5 sposobów na uzyskanie większej produktywności na spotkaniach
Obecnie dużo się mówi o mobilności — pracownicy wciąż szukają sposobu pozostawania w kontakcie oraz uzyskiwania dostępu do informacji w czasie podróży. Jednak jedną z najbardziej znaczących odległości jest dystans między biurem i pokojem konferencyjnym. W zależności od dnia można łatwo spędzić ponad połowę czasu na spotkaniach.
Korzystając z komputera typu Tablet, jeszcze przed wyjściem ze spotkania mogę zainicjować wykonywanie wielu ważnych zadań. Nie muszę w tym celu czekać na powrót do biura. Nie potrzebuję również przypominać sobie później dyskusji, które miały miejsce podczas spotkania. Rozpoczynam pracę już na spotkaniu.
W tym artykule przedstawiłem, w jaki sposób przy użyciu komputera typu Tablet utrzymuję wysoką wydajność podczas spotkań.
Zawartość strony
1. Sporządzanie i wyszukiwanie notatek ze spotkania
Sporządzanie oraz, co ważniejsze, szybkie wyszukiwanie notatek jest bez wątpienia najważniejszą korzyścią, jaką daje mi używanie komputera typu Tablet podczas spotkań. Za pomocą programu Microsoft Office OneNote sporządzam ręczne notatki oraz rysuję wykresy i diagramy, dzięki którym mogę szybko wyrazić pomysły. Większa elastyczność podczas tworzenia notatek powoduje, że są one lepszej jakości. Dowiedz się więcej o współpracy komputera typu Tablet i programu OneNote (j. ang.).
Praca z komputerem typu Tablet i programem OneNote ułatwia sporządzanie i znajdowanie notatek.
1. Ręczne sporządzanie notatek pozwala na szybkie przekazanie koncepcji.
2. Dzięki kartom w programie OneNote mogę później szybko znaleźć odpowiednie notatki.
Ponieważ wszystkie notatki przechowuję na komputerze typu Tablet, mogę je łatwo znaleźć podczas spotkań, nawet jeśli pochodzą sprzed wielu miesięcy. Jak często zdarza Ci się, że nie możesz znaleźć informacji zapisanych kilka tygodni wcześniej? Korzystając z kart w programie OneNote, które przypominają kartki notesu, zawsze mogę szybko znaleźć notatki. Mogę także wyszukiwać notatki w programie OneNote — nawet te, które zostały napisane odręcznie. Raz udało mi się zapobiec utracie dziesiątek tysięcy dolarów z budżetu mojego działu, ponieważ potrafiłem szybko znaleźć notatki dotyczące narady, która odbyła się wiele miesięcy wcześniej. Dowiedz się więcej o wyszukiwaniu notatek w programie OneNote.
2. Wydajna praca
Zauważyłem, że korzystając z komputera typu Tablet, mogę dużo prościej wykonywać zadania podczas spotkań, ponieważ nie ma bariery w postaci ekranu komputera przenośnego, oddzielającej mnie od moich współpracowników. Używając pakietu Microsoft Office 2003 na komputerze typu Tablet, tworzę wraz z moimi współpracownikami wersje robocze diagramów pracy, planów projektów oraz prezentacji slajdów w momencie, gdy ich propozycje pojawiają się na spotkaniu. Jeśli używam konwencjonalnego komputera przenośnego, istnieje bariera oddzielająca mnie od moich współpracowników, przez co praca staje się trudniejsza. Komputer typu Tablet ułatwia współpracę. Przecież najlepszym momentem na zredagowanie wersji roboczej dokumentu i zebranie opinii na jej temat jest spotkanie, podczas którego jest omawiana propozycja dokumentu, a wszystkie zainteresowane osoby są zgromadzone w sali. W ten sposób można zaoszczędzić wiele godzin pracy i oczekiwania przy kolejnych cyklach recenzji bez zakłócania przebiegu spotkania biznesowego. Dowiedz się więcej o używaniu pakietu Office 2003 na komputerze typu Tablet.
Więcej informacji o innych specjalistycznych programach można znaleźć w witrynie poświęconej komputerom typu Tablet (j. ang.). Zawiera ona pełną listę oprogramowania dostępnego na komputery typu Tablet, przeznaczonego do wykonywania rozmaitych zadań.
3. Tworzenie zadań
Bardzo często tworzę zadania i zarządzam nimi za pomocą programu Microsoft Office Outlook. Kiedy korzystałem z konwencjonalnego komputera przenośnego, rzadko używałem go do zarządzania zadaniami podczas spotkań, ponieważ rozpraszało to ich uczestników. Teraz pióro i ekran komputera typu Tablet pozwalają mi na proste i dyskretne korzystanie z programu Outlook. Dzięki temu mogę tworzyć zadania w chwili, gdy otrzymuję je podczas spotkania.
Przy określaniu zadań używam Panelu wprowadzania na komputerze typu Tablet (j. ang.) w celu zapisania ich w bloku zadań programu Outlook (j. ang.). Wygląda to podobnie jak sporządzanie notatek w notesie, jest jednak bardziej efektywne. Wyznaczam terminy, sporządzam notatki w polu tekstowym zadania, a nawet przydzielam osoby do wykonywania zadań. Zadania znajdują się teraz w formalnym systemie zadań, gdzie mogę przydzielić im odpowiedni priorytet, pracować nad nimi oraz śledzić stan działań wykonywanych przez inne osoby. Gdybym zamiast tego zapisywał te zadania na kartkach lub, co gorsza, próbował je po prostu zapamiętać, mógłbym później zapomnieć o zapisaniu ich w systemie.
Za pomocą Panelu wprowadzania na komputerze typu Tablet zapisuję odręcznie zadania w bloku zadań programu Outlook. Mogę wprowadzać zadania do programu Outlook podczas spotkań, a także w podróży.
4. Natychmiastowe rozpoczynanie działania
Między powstaniem rozmaitych pomysłów lub wstępnych uzgodnień a podjęciem pracy nad nimi można zaobserwować pewne zjawisko. Pomysły nie są już świeże, tracą swoją energię, szczegóły mogą ulec zapomnieniu. Jeśli kilka spotkań odbywa się kolejno, może minąć trochę czasu, zanim będzie można rozpocząć dyskusje nad tym, co zostało uzgodnione.
Od możliwości natychmiastowego rozpoczęcia działania uzgodnionego na spotkaniu może zależeć powodzenie inicjatywy. Za pomocą programu Outlook i pióra komputera typu Tablet mogę od razu naszkicować proponowane rozwiązanie i wysłać je pocztą e-mail do mojego zespołu. Wynik? Działanie następuje dużo szybciej, jeszcze zanim zdążę wrócić do biura. Dowiedz się więcej o dodawaniu informacji napisanych odręcznie do wiadomości e-mail (j. ang.).
Za pomocą programu Outlook i komputera typu Tablet już podczas spotkań piszę odręcznie wiadomości e-mail. Dzięki natychmiastowemu rozpoczęciu działania zadania zostają zainicjowane wcześniej.
5. Konwertowanie notatek ze spotkania na tekst i rozprowadzenie ich w trakcie spotkania
Przepisanie i rozesłanie wszystkim notatek może zająć dużo czasu po zakończeniu spotkania. Korzystając z komputera typu Tablet z zainstalowanymi programami OneNote oraz Outlook, mogę zrobić to natychmiast, gdy spotkanie dobiega końca. Moje notatki cyfrowe dostarczają mi dużo informacji, jednak inne osoby mogą mieć problemy z odczytaniem mojego pisma ręcznego. Dlatego najpierw konwertuję notatki na tekst. Następnie za pomocą programu OneNote tworzę wiadomość e-mail, która automatycznie zawiera aktualne strony z notatkami. Wysyłam tę wiadomość do osób uczestniczących w spotkaniu, jeszcze zanim opuszczę salę. Dowiedz się więcej:
| • | |
| • |
Po przekonwertowaniu notatek ręcznych na tekst za pomocą programu OneNote wysyłam te notatki w wiadomości e-mail do wszystkich uczestników spotkania.
Podsumowanie
Komputer typu Tablet znacznie poprawił wykorzystanie mojego czasu podczas spotkań. Podczas dni wypełnionych spotkaniami nie myślę już „Kiedy znajdę czas, aby się za to wszystko zabrać”. Teraz już w trakcie spotkania mogę wykonywać swoją pracę. Inicjuję wykonywanie wielu zadań już na spotkaniu, dzięki czemu mogę punktualnie wychodzić z pracy.
 | Michael Linenberger |