Wybieranie najlepszego programu do danego zadania

Rozwiązanie Microsoft Office System oferuje tak szeroki wybór możliwości realizowania większości zadań, że czasem trudno jest nawet zorientować się, od czego zacząć. Dlatego większość użytkowników przyzwyczaja się do jednego programu i używa go prawie do wszystkiego.

Nie jest to jednak efektywna metoda. Każdy program w rozwiązaniu Microsoft Office System jest swego rodzaju specjalistą — ekspertem o unikatowym przeznaczeniu. Użycie odpowiedniego specjalisty do wykonania danego zadania pozwoli osiągnąć lepsze wyniki — i to w krótszym czasie.

Ten artykuł przedstawia cztery główne typy zadań biznesowych i oferuje zalecenia dotyczące programu, który najlepiej spełni specyficzne potrzeby. Ułatwi on rozpoczęcie korzystania z rozwiązania Office w całkiem nowy sposób.

Zawartość strony

	Organizowanie notatek
	Tworzenie dokumentów i prezentacji
	Zbieranie informacji
	Praca z danymi
	Wszystko razem

Organizowanie notatek

Jeśli notujesz wszystko drobiazgowo, prawdopodobnie tworzysz wiele list punktowanych w programie Microsoft Office Word. Listy w programie Word są z pewnością ogromnym postępem w stosunku do sięgających sufitu notatników zalegających na biurku lub tablic przykrytych papierowymi karteczkami. Jednak mimo że nic nie pokona programu Word w dziedzinie tworzenia większości rodzajów dokumentów, rozwiązanie Office zawiera też program umożliwiający sporządzanie notatek, przypomnień i list zadań do wykonania na poziomie, który może Cię zadziwić — to program Microsoft Office OneNote.

A zatem kiedy korzystać z programu OneNote, a kiedy z programu Word? W wyborze pomoże Ci poniższa tabela:

Oczywiście programy Word i OneNote doskonale ze sobą współpracują. Program OneNote umożliwia wysyłanie notatek do programu Word, zatem niemal zaraz po opuszczeniu sali konferencyjnej można przystąpić do pisania raportu, bez zbędnych przerw czy dodatkowego wpisywania. Program OneNote współpracuje też dobrze z programem Microsoft Office Outlook. Można tworzyć zadania, terminy i kontakty bezpośrednio w programie OneNote bądź dodać szczegóły kalendarza programu Outlook do strony programu OneNote.

Do początku strony

Tworzenie dokumentów i prezentacji

Tekst, tabele, wykresy i grafikę można tworzyć oraz formatować w programie Excel, Microsoft Office PowerPoint, Word lub Microsoft Office Visio. Czy to prawda?

I tak, i nie. Mimo że każdy program ma możliwości w każdej z tych kategorii, to trzeba pamiętać, że każdy z nich ma też swoją specjalizację. Jeśli użyjesz najbardziej właściwego programu do wykonania danego zadania, zdziwisz się, jak doskonale mogą wyglądać Twoje dokumenty i o ile mniej czasu spędzisz na ich przygotowaniu.

Do początku strony

Zbieranie informacji

Każdy program w rozwiązaniu Office może w taki czy inny sposób pomóc w zbieraniu i przechowywaniu informacji, ale to, który program najlepiej spełni określone potrzeby, zależy od typu informacji, ich źródła oraz miejsca przeznaczenia. Podczas zarządzania informacjami za pomocą rozwiązania Office dobrze jest przyjąć zasadę, że jeśli trzeba wpisywać tę samą rzecz dwa razy, to na pewno istnieje jakiś prostszy sposób.

Jeśli wykorzystasz wszystkie funkcje, jakie ma do zaoferowania każdy z programów, możesz spędzić mniej czasu na wprowadzaniu informacji i poświęcić więcej czasu na jej najefektywniejsze dostosowanie do wykonywanej pracy.

Do początku strony

Praca z danymi

Programy Excel i Access mają dużo wspólnego, jeśli chodzi o zarządzanie danymi. Istnieją jednak zasadnicze różnice, znajomość których może zaoszczędzić mnóstwo czasu.

Program Access jest źródłem w sytuacji, gdy konieczne jest przechowywanie informacji — dużych ilości i różnego typu — które mogą współpracować ze sobą, a także zarządzanie nimi. Z drugiej jednak strony nic nie pobije programu Excel w przetwarzaniu danych. Poza tym listy informacji tworzone w programie Excel mogą być znacznie bardziej dynamiczne (i to mniejszym nakładem pracy).

Do początku strony

Wszystko razem

Pamiętaj, że możesz też używać wielu programów rozwiązania Office razem. W rzeczywistości tworzą one swego rodzaju zespół, o czym można się było przekonać w powyższych tabelach. Możesz na przykład:

Bez względu na główny powód używania rozwiązania Office — tworzenie dokumentów, analizowanie danych lub zarządzanie informacjami zbieranymi z wiadomości e-mail, spotkań i prezentacji — poświęć chwilę na rozważenie, jakie jeszcze zadania możesz oddelegować do programów rozwiązania Office. Jeśli użyjesz najlepszego narzędzia do wykonania danego zadania, to nie tylko uzyskasz lepsze wyniki przy mniejszym nakładzie pracy, ale odkryjesz prawdopodobnie nowe sposoby zaoszczędzenia czasu, utrzymywania łączności i wykonywania pracy.

Stephanie Krieger Stephanie Krieger jest specjalistką do spraw tworzenia dokumentacji posiadającą 10-cio letnie doświadczenie w pracy jako konsultant specjalizujący się w dokumentacji Microsoft Office. Jest również autorką niedawno wydanej książki Microsoft Office Document Designer („Tworzenie dokumentacji Microsoft Office”). Stephanie Krieger pomagała wielu międzynarodowym firmom we wdrażaniu korporacyjnych rozwiązań dla produktów Office i nauczyła setki specjalistów oraz dziesiątki instruktorów jak tworzyć solidną dokumentację poprzez zrozumienie logiki działania aplikacji Office. Stephanie zajmuje się nie tylko pisaniem artykułów technicznych, lecz także utworów fabularnych. Jej blog znajduje się pod adresem arouet.net – można w nim znaleźć zarówno porady dotyczące pakietu Office, jak i dyskusje na temat filozofii okresu oświecenia.

Do początku strony