Wdrożenie Microsoft® Business Solutions–Dynamics-NAV przez HOCHTIEF Facility Management
Zarządzanie przedsiębiorstwem w warunkach dużego rozwoju, w skali ogólnopolskiej i w wielu lokalizacjach z jednoczesną potrzebą wymiany informacji z Grupą Kapitałową i partnerami zagranicznymi wymaga stosowania nowoczesnych narzędzi informatyczno-biznesowych. Wymagania Klientów i menedżerów powodują konieczność ciągłego usprawniania procesów wewnętrznych oraz relacji firmy z partnerami i dostawcami. Coraz większego znaczenia nabiera sprawny i szybki przepływ informacji w firmie oraz dostęp do ujednoliconych i aktualnych danych, pochodzących ze wszystkich obszarów przedsiębiorstwa.
Powyższe potrzeby skłoniły HOCHTIEF Facility Management Polska do wyboru zintegrowanego, zaawansowanego rozwiązania klasy ERP, dostosowanego do specyficznych potrzeb branży facility management.
Zaawansowane funkcjonalności oraz kompetencje merytoryczne firmy integratorskiej IT VISION w dziedzinie finansów, controllingu, logistyki, produkcji a także kadr i płac, poparte praktycznym doświadczeniem w międzynarodowych projektach wdrożeniowych oraz wieloma autorskimi rozwiązaniami wzbogacającymi funkcjonalność systemu, zdecydowały o wyborze Microsoft® Dynamics-NAV 4.0 do obsługi kluczowych procesów biznesowych.
W efekcie prac wdrożeniowych i konsultingowych realizowanych przez ekspertów IT VISION, firma HOCHTIEF FM zyskała większą efektywność w zakresie planowania budżetów, analiz i raportów zarządczych, możliwość usprawnienia przepływu informacji wewnątrz firmy oraz sprawne zarządzanie kosztami (działów, lokalizacji, projektów). Integracja systemu z branżowymi aplikacjami facility-management (billingi, zarządzanie energią, serwis nieruchomości itp.) oraz pakietem MS Office i technologią MS Reporting Services pozwoliła na maksymalne wykorzystanie środowiska funkcjonującego w Grupie i uzyskanie jednorodnego narzędzia informatycznego dla potrzeb całej organizacji.
|
Informacje o firmie
Hochtief FM jest jedną ze spółek międzynarodowego koncernu, lidera w branży budowlanej ze 130 letnią tradycją, zajmującego 9 miejsce w skali ogólnoświatowej.
HOCHTIEF Facility Management jest wiodącym oferentem w zakresie zintegrowanych usług Facility Management, zarówno w Niemczech, jak i w Europie.
W 2004 roku firma HOCHTIEF Facility Management GmbH zwiększyła swój potencjał poprzez integrację w styczniu z firmą Siemens Gebäudemanagement und Services, a w lipcu 2004 roku z firmą Lufthansa Ge-bäudemanagement GmbH, tym samym rozszerzając swój obszar działalności.
Obecnie z obrotem ok. 507 mln Euro (2005), zarządza powierzchnią ponad 22 mln m2, zatrudnia ok. 4.700 pracowników i jest aktywna w 26 miejscach w Niemczech oraz w Grecji, Irlandii, Luxemburgu, Polsce, na Węgrzech i w RPA.
Wyzwanie
HOCHTIEF Facility Management Polska działa na rynku polskim od 1998 roku. Rozpoczynając od obsługi jednego budynku w Warszawie w ciągu 7 lat uzyskała kontrakty na świadczenie swych usług w ponad 60 nieruchomościach i ponad 200 lokalach mieszkalnych na terenie całej Polski. Po fuzji z Lufthansa Gebäudem-anagement GmbH firma jest największym w Polsce dostawcą kompleksowych usług facility management, obejmujących zarządzanie techniczne, zarządzanie infrastrukturalne, zarządzanie finansowo-handlowe oraz konsulting. Firma posiada poza centralą w Warszawie, 14 jednostek terenowych oraz mobilny serwis.
„Dla firmy działającej na tak dużą skalę, oraz w międzynarodowym środowisku Grupy Kapitałowej Hochtief, wybór nowoczesnego i elastycznego oprogramowania oraz właściwej firmy wdrożeniowej oznacza znalezienie rozwiązania dostosowanego do bieżących potrzeb oraz długofalowej strategii rozwoju. Oprogramowanie musi spełnić wysokie wymagania firmy w zakresie zarządzania finansami i controllingu, raportowania na potrzeby zarządu w Polsce i za granicą oraz zapewnić integrację z już wykorzystywanymi w firmie specjalistycznymi systemami branżowymi” – Paweł Zemła Dyrektor Handlowy IT Vision Sp. z o.o.
Rozwiązanie
Mając na uwadze wzrastające potrzeby informatyczne firmy wraz z jej dynamicznym rozwojem postanowiono zastąpić dotychczasowy system, nowoczesnym i przede wszystkim elastycznym w dostosowaniu do potrzeb rozwiązaniem klasy ERP.
Równie istotnym kryterium wyboru rozwiązania były kompetencje i doświadczenia firmy wdrożeniowej, która działając w zmiennych warunkach biznesowych powinna właściwie zdiagnozować potrzeby klienta, odnieść je do potrzeb grupy kapitałowej i sprawnie zrealizować proces wdrożenia i szkoleń.
Bogata funkcjonalność oprogramowania i jego możliwości dostosowania i integracji ze środowiskiem firmy oraz potencjał merytoryczny IT VISION w dziedzinie zarządzania finansami, controllingu, logistyki i serwisu oraz umiejętność działania w międzynarodowym środowisku spowodowała, iż wybór padł na Microsoft Dynamics-NAV.
Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics-NAV poprzedzone zostało dogłębną analizą potrzeb Klienta z uwzględnieniem specyfiki branży i wykorzystywanych w niej aplikacji. Projekt objął wszystkie kluczowe obszary działalności firmy takie jak: zarządzanie finansami i księgowość, budżetowanie i analizy wielowymiarowe, logistyka, sprzedaż.
Podczas realizacji projektu, konsultanci IT VISION wspierali prace nad usprawnianiem procesów wewnętrznych firmy w warunkach łączenia się spółek, wykazując się wysokimi kompetencjami i doświadczeniami praktycznymi w dziedzinie doradztwa biznesowego.
W celu wzbogacenia możliwości systemu zastosowane zostały również autorskie rozwiązania IT VISION do systemu Microsoft Dynamics-NAV, wpierające: import danych z dotychczasowych systemów, prowadzenie budżetowania i analiz, współpracę w platformami home-bankingowymi. Przy współpracy międzynarodowego zespołu wdrożeniowego z Niemiec i RPA przeprowadzone zostały również prace związane z integracją systemu ze specjalistycznymi aplikacjami branżowymi funkcjonującymi w Grupie Kapitałowej.
Korzyści biznesowe
Szybki dostęp do informacji
Integracja danych z wielu źródeł w jednym systemie informatycznym umożliwia sprawne zarządzanie i łatwą wymianę danych pomiędzy działami firmy, lokalizacjami, działającymi w całej Polsce oraz wymianę informacji ze spółkami Grupy za granicą.
Kontrola i analiza kosztów
System umożliwia bieżące kontrolowanie i analizę danych finansowych, w tym kosztów w rozbiciu na dowolne kategorie, przy wykorzystaniu mechanizmów wymiarów analitycznych.
Microsoft Dynamics-NAV wspomaga również prowadzenie polityki budżetowej a także śledzenie wyników działalności firmy w dowolnym momencie (bilans i rachunek wyników).
Ułatwione analizy i raporty
Uzyskano możliwość szybkiego tworzenia raportów dotyczących z dowolnych obszarów przedsiębiorstwa w opcją eksportu danych do MS Excel, Word, PDF; rozsyłania ich drogą mailową; wyświetlania uprawnionym użytkownikom poprzez walidowane strony www czy dystrybuowane elektronicznie i automatycznie np. o zadanej godzinie do konkretnego odbiorcy.
Takie rozwiązanie bezpośrednio wspomaga podejmowanie decyzji i zarządzanie przedsiębiorstwem.
Dostosowanie do specyfiki branży
Możliwość dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb oraz integracja z już wykorzystywanymi specjalistycznymi systemami branżowymi pozwoliła na bardzie efektywne wykorzystanie oprogramowania.
Łatwość obsługi
Integracja systemu z aplikacjami pakietu Microsoft® Office oraz intuicyjny interface wersji 4.0 wzorowany na programie MS Outlook pozwolił na szybsze oswojenie się Użytkowników z nowym środowiskiem pracy.
Oszczędność czasu
System zintegrowany, dopasowany do potrzeb firmy z możliwościami raportowania, analiz i współpracujący ze środowiskiem MS Office, pozwala na łatwe przygotowywanie zestawień i sprawozdań na potrzeby urzędów, zarządu i pracowników, co powoduje wymierną oszczędność czasu.
