Porady dotyczące oszczędzania czasu pracy: nie warto robić tego samego dwa razy
Więcej publikacji tego autora Microsoft Office Document Designer (Projektowanie dokumentów rozwiązania Microsoft Office) |
W rozwiązaniu Microsoft Office najbardziej lubię to, że pozwala oszczędzać czas dzięki temu, że poszczególne programy rozwiązania są na wiele sposobów zintegrowane. Kiedy do pracy używa się programów rozwiązania Office, rzadko zachodzi konieczność wpisywania tych samych informacji dwa razy.
Ten artykuł pomoże efektywniej korzystać z programów używanych na co dzień. Przyjrzymy się niektórym funkcjom umożliwiającym jednoczesne używanie programów Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote i Visio. Przedstawię także kilka najciekawszych porad dotyczących oszczędzania czasu, które mogą naprawdę odmienić codzienną pracę.
Zawartość strony
Szybkie tworzenie fantastycznych dokumentów przy użyciu programów Word i Excel
Jak wiadomo, program Excel nadaje się idealnie do zarządzania danymi — trudno o bardziej zaawansowane narzędzie do wykonywania obliczeń czy tworzenia wykresów. Z kolei program Word to bardziej uniwersalna i wydajna aplikacja do tworzenia ważnych dokumentów. Dlaczego nie wybrać z obu aplikacji tego, co najlepsze?
Błyskawiczne przetwarzanie danych w programie Excel i eleganckie przedstawianie ich w dokumencie programu Word.
Oto kilka prostych i skutecznych sposobów oszczędzania czasu i uzyskiwania doskonałych rezultatów dzięki programom Word i Excel.
1. | Przenoszenie danych z arkusza programu Excel do programu Word, a tabel programu Word do programu Excel. Jeśli w tabelach programu Word jest konieczne użycie tabel zawierających złożone obliczenia, oszczędzisz sobie wysiłku i uzyskasz bardziej profesjonalną prezentację, pozwalając robić każdemu programowi to, co do niego należy. Użyj mocy obliczeniowej programu Excel do wykonania złożonych operacji na liczbach, a elastycznych opcji formatowania tabel w programie Word — aby uzyskać idealny dokument końcowy. Kopiowanie tabel między programem Word a programem Excel zabiera znacznie mniej czasu niż próby zmuszenia jednego programu do wykonywania zadań, do których przeznaczony jest drugi. Uzyskaj pomoc dotyczącą kopiowania tabel między programem Word a programem Excel oraz poznaj inne sposoby wymiany danych między programami Word, Excel i PowerPoint.. |
2. | Tymczasowe łączenie wykresów i tabel w celu skrócenia czasu edycji danych. Jednym z dobrych sposobów na zaoszczędzenie czasu przy tworzeniu wykresu programu Excel lub danych, które mają znaleźć się w programie Word, jest wklejenie ich w programie Word jako łącza na czas edycji danych. W ten sposób dokument jest aktualizowany przy każdej aktualizacji danych. Po zakończeniu edycji danych można przerwać łącze jednym naciśnięciem klawisza, uzyskując natychmiast gotowy, doskonały dokument. Odwiedź mój dziennik internetowy, w którym znajdziesz instrukcje krok po kroku i porady dotyczące oszczędzania czasu dzięki łączeniu tabel z wykresami (j. ang.).. |
3. | Idealne dopasowanie rozmiaru wykresu programu Excel za pierwszym razem. Używając tabel do tworzenia układu strony w dokumencie programu Word, w jednej chwili uzyskasz eleganckie i łatwe w zarządzaniu dokumenty. Możesz również użyć wymiarów dowolnej komórki tabeli programu Word, w której chcesz umieścić wykres programu Excel, aby w kilka sekund dopasować jego rozmiar. W moim dzienniku internetowym znajdziesz łatwe instrukcje krok po kroku, dotyczące dopasowywania wykresów programu Excel do dokumentów programu Word (j. ang.). |
4. | Tworzenie korespondencji seryjnej w programie Word za pomocą list programu Excel. W rozwiązaniu Office istnieje wiele źródeł, które mogą służyć jako dane korespondencji seryjnej. Jednym z nich jest zawartość arkusza programu Excel. W zależności od konfiguracji danych do korespondencji seryjnej można używać danych z arkusza programu Excel, kontaktów programu Outlook a nawet bazy danych programu Access — bez konieczności podejmowania żadnych dodatkowych kroków. Uzyskaj pomoc dotyczącą tworzenia korespondencji seryjnej w programie Word i zapoznaj się z dostępnymi źródłami danych. |
Tworzenie doskonałych prezentacji i raportów przy użyciu programów Word, PowerPoint i Excel
Musisz dołączyć prezentację do raportu? Być może chcesz dodać złożone tabele lub wykresy do slajdów programu PowerPoint lub diagramy do dokumentów programu Word, ale masz ciekawsze plany na najbliższe lata swojego życia? Tu znajdziesz pomoc.
Wystarczą dwa kliknięcia, aby z konspektu programu Word powstała prezentacja programu PowerPoint.
Oto cztery dynamiczne sposoby oszczędzania czasu i wysiłku dzięki współpracy programów Word, PowerPoint i Excel.
1. | Tworzenie slajdów programu PowerPoint na podstawie konspektu programu Word (i odwrotnie). Jeśli do tworzenia konspektu w dokumencie używasz wbudowanych stylów akapitów (od stylu Nagłówek 1 do Nagłówek 9), możesz szybko wyeksportować konspekt do slajdów programu PowerPoint. Równie łatwo możesz wysłać konspekt, obrazy i strony notatek ze slajdów programu PowerPoint do programu Word. Poniższy rysunek przedstawia dostępne opcje przesyłania zawartości programu PowerPoint do programu Word:  To jest okno dialogowe Wysyłanie do programu Microsoft Office Word, dostępne w programie PowerPoint. Aby wyświetlić to okno dialogowe, w menu Plik kliknij polecenie Wyślij do, a następnie kliknij polecenie Microsoft Office Word.
| ||||
2. | Formatowanie osadzonych tabel programu Word za pomocą narzędzia do ponownego kolorowania w programie PowerPoint. Czy znasz problem edycji osadzonej tabeli programu Word na slajdzie programu PowerPoint z ciemnym tłem? Jeśli zmienisz kolor tekstu w tabeli programu Word na biały, tekst będzie niewidoczny na stronie programu Word! Zamiast załamywać ręce, użyj funkcji ponownego kolorowania dostępnej w programie PowerPoint. Dzięki tej funkcji tabela w programie Word pozostanie niezmieniona, co ułatwi jej edycję, a tabela w programie PowerPoint będzie wyglądać doskonale. Odwiedź mój dziennik internetowy, aby uzyskać instrukcje dotyczące ponownej zmiany koloru osadzonych tabel programu Word w programie PowerPoint (j. ang.). | ||||
3. | Tworzenie grafik programu Word przy użyciu narzędzi do rysowania w programie PowerPoint. Program Word zawiera pasek narzędzi Rysowanie, natomiast program PowerPoint jest przeznaczony do tworzenia grafik dla prezentacji. W programie PowerPoint jest dostępnych wiele innych funkcji, które umożliwiają szybkie tworzenie perfekcyjnych diagramów. Możliwość tworzenia diagramów w programie PowerPoint i wklejania ich do programu Word jako rysunków ułatwia zarządzanie dokumentami programu Word i gwarantuje, że grafika wygląda zawsze tak jak powinna. Odwiedź mój dziennik internetowy, aby zapoznać się z technikami tworzenia grafik dla prezentacji w programie PowerPoint i poradami na ten temat (j. ang.). | ||||
4. | Konwertowanie wykresów programu Excel na wykresy programu PowerPoint w nie więcej niż czterech kliknięciach. Czy masz dane lub wykres w programie Excel, który chcesz wstawić do prezentacji programu PowerPoint? Nie przepisuj danych, nie twórz ponownie wykresu i nie męcz się, mozolnie kopiując i wklejając dane. Program Microsoft Graph, służący do tworzenia wykresów w programie PowerPoint, umożliwia zaimportowanie tych danych, a nawet całej tabeli — wystarczy kilka razy kliknąć. Poznaj sposób importowania danych i wykresów programu Excel do programu PowerPoint za pomocą programu Microsoft Graph.  Porada Aby zaimportowany wykres programu Excel automatycznie przyjął schemat kolorów prezentacji, kliknij na zewnątrz wykresu (czyli zamknij program Microsoft Graph i powróć do slajdu programu PowerPoint), a następnie ponownie kliknij wykres, aby kontynuować edytowanie go. To wystarczy, aby zaktualizować kolory! |
Bezkonfliktowe organizowanie i udostępnianie informacji między programami OneNote, Outlook i Word
Na spotkaniu notujesz nowe terminy i zadania. Być może piszesz raport na podstawie informacji ze spotkania lub musisz przedstawić podsumowanie tych informacji swoim współpracownikom. Ile razy chcesz wpisywać te same informacje? Jeśli nie zamieszasz robić tego więcej niż raz, jesteś w doborowym towarzystwie!
Program OneNote zawiera ogromną liczbę opcji służących integracji z innymi programami rozwiązania Office.
Wpisuj notatki w programie OneNote na komputerze przenośnym, stacjonarnym lub na komputerze typu Tablet.
Oto moje ulubione sposoby oszczędzania czasu dzięki programom OneNote, Outlook i Word.
1. | Tworzenie elementów programu Outlook na podstawie notatek programu OneNote lub wstawianie informacji z programu Outlook do programu OneNote. Wybierz notatki na stronie programu OneNote (wpisane za pomocą klawiatury lub ręcznie) i kliknij, aby utworzyć zadanie lub termin programu Outlook na podstawie zaznaczonych elementów. Możesz także wstawić informacje o terminie programu Outlook na stronie programu OneNote, aby mieć szczegóły spotkania pod ręką podczas tworzenia notatek. Poznaj różne sposoby łącznego używania programów OneNote i Outlook. |
2. | Tworzenie dokumentu programu Word bezpośrednio z notatek ze spotkania wprowadzonych w programie OneNote. Po co rozpoczynać wpisywanie raportu od zera, skoro istnieje już plan raportu w postaci sporządzonych notatek? Wystarczy kilka kliknięć, aby wysłać notatki programu OneNote bezpośrednio do programu Word. Aby tego dokonać, zaznacz notatki na stronie programu OneNote lub całą stronę, a nawet kilka stron. W menu Plik kliknij polecenie Wyślij do, a następnie kliknij polecenie Microsoft Office Word. Gotowe! Zostanie otwarty nowy dokument programu Word, zawierający wszystkie wybrane notatki. |
Inteligentne analizowanie i wyświetlanie danych przy użyciu programów Excel i Visio
Tworzenie schematu organizacyjnego bez rysowania ani wstawiania kształtów? Wysyłanie diagramów narysowanych na tablicy do programów Word lub Excel za pomocą kilku kliknięć? Jeśli te funkcje programu Microsoft Office Visio 2003 brzmią cokolwiek futurystycznie, być może przyszłość nadeszła wcześniej, niż się spodziewaliśmy. Te cenne narzędzia istnieją naprawdę — a ich używanie to sama przyjemność!
Oto dwa sprytne i interesujące sposoby oszczędzania czasu dzięki programom Visio i Excel.
Z arkusza do schematu organizacyjnego — nie potrzeba rysować.
1. | Automatyczne tworzenie schematu organizacyjnego programu Visio na podstawie danych programu Excel. Aby szybko wygenerować schemat organizacyjny programu Visio, możesz użyć istniejącego arkusza programu Excel. Aby zagwarantować poprawność otrzymywanych rezultatów, możesz też użyć Kreatora schematów organizacyjnych programu Visio, który poprowadzi Cię przez proces konfiguracji tego arkusza.
| ||||
2. | Eksportowanie własnej tablicy wirtualnej z narzędzia burzy mózgów programu Visio do programów Excel i Word Narzędzie burzy mózgów programu Visio zamienia komputer w tablicę pomocną w planowaniu i współpracy, której wyniki można zapisywać i udostępniać. Najlepiej po prostu wyeksportować diagramy utworzone za pomocą narzędzia burzy mózgów do programu Word lub Excel, a następnie zacząć wcielać pomysły w życie już bez wpisywania jakichkolwiek innych informacji.
|
 | Stephanie Krieger |