Omogućujemo vam da utvrdite je li netko pristupio vašim osnovnim podacima.
Znamo da je u oblaku pristup podacima glavna briga. To se odnosi na to da znate da imate pristup podacima kad vam je to potrebno i da znate je li netko drugi pristupio vašim podacima.
Kad je riječ o pristupu naše su obaveze sljedeće:
| Vrste podataka koje se prate | Upute | |
| Microsoft Online Services | Stvaranje korisnika, poništavanje lozinki na portalu | Kontaktirajte tehničku podršku usluga Microsoft Online Services |
| Exchange Online | Pristup poštanskom sandučiću Exchange3 | Posjetite upravljačku ploču usluge Exchange (veza je dostupna na stranici administratorskog pregleda na portalu Microsoft Online Services [potrebna je prijava]). |
| SharePoint Online | Web-mjesto SharePoint, pristup spremniku | Kontaktirajte tehničku podršku usluga Microsoft Online Services |
| Microsoft Dynamics CRM Online | Pristup osnovnim klijentskim podacima CRM-a | Kontaktirajte tehničku podršku usluga Microsoft Online Services |
Napomene:
1Osnovni podaci za koje klijenti možda imaju povećanje zahtjeve za čuvanje povjerljivosti koji se, kad usluga radi na uobičajen način, prenose šifrirani putem interneta. To se posebno odnosi na tijelo poruke e-pošte na usluzi Exchange Online, privitke pošte, sadržaj timskog web-mjesta SharePoint Online, tijelo datoteke SharePoint Online, izravnu razmjenu poruka ili razgovore na usluzi VOIP.
2Partneri: izvješća o prodavačima (kod kojih je klijent kupio usluge i koji su mu uslugu naplatili), partneri za ACS VOIP i pridružene usluge poput Istraživanja u pokretu (za uslugu BlackBerry® smještenu na poslužitelju) nisu dostupna zbog prirode pristupa podacima koji te strane imaju u uobičajenom tijeku korištenja usluga.
3Za klijente-poduzeća koji su omogućili administracijski centar FOPE, nije moguće dati izvješće o administrativnom pristupu za poštu u redu čekanja u administracijskom centru.
Administratori podatkovne baze, prema definiciji, imaju pristup svim resursima u podatkovnoj bazi, uključujući i klijentske podatke. No Microsoft strogo zabranjuje pristup klijentskim podacima u svrhe koje nisu poslovne poput poboljšanja rada podatkovnih datoteka ili migracije klijenata iz jedne podatkovne baze u drugu.
U sljedećoj tablici navedene su različite razine pristupa za različite vrste podataka:
| Podaci o korištenju | Podaci iz adresara | Klijentski podaci (izuzevši osnovne klijentske podatke)*) | Osnovni klijentski podaci | |
| Tim za odgovore na rad (ograničeno samo na ključno osoblje) | Da. | Da, prema potrebi. | Da, prema potrebi. | Da, kao izuzetak. |
| Organizacija podrške | Da, samo ako je potrebno kao odgovor na Upit za podršku. | Da, samo ako je potrebno kao odgovor na Upit za podršku. | Da, samo ako je potrebno kao odgovor na Upit za podršku. | Ne. |
| Projektiranje | Da. | Bez izravnog pristupa. Moguć je prijenos tijekom rješavanja problema. | Bez izravnog pristupa. Moguć je prijenos tijekom rješavanja problema. | Ne. |
| Partneri | Uz klijentsko dopuštenje. Provjerite kod partnera za više informacija. | Uz klijentsko dopuštenje. Provjerite kod partnera za više informacija. | Uz klijentsko dopuštenje. Provjerite kod partnera za više informacija. | Uz klijentsko dopuštenje. Provjerite kod partnera za više informacija. |
| Ostali u tvrtki Microsoft | Ne. | Ne (da za klijente usluge Office 365 za male tvrtke u marketinške svrhe). | Ne. | Ne. |
*Osnovni klijentski podaci uključuju tijela i privitke poruka e-pošte na usluzi Exchange Online, sadržaj na web-mjestu i tijelo datoteke na usluzi SharePoint Online, izravne razmjene poruka i glasovne razgovore i poslovne podatke CRM-a o vašim interakcijama s krajnjim korisnicima.
Klijenti imaju mogućnost pristupa svojim podacima i upravljanja njima kroz standardne protokole i mehanizme pristupa koji su definirani unutar opisa usluge.
Na završetku klijentske pretplate ili korištenja usluge, klijent ima mogućnost izvoza svojih podataka. Sve pojedinosti nalaze se u Korisničkim pravima za proizvod (to je nadležni izvor za ovu temu), no kako bismo vam olakšali u nastavku navodimo propise koji stupaju na snagu sa izdanjem usluge Office 365:
Istek ili ukidanje usluge Online Service. Nakon isteka ili ukidanja pretplate na uslugu Online Service, morate kontaktirati tvrtku Microsoft i javiti želite li:
Za brisanje klijentskih podataka ne snosimo nikakvu odgovornost. Prihvaćate da, osim onoga što je navedeno u ovim odredbama, nemamo nikakve obaveze da i dalje čuvamo, izvozimo ili vraćamo klijentske podatke. Prihvaćate da nemamo nikakve odgovornosti u bilo kojem smislu za brisanje klijentskih podataka sukladno ovim odredbama.
Tvrtka Microsoft šalje više obavijesti prije brisanja klijentskih podataka kako bi klijenti bili informirani o tome da će se podaci uskoro izbrisati ako ne reagiraju u predviđenom roku.
U mjeri u kojoj klijentu treba pomoć da ispuni zakonske zahtjeve za zaštitu privatnosti, prema brojnim sporazumima klijent može kontaktirati korisničku podršku tvrtke Microsoft kako bi dobio pomoć u pristupu, promjeni, brisanju ili blokiranju svojih klijentskih podataka. Zahtjevi bez mogućnosti rješavanja kroz standardne alate i postupke možda će se dodatno naplaćivati.
Svi zaposlenici koji rade na uslugama Microsoft Online Services odgovorni su za svoj rad na klijentskim podacima, što znači da je pristup podacima na uslugama Microsoft Online Services dodijeljen tako da je moguće pratiti jedinstvenog korisnika. Drugim riječima, odgovornost se osnažuje kroz niz sistemskih kontrola, uključujući korištenje jedinstvenih korisničkih imena, kontrola pristupa podacima i revizije. Za razliku od generičkih korisničkih imena kao što je "Gost" ili "Administrator", jedinstvena korisnička imena koriste se za pojačanu odgovornost čime se identificiraju korisničke akcije do određene osobe (navedene kao "povezane"). Također se koristi autentikacija s dva čimbenika, poput prijave pametnim karticama pomoću digitalnih certifikata ili RSA tokena kako bi se dodatno ojačala ta veza.
Korisnički pristup podacima također je ograničen korisničkom ulogom, na primjer, sistemski administratori nemaju administrativni pristup podatkovnoj bazi.
Tvrtka Microsoft primjenjuje stroge kontrole kad je riječ o tome koje će korisničke uloge i korisnici imati pristup podacima. Korisnici imaju obavezu ispunjavanja obrasca uz pružanje poslovnog opravdanja za traženje pristupa. To mora odobriti osoba nadređena korisniku prije dobivanja pristupa. Nadalje, razine pristupa pregledavaju se periodički kako bi se osiguralo da pristup sustavu imaju samo korisnici s odgovarajućim poslovnim opravdanjem.
Svi podatkovni centri usluga Microsoft Online Services imaju biometričke kontrole pristupa, a u većini podatkovnih centara koji daju usluge Microsoft Online Services za ostvarivanje fizičkog pristupa podatkovnim centrima potreban je otisak dlana. Fizički pristup podatkovnim centrima usluga Microsoft Online Services kontrolira se dvostupanjskom autentikacijom uključujući čitače pristupne proxy-kartice (potrebna je značka za pristup karticom) i biometrijske čitače geometrije ruke.
Dodatne informacije o pristupu usluga Microsoft Online Services klijentskim podacima saznajte u pravilima o zaštiti privatnosti usluge Microsoft Online, Microsoftovim smjernicama za zaštitu privatnosti za proizvode i usluge u razvoju, opisu sigurnosne usluge Office 365 i u tehničkoj dokumentaciji o zaštiti privatnosti usluge Microsoft Online.
Usluge Microsoft Security Officer kvartalno će slati izvješća ovlaštenim zaposlenicima koje imaju pravo odobriti pristup podatkovnim centrima. Izvješća sadrže popise osoba koje trenutačno imaju pristup podatkovnim centrima. Ovlašteni zaposlenici pregledavaju popis i tako utvrđuju koje sve osobe imaju pristup i imaju li minimalno privilegiranu razinu pristupa potrebnu za izvođenje svoje poslovne funkcije. Ovlašteni zaposlenici moraju poslati odgovor službeniku za sigurnost tvrtke Microsoft u vezi svih promjena ili s potvrdom da nikakve promjene nisu potrebne.
Svi Microsoftovi zaposlenici u SAD-u obavezni su uspješno položiti standardnu pozadinsku provjeru tijekom postupka zapošljavanja. Pozadinska provjera uključuje pregled informacija koje se odnose na kandidatovo obrazovanje, posao i povijest kažnjavanja.
Pored standardne pozadinske provjere koja se primjenjuje na sve nove zaposlenike tvrtke Microsoft, novi i postojeći zaposlenici koji imaju pristup klijentskim podacima ili oni koji upravljaju ključnim fizičkim i logičkim kontrolama pristupa, moraju proći provjeru popisa kontrole izvoza: (popisi kontrole izvoza uključuju Ured za kontrolu strane imovine (engl. Office of Foreign Assets Control List, OFAC), Ured popisa djelatnosti i sigurnosti (engl. Bureau of Industry and Security List, BIS) i Ured Ministarstva obrane za nadzor trgovine, Popis osoba kojima je zabranjen pristup (engl. Office of Defense Trade Controls Debarred Persons List, DDTC))
Dodatne informacije i pozadinske provjere, poput provjere državljanstva i otisaka prstiju, također se mogu primjenjivati ako je pristup potreban za pristup na federalnoj razini.
U svrhu zaštite privatnosti svojih zaposlenika Microsoft ne dijeli rezultate pozadinskih provjera sa svojim klijentima.