Toruńska firma z branży dystrybucji stali wybrała rozwiązanie oparte o Microsoft Dynamics AX
Firma działa od ponad 15 lat i zaopatruje w stal szereg podmiotów reprezentujących kluczowe gałęzie przemysłu takie jak: przemysł chemiczny, petrochemiczny, stocznie, przemysł maszynowy, górniczy oraz spożywczy.
|
Informacje o firmie
Obecnie Demark należy do wiodących dostawców na rynku i oferuje szeroki asortyment wyrobów hutniczych m.in.: blachy zimnowalcowane, blachy gorącowalcowane, rury bez szwu, rury spawane, pręty, profile oraz armaturę. Firma posiada magazyn wyposażony we wszystkie narzędzia niezbędne do konfekcjonowania materiałów min. piłę do cięcia produktów długich, maszynę do foliowania blach oraz nowoczesną wycinarkę plazmową.
Od samego początku spółka kładzie duży nacisk na wysoką jakość oferowanych produktów i usług. Przyznany firmie w 2001 roku Certyfikat Jakości ISO 9001:2000 jest tego najlepszym potwierdzeniem.
Główną strategią działalności firmy Demark jest utrzymanie pozycji uznanego dostawcy wyrobów ze stali nierdzewnych i węglowych na terenie całego kraju. Aby tę pozycję utrzymać Demark przyjął następujące cele, do których konsekwentnie dąży:
| • | profesjonalna obsługa klientów przez wykwalifikowanych pracowników oraz sprawny system informatyczny, |
| • | oferowanie wyrobów najwyższej jakości, |
| • | zwiększenie sprzedaży posiadanych produktów, |
| • | wzrost liczby klientów, |
| • | zmniejszenie ilości reklamacji, |
| • | promocja Spółki na zewnątrz oraz dbanie o jej wizerunek. |
Firma DEMARK w przeszłości korzystała z różnorodnych, niezintegrowanych rozwiązań informatycznych, które jednak szybko okazały się niewystarczająco efektywnym narzędziem pracy dla dużej i dynamicznie rozwijającej się spółki.
Potrzebowała ona systemu, który zapewniłby sprawną obsługę klienta, umożliwił śledzenie dostaw i skrócenie czasu ich realizacji, obsługę atestów i przede wszystkim pozwolił na dalszy rozwój. Aby to uzyskać niezbędny był szybki dostęp do kompletnej i rzetelnej informacji analitycznej na temat każdego z kluczowych obszarów działalności firmy.
DEMARK stanął więc przed koniecznością wyboru dostawcy, który zaoferuje mu pełne rozwiązanie realizujące wszystkie potrzeby przedsiębiorstwa - nie tylko w zakresie klasycznego systemu ERP, ale również specjalistycznych modułów i funkcjonalności obsługujących specyficzne potrzeby branży dystrybucji stali.
Wyzwanie
Firma DEMARK w przeszłości korzystała z różnorodnych, niezintegrowanych rozwiązań informatycznych, które jednak szybko okazały się niewystarczająco efektywnym narzędziem pracy dla dużej i dynamicznie rozwijającej się spółki.
Rozwiązanie
Poszukiwanie odpowiedniego rozwiązania oraz partnera wdrożeniowego zajęło spółce kilka miesięcy. Rozpatrywano wiele produktów oraz rożnych dostawców. W ostatecznym rozrachunku pod uwagę były brane dwa międzynarodowe systemy: Microsoft Dynamics Ax i Microsoft Dynamics Navision.
Dzięki analizie przedwdrożeniowej, wybór padł na system Microsoft Dynamics Ax i firmę SPIN SA, doświadczonego i cenionego partnera Microsoftu, o najwyższym statusie partnerskim „gold”. SPIN od ponad 15 lat specjalizuje się w tworzeniu rozwiązań, ściśle dostosowanych do potrzeb i oczekiwań Klienta.
Celem wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego było powiązanie wszystkich aspektów działalności DEMARK Sp.j. w jeden sprawnie funkcjonujący organizm, a także wsparcie prowadzonego przez spółkę handlu stalą.
Bardzo ważna była możliwość przetwarzania aktualnych transakcji oraz procesów w czasie rzeczywistym oraz automatyzacja rutynowych i powtarzalnych działań. Jednak najistotniej-szą potrzebą okazało się przygotowanie i implementacja specjalistycznych funkcjonal-ności dla branży dystrybucji stali.
Wdrożenie rozpoczęło się w marcu 2006 roku i objęło następujące moduły: Księga Główna, Finanse, Środki Trwałe, Handel, Logistyka, CRM, Zarządzanie Magazynem i Analizy Biznesowe. W sierpniu 2006 nastąpiło uruchomienie systemu. Obecnie może korzystać z niego 32 użytkowników jednocześnie.
W celu zrealizowania najistotniejszych wymagań firmy DEMARK w zakresie systemu Microsoft Dynamics Ax dokonano specyficznych dostosowań dla branży dystrybucji stali:
| • | Umożliwienie obsługi indeksu towarowego zawierającego elementy, typu: asortyment, rodzaj, grubość, szerokość, długość, gatunek, powierzchnia, zabezpieczenie, wymiary, kąty, promień gięcia, redukcje, średnice, spawy, etc.; |
| • | Realizacje dostaw z uwzględnieniem faktu ilościowej niedowagi i nadwagi partii towaru; |
| • | Możliwość ewidencji atestów, wytopów; |
| • | Wprowadzenie przeliczników jednostek i miar dla dostawy; |
| • | Zapewnienie obsługi planowych i doraźnych zakupów; |
| • | Umożliwienie obsługi wysyłek i przywozu towaru; |
| • | Szczegółowe planowanie, organizację i rozliczanie kosztów transportu; |
| • | Wyliczanie prowizji dla handlowców uwzględniających pełne koszty sprzedaży; |
| • | Zapewnienie obsługi obiegu dokumentów obejmujących funkcjonalnie wszystkie działy firmy, wsparcie ewidencji związanej z normą jakości ISO; |
| • | Szczegółowe monitorowanie kosztów sprzedaży; |
| • | Weryfikację prac działu handlowego i działu zakupów poprzez mechanizm autoryzacji. |
Korzyści biznesowe
Dzięki wdrożonemu przez SPIN rozwiązaniu DEMARK uzyskał znaczące wsparcie w procesie obsługi klienta i funkcjonujących norm ISO. Posiada dostęp do pełnej informacji analitycznej i syntetycznej na temat prowadzonej działalności. Wszystkie działy DEMARK Sp.j. pracują już na wspólnym systemie.
Rozwiązanie usprawniło obsługę działalności w obszarach, takich jak np.:
| • | rejestracja zapytań od odbiorców oraz kierowanych do dostawców, |
| • | generowanie / wprowadzanie oferty od dostawców, |
| • | wybór najlepszych ofert, oferty dla odbiorców. |
Umożliwiło odwzorowanie pełnego procesu sprzedaży w systemie, w którym można rejestrować zamówienia od klientów. Zakupiony towar rezerwuje się dla zamówień sprzedaży, w oparciu o które przygotowuje się zlecenia do magazynu na wydanie towaru.
Magazyn potwierdza przygotowanie zlecenia, a dział sprzedaży wystawia dokument dostawy WZ, na podstawie którego magazyn wydaje towar. Możliwa jest obsługa transportu wysyłek, śledzenie i analiza dostaw.
System pozwala też ewidencjonować certyfikaty i atesty. Rejestrowany indeks towarowy ma definiowalną, dostosowaną do potrzeb branży strukturę.
Możliwe jest śledzenie obrotu atestami. Wdrożenie systemu otworzyło również drogę elektronicznej współpracy z dostawcami i odbiorcami.
Dokumenty, takie jak: atesty, zapytania, czy zamówienia są skanowane i mają swoją ewidencję w systemie. System autoryzacji umożliwia sprawne zarządzanie i kontrolę działu sprzedaży oraz zakupów.
Wdrożenie systemu umożliwiło pracę wszystkich działów i stanowisk u dystrybutora stali na wspólnym systemie: począwszy od sekretariatu, poprzez dział handlowy, sprzedaży, magazyny, spedycję, pełną wielowalutową księgowość, obsługę SAD-ów, dostaw wewnątrzwspólnotowych, dział windykacji, a kończąc na elastycznym kontrolingu dla zarządu.
Rozwiązanie pozwala odpowiednio wyliczać prowizję dla handlowców.
Rezultatem wdrożenia jest zadowolenie zespołu zaangażowanego w prace nad projektem, jak również zadowolenie użytkowników końcowych, którzy chętnie pracują w oparciu o tę aplikację.
