12 porad dotyczących tworzenia lepszych prezentacji
Więcej publikacji tego autora Microsoft Office Document Designer (Projektowanie dokumentów rozwiązania Microsoft Office) |
Masz za zadanie utworzyć prezentację. Jest ważna. Jednak formatowanie diagramów przeciąga się w nieskończoność, a tekst na slajdach zachowuje się w sposób nieprzewidywalny. A na dodatek dręczy Cię myśl, że każda prezentacja utworzona w programie PowerPoint wygląda tak samo.
Znasz takie sytuacje z doświadczenia? Mamy dobre wieści! Tworzenie profesjonalnych, unikatowych prezentacji może być o wiele prostsze, niż się wydaje.
Ten artykuł pomoże Ci znaleźć właściwe narzędzia do utworzenia prezentacji, która precyzyjnie spełnia wszystkie wymagania. Zostaną przedstawione trzy zasady tworzenia skutecznych prezentacji oraz porady pozwalające dostarczać eleganckie prezentacje w krótkim czasie.
Zawartość strony
 | Jasny przekaz informacyjny |
| Przyciąganie uwagi odbiorcy |
| Pełna kontrola nad prezentacjami |
Jasny przekaz informacyjny
Slajdy powinny jasno przekazywać informacje dotyczące najważniejszych zagadnień. Pokonanie bariery między najprostszą a doskonałą prezentacją jest jednak zaskakująco proste. Program PowerPoint udostępnia zestaw narzędzi umożliwiających nadanie slajdom spójności, precyzji i profesjonalnego wyglądu.
Przyjrzyj się poniższym dwóm wersjom slajdu z prostym tekstem punktowanym. Tekstu na obydwu slajdach jest identyczny. Który slajd wolisz włączyć prezentacji?
Slajd po prawej różni się od tego po lewej tylko kilkoma kształtami i tym, że w edycję wzorca slajdów włożono nieco więcej pracy.
Oto cztery sposoby zapewnienia jasności przekazu informacyjnego w programie Microsoft Office PowerPoint 2003:
1. | Skonfiguruj autoukłady i używaj ich. W programie PowerPoint 2003 można wybrać właściwy układ spośród kilkudziesięciu dostępnych jednym kliknięciem przycisku myszy. Wystarczy otworzyć okienko zadań Układ slajdu, aby uzyskać podgląd układów przeznaczonych dla tekstu oraz dla różnego rodzaju zawartości. Aby otworzyć to okienko zdań, w menu Format kliknij polecenie Układ slajdu. Można również, przy użyciu wzorca slajdów, dostosować położenie i wygląd wszystkich układów jednocześnie. Wystarczy raz wprowadzić odpowiednie zmiany w formatowaniu na wzorcu slajdów, a zostaną one zastosowane do wszystkich slajdów w prezentacji. Aby uzyskać dostęp do wzorca slajdów, z menu Widok wybierz polecenie Wzorzec, a następnie kliknij polecenie Wzorzec slajdów. W widoku Wzorzec slajdów można zmieniać takie właściwości tekstu jak formatowanie czcionki, wypunktowanie, a nawet interlinia. Wszystkie te opcje są dostępne w menu Format. Można również modyfikować rozmiar i położenie obszarów autoukładu, czyli obszarów wzorca sterujących układem slajdu w aktywnej prezentacji. Dowiedz się więcej o wzorcu slajdów. Więcej porad dotyczących używania wzorców zawiera sekcja Pełna kontrola nad prezentacjami w tym artykule. | ||||
2. | Wyłącz opcje autokorekty w układzie lub zarządzaj nimi odpowiednio. Program PowerPoint 2003 zawiera kilka opcji automatycznego formatowania ułatwiających dopasowywanie slajdów do dostępnych układów. Dzięki nim użytkownik może oszczędzić sporo czasu, ale też stracić dużo nerwów, jeśli nie ma nad nimi kontroli. Aby tekst punktowany nie był automatycznie zmniejszany w celu dopasowania do zawartości lub aby położenie wklejanych obiektów nie zmieniało się automatycznie, wystarczy łatwo wyłączyć odpowiednie funkcje. Aby wyłączyć dowolne opcje autoformatowania, w menu Narzędzia kliknij polecenie Opcje Autokorekty. Następnie w wyświetlonym oknie dialogowym wybierz kartę Autoformatowanie podczas pisania.  Trzy opcje położone w dolnej części karty Autoformatowanie podczas pisania sterują zachowaniem automatycznego formatowania układów. | ||||
3. | Rozpocznij od utworzenia konspektu prezentacji w programie Word. Przed rozpoczęciem tworzenia slajdów starannie przygotuj konspekt. Dzięki temu oszczędzisz czas i uzyskasz prezentację cechującą się bardziej wyrazistym i lepiej trafiającym do odbiorcy przekazem. Spróbuj skonfigurować konspekt w programie Word za pomocą stylów akapitu — od stylu Nagłówek 1 do Nagłówek 9. Użycie tych stylów w konspekcie pozwala następnie tworzyć slajdy w programie PowerPoint jednym kliknięciem. Dowiedz się, jak tworzyć slajdy programu PowerPoint z konspektu programu Word. | ||||
4. | Weź pod uwagę różnice między prezentacją przeznaczoną do druku a prezentacją, która ma być przeglądana na ekranie. Prezentacje tworzone z myślą o przeglądaniu ich na ekranie nie zawsze wyglądają dobrze na wydruku. Ciemne tło na przykład sprawdza się na slajdach, ale rzadko na papierze. Podobnie zawartość stopki — potrzebna na wydruku, może rozpraszać uwagę na ekranie. Na szczęście w programie PowerPoint można łatwo przełączać się między widokami prezentacji na wydruku i na ekranie. Mogą w tym pomóc dwie następujące funkcje:
|
Przyciąganie uwagi odbiorcy
Galeria na stronie Obiekty clipart w witrynie Microsoft Office zawiera szeroki wybór obrazów. Mogą one okazać się niezastąpione w wielu zastosowaniach, choć nie zawsze jest to sposób na eleganckie wyróżnienie najistotniejszej kwestii.
Tworzenie slajdów przyciągających uwagę odbiorcy polega nie tylko na użyciu odpowiednich obrazów. Chodzi również o ekonomiczne korzystanie z przestrzeni na slajdach. Nie należy umieszczać na slajdach zbyt wielu elementów. Potrzebne są tylko te, które przyczyniają się do wskazania istoty zagadnienia. Używając na slajdach grafik, należy wybierać obrazy służące określonemu celowi, takie jak wykresy lub diagramy jasno obrazujące zalety omawianego pomysłu. Warto na przykład porównać dwa poniższe slajdy marketingowe.
Prosty wykres kolumnowy na slajdzie po prawej stronie zastępuje dwa akapity tekstu, wywierając na odbiorcy znacznie silniejsze wrażenie. Kolory na wykresie zostały automatycznie skoordynowane z kolorami slajdu.
Oto cztery porady ułatwiające przyciągnięcie i skoncentrowanie uwagi czytelnika.
1. | Wysyłając prezentację drogą elektroniczną, używaj nagrań dźwiękowych. Czytelny slajd podkreślający najważniejsze kwestie oddziałuje skuteczniej niż slajd zawierający wszystko, co można powiedzieć na dany temat. Ale co zrobić, gdy prezentacja musi zostać wysłana elektronicznie? W takiej sytuacji można rozważyć nagranie narracji towarzyszącej slajdom.
| ||||
2. | Funkcje Notatki i Materiały informacyjne ułatwiają śledzenie toku argumentacji oraz szybkie i łatwe tworzenie materiałów, które można rozdać odbiorcom. Okienko Notatki widoczne pod slajdem w widoku normalnym służy do tworzenia notatek dotyczących prezentacji dla prelegenta lub notatek, które można po wydrukowaniu przekazać słuchaczom. Można również sformatować i wydrukować materiały informacyjne zawierające do dziewięciu slajdów na stronie. Dowiedz się, jak tworzyć strony z notatkami i materiałami informacyjnymi. | ||||
3. | Twórz wykresy i diagramy, które podkreślają najważniejsze zagadnienia. Aby w programie PowerPoint utworzyć wykres na podstawie danych, najpierw kliknij ikonę Wstaw wykres w dowolnym układzie zawartości slajdu, jak na poniższym rysunku:  Ikona Wstaw wykres jest zakreślona na czerwono.
| ||||
4. | Używaj animacji i przejść slajdów spójnie i oszczędnie. Wyświetlenie w odpowiednim momencie na ekranie tekstu i grafiki to ciekawy efekt. Jednak animacje mogą zdominować zawartość prezentacji, jeśli zostaną użyte w nadmiarze.
|
Pełna kontrola nad prezentacjami
Niestandardowe kolory, układy i grafiki mogą znacznie uatrakcyjnić prezentację. Z drugiej strony niepoprawnie wyrównany schemat blokowy czy prezentacja ulegająca awarii na komputerze klienta nie wywoła dobrego wrażenia. Warto na przykład przyjrzeć się dwóm poniższym obrazom schematów organizacyjnych. Który jest atrakcyjniejszy?
Mozolna praca nad schematem organizacyjnym po lewej stronie trwała około godziny, a efekt jest daleki od doskonałości. Schemat po prawej utworzono przy użyciu dostępnych w programie PowerPoint narzędzi do duplikowania i wyrównywania. Zajęło to 10 minut.
Oto cztery sposoby nadania prezentacjom atrakcyjnego wyglądu bez utraty łatwości zarządzania nimi.
1. | Panuj nad rozmiarem pliku. Problemem często obniżającym wartość prezentacji programu PowerPoint jest rozmiar uniemożliwiający edycję lub płynne przeprowadzenie prezentacji. Na szczęście łatwo go uniknąć, używając możliwie często typów plików obrazów o mniejszym rozmiarze, kompresując obrazy i używając wbudowanych funkcji programu PowerPoint (na przykład tabel, wykresów i autokształtów), zamiast osadzać lub importować obiekty. | ||||||
2. | Twórz doskonałe diagramy za pomocą dostępnych narzędzi. Jedną z największych zalet programu PowerPoint jest fakt, że osiągnięcie perfekcji jest w nim łatwiejsze niż tylko zbliżenie się do ideału.
| ||||||
3. | Popatrz na prezentację z punktu widzenia odbiorcy. Jeśli wysyłasz prezentację w wiadomości e-mail, spróbuj zapisać ją jako pokaz slajdów, aby u adresata została automatycznie otwarta w widoku pokazu slajdów. W tym celu w menu Plik kliknij polecenie Zapisz jako. W oknie dialogowym Zapisywanie jako wybierz pozycję Pokaz programu PowerPoint (*.pps) z listy rozwijanej Zapisz jako typ, tak jak w poniższym przykładzie:  Ten zrzut ekranu przedstawia sposób zapisywania prezentacji jako pokazu slajdów. W przypadku wysyłania prezentacji na dysku CD można zaoszczędzić dużo czasu i uniknąć niepotrzebnego stresu, używając funkcji Spakuj na dysk CD w programie PowerPoint 2003. Umożliwia ona skonfigurowanie na dysku CD prezentacji (łącznie z plikami połączonymi) w taki sposób, aby pokaz slajdów był poprawnie uruchamiany u każdego odbiorcy. Do pakietu jest także dodawany program PowerPoint Viewer, umożliwiający uruchamianie pokazu nawet na komputerach użytkowników, którzy nie dysponują programem PowerPoint. Uzyskaj więcej informacji o funkcji Spakuj na dysk CD. | ||||||
4. | Oszczędzaj czas i zachowuj spójność, używając wzorców. Poza dostosowywaniem elementów układu slajdów (omówionym wcześniej w tym artykule) wzorce umożliwiają również oszczędzanie czasu i zachowywanie spójności na slajdach dzięki możliwości dodania grafik i formatowania wszystkich slajdów jednocześnie.
Weź udział w krótkim kursie szkoleniowym na temat pracy z wzorcami (j. ang.). |
 | Stephanie Krieger |