12 porad dotyczących tworzenia lepszych dokumentów
Więcej publikacji tego autora Microsoft Office Document Designer (j. ang.) |
Potrzebujesz profesjonalnych dokumentów, które zrobią odpowiednie wrażenie, a na ich przygotowanie masz coraz mniej czasu. Jeśli brzmi to znajomo, jesteś we właściwym miejscu. Rozwiązanie Microsoft Office oferuje wiele funkcji umożliwiających tworzenie imponujących dokumentów. Jednak tak wielki wybór opcji powoduje, że nie wiadomo, od czego zacząć.
Ten artykuł ułatwi wybranie najlepszych opcji dla tworzonych dokumentów. Przyjrzymy się w nim trzem składnikom umożliwiającym tworzenie efektywnych dokumentów oraz doradzimy, jak przygotować dokument w krótszym czasie.
Emisja internetowa: Posłuchaj Stephanie Krieger, autorki tego artykułu, która udziela dodatkowych porad dotyczących tworzenia dokumentów w ramach wykładu Porady i wskazówki umożliwiające tworzenie lepszych dokumentów programu Word w krótszym czasie (j. ang.) (emisja internetowa).
Zawartość strony
 | Jasny przekaz informacyjny |
| Przyciąganie uwagi czytelnika |
| Pełna kontrola nad dokumentami |
Jasny przekaz informacyjny
Potrzebujesz atrakcyjnych dokumentów jednoznacznie przekazujących Twój punkt widzenia? Pozwól, aby program Microsoft Office Word wykonał swoje zadanie. Może on ułatwić zorganizowanie i przedstawienie informacji w prosty i skuteczny sposób. To wcale nie musi być skomplikowane.
Spójrz na przykład na podstawową stronę tekstu na poniższym rysunku. Oba dokumenty zawierają tę samą treść. Który z nich będzie lepszy do prezentacji?
W wersji z prawej strony większość zawartości dokumentu zorganizowano przy użyciu prostej tabeli. Reszta formatowania to jeden styl tabeli i kilka stylów akapitu.
Oto 4 sposoby lepszego przekazywania informacji w programie Word:
1. | Używaj tabel jako układów stron. Tabele pełnią rolę organizatorów. Wyglądają atrakcyjnie, a zarządzanie nimi jest proste. W tabelach można umieszczać tekst, grafikę i inne tabele. Korzystając z tabel, można uprościć nawet najbardziej złożone układy. Tabele to jedna z najbardziej wydajnych i elastycznych funkcji dostępnych w dokumentach programu Word. Aby znaleźć najważniejsze wskazówki dotyczące pracy z tabelami, odwiedź mój dziennik internetowy (j. ang.). | ||||||
2. | Używaj przypisów dolnych zawierających dodatkowe szczegóły. Jeśli istnieje potrzeba odwołania się do źródła lub podania szczegółowych informacji na określony temat, łatwym rozwiązaniem jest dodanie przypisów dolnych lub końcowych. Wstawienie przypisów nie zajmuje dużo czasu, a dzięki nim dodatkowe informacje, choć znajdują się poza zasadniczą treścią dokumentu, są łatwo dostępne.
| ||||||
3. | Dołączaj dodatki. Jeśli informacje dodatkowe są zbyt obszerne, aby umieścić je w przypisach, należy dołączyć dodatek. Dodatek to oddzielna sekcja na końcu dokumentu, zwykle oznaczona nagłówkiem i mająca inne formatowanie numerów stron w stopce. Aby utworzyć unikatowy nagłówek lub stopkę dodatku, wystarczy wstawić podział sekcji. Podział sekcji umożliwia zmianę formatowania strony (na przykład nagłówków i stopek) tylko dla części dokumentu.
| ||||||
4. | Używaj stylów nagłówków i spisu treści. Dokumenty można łatwo zorganizować w formacie konspektu, korzystając ze stylów akapitu (od stylu Nagłówek 1 do stylu Nagłówek 9) dostępnych w programie Word. Aby wyświetlić style nagłówków, należy w menu Format kliknąć polecenie Style i formatowanie. Style nagłówków mają także inne zalety: umożliwiają wstawianie odsyłaczy do tekstu sformatowanego stylem nagłówka, łatwe dodawanie numerów konspektu oraz (co jest często najbardziej przydatne) błyskawiczne tworzenie spisu treści.
|
) na pasku narzędzi Nagłówek i stopka. Aby zmienić formatowanie numerów stron tylko dla nowej sekcji, kliknij ikonę Formatowanie numerów stron (
).
Przyciąganie uwagi czytelnika
Dodawanie urozmaiceń do dokumentów jest miłe, ale nikt nie powierzy Ci losu swojej firmy ani nie opublikuje Twoich dokumentów ze względu na kolor czcionki lub fakt, że wykresy kołowe są trójwymiarowe. Ideą tworzenia efektywnych dokumentów jest zwrócenie uwagi na zawartość dokumentu. Porównaj dwie poniższe wersje korespondencji handlowej, aby zobaczyć, jak podstawowe elementy projektu mogą sprawić, że dokumenty będą bardziej efektywne.
Prosty schemat blokowy programu Microsoft Office PowerPoint i kilka dobrze rozmieszczonych obramowań to wszystkie elementy, dzięki którym arkusz z prawej strony przekazuje znacznie więcej informacji niż arkusz z lewej strony.
Umieszczenie obramowania wokół tabeli lub akapitu albo zmiana koloru czcionki wystarczy, aby wyróżnić istotne informacje. Najważniejsze jest właściwe podejście — dodatkowe elementy projektu powinny być spójne i raczej oszczędnie stosowane. Powinny one wyróżniać fragmenty dokumentu, nie odciągając uwagi od jego zawartości.
Oto kilka porad ułatwiających przyciągnięcie i skoncentrowanie uwagi czytelnika.
1. | Starannie wybieraj zawartość. Kiedy próbujesz powiedzieć wszystko, większość informacji pozostaje niezauważona. Dokonuj wyborów i zostawiaj miejsce wokół ważnych informacji. Gdy strona lub grafika jest przepełniona, trudno cokolwiek wyróżnić. Krytyczne podejście do zawartości to jedna z najlepszych rzeczy, jakie można zrobić dla dokumentu. | ||||||
2. | Utwórz własny zestaw stylów. Style zapewniają spójność dokumentu. Pozwalają również zaoszczędzić czas, umożliwiając tworzenie elementów projektu do wielokrotnego użytku.
| ||||||
3. | Używaj programów PowerPoint i Excel do tworzenia grafik i wykresów. Program Word jest idealną aplikacją do tworzenia dokumentów, bez względu na stopień ich złożoności. Jednak program PowerPoint zawiera więcej narzędzi formatowania umożliwiających tworzenie obiektów rysunkowych, a program Excel zapewnia znacznie większe możliwości i elastyczność podczas tworzenia wykresów. Utworzone wykresy i grafiki można błyskawicznie umieścić w dokumencie programu Word. Porady dotyczące korzystania z funkcji Wklej specjalnie oraz rozmieszczania grafik można znaleźć w sekcji Pełna kontrola nad dokumentami tego artykułu.
| ||||||
4. | Utwórz własny schemat kolorów. Kilka starannie dobranych kolorów stosowanych spójnie (i z umiarem) w tekście, tabelach i grafikach może zrobić bardzo profesjonalne wrażenie. Podczas formatowania czcionki, obramowania, linii, cieniowania lub opcji wypełnienia kolorem w programie Word (a także w programie PowerPoint) dostępna jest nie tylko standardowa paleta 40 kolorów. Po wyświetleniu palety kolorów można kliknąć przycisk Więcej kolorów, aby otworzyć okno dialogowe Kolory. W tym oknie można wybrać kolor ze znacznie szerszej palety. Można również kliknąć kartę Niestandardowe w tym oknie dialogowym, aby określić dowolny kolor na podstawie jego wartości RGB. Następnie można zanotować te ustawienia RGB, aby bez trudu stosować je we wszystkich dokumentach i grafikach. Uwaga Program Excel korzysta ze standardowej palety kolorów rozwiązania Office, ale używanie kolorów niestandardowych w tym programie nieco się różni. Dowiedz się, jak zmienić paletę kolorów w skoroszycie programu Excel. |
Pełna kontrola nad dokumentami
Grafiki, tabele i formatowanie mogą znacznie uatrakcyjnić dokument, ale należy pamiętać, że łatwość ich stosowania zależy od wybranego sposobu. Jeśli grafika zmienia położenie po kliknięciu lub jeśli tabela wychodzi poza stronę, a jej kolumny nie są wyrównane, dokument robi inne wrażenie od zamierzonego.
Dokumenty powinny być prawidłowo skonstruowane, a zarządzanie nimi powinno być łatwe. W przypadku programu Word oznacza to, że dokument powinien być prosty — im mniej pracy wymaga, tym lepszy jest efekt końcowy. Nie znaczy to jednak, że należy unikać złożonych dokumentów. Po prostu złożone dokumenty nie muszą być skomplikowane. Jeśli zadanie w programie Word wydaje się wymagać dużo pracy, prawdopodobnie jest łatwiejszy sposób.
W poniższym przykładzie pokazano, jaką różnicę może spowodować wybór odpowiedniej metody.
Skomplikowane rozwiązania zastosowane w dokumencie z lewej strony utrudniają jego kontrolę. Przygotowanie tego dokumentu zajęło ponad trzy godziny. Na arkuszu z prawej strony uzyskano taki sam dokument utworzony przy użyciu formatowania tabel i akapitu. Dokument jest bardziej czytelny, a jego utworzenie zajęło tylko 30 minut. Odwiedź mój dziennik internetowy, aby dowiedzieć się więcej o znajdowaniu prostych rozwiązań w rozwiązaniu Office (j. ang.).
Poniżej przedstawiono cztery sposoby ułatwiające zachowanie pełnej kontroli nad dokumentami.
1. | Dowiedz się, jakie procesy zachodzą w dokumencie. Korzystając ze znaczników formatowania i okienka zadań Wyświetlanie formatowania, można śledzić i zmieniać formatowanie w dokumencie. Wyświetlanie znaczników formatowania ułatwia szybkie sprawdzanie procesów zachodzących w dokumencie. Znaczniki formatowania mają duże znaczenie — ich dodanie lub usunięcie może spowodować znaczącą zmianę wyglądu dokumentu. Dowiedz się więcej o znacznikach formatowania. W okienku zadań Wyświetlanie formatowania jest przedstawiane formatowanie dowolnego zaznaczonego tekstu lub dokumentu. Aby otworzyć to okienko zdań, należy w menu Format kliknąć polecenie Wyświetl formatowanie. Okienko to ułatwia także zmianę formatowania. Wystarczy kliknąć podkreślony na niebiesko tekst, aby zmienić ustawienia. Dowiedz się więcej o okienku zadań Wyświetlanie formatowania.  Okienko zadań Wyświetlanie formatowania | ||||||
2. | Skróć czas edycji, używając różnych widoków. Widoki dokumentu dostępne w menu Widok (a także widok Podgląd wydruku dostępny w menu Plik) mogą ułatwić osiągniecie różnych celów. Na przykład:
| ||||||
3. | Umieszczaj nieruchome i dobrze wyglądające grafiki. Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się, że grafika poruszała się lub zmieniała podczas edycji otaczającego ją tekstu? Korzystając z układu Równo z tekstem, można tego uniknąć. Aby zastosować ten układ, zaznacz grafikę. Następnie w menu Format kliknij polecenie Obraz (lub Obiekt). W oknie dialogowym Formatowanie obrazu kliknij kartę Układ i wybierz opcję Równo z tekstem. Dzięki temu obrazy i obiekty będzie można rozmieszczać i formatować z taką samą łatwością i stabilnością jak tekst. Odwiedź mój dziennik internetowy, aby uzyskać więcej szczegółów dotyczących korzystania z funkcji Równo z tekstem (j. ang.). | ||||||
4. | Wklejaj tekst, tabele i grafiki za pomocą funkcji Wklej specjalnie. Zamiast dodawania lub przenoszenia zawartości dokumentów przy użyciu polecenia Wklej, warto wypróbować polecenie Wklej specjalnie. Funkcja ta może znacznie ułatwić uzyskanie pożądanego rezultatu. Aby jej użyć, należy w menu Edycja kliknąć polecenie Wklej specjalnie. Na przykład aby upewnić się, że skopiowany tekst nie zachowa starego formatowania, wybierz opcję Tekst niesformatowany w oknie dialogowym Wklejanie specjalne. Funkcja Wklej specjalnie może być również przydatna podczas wklejania grafiki, ponieważ obsługuje różne typy obrazów i obiektów.  Opcje w oknie dialogowym Wklejanie specjalne zmieniają się w zależności od wklejanego elementu. |
na pasku narzędzi Podgląd wydruku. Następnie należy kliknąć dowolne miejsce w treści dokumentu, aby wprowadzić odpowiednie zmiany. | Stephanie Krieger |