Microsoft Office System 2007 w Urządzie Miasta Częstochowa
|
Informacje o firmie
Urząd Miasta Częstochowa to instytucja działająca w sektorze publicznym, która zatrudnia kilkaset osób w ponad trzydziestu wydziałach i referatach. Na terenie miasta urząd dysponuje dwunastoma rozlokowanymi w różnych miejscach placówkami, które nadzorują i wspomagają pracę kilkuset komórek zewnętrznych, takich jak szkoły, ośrodki pomocy społecznej czy też jednostki straży pożarnej.
|
„Zadaniem Urzędu jest świadczenie usług dla swoich klientów, którymi są zarówno osoby fizyczne, jak i przedsiębiorcy, stowarzyszenia oraz inne instytucje. Musimy więc być jak najbardziej skuteczni” – powiedział Tomasz Salachna, Kierownik Centrum Normalizacji Danych, UM Częstochowy.
Każda jednostka administracji podległa Urzędowi Miasta posiada odrębny dział IT, własną politykę zakupów oprogramowania i oddzielny sposób prowadzenia zadań. Taka sytuacja od dawna w sposób znaczny utrudniała wymianę dokumentów pomiędzy poszczególnymi oddziałami.
„Różnego typu oprogramowanie i pochodzące z niego różne typy dokumentów byliśmy zmuszeni wymieniać za pomocą poczty e-mailowej oraz folderów udostępnionych. To w znaczący sposób utrudniało współpracę zespołową i czyniło nas mniej efektywnymi” – komentował sytuację Tomasz Salachna, Kierownik Centrum Normalizacji Danych, UM Częstochowy.
Stosowane w urzędzie rozwiązania nie pozwalały też na łatwe i szybkie wyszukiwanie informacji o poszczególnych osobach pracujących w zespołach projektowych. Nie było też możliwości otrzymywania informacji o użytkownikach zmieniających zawartość dokumentacji projektowej. Doprowadziło to do utraty kontroli nad etapowością działań podejmowanych w ramach grup zadaniowych oraz wydziałów.
„Nie mieliśmy możliwości automatycznego zachowywania wersji dokumentacji projektowej, co spowalniało pracę nad materiałami złożonymi i wymagającymi wielu konsultacji” – dodaje Tomasz Salachna.
Punktem wspólnym dla pracy całego urzędu było przygotowanie w okresach sprawozdawczych raportów finansowych, zgłaszania zapotrzebowania na wydatki oraz planowanie budżetu w ramach wieloletniego planu inwestycyjnego. Był to moment, w którym szczególnie ważna stawała się sprawna kontrola nad dokumentami i który zarazem generował największą potrzebę uporządkowania tego procesu.
Wtedy właśnie zrodził się pomysł, aby połączyć wspólną platformą wymiany informacji, publikacji dokumentów oraz analiz finansowych wszystkich składowych budżetu miasta. Użytkownikami portalu miałyby się stać osoby z kadry kierowniczej następujących placówek: Urząd Miasta, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej, Powiatowy Urząd Pracy, Miejski Zarząd Dróg, Miejskie Przedsiębiorstwo Komunikacji i Straż Miejska.
Wyzwanie
Urząd Miasta Częstochowa potrzebował elektronicznego mechanizmu przesyłania wniosków o zmiany w budżecie z jednostek zewnętrznych. Funkcjonalność nowego Microsoft Office System 2007 pozwala na stworzenie wydajnego i łatwego w zarządzaniu systemu zgłaszania, rejestrowania i realizowania takich zgłoszeń.
Rozwiązanie
W ramach Urzędu Miasta została wyodrębniona jednostka o nazwie Centrum Normalizacji Danych, której zadaniem było utworzenie ujednoliconej platformy komunikacyjnej, umożliwiającej dostęp do informacji dla wydziałów Urzędu Miasta Częstochowy oraz jednostek podległych. Centrum opracowuje systemy zasilania hurtowni danych informacjami z jednostek podległych oraz analizuje, normalizuje, a następnie optymalizuje struktury danych podlegających wymianie. W ten sposób tworzy rozwiązania Bussines Intelligence dla administracji publicznej. Od początku swojego istnienia jednostka ta nawiązała współpracę z Microsoft Innovation Center w Łodzi. Specjaliści Microsoftu doradzali urzędowi w doborze najlepszego oprogramowania, które byłoby w stanie zaspokoić rosnące potrzeby instytucji. Wypracowano przy tym cele, które miałby realizować przyszły system:
| • | wspólne repozytorium bibliotek dokumentów, formularzy, raportów oraz analiz, |
| • | łatwość przy tworzeniu obszarów roboczych dla osób uczestniczących we wspólnych zadaniach, |
| • | ograniczenie zaangażowania pracowników działów IT, |
| • | sprawna wymiana dokumentów, prowadząca do lepszych rezultatów pracy zespołowej, |
| • | wspólny portal kooperacyjny pozwalający na prowadzenie w sposób znormalizowany wszystkich etapów uzgodnień we wstępnym etapie przygotowawczym, |
| • | stworzenie jednego miejsca publikacji raportów i analiz finansowych z systemów baz danych, |
| • | opracowanie stron prywatnych dla kadry kierowniczej zawierających pulpity zarządcze do monitoringu zadań miasta. |
Już pierwsze analizy – zarówno pod względem funkcjonalności, jak i kosztów wdrożenia – pokazały, że platformą, która najlepiej sprawdzi się w UM Częstochowy, jest rozwiązanie bazujące na Microsoft Windows Server oraz Microsoft Office System, a szczególności aplikacje takie jak: Windows Server 2008, Microsoft SharePoint Server, Microsoft SQL i Microsoft Office. Oprogramowanie to w opinii Centrum Normalizacji Danych pozwalało na realizację celów, a także w sposób znaczny redukowało wydatki, które należało ponieść na budowę infrastruktury zarządzania dokumentami.
„Decydując się na rozwiązanie firmy Microsoft, mieliśmy na celu wykorzystanie standardów XML jako docelowego środowiska wymiany informacji w administracji publicznej. Ujednolicenie platformy wymiany danych, łatwość zarządzania oraz prostota w posługiwaniu się produktem, jakim jest Microsoft SharePoint Server, była znaczącym czynnikiem, który odegrał rolę przy wyborze. Również szeroki wachlarz funkcjonalności, które oferuje to rozwiązanie pozwala na uruchomienie środowiska bez zbytniego nakładu pracy” – przekonywał Tomasz Salachna, Kierownik Centrum Normalizacji Danych, UM Częstochowy.
Centrum Normalizacji Danych zakupiło maszynę serwerową, na której zainstalowano Windows Server 2008, Microsoft SQL 2005 oraz Microsoft SharePoint Server. Instalacja ta przebiegła sprawnie, głównie dzięki kreatorom ułatwiającym i przyspieszającym pracę administratorów.
W następnej kolejności zostały skonfigurowane mechanizmy raportujące w postaci Microsoft SQL Reporting Services oraz SQL Server Analysis Services. Zaadoptowano także rozszerzone funkcje Microsoft SharePoint Servera w postaci usługi Forms Servera oraz Excel Web Accessa.
„Uruchomione mechanizmy formularzy rozwiązały często pojawiające się problemy przy wprowadzaniu dużej ilości danych. Zastosowanie Excel Web Accessa w łatwy sposób pozwoliło natomiast na wizualizację danych pochodzących z hurtowni danych” – powiedział Tomasz Salachna.
Kolejnym krokiem była instalacja pakietów Microsoft Office 2007 na stacjach klienckich, które miały korzystać z tak przygotowanej infrastruktury serwerowej. Chodziło o to, by uzyskać maksymalną jednorodność systemową, pozwalającą na łatwe tworzenie dokumentów, a także ich późniejsze wykorzystanie w infrastrukturze.
„Office 2007 wspiera pracę grupową, wersjonowanie dokumentów, a także zawiera niezbędne interfejsy do wprowadzania informacji gromadzonych w hurtowniach danych. To narzędzie łatwe w obsłudze i wspomagające produktywność naszych pracowników” – komentował wybór tego narzędzia Tomasz Salachna.
„Nowy interfejs Office’a 2007 przeniósł nas na inny poziom wydajności. Nasi pracownicy nie muszą się komunikować z działem informatycznym, by stworzyć bardziej zaawansowane dokumenty – wszystkie funkcje są łatwo dostępne, a przez to przyjazne każdemu użytkownikowi aplikacji biurowych” – dodał.
Kiedy platforma była już gotowa, ostatnim etapem wdrożenia było przeniesienie istniejącej struktury do nowego systemu. To zadanie zabrało trochę czasu, ale dzięki ustandaryzowanym rozwiązaniom zaimplementowanym w Microsoft Office System udało się je zrealizować w 100%.
Korzyści biznesowe
Wdrożenie platformy bazującej na Office SharePoint Server 2007 w Urzędzie Miasta Częstochowy usprawniło komunikację pomiędzy różnymi jednostkami, a przede wszystkim pomogło uczynić efektywnym proces przygotowywania i zatwierdzania budżetów. Uprościło też kwestie zgodności prowadzonych działań z obowiązującymi przepisami i poprawiło sprawozdawczość. Przygotowana platforma kooperacyjna pozwala obecnie na współpracę koncepcyjną na wielu poziomach zaawansowania, a różne jednostki na terenie miasta rozszerzyły zakres współpracy elektronicznej.
„Uzyskaliśmy stały i szybki dostęp do informacji finansowych poprzez opublikowane materiały z baz źródłowych oraz wykorzystanie KPI - kluczowe wskaźniki efektywności w panelach zarządczych kadry kierowniczej. Ujednoliciliśmy sposób wymiany i dostępu informacji oraz kontaktów. Skróciliśmy czas wyszukiwania informacji poprzez portal. Aktywowaliśmy wreszcie współpracę i telepracę. To wszystko dzięki platformie, którą zaoferował nam Microsoft” – konstatował Tomasz Salachna.
Ważne było także to, że udało się również uczynić pracę bardziej mobilną – już nie musi być ona wykonywana w określonych miejscach urzędu. Odpowiedni pracownicy mają możliwość utrzymywania stałego kontaktu ze źródłem informacji, a analizy danych czy wykonanie zadań budżetowych jest możliwe poprzez dostęp za pośrednictwem urządzeń takich jak np. PDA.
„Rozwiązanie Microsoft SharePoint można polecić, jako docelowe dla uzyskania szybkiego efektu stałej współpracy w długoterminowych zadaniach, gdzie istotnym czynnikiem jest panowanie nad wersjami dokumentów oraz harmonogramami zleconych zadań. Jest doskonałym środowiskiem pozwalającym w późniejszym czasie na rozszerzanie funkcjonalności na inne produkty do zarządzania portfelem projektów prowadzonych w Urzędzie Miasta lub jako miejsce publikowania analiz finansowych. Mamy pewność, że inwestycja w tę platformę była strzałem w dziesiątkę” – podsumował wdrożenie Tomasz Salachna, Kierownik Centrum Normalizacji Danych, UM Częstochowy.
