7 sposobów udostępniania informacji współpracownikom
Opublikowano: 11 kwietnia 2005
Masz dokument, grafikę, arkusz kalkulacyjny, program lub pomysł, którymi chcesz się podzielić ze swoimi współpracownikami? Wybór metody udostępniania zależy od wybranej zawartości, osobistego stylu pracy i posiadanych narzędzi oraz od tego, czy jesteś w domu, w biurze czy w podróży. Poznaj siedem łatwych sposobów udostępniania informacji i zapoznaj się z poradami dotyczącymi korzystania z poszczególnych metod.
Zawartość strony
Poczta e-mail
Poczta e-mail to szybka i prosta metoda, której sposób działania prawdopodobnie już znasz. Wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail przy użyciu programu Microsoft Office Outlook jest znakomitym sposobem udostępniania pomysłów, zagadnień, pytań, a nawet obszerniejszych materiałów, które mogą, ale nie muszą wymagać natychmiastowej odpowiedzi. Poczta e-mail umożliwia także rejestrowanie procesu komunikacji.
| • | Łatwa wymiana informacji | | • | Współpracownicy mogą zająć się daną sprawą w odpowiadającym im czasie | | • | Jednoczesne udostępnianie informacji wielu osobom | | • | Prowadzenie rejestru komunikacji |
| | • | Współpracownicy nie muszą udzielić natychmiastowej odpowiedzi | | • | W niektórych firmach obowiązują ograniczenia dotyczące rozmiarów plików wiadomości e-mail, co utrudnia udostępnianie dużych plików | | • | Realizacja polecenia przejrzenia pliku (lub plików) przez wiele osób może być trudna za pośrednictwem poczty e-mail. W odpowiedzi można uzyskać kilka wersji dokumentu zawierających różne komentarze i zmiany |
|
Więcej informacji
Wiadomości błyskawiczne
Jeśli potrzebna jest natychmiastowa odpowiedź, prawdopodobnie najlepszym rozwiązaniem będzie konwersacja. Możliwość dwustronnej konwersacji drogą elektroniczną zapewnia usługa wiadomości błyskawicznych. Korzystając z programów Microsoft Windows Messenger, Microsoft MSN Messenger i Microsoft Office Live Communications Server, można szybko zadawać pytania i interakcyjnie dzielić się pomysłami. Można również błyskawicznie uzyskać informacje o dostępności poszczególnych osób. Ponadto dostępne są funkcje konwersacji za pośrednictwem urządzeń audio i wideo, a także udostępniania aplikacji i współpracy. Można również określić, jak informacje o stanie online mają być przedstawiane innym użytkownikom. Także w podróży można zachować stały kontakt ze współpracownikami, korzystając z telefonu Smartphone z systemem Microsoft Windows Mobile, który pozwala na wysyłanie wiadomości błyskawicznych. Jeśli w firmie używany jest program Live Communications Server, dodatkową korzyścią są informacje o dostępności innych użytkowników. Dostępność współpracowników (na przykład stany: niedostępny, wolny, zajęty) można wykrywać przy użyciu różnych urządzeń, a także za pomocą rozwiązania Office i innych aplikacji o profilu biznesowym.
| • | Udostępnianie tekstu, danych, dźwięku i obrazu w czasie rzeczywistym | | • | Szybkie zadawanie pytań i uzyskiwanie odpowiedzi | | • | Informacje o dostępności współpracowników | | • | Wysyłanie wiadomości przy użyciu urządzeń Pocket PC i telefonów Smartphone z systemem Windows Mobile | | • | Oszczędność czasu wynikająca z braku konieczności operowania telefonem lub etykietami poczty e-mail |
| | • | Udostępnianie dużych lub złożonych informacji | | • | Dokumentowanie prowadzonej komunikacji | | • | Korzystanie z publicznych usług wiadomości błyskawicznych nie pozwala na rejestrowanie i szyfrowanie transmisji danych |
|
Więcej informacji
Witryny udostępnionych obszarów roboczych
Witryna udostępnionego obszaru roboczego to prawdopodobnie najwygodniejsza metoda wspólnej pracy z dokumentami i projektami. Korzystając z witryny udostępnionego obszaru roboczego w rozwiązaniu Office 2003, można współużytkować i komentować dokumenty ze współpracownikami, tworzyć listy ważnych informacji (na przykład zadań, pokrewnych witryn sieci Web i kontaktów) oraz informować wszystkich współpracowników o aktualnym stanie danego projektu. Można nawet odbierać alerty wysyłane pocztą e-mail, powiadamiające o zmianach wybranych elementów (takich jak stan zadania). Dostęp do witryn udostępnionych obszarów roboczych można uzyskać po podłączeniu się do sieci firmowej. Ta metoda stanowi doskonałą alternatywę dla współpracy przy użyciu załączników poczty e-mail i udziałów plików. Dowiedz się więcej o udostępnionych obszarach roboczych.
Przykład witryny udostępnionego obszaru roboczego, w której można współużytkować informacje ze współpracownikami
Uwaga Witryna udostępnionego obszaru roboczego jest witryną programu Microsoft Windows SharePoint Services. Aby można było skonfigurować taką witrynę, w firmie musi być używany program Windows SharePoint Services zainstalowany w systemie Microsoft Windows Server 2003. Informacje na temat rozpoczęcia pracy można uzyskać w dziale informatycznym firmy.
Dostępne są również dwa specjalistyczne typy witryn udostępnionych obszarów roboczych: witryna obszaru roboczego dokumentu i obszary robocze spotkań. Skonfigurowane witryny obszarów roboczych można otwierać w dowolnej przeglądarce sieci Web albo w okienku zadań Udostępniony obszar roboczy w programach Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003 i Microsoft Office Word 2003.
| • | Witryny obszarów roboczych dokumentów. Ułatwiają wspólną pracę nad dokumentami. W tego typu witrynie członkowie zespołu mogą znaleźć dokumenty przeznaczone do skomentowania, a także anonsy, przypisane zadania, łącza do pokrewnych witryn sieci Web oraz inne ważne informacje potrzebne do wykonania zadań. Obejrzyj pokaz obszarów roboczych dokumentów. |
| • | Witryny obszarów roboczych spotkań. Umożliwiają zebranie w jednym miejscu wszystkich informacji i materiałów potrzebnych do spotkania lub serii spotkań. Niezależnie od tego, czy spotkanie jest wciąż na etapie planowania, właśnie trwa czy zostało już zakończone, wszystkie współpracujące osoby mogą odwiedzać tę udostępnioną witrynę, aby uzyskać najbardziej aktualne informacje i materiały. Członkom zespołu można umożliwić wspólną pracę na materiałach dotyczących spotkania i przy innych aspektach projektu. Obejrzyj pokaz dotyczący obszarów roboczych spotkań (j. ang.). |
| • | Jedna wersja pliku, którą mogą przeglądać, modyfikować i komentować wszyscy współpracownicy | | • | Konsolidacja wszystkich opinii w jednym pliku | | • | Konfiguracja udostępnionej lokalizacji umożliwiającej przechowywanie dokumentów członków zespołu oraz dotyczących projektu | | • | Możliwość korzystania z kalendarzy udostępnionych | | • | Zarządzanie wersjami plików i aktualizacjami projektów | | • | Jeden widok stanu projektów i dokumentów |
| | • | Konfiguracja i obsługa programu Windows SharePoint Services wymaga pomocy ze strony działu informatycznego | | • | Współpracownicy niepodłączeni do sieci nie mają dostępu do witryny udostępnionego obszaru roboczego |
|
Więcej informacji
Wysyłanie załączników
Dołączanie plików do wiadomości e-mail to znakomita metoda udostępniania dokumentów. Można udostępnić współpracownikom pliki, które mogą im się przydać, albo poprosić ich o przejrzenie pliku i odesłanie go z poprawkami. W rozwiązaniu Microsoft Office dołączanie plików jest proste. Plik można wysłać bezpośrednio z programu rozwiązania Office.
Jeśli jednak plik ma zostać zrecenzowany przez kilka osób, udostępnianie go za pośrednictwem poczty e-mail może spowodować prawdziwy bałagan. Wyobraźmy sobie próby skoordynowania dziesięciu wersji tego samego dokumentu odesłanych z różnymi komentarzami i zmianami. W takim przypadku lepiej utworzyć witrynę udostępnionego obszaru roboczego, w której wszyscy współpracownicy będą mogli razem pracować z plikami i projektami.
| • | Możliwość udostępnienia większej ilości informacji niż w przypadku samych wiadomości e-mail | | • | Jednoczesna dystrybucja dokumentów do wielu osób | | • | Szybkie wysyłanie dokumentów, które mogą zainteresować inne osoby |
| | • | Konsolidacja w jednym pliku opinii od wielu osób jest trudna, gdy istnieje wiele różnych wersji tego samego pliku | | • | Działy informatyczne wielu firm ograniczają rozmiar pliku, który można dołączyć do wiadomości e-mail, ponieważ duże pliki mogą spowodować zapchanie skrzynki odbiorczej adresata |
|
Więcej informacji
Wysyłanie faksu przy użyciu usług faksowania
Po co drukować dokument, który ma zostać za chwilę przefaksowany? Korzystając z usług faksowania dostępnych w kilku programach rozwiązania Office, można połączyć się bezpośrednio z dostawcą usług faksowania, który wyśle faks bez konieczności jego drukowania. Jeśli wymagane jest przefaksowanie dokumentu (np. umowy do podpisu, zamówienia zakupu do zatwierdzenia, formularza rejestracyjnego lub podobnego dokumentu), dzięki usługom faksowania można to zrobić znacznie łatwiej.
| • | Wysyłanie dokumentów do osób, które potrzebują wydruku | | • | Wysyłanie faksów na adres e-mail lub na faks standardowy | | • | Wysyłanie faksów do dowolnej liczby adresatów | | • | Wysyłanie dokumentów wymagających podpisu | | • | Wysyłanie dokumentów do osób niemających komputerów |
| | • | Wspólna praca z plikami przy użyciu usług faksowania nie jest rozwiązaniem opłacalnym. |
|
Więcej informacji
Udziały plików w sieci
Prostym sposobem udostępniania dużych plików jest skopiowanie ich na serwer w sieci firmowej. Można również opublikować folder na własnym komputerze i traktować go jak sieciową lokalizację udziału plików. W większości firm do tego celu są używane serwery plików, dlatego należy skonsultować się z działem informatycznym, aby ustalić zasady obowiązujące w danej firmie. Można również porozmawiać ze współpracownikami, aby dowiedzieć się, na których serwerach można tworzyć udziały plików. Do tworzenia lokalizacji udziałów plików mogą być niezbędne odpowiednie uprawnienia. W firmie mogą także już istnieć dedykowane serwery plików.
| • | Udostępnianie dużych plików | | • | Przechowywanie łatwo dostępnych archiwów plików | | • | Możliwość korzystania z pliku przez wiele osób |
| | • | Wspólna praca z dokumentami przy użyciu udziałów plików. Trudno zagwarantować, że dwie lub więcej osób nie wprowadzi sprzecznych zmian. | | • | Praca w zabezpieczonych środowiskach, w których dostęp do udziałów plików jest ściśle reglamentowany. Niektórzy współpracownicy mogą nie mieć dostępu do udziału plików. |
|
Więcej informacji
Urządzenia magazynujące: dyski CD, dyski DVD lub dyskietki oraz urządzenia magazynujące USB
Sieci firmowe są obecnie tak rozbudowane, że czasami zapominamy o możliwości skopiowania pliku na urządzenie magazynujące i wręczenia go (lub dostarczenia) odpowiedniej osobie. Jest to wygodna metoda udostępniania prezentacji, fotografii cyfrowych i plików audio współpracownikom oraz znajomym, a także przenoszenia plików między pracą a domem. Jeśli odbiorca nie ma dostępu do sieci lub plik jest naprawdę duży, czasami jest to wciąż najlepsze rozwiązanie. Wprawdzie dyskietki mieszczą tylko mniejsze pliki, ale na zapisywalnym dysku CD-ROM można umieścić do 650 megabajtów (MB) danych, a na dysku DVD — ponad 4 gigabajty (GB).
Inną opcją jest urządzenie magazynujące USB. Urządzenia tego typu umożliwiają przechowywanie i przenoszenie plików między komputerami i urządzeniami wyposażonymi w działający port USB. Być może znasz już takie urządzenia i zastanawiasz się, do czego służą. Pomyśl o nich jak o podrasowanych dyskietkach mogących pomieścić kilkaset razy więcej informacji. Ponadto niektóre z tych urządzeń są wyposażone w funkcję ochrony hasłem, która ułatwia zabezpieczanie informacji.
| • | Dobre rozwiązanie w przypadku braku dostępu do Internetu lub do poczty e-mail | | • | Udostępnianie dużych programów i plików, a także zbiorów plików (na przykład zdjęć i piosenek) | | • | Możliwość korzystania z informacji podczas pracy poza biurem | | • | Szybki transfer plików między niepołączonymi ze sobą komputerami |
| | • | Możliwość uzyskania szybkiej opinii lub komentarzy na temat plików | | • | Konsolidacja opinii od kilku współpracowników | | • | Jednoczesna dystrybucja plików do wielu osób | | • | Nowsze komputery mogą nie być wyposażone w stację dyskietek | | • | Dyskietki mają ograniczenia rozmiaru plików |
|
Więcej informacji
