurs peuvent recevoir plusieurs types de communications de Microsoft liées à l’utilisation des services. Ils peuvent également recevoir les types de communications suivants : communications sur le fonctionnement des services, notamment en lien avec les opérations de maintenance planifiées, et sur les nouvelles fonctionnalités des services.