7 porad dotyczących lepszego zarządzania plikami

Używaj folderu Moje dokumenty. Z wielu powodów warto korzystać z zalet folderu Moje dokumenty w systemie Microsoft Windows. Aby otworzyć folder Moje dokumenty w systemie Windows, kliknij przycisk Start, a następnie kliknij polecenie Moje dokumenty. Folder Moje dokumenty zapewnia łatwy sposób przechowywania osobistych dokumentów. Używanie folderu Moje dokumenty ułatwia wykonywanie następujących czynności:

Przyjmij spójną metodę nadawania nazw plikom i folderom. Opracuj schemat nazewnictwa dla wszystkich rodzajów najczęściej tworzonych plików, a następnie trzymaj się go.

Stosuj krótkie nazwy. Chociaż system Windows pozwala na używanie długich nazw plików, wygodniejsze jest stosowanie nazw krótszych. Długie nazwy zmniejszają czytelność widoku. Zwięzłość sprzyja przejrzystości.

Używaj nazw folderów, aby skrócić nazwy plików. Zamiast na przykład tworzyć plik o nazwie „Powieść stulecia Rozdział I Brudnopis.doc”, możesz utworzyć następującą strukturę folderów:

Rysunek 1. Sugestia dotycząca stosowania krótkich nazw folderów.

Oddzielaj pracę bieżącą od ukończonej. Aby uniknąć nadmiernego przeładowania folderu Moje dokumenty, przechowuj w nim tylko te pliki, nad którymi obecnie pracujesz. Zmniejsza to liczbę plików do przeszukiwania oraz ilość danych, dla których musisz tworzyć kopie zapasowe. Mniej więcej co miesiąc przenoś pliki, nad którymi już nie pracujesz, do innego folderu lub lokalizacji — najlepiej poza folder Moje dokumenty. Możesz zarchiwizować je w folderze na pulpicie (i nadać takiemu folderowi nazwę Archiwum) albo przenieść je do kopii zapasowej na taśmie lub zapisywalnym dysku CD. Folder Moje dokumenty, którego kopię zapasową trzeba często wykonywać, pozostanie względnie mały.

Przechowuj podobne pliki razem. Ograniczanie zawartości folderów do dokumentów jednego typu (lub głównie jednego typu) umożliwia korzystanie z szablonów folderów w Eksploratorze Windows. Ułatwia to wyszukiwanie plików. Na przykład po umieszczeniu wszystkich plików graficznych w jednym folderze można użyć widoku przezroczy i funkcji pokazu slajdów w Eksploratorze Windows w celu odnalezienia właściwego obrazu do umieszczenia w biuletynie.

Unikaj dużych struktur folderów. Jeśli musisz umieścić w folderze tak wiele podfolderów, że nie można wyświetlić ich wszystkich naraz, rozważ utworzenie menu alfabetycznego. Przykład przedstawiono na rysunku 2.

Rysunek 2. Przykład przedstawiający menu alfabetyczne, pozwalające uniknąć dużych struktur plików.

Używaj skrótów lub łączy skrótów zamiast wielu kopii. Jeśli musisz mieć dostęp do tego samego pliku z wielu lokalizacji, nie twórz kopii pliku. Zamiast tego utwórz skróty do pliku. Aby utworzyć skrót, kliknij prawym przyciskiem myszy plik, a następnie kliknij polecenie Utwórz skrót. Skrót możesz następnie przeciągać i upuszczać w innych lokalizacjach.

Używaj skrótów. Skracaj nazwy plików przez używanie skrótów, na przykład FIN dla finansów czy FOTO dla zdjęć. Dzięki temu nazwy plików są bardziej opisowe i można je łatwiej odnaleźć za pomocą funkcji wyszukiwania.

Używaj miniatur. Przeszukuj foldery w widoku miniatur. W tym widoku elementy są lepiej widoczne i możliwe jest umieszczenie na folderze obrazu lub obiektu clipart, dzięki czemu jest łatwiej rozpoznawalny. Jeśli na przykład folder zawiera informacje o produkcie, można na nim umieścić zdjęcie produktu lub inny obraz informujący o zawartości folderu.

Aby wyświetlić listę folderów w widoku miniatur w folderze Moje dokumenty, na pasku narzędzi kliknij przycisk Widoki, a następnie wybierz opcję Miniatury.

Aby umieścić obraz na folderze, kliknij prawym przyciskiem myszy folder, a następnie wybierz polecenie Właściwości. W oknie dialogowym Właściwości kliknij kartę Dostosowywanie. W obszarze Obrazy folderów kliknij przycisk Wybierz obraz.

Używaj typowych nazw. Aby ułatwić wyszukiwanie dokumentów, nadawaj plikom i folderom nazwy łatwe do odnalezienia, takie jak numery modeli, nazwy projektów czy nazwisko kierownika projektu.

Nie zapisuj niepotrzebnych plików. Zapisuj tylko te pliki, które są rzeczywiście potrzebne. Prawdopodobnie nie jest konieczne przechowywanie wszystkich plików. Na przykład w przypadku poczty e-mail rzadko jest konieczne zachowywanie wszystkich otrzymywanych załączników.

Używaj folderu Moje bieżące dokumenty. Aby odnaleźć niedawno otwierany plik, użyj folderu Moje bieżące dokumenty w menu Start.

Umieść folder Moje dokumenty na pulpicie. Umieść skrót do folderu Moje dokumenty na pulpicie. Dzięki temu zaoszczędzisz kilka kliknięć przy uzyskiwaniu dostępu do zawartości folderu.

Organizuj pliki według dat. Umieszczaj datę w nazwie dokumentu. Na przykład nazwa Jan040310 oznacza plik Jana z 10 marca 2004 r. Dzięki tej metodzie wszystkie materiały Jana będą przechowywane razem i sortowane według dat.

Oznaczaj foldery kolorami. Mam program innej firmy, który umożliwia mi kolorowanie określonych folderów w folderze Moje dokumenty, których używam codziennie. Dzięki temu mogę otwierać i zapisywać dokumenty znacznie szybciej.