4 sposoby kontrolowania skrzynki odbiorczej poczty e-mail
Więcej publikacji tego autora Take Back Your Life!: Using Microsoft Outlook to Get Organized and Stay Organized (Odzyskaj swój czas wolny — organizacja pracy za pomocą programu Microsoft Outlook) (j. ang.) |
Czy znasz skuteczną metodę przetwarzania i organizowania wiadomości e-mail? Czy kiedy kończysz dzień pracy, Twoja skrzynka odbiorcza jest zawsze pusta? Jeśli w Twojej skrzynce odbiorczej zalega mnóstwo wiadomości e-mail —a znamy osoby, które przechowują w skrzynce ponad 7000 wiadomości—, być może warto pomyśleć nad zmianą metod przetwarzania poczty. Opróżnienie skrzynki odbiorczej jest naprawdę możliwe. Aby tego dokonać, należy najpierw ocenić dotychczas stosowane metody przetwarzania i organizowania poczty e-mail. Na podstawie takiej oceny można wprowadzić odpowiednie zmiany.
Na pewno zdarza Ci się, że otwierasz wiadomość e-mail, myślisz „Hmmm, nie wiem co z tym zrobić. Zajmę się tym później!” i szybko ją zamykasz. Ciągłe postępowanie w taki sposób prowadzi do szybkiego zapełnienia się skrzynki odbiorczej setkami, a nawet tysiącami wiadomości.
Opracowując nową metodę przetwarzania poczty w skrzynce odbiorczej, zyskasz większą kontrolę nad zawartością skrzynki, skrócisz czas odpowiadania na otrzymane wiadomości i będziesz na bieżąco z ważnymi zadaniami i terminami ich wykonania.
W tym artykule omówiono cztery najważniejsze sposoby bardziej efektywnego przetwarzania poczty e-mail.
Zawartość strony
Konfigurowanie prostego i skutecznego systemu przechowywania informacji pomocniczych otrzymanych pocztą e-mail
Pierwszym krokiem na drodze do uporządkowania skrzynki odbiorczej jest zrozumienie, na czym polega różnica między informacjami pomocniczymi a informacjami dotyczącymi zadań.
| • | Informacje pomocnicze to informacje niewymagane do wykonania czynności. Są to informacje, które można zachować na wypadek, gdyby były potrzebne w przyszłości. |
| • | Informacje dotyczące zadań są niezbędne do wykonania określonych zadań. |
Większość osób otrzymuje pocztą e-mail znaczną ilość informacji pomocniczych. Czasem informacje pomocnicze stanowią aż jedną trzecią całej poczty e-mail. Dlatego tak ważne jest posiadanie systemu, który ułatwia przenoszenie wiadomości ze skrzynki odbiorczej do systemu przechowywania informacji pomocniczych otrzymanych pocztą e-mail. System przechowywania informacji pomocniczych otrzymanych pocztą e-mail to grupa łatwo dostępnych folderów poczty e-mail, w których są przechowywane informacje pomocnicze. Dowiedz się więcej o konfigurowaniu systemu przechowywania informacji pomocniczych otrzymanych pocztą e-mail (j. ang.). Skoro masz już za sobą problem przechowywania informacji pomocniczych, możesz wykonać trzy kolejne kroki, aby uporządkować otrzymywaną pocztę e-mail zawierającą informacje dotyczące zadań.
Zarezerwowanie czasu przeznaczonego wyłącznie na przetwarzanie i organizowanie poczty e-mail
Ile różnych innych spraw masz do załatwienia każdego dnia? Prawie niemożliwe jest ukończenie jakiejkolwiek rozpoczętej czynności, gdy jednocześnie prowadzisz rozmowy telefoniczne, przyjmujesz interesantów i wysyłasz wiadomości błyskawiczne. Dlatego tak istotne jest zarezerwowanie czasu przeznaczonego wyłącznie na przetwarzanie i organizowanie poczty e-mail.
Często otrzymujesz wiadomości e-mail, które wymagają podjęcia decyzji. Podjęcie właściwych decyzji wymaga koncentracji, do której z kolei jest potrzebny spokój. Każdego dnia należy zarezerwować sobie określony czas na przetwarzanie poczty e-mail, tak aby móc całkowicie opróżnić skrzynkę odbiorczą. Oczywiście można przeglądać pocztę e-mail również o innych porach dnia, aby wychwycić pilne wiadomości lub zlecenia od swojego zwierzchnika.
Zarezerwuj sobie godzinę na codzienne przetwarzanie poczty, wybierając termin cykliczny i ustawiając swoją dostępność w tym czasie jako „zajęty”. Nie odbieraj w tym czasie telefonów i nie wykonuj innych czynności. Skoncentruj się wyłącznie na przetwarzaniu poczty w skrzynce odbiorczej.
Na początku dotrzymywanie tych terminów będzie wymagać dyscypliny, ale z upływem czasu stanie się nawykiem. Po całkowitym opróżnieniu skrzynki odbiorczej zauważysz, jak wiele zyskujesz dzięki poświęceniu jednej godziny dziennie, i przyzwyczaisz się do tego.
Przetwarzanie wiadomości pojedynczo, począwszy od pierwszej na liście
Zabierając się do przetwarzania poczty e-mail, należy przede wszystkim posortować wiadomości w takiej kolejności, w jakiej będą przetwarzane. Można na przykład uporządkować je według daty, tematu lub nadawcy. W programie Outlook 2003 kliknij pole Rozmieszczone według w górnej części skrzynki odbiorczej, a następnie kliknij opcję określającą sposób rozmieszczenia wiadomości e-mail.
Filtrowanie poczty e-mail według różnych opcji.
Porada: W programie Outlook 2003 można włączyć okienko podglądu, aby wyświetlać zawartość wiadomości bez otwierania ich. Aby włączyć okienko podglądu, w menu Widok kliknij polecenie Autopodgląd.
Nie ulegaj pokusie przypadkowego wybierania wiadomości w skrzynce odbiorczej. Rozpocznij przetwarzanie od początku listy wiadomości w skrzynce odbiorczej i przechodź do kolejnej wiadomości dopiero po zakończeniu przetwarzania poprzedniej. Na początku, gdy w skrzynce odbiorczej znajdują się tysiące wiadomości, może być to trudne. Jednak po kilku takich sesjach, wraz ze zmniejszaniem się liczby wiadomości zauważysz, że aby całkowicie opróżnić skrzynkę odbiorczą, musisz przetworzyć już tylko 60 albo 100 wiadomości dziennie.
Używanie modelu „czterech akcji”
Model „czterech akcji” jest wartościowym narzędziem do pracy z pocztą e-mail, ułatwiającym szybkie podejmowanie decyzji o sposobie potraktowania każdej wiadomości i usunięcia jej ze skrzynki odbiorczej.
Postanów, co zrobić z każdą wiadomością
Ile razy zdarzało Ci się bezustannie otwierać, przeglądać i zamykać tę samą wiadomość e-mail? Niektóre takie wiadomości nie wymagają podejmowania skomplikowanych działań, a jednak poświęcasz im wiele uwagi. Lepiej zająć się każdą wiadomością tylko raz i niezwłocznie podjąć decyzję o tym, co z nią zrobić i gdzie ją umieścić. Model „czterech akcji” zakłada cztery możliwe sposoby postępowania z każdą wiadomością e-mail:
1. | Usunięcie |
2. | Wykonanie |
3. | Delegowanie |
4. | Odłożenie |
USUNIĘCIE
Zwykle można usunąć połowę otrzymanej poczty e-mail. Jednak niektórzy wzdrygają się na samą myśl o „usunięciu”. Obawiasz się usunąć wiadomość, ponieważ nie wiesz, czy nie będzie potrzebna w przyszłości. To zrozumiałe, ale spróbuj szczerze odpowiedzieć sobie na pytanie: ile procent przechowywanych informacji jest rzeczywiście wykorzystywanych?
Jeśli wykorzystujesz znaczną część przechowywanych informacji, oznacza to, że dotychczasowy sposób postępowania z wiadomościami e-mail jest prawidłowy. Jednak wiele osób przechowuje ogromne ilości poczty, która jest im zupełnie niepotrzebna. Oto lista pytań, na które trzeba udzielić odpowiedzi, aby ułatwić sobie podjęcie decyzji co do usunięcia wiadomości:
1. | Czy wiadomość ma związek z istotnym celem, który aktualnie starasz się osiągnąć? Jeśli tak nie jest, prawdopodobnie możesz usunąć tę wiadomość. Po co przechowywać informacje niemające związku z głównym przedmiotem zainteresowania? |
2. | Czy wiadomość zawiera informacje, które można znaleźć w innym miejscu? Jeśli tak jest, usuń ją. |
3. | Czy wiadomość zawiera informacje, które będą przydatne w ciągu najbliższych sześciu miesięcy? Jeśli tak nie jest, usuń ją. |
4. | Czy wiadomość zawiera informacje, których przechowywanie jest obowiązkowe? Jeśli tak nie jest, usuń ją. |
WYKONANIE (w czasie krótszym niż dwie minuty)
Jeśli nie można USUNĄĆ wiadomości, należy odpowiedzieć na pytania „Jaką czynność trzeba wykonać?” i „Czy można WYKONAĆ ją w czasie krótszym niż dwie minuty?” Jeśli odpowiedź jest twierdząca, WYKONAJ tę czynność.
Nie warto zamykać wiadomość ani przenosić jej w inne miejsce, skoro można wykonać odpowiednią czynność w czasie krótszym niż dwie minuty. Wypróbuj tę poradę i sprawdź, ilu wiadomościom wystarczy poświęcić tylko dwie minuty, aby nie musieć już do nich wracać. Wyniki przyjemnie Cię zaskoczą. Wiadomość można zarchiwizować albo odpowiedzieć na nią pocztą e-mail lub telefonicznie. Prawdopodobnie około jedną trzecią wiadomości e-mail można przetworzyć w czasie krótszym niż dwie minuty.
DELEGOWANIE
Jeśli wiadomości nie można USUNĄĆ ani WYKONAĆ określonej czynności w czasie nieprzekraczającym dwóch minut, czy można tę wiadomość DELEGOWAĆ?
Jeśli można ją delegować, zrób to od razu. Zredagowanie i wysłanie delegowanej wiadomości powinno zająć około dwóch minut. Po oddelegowaniu czynności usuń oryginalną wiadomość lub przenieś ją do systemu przechowywania informacji pomocniczych.
ODŁOŻENIE
Jeśli nie można USUNĄĆ wiadomości, WYKONAĆ wymaganej czynności w czasie krótszym niż dwie minuty ani ODDELEGOWAĆ wiadomości, czynność wymaga nieco więcej zaangażowania i jej wykonanie zajmie więcej niż dwie minuty. Ponieważ jest to czas przeznaczony wyłącznie na przetwarzanie poczty, trzeba ODŁOŻYĆ tę czynność na później i wrócić do niej po zakończeniu przetwarzania poczty e-mail. W praktyce okazuje się, że trzeba odkładać na później nie więcej niż około 10 procent wiadomości e-mail.
Wiadomość można odłożyć na dwa sposoby: zmieniając ją w zadanie do wykonania lub w termin. W programie Outlook 2003 można ODKŁADAĆ wiadomości e-mail z czynnościami, zamieniając je w zadania na liście zadań. Nazwa zadania powinna wyraźnie wskazywać czynność do wykonania, aby nie trzeba było ponownie otwierać oryginalnej wiadomości e-mail. W efekcie otrzymasz na liście zadań wyraźnie zdefiniowaną listę czynności, którym można nadawać priorytety i uwzględniać w harmonogramie w kalendarzu. Dowiedz się jak:
| • | |
| • |
Powtarzaj te czynności codziennie
Korzystając codziennie z modelu czterech akcji, można łatwiej przetwarzać duże ilości poczty e-mail. Z informacji firmy Microsoft wynika, że jedna osoba może przetworzyć około 100 wiadomości e-mail na godzinę. Jeśli w skrzynce odbiorczej znajdujesz codziennie od 40 do 100 wiadomości, wystarczy, że każdego dnia poświęcisz na ich przetwarzanie jedną godzinę. Dane statystyczne firmy Microsoft wskazują, że wśród otrzymanych wiadomości e-mail:
| • | 50 procent wiadomości można usunąć bądź zarchiwizować |
| • | 30 procent wiadomości można oddelegować albo wykonać związane z nimi czynności w czasie krótszym niż 2 minuty |
| • | 20 procent wiadomości można odłożyć na później, korzystając z listy zadań lub kalendarza |
Oczywiście w przypadku zaległości w postaci nieprzetworzonych setek wiadomości chwila, w której codzienne przetwarzanie poczty będzie skutkować całkowitym opróżnieniem skrzynki odbiorczej, może nadejść nieco później. Likwidacja zaległości jest ważna, dlatego warto zarezerwować na nią część czasu przeznaczonego na przetwarzanie poczty. W efekcie będzie można polubić codzienne przetwarzanie wiadomości przy użyciu modelu czterech akcji.
 | Sally McGhee |