Czego się nauczyliśmy: 7 porad dotyczących witryn sieci Web zespołów
Konsultanci oraz inni specjaliści firmy McGhee Productivity Solutions działają na terenie całych Stanów Zjednoczonych. Ponieważ pracują wspólnie nad dużą liczbą dokumentów, powstało zapotrzebowanie na utworzenie centralnego miejsca, gdzie można by przechowywać i edytować te dokumenty oraz śledzić harmonogramy. Aby współpraca była jak najbardziej efektywna, postanowiliśmy za pomocą programu Microsoft Windows SharePoint Services założyć witrynę sieci Web zespołu. Utworzenie witryny zespołu jest znakomitym rozwiązaniem, jeżeli pracownicy zespołu pracują w różnych miejscach, ale również gdy cały zespół jest zgromadzony w jednym budynku.
W tym artykule przedstawię 7 porad dotyczących konfigurowania oraz używania witryny sieci Web zespołu. Mogą one ułatwić szybkie i sprawne utworzenie własnej witryny oraz korzystanie z niej.
Uwaga Program Windows SharePoint Services jest doskonałym, zbyt rzadko używanym narzędziem służącym do zarządzania zespołami oraz projektami zespołowymi. Za jego pomocą można utworzyć witrynę sieci Web zespołu służącą do śledzenia celów i projektów, a także stanowiącą centralne miejsce, w którym można przechowywać dokumenty oraz wspólnie nad nimi pracować. Program Windows SharePoint Services jest ściśle zintegrowany z pakietem Microsoft Office 2003. Dowiedz się więcej o programie Windows SharePoint Services.
Przykład witryny sieci Web zespołu utworzonej za pomocą programu Windows SharePoint Services.
Zawartość strony
1. Tworzenie przejrzystych i spójnych nazw folderów
Foldery witryny powinny być zorganizowane w sposób zrozumiały dla zespołu. Najbardziej istotne jest zachowanie przejrzystości oraz, przede wszystkim, spójności. Można na przykład porządkować foldery:
| • | według działu, |
| • | według celu, |
| • | alfabetycznie, |
| • | według klientów, |
| • | według projektu. |
W naszej firmie dla każdego projektu tworzymy w programie SharePoint nowy folder biblioteki dokumentów. Wszystkie pliki dotyczące danego projektu są przechowywane w odpowiedniej bibliotece dokumentów. Dzięki temu przechowywanie plików jest lepiej zorganizowane, a gdy projekt zostaje przejęty przez innego kierownika, możemy mu łatwiej dostarczyć wszystkie materiały związane z tym projektem. Dowiedz się, jak dodać nowy folder biblioteki dokumentów (j. ang).
2. Opracowywanie standardów nazewnictwa plików
Zespół powinien opracować własny system nazywania plików. Można na przykład umówić się, że do każdego pliku będzie dołączana data lub że w nazwie pliku mają znajdować się inicjały osoby tworzącej ten plik. Długość nazwy nie stanowi problemu — jedną z zalet programu SharePoint jest możliwość używania długich nazw plików i folderów. Należy pamiętać, że wszyscy członkowie zespołu muszą znać strukturę nazewnictwa. Spójność w używaniu ustalonej konwencji nazewnictwa ma duże znaczenie. Jest ona bardzo istotna, ponieważ w przeciwnym razie członkowie zespołu nie będą mogli łatwo znaleźć odpowiednich plików, co wpłynie niekorzystnie na efektywność ich pracy.
3. Przechowywanie wyłącznie najnowszych wersji plików
Wcześniejsze wersje plików, przechowywane na przykład na potrzeby kontroli wersji, powinny znajdować się w utworzonym w tym celu systemie folderów archiwalnych. W „aktywnym” folderze powinna być umieszczona tylko jedna, najnowsza wersja danego pliku. Pozwoli to na uniknięcie ewentualnych pomyłek dotyczących wersji dokumentu, który powinien zostać użyty, szczególnie gdy poszczególni członkowie zespołu pobierają pliki na swoje komputery w celu pracy poza biurem.
Jeżeli członkowie zespołu tworzą kopie plików na własnych komputerach, trzeba zachować dodatkowe środki ostrożności, aby zagwarantować, że w witrynie sieci Web zespołu znajdą się tylko najbardziej aktualne wersje plików. Jeżeli członkowie zespołu przechowują inne wersje plików na komputerach, powinni zmienić ich nazwy. W ten sposób gdy będą później przekazywać swoje pliki na serwer, nie zastąpią tych samych plików w witrynie, które były w międzyczasie edytowane.
4. Przydzielanie właścicieli poszczególnym sekcjom witryny sieci Web zespołu
Każdy folder powinien mieć jednego właściciela, który może umieszczać w nim pliki. Zapewnia to zachowanie spójności nazewnictwa i struktury plików wewnątrz każdej sekcji witryny sieci Web. Wiele osób może edytować dokumenty w różnych folderach, ale zadbaliśmy o to, aby tylko właściciel danego folderu mógł przekazywać do niego nowe dokumenty lub tworzyć w nim nowe foldery.
5. Ewidencjonowanie i wyewidencjonowywanie plików
Niektóre pliki (na przykład te, które zawierają dane dotyczące sprzedaży) mogą być używane i edytowane przez kilku członków zespołu. Program SharePoint nie zezwala wielu użytkownikom na zapisywanie otwartego pliku, zezwala jednak na otwieranie pliku edytowanego właśnie przez inną osobę. Jeżeli plik nie jest wyewidencjonowany, istnieje ryzyko, że wiele osób będzie nad nim pracować jednocześnie. Wówczas nie wszystkie z nich będą w stanie poprawnie zapisać wyniki swojej pracy. W przypadku gdy użytkownik zapomni o zaewidencjonowaniu pliku, inni użytkownicy nie będą mieli do tego pliku dostępu. Dowiedz się więcej:
| • | |
| • | Otwieranie, edytowanie i zapisywanie plików w programie SharePoint (j. ang). |
Przed rozpoczęciem pracy z plikami upewnij się, że zostały one wyewidencjonowane w witrynie sieci Web zespołu.
6. Proste opisywanie zawartości folderów
Kiedy skład zespołu ulega zmianie, nowi członkowie muszą wiedzieć, jakiej zawartości mają się spodziewać w odpowiednich folderach biblioteki dokumentów. W naszej witrynie każdy folder zawiera prosty opis, dzięki czemu nowi członkowie zespołu wiedzą, co znajduje się wewnątrz folderu, i nie mają problemu ze znalezieniem odpowiednich dokumentów. Pozwala im to na szybsze rozpoczęcie pracy nad projektem. Okazuje się to bardzo przydatne w sytuacji, gdy projekt rozrasta się w takim stopniu, że zachodzi potrzeba dodania do zespołu nowego konsultanta. Po ukończeniu projektu modyfikujemy opisy. Przeznaczeniem biblioteki będzie teraz przechowywanie informacji archiwalnych, a nie aktualnych.
Do każdego folderu w bibliotece dokumentów dołączaj prosty opis.
Aby dodać dokładny opis biblioteki dokumentów
1. | Kliknij folder biblioteki dokumentów, który chcesz edytować. |
2. | W folderze biblioteki dokumentów, który chcesz edytować, w lewym okienku nawigacji kliknij pozycję Modyfikuj ustawienia i kolumny. |
3. | Na stronie Dostosowywanie w sekcji Ustawienia ogólne kliknij pozycję Zmień ustawienia ogólne. |
4. | Zostanie wyświetlona strona Ustawienia biblioteki dokumentów. W sekcji Nazwa i opis wpisz opis folderu. Kliknij przycisk OK. |
7. Łącza do plików znajdujących się w folderach programu SharePoint
Podczas pracy nad projektem można łatwo wstawić plik z witryny sieci Web zespołu do wiadomości e-mail. Wysyłanie różnych wersji tego samego pliku może prowadzić do powstania wielu wersji jednego dokumentu. Lepszym rozwiązaniem jest po prostu wstawienie łącza do dokumentu w wiadomości e-mail. Łącza do dokumentów programu SharePoint można umieszczać także w zadaniach w programie Microsoft Office Outlook oraz w terminach kalendarza.
Jeżeli w witrynie sieci Web zespołu znajduje się wiele kopii pliku, jedna z tych kopii może zostać zmodyfikowana, co spowoduje, że pozostałe będą nieaktualne. Aby nie dopuścić do takiej sytuacji, należy przechowywać tylko jedną wersję danego dokumentu, natomiast w innych miejscach umieszczać tylko łącza do tego dokumentu.
Aby w dowolnym dokumencie pakietu Microsoft Office umieścić łącze do pliku znajdującego się w witrynie sieci Web zespołu
1. | Znajdź dokument, do którego chcesz utworzyć łącze. Umieść kursor na nazwie dokumentu tak, aby ta nazwa została wyświetlona na czerwono. |
2. | Kliknij prawym przyciskiem myszy wyświetlaną na czerwono nazwę pliku. W menu rozwijanym kliknij polecenie Kopiuj skrót. |
3. | Umieść kursor myszy w dowolnym miejscu w treści zadania, terminu, kontaktu, folderu dokumentów lub innego pliku, następnie kliknij prawym przyciskiem myszy i kliknij polecenie Wklej. Łącze zostanie wklejone. Kliknięcie łącza spowoduje otwarcie odpowiedniego dokumentu. |
Zamiast umieszczania różnych wersji plików w różnych miejscach, umieszczaj łącza do dokumentów znajdujących się w witrynie sieci Web zespołu.
Aby umieścić łącze do pliku znajdującego się w witrynie sieci Web zespołu w innej części witryny
1. | Znajdź dokument, do którego chcesz utworzyć łącze. Umieść kursor na nazwie dokumentu tak, aby ta nazwa została wyświetlona na czerwono. |
2. | Kliknij prawym przyciskiem myszy wyświetlaną na czerwono nazwę pliku. W menu rozwijanym kliknij polecenie Kopiuj skrót. |
3. | Przejdź do folderu, w którym chcesz umieścić łącze. Kliknij pozycję Nowy dokument. Program SharePoint otworzy w programie Microsoft Word nowy dokument o nazwie „template.htm”. |
4. | Wklej skrót do nowego dokumentu. Zaznacz cały tekst i kliknij go prawym przyciskiem myszy. |
5. | Kliknij pozycję Hiperłącze, a następnie wpisz żądany tekst w polu Tekst do wyświetlenia (na przykład „Kliknij tutaj, aby zobaczyć ostateczną wersję tej prezentacji”.) Kliknij przycisk OK. |
6. | Zapisz plik. Otwarcie tego pliku i kliknięcie łącza spowoduje wyświetlenie aktualnej wersji pliku, którego dotyczyło to łącze. |
Mam nadzieję, że lekcje, których nauczyliśmy się w firmie McGhee Productivity Solutions, pomogą Ci w utworzeniu własnej witryny sieci Web zespołu.
 | Sally McGhee |