Rozwiązania Microsoft® w Wyższej Szkole Informatyki i Zarządzania w Rzeszowie
|
Informacje o firmie
Jak kształcić młodzież, by sprostała wyzwaniom przyszłości? Jak sprawić, by szkoła nie tylko przekazywała wiedzę, ale też uczyła, jak samodzielnie czynić z niej użytek? Wyższa Szkoła Informatyki i Zarządzania (WSIiZ) w Rzeszowie ma sprawdzone odpowiedzi na te, i wiele innych, ważnych pytań.
|
„Szczycimy się tym, że uczymy studentów nie tylko teorii zarządzania, ale również sposobów realizacji tego zarządzania w praktyce. I nie tylko w laboratoriach, ale na co dzień. Studiując u nas, studenci mogą samodzielnie przekonać się, jak nowoczesne technologie rozwiązują problemy, ułatwiają życie i realizację powierzonych zadań. Te doświadczenia kształtują ich wyobraźnię i oczekiwania” – mówi prof. nadzw. dr hab. inż. Tadeusz Pomianek, Rektor WSIiZ w Rzeszowie.
Słowa Rektora można by uznać za urzędowy optymizm, gdyby nie fakt, że WSIiZ jest najlepiej zinformatyzowaną szkołą wyższą w Polsce, a być może nawet w tej części Europy. Zdumienie budzi nie tylko zakres merytoryczny informatyzacji, ale także jej przełożenie na codzienną pracę uczelni w której kilkuset wykładowców prowadzi zajęcia dla ok. 9 tys. studentów. WSIiZ udostępnia dedykowane narzędzia informatyczne studentom i potencjalnym studentom, wykładowcom, władzom uczelni i pracownikom administracji.
„Kompleksowo zinformatyzowaliśmy proces rekrutacji, obsługę spraw studentów, wystawianie ocen, planowanie zajęć, sprawy kadrowe pracowników uczelni, planowanie toków studiów, budżetowanie i rozliczenia finansowe. Studenci i pracownicy od kilku lat posługują się kartami z mikroprocesorami, które służą im do identyfikacji w systemach, obsługi mikropłatności na terenie kampusu, a ostatnio także do zgłaszania obecności na zajęciach i rezerwowania miejsc w autobusach, które jeżdżą między naszymi budynkami w Rzeszowie” – wymienia jednym tchem mgr inż. Lucjan Hajder, Dyrektor d/s Informatyki w WSIiZ.
WSIiZ ma także znaczny wkład w informatyzację szkolnictwa wyższego w Polsce. Należąca do uczelni spółka wdrożyła kompleksowe systemy zarządzania w ponad 60 uczelniach, zarówno prywatnych, jak i państwowych. Z kolei powołane w 2008 r. Centrum Usług Informatycznych WSIiZ prowadzi wdrożenia złożonych rozwiązań w przedsiębiorstwach oraz w sektorze publicznym.
„Uczelnia stanowi źródło kompetencji w wielu dziedzinach. Jesteśmy partnerem wiodących korporacji technologicznych, w tym Microsoft, której technologie wykorzystujemy jako fundament naszych rozwiązań aplikacyjnych. Poprzez pracę w ramach projektów zewnętrznych pracownicy i studenci zyskują cenne doświadczenia, zaś uczelnia środki na inwestycje w działalność podstawową” – mówi mgr inż. Artur Skoczylas, Kierownik Centrum Usług Informatycznych WSIiZ.
Wyzwanie
Wyższa Szkoła Informatyki i Zarządzania w Rzeszowie (WSIiZ) to największa i najprężniej rozwijająca się uczelnia wyższa na Podkarpaciu. W ciągu ostatnich lat uczelnia stała się niekwestionowanym liderem edukacji na Podkarpaciu, ale także w skali kraju. WSIiZ jest laureatem wielu nagród potwierdzających najwyższą jakość kształcenia, m.in. Orzeł Rzeczpospolitej, Złoty Indeks tygodnika Wprost, czy nagroda Lider Informatyki 2007 tygodnika Computerworld. Uczelnia zajmuje czołowe miejsca w ogólnopolskich rankingach szkół wyższych, wyprzedzając wszystkie uczelnie z regionu. Zaliczana jest – jako jedyna z Podkarpacia – do uczelni o klasie międzynarodowej. WSIiZ zatrudnia kilkuset wykładowców, którzy kształcą łącznie ponad 9 tys. studentów.
Dzisiejsza pozycja WSIiZ wynika w dużej mierze z postawy członków jej władz, którzy stawiają szkole ambitne cele. „Już w 1996 r., gdy tworzyliśmy naszą szkołę, zakładaliśmy, że ma ona konkurować z najlepszymi uczelniami. Podstawą tego konkurowania miała być szeroka oferta kierunków studiów oraz jakość nauczania. Ale trzeba było jeszcze czegoś – czegoś, co dałoby nam szanse łatwego wyróżnienia się w oczach potencjalnych studentów. Uznaliśmy, że takim wyróżnikiem będzie informatyka, która w tym czasie zaczynała odgrywać poważną rolę w zarządzaniu firmami w Polsce. Połączenie zarządzania z informatyką okazało się bardzo trafne” – wspomina prof. nadzw. dr hab. inż. Tadeusz Pomianek, Rektor WSIiZ w Rzeszowie.
WSIiZ od początku istnienia starała się, aby informatyka nie była przedmiotem czysto teoretycznym – istotnym elementem programu nauczania są zajęcia praktyczne, nastawione na rzeczywiste opanowanie wiedzy. WSIiZ jako organizacja również intensywnie korzysta z systemów informatycznych, które w większości sama tworzy i rozwija.
„Szczycimy się tym, że uczymy studentów nie tylko teorii zarządzania, ale również sposobów realizacji tego zarządzania w praktyce. I nie tylko w laboratoriach, ale na co dzień. Studiując u nas, studenci mogą samodzielnie przekonać się, jak nowoczesne technologie rozwiązują problemy, ułatwiają życie i wykonywanie obowiązków. Te doświadczenia kształtują ich wyobraźnię i oczekiwania” – mówi Rektor WSIiZ.
Po dziesięciu latach szybkiego rozwoju środowiska aplikacyjnego, uczelni udało się zinformatyzować wszystkie istotne obszary działalności. Środowisko, na które składało się łącznie kilkadziesiąt aplikacji, było jednak bardzo zróżnicowane pod względem technologicznym. Był to, z jednej strony wynik ewolucji uczelni jako organizacji i zmieniających się potrzeb, z drugiej zaś strony efekt poszukiwania technologii i architektur, które najlepiej spełniały poszczególne potrzeby.
Oczekiwania poszczególnych grup użytkowników były w dużej mierze spełnione. Zinformatyzowany został proces rekrutacji, obsługa spraw studentów, wystawianie ocen, planowanie zajęć, sprawy kadrowe pracowników uczelni, planowanie toków studiów, budżetowanie i rozliczenia finansowe, a nawet mikropłatności na terenie uczelni. Liczba aplikacji była imponująca – sięgała kilkudziesięciu. Utrzymanie tak heterogenicznego środowiska powodowało jednak problemy z integracją procesów i danych.
„Na poziomie operacyjnym zrobiliśmy naprawdę wiele, ale gdy zarząd uczelni chciał skorzystać z przekrojowych informacji na potrzeby podejmowania decyzji, dane nie były dostępne ‘od ręki’. Musieliśmy je importować z wielu źródeł i integrować, oczywiście niecałkiem automatycznie. Potrzeby tymczasem stale rosły i trzeba było znaleźć długofalowe wyjście z tej sytuacji. Tym bardziej, że rosły też koszty utrzymania środowiska” – relacjonuje Lucjan Hajder, Dyrektor d/s Informatyki w WSIiZ.
Rozwiązanie
Uczelnia zaczęła przyglądać się dostępnym na rynku rozwiązaniom. Budowa warstwy integracji dla istniejących aplikacji nie była rozważana poważnie, ponieważ w długim okresie stanowiłaby ona ograniczenie i dodatkowy koszt.
„Potrzeby użytkowników znaliśmy doskonale. Brak nam było platformy aplikacyjnej, na której moglibyśmy odtworzyć dotychczasowe funkcje – tym razem w ramach jednolitej architektury i założeń. Standaryzacja w niektórych środowiskach może źle się kojarzy, ale praktyka dowodzi, że to jedynie słuszna droga – zwłaszcza, jeśli informatyka osiąga skalę taką, jak u nas” – mówi Artur Skoczylas, Kierownik Centrum Usług Informatycznych WSIiZ.
|
Po dłuższym okresie analiz, porównań i sprawdzania możliwości, WSIiZ zdecydowała się zbudować nowe środowisko na platformie aplikacyjnej Microsoft.
„Decydując się na platformę Microsoft zyskaliśmy bardzo bogate narzędzia do szybkiego tworzenia i testowania skomplikowanych rozwiązań, działających praktycznie w dowolnej topologii. To daje nam elastyczność, a jednocześnie szybkość i niski koszt rozwoju aplikacji. Platforma aplikacyjna Microsoft zapewnia także jednolitą warstwę infrastruktury oraz narzędzia do zarządzania, które pozwalają obniżyć koszty utrzymania rozwiązań” – tłumaczy Lucjan Hajder.
WSIiZ zbudowała środowisko i przez kilka lat tworzyła nowe wersje dotychczasowych aplikacji. Przy okazji doskonalona była ich architektura i zakres funkcjonalny. Co oczywiste, była to także okazja do konsolidacji pomniejszych aplikacji w większe, zintegrowane systemy.
Obecne środowisko aplikacyjne WSIiZ jest efektem pracy 11 osób z Pionu Informatyki, a także kluczowych użytkowników – pracowników uczelni i studentów, którzy uczestniczyli w definiowaniu wymagań i opiniowali wersje testowe rozwiązań. To właśnie m.in. dzięki bliskiej współpracy twórców aplikacji z ich użytkownikami, efekty programu we wszystkich obszarach są naprawdę imponujące.
Proces rekrutacji
WSIiZ prowadzi rekrutację w trybie ciągłym. Podstawowym narzędziem informowania potencjalnych studentów o dostępnych kierunkach studiów, wymaganiach, stypendiach, korzyściach itd. jest portal WWW zbudowany na platformie Microsoft Office SharePoint Server 2007. Równolegle działa infolinia, za pośrednictwem której można informacje dostępne na portalu wyjaśnić i uszczegółowić.
Portal internetowy to dla WSIiZ, efektywny kanał do przekazywania informacji osobom zainteresowanych studiowaniem, a jednocześnie cenne narzędzie do pozyskiwania informacji o popularności kierunków wśród kandydatów, o tym, skąd ci kandydaci pochodzą itp. Osoby, które udzielają informacji na infolinii też notują pewne dane, które są później analizowane wspólnie z danymi z portalu.
Dane wpisane do formularzy dla kandydatów, statystyki odwiedzin poszczególnych podstron portalu i informacje zgromadzone przez pracowników infolinii trafiają do systemu analitycznego, zbudowanego na platformie Microsoft SQL Server 2005.
„Pozyskujemy informacje po to, by na ich podstawie móc lepiej planować naszą działalności. Dzięki nim możemy precyzyjniej szacować nasze potrzeby kadrowe i lokalowe, tworzyć nowe kierunki studiów, modyfikować programy nauczania… w okresie intensywnej rekrutacji statystyki z portalu i infolinii analizujemy codziennie” – mówi Rektor Tadeusz Pomianek.
Obsługa spraw studentów
WSIiZ stara się, aby studenci mogli załatwić wszystkie sprawy formalne bez stania w kolejce do dziekanatu. System obsługi spraw studentów jest więc funkcjonalnie bardzo rozbudowany.
Za pośrednictwem portalu WWW system udostępnia studentom strony informacyjne, formularze wniosków, a także narzędzia samoobsługowe, za pomocą których mogą od ręki zmienić niektóre parametry toku studiów, zapisywać się na zajęcia dodatkowe, wnioskować o powtórki egzaminów, stypendia, zasiłki itp.
„Dzięki systemowi, studenci mogą załatwiać swoje sprawy o dowolnej porze, z dowolnego miejsca. To udogodnienie doceniają zwłaszcza ci, którzy na co dzień pracują poza Rzeszowem, a nawet poza Polską, i przyjeżdżają na zajęcia w weekendy. Oczywiście, pracownicy dziekanatu też są zadowoleni, ponieważ poza obsługą spraw studentów mają wiele innych, ważnych zajęć” – wyjaśnia Lucjan Hajder.
Organizacja dydaktyki
Studenci WSIiZ w każdym momencie mogą sprawdzić szczegóły swojego toku studiów, plany zajęć i miejsca, w których są prowadzone. Z podobnego udogodnienia korzystają wykładowcy.
„U nas nie zdarza się, aby dwie grupy pojawiły się przy tej samej sali w jednym czasie. System zarządzania dydaktyką dba o to, aby wszelkie niezgodności usuwane były na etapie planowania zajęć. Dzięki temu możemy skutecznie planować wykorzystanie sal na zajęcia dodatkowe lub wynajmować je podmiotom zewnętrznym” – mówi Artur Skoczylas.
Wszelkie zmiany w planie zajęć i inne ważne informacje przekazywane są studentom pocztą elektroniczną, a równolegle za pośrednictwem portalu.
„Do skrzynki każdego studenta trafia sporo korespondencji ze szkoły, ale listy są spersonalizowane. Wykładowcy piszą tylko do swoich studentów, a dziekanat tylko do tych osób, których sprawa dotyczy. Nie ‘spamujemy’ studentów listami adresowanymi ‘do wszystkich’. Jednego można być pewnym: po ukończeniu naszej uczelni absolwenci nie wyobrażają sobie pracy bez sprawnie działającej poczty elektronicznej, czy też może szerzej – niezawodnego systemu pracy grupowej” – tłumaczy Lucjan Hajder.
Elektroniczny rejestr ocen
WSIiZ udało się to, co wielu uczelniom wyższym i ich studentom spędza sen z powiek. Szkoła całkowicie zinformatyzowała rejestrowanie ocen z egzaminów.
Każdy wykładowca widzi w systemie przydzielone mu grupy studentów. Po egzaminie osobiście wpisuje oceny do systemu. To eliminuje pomyłki, a jednocześnie bardzo odciąża dziekanat.
„O tym, że taki system pracy jest słuszny przekonaliśmy się, gdy niedawno MEN wydało rozporządzenie dotyczące wydawania studentom szczegółowych wypisów z przebiegu studiów, zawierających listę przedmiotów i oceny końcowe za cały okres studiów. Dla szkół, które nie rejestrują ocen elektronicznie na bieżąco była to wielka i kosztowna operacja. Dla nas to była to kwestia przygotowania jednego wzoru wydruku – to wszystko” – cieszy się, i nie bez powodu, Lucjan Hajder.
Ocena pracy wykładowców
Większość uczelni wyższych w Polsce wprowadziła już procesy oceny pracy wykładowców przez studentów, ale nie każda robi z pozyskanych informacji taki użytek, jak WSIiZ.
Do wpisywania ocen służy, rzecz jasna, elektroniczny formularz. Dane nie są jednak po prostu rejestrowane, ale poddawane analizie wraz z danymi z innych systemów. Służy do tego dedykowana mini hurtownia danych powiązana z systemem raportowania.
Oceny mają wiele aspektów, a ponieważ wykładowcy i studenci to ludzie, szkoła stara się zapewnić ocenom możliwie wysoki poziom obiektywności.
„Jeśli, na przykład, osoby należące do grupy zechciałyby umówić się, że gremialnie wystawiają wykładowcy słabe oceny, wykryjemy to bez problemu, podobnie jak to, czy ocena wystawiana wykładowcy koreluje się z ocenami, które studenci uzyskiwali u tego wykładowcy w poprzednich semestrach. System działa też w drugą stronę – pozwala wykrywać sytuacje, w których wykładowca, licząc na pozytywne oceny, zaniża standardy nauczania i stawia głównie dobre oceny. Możliwości analizowania danych są naprawdę szerokie” – opowiada z pasją Lucjan Hajder.
Elektroniczna identyfikacja
Karty z mikroprocesorami jako metoda identyfikacji studentów na terenie szkoły i w systemach informatycznych były wizytówką WSIiZ na długo, zanim na podobny pomysł wpadło MEN, czy MSWiA.
„Karta to uniwersalny, a zarazem bezpieczny identyfikator studenta, wykładowcy, a także pracownika administracji. Przy pomocy karty, za pośrednictwem domeny Active Directory, można zalogować się w naszej sieci nie tylko w Rzeszowie, ale także w szkołach stowarzyszonych – w Zamościu i Krakowie. Oprócz tego, karta służy do mikropłatności – można nią zapłacić za korzystanie z laboratoriów poza normalnym limitem godzin, zapłacić za drukowanie, kopiowanie czy napój z automatu” – mówi Lucjan Hajder.
Liczba zastosowań kart stale rośnie. „Stworzyliśmy i testujemy system do rejestrowania obecności na zajęciach. Nikt wchodząc do sali studenci i wykładowcy wkładają kartę do czytnika – i już. Wiadomo, kto na zajęciach był, a kogo nie było, a jednocześnie nie ma potrzeby prowadzić list na papierze” – mówi Lucjan Hajder.
Zarządzanie finansami
Jak na uczelnię ekonomiczną przystało, WSIiZ zinformatyzowała całą sferę zarządzania finansami. Zarząd uczelni na bieżąco widzi, jak wyglądają wpływy z czesnego na tle budżetu, ile osób spóźnia się z opłatami, na jaką łączną kwotę, ile wynosi średni czas zaległości itd. Równolegle analizowane są koszty.
„Z perspektywy finansowej, nasza szkoła jest zarządzana tak, jak duża firma. Ma przychody, o które musi zadbać, a także koszty, które musi pokryć. Pilnuje więc terminów płatności, płynności, zwrotu z inwestycji i tak dalej. Poza tym, rzetelne zarządzanie to niejako oczywistość dla szkoły, która uczy zarządzania – to także kwestia wiarygodności” – wyznaje Lucjan Hajder.
Zarządzanie transportem
WSIiZ wykorzystuje swój potencjał do rozwiązywania bieżących problemów. Jednym z nich było dostosowanie liczby i częstotliwości kursowania autobusów, które wożą studentów między dwoma lokalizacjami w Rzeszowie. Problem miał podłoże ekonomiczne, bowiem zdarzało się, że w pewnych godzinach chętnych na przejazd było dużo więcej, niż miejsc w autobusie, zaś innym razem autobus jeździł prawie pusty.
„Stworzyliśmy aplikację, która pozwala studentom dokonywać rezerwacji na przejazd autobusem o określonej godzinie. Rezerwacja, czy też wirtualny bilet, jest kodowany na karcie elektronicznej, którą student wkłada do czytnika w autobusie. Lista rezerwacji jest przekazywana do autobusu za pomocą szkolnej sieci Wi-Fi za każdym razem, gdy autobus pojawia się na przystanku”
Działalność wdrożeniowa
WSIiZ ma bogate doświadczenia w projektowaniu i wdrażaniu dużych rozwiązań informatycznych, działających w sieciach rozległych. Należąca do WSIiZ spółka stworzyła rozwiązanie do zarządzania szkołami wyższymi, które działa na ponad 60 uczelniach w Polsce, zarówno prywatnych, jak i państwowych. Z kolei powołane w 2008 r. Centrum Usług Informatycznych usługowo projektuje i wdraża rozwiązania innowacyjne w firmach komercyjnych i w administracji publicznej – nie tylko na Podkarpaciu.
Działalność wdrożeniowa przynosi pożytek uczelni i jej pracownikom. Jako działalność zarobkowa, zwiększa przychody szkoły, umożliwiając utrzymanie wysokiego poziomu nauczania, zakup nowoczesnego wyposażenia itd. Pracownicy uczelni traktują CUI jako szansę na kontakt z realnymi wyzwaniami, a jednocześnie na zwiększenie wynagrodzenia. Szanse na wykazanie się mają także najlepsi studenci.
„Mamy doświadczenia, które okazują się bardzo użyteczne dla firm i instytucji. Zwykle jesteśmy także konkurencyjni cenowo, ponieważ nie musimy utrzymywać wielkich struktur. Pracownicy mają dużo satysfakcji, a jednocześnie nie mają powodów, by rozglądać się za pracą w branży IT. Obie rzeczy są cenne, jeśli chce się utrzymać doświadczony i zgrany zespół” – mówi Artur Skoczylas.
Korzyści biznesowe
Program wymiany aplikacji, choć był niewątpliwie bardzo ambitny, przyniósł uczelni wiele korzyści. WSIiZ stworzyła infrastrukturę, w ramach której może łatwo tworzyć i integrować ze sobą wiele różnych aplikacji. Ujednolicenie aplikacji było szansą na udoskonalenie możliwości funkcjonalnych.
„Poprzednie aplikacje nie były ułomne, ale pisząc je od podstaw, mogliśmy je udoskonalić zgodnie z sugestiami użytkowników, co zawsze jest cenne” – mówi Lucjan Hajder.
Była to jednocześnie okazja do przygotowania szkoły na dalszy wzrost. „W wyniku tej zmiany dokonała się konsolidacja systemów. Fakt, obecne środowisko wciąż składa się z wielu aplikacji, ale tym razem mamy do czynienia ze spójnym ich zbiorem. Planujemy więc już różne zabiegi nie z myślą o jednej, lecz o wielu aplikacjach, a to oszczędza czas i środki” – wyjaśnia Artur Skoczylas.
Wdrożenie nowej platformy pozwoliło WSIiZ uniknąć wysokich kosztów związanych z integracją aplikacji i danych w środowisku silnie heterogenicznym.
„Spójne środowisko oznacza, że wymiana danych jest naturalna. Tworzenie nowych rozwiązań, które korzystają z danych pobieranych z różnych źródeł, przestało być wielkim wyzwaniem. Korzyści z takiego obrotu rzeczy odnoszą wszyscy: uczelnia, studenci, pracownicy, a także my, którzy odpowiadamy za wsparcie technologiczne działalności szkoły” – podsumowuje Lucjan Hajder.
Spójne środowisko oznacza przyspieszenie obiegu informacji. Dla WSIiZ oznaczało to m.in. możliwość zapewniania zarządowi uczelni bieżących informacji na temat dowolnego aspektu jej działalności.
Poza wszystkim, program wymiany aplikacji stanowił naturalny impuls innowacyjny, który w wyniku wytężonej pracy przyniósł namacalne efekty, a wraz z nimi także dumę i satysfakcję tym, którzy w nim uczestniczyli.
„Utrzymanie statusu szkoły atrakcyjnej dla studentów z natury rzeczy ma wiele wymiarów, bo dla różnych ludzi różne rzeczy mają znaczenie. Ujednolicenie platformy aplikacyjnej i wymiana aplikacji była krokiem w tym właśnie kierunku – zwiększyła bowiem możliwości kreowania działań atrakcyjnych dla szerokiego grona potencjalnych studentów. Najnowszy przykład to nauczanie zdalne, które jest obecnie na etapie testów. Gdybyśmy utrzymali dotychczasowy park aplikacji, system do e-learningu były jedną z wielu wysp. Teraz możemy zadbać o to, by ściśle integrował się z pozostałymi aplikacjami, co znów przyniesie dodatkowe korzyści – również w postaci większego – jak sądzimy – zainteresowania uczelnią jako nowoczesną” – mówi Lucjan Hajder.
