LCS Logistics S.A. przeprowadza wdrożenie Microsoft Dynamics AX
|
Informacje o firmie
LCS Logistics S.A. jest operatorem logistycznym działającym w Europie Środkowo-Wschodniej. Firma stawia na kompleksowość usług oraz elastyczność w obsłudze. Oferuje usługi w zakresie całego łańcucha dostaw. Przygotowuje i wdraża projekty dopasowane do indywidualnych potrzeb klientów. LCS Logistics S.A. zajmuje się obsługą krajowego i międzynarodowego transportu drogowego oraz spedycją morską. Firma specjalizuje się także w zaawansowanych usługach logistycznych szytych ‘na miarę’. Dziś LCS Logistics operuje na powierzchni kilku tysięcy metrów kwadratowych w centrach logistycznych w centralnej i północnej Polsce.
Wyzwanie
Intensywny rozwój branży spedycyjnej oraz rozwój przedsiębiorstwa spowodowały, iż stosowane dotychczas rozwiązania informatyczne nie spełniały naszych oczekiwań. Wykorzystywanie informacji zgromadzonych w różnych systemach, pracujących na różnych platformach systemowych wymagały kilkakrotnego wprowadzania tych samych danych o kliencie, historii zamówień, realizacji usług itp. Aby przygotować ofertę spedycyjną nie dysponowaliśmy informacjami zgromadzonymi w „jednym miejscu” i dostępnymi „od razu”. Wiele informacji ważnych dla sprawnej współpracy z kontrahentami nie ewidencjonowano, a więc i ich uzyskanie czy ponowne wyszukanie zajmowało niepotrzebnie czas pracy handlowcom czy dyspozytorom. Aby uniknąć opóźnień w realizacji usług, dział handlowy i spedycyjny wymieniały się papierowo formularzami. Potrzebowaliśmy rozwiązania skutecznego w obsłudze obiegu dokumentów spedycyjnych. Dział finansowy, korzystający z innego systemu niż pozostałe działy firmy, potrzebował dodatkowego czasu na proces kontrolowania limitu kredytowego klientów. Dział personalny natomiast, ze względu na dużą liczbę zapytań o pracę (CV, listy motywacyjne), potrzebował ujednolicenia procesu rekrutacji i selekcji kandydatów. Chcąc uporządkować i usystematyzować posiadane informacje i skutecznie zarządzać ich obiegiem, a jednocześnie kontrolować stan ich realizacji, rozpoczęliśmy poszukiwania firmy, która mogłaby dostarczyć nam rozwiązania pozwalające usprawnić proces ofertowania, gromadzenia informacji o kliencie, a w efekcie zwiększyć wydajność naszej pracy. W ten sposób rozpoczęliśmy współpracę z firmą Macrologic.
Rozwiązanie
Proces wdrożenia rozwiązania poprzedziła analiza potrzeb i wymagań LCS Logistics S.A. w poszczególnych obszarach działalności przedsiębiorstwa. Szczegółowo określono potrzeby z zakresu obszaru spedycyjnego, jako kluczowego dla przedsiębiorstwa. Dokładne sprecyzowanie wymagań, co do funkcjonalności na tym etapie, zaowocowało następnie szybkim i efektywnym wdrożeniem. Dysponując doświadczonymi konsultantami oraz, dzięki zaangażowaniu pracowników z obu firm uczestniczących w projekcie, w krótkim czasie określone zostały problemy, które wymagały rozwiązania i działania a także zwiększenia efektywności. Procesem wdrożenia objęte zostały następujące obszary działalności: spedycyjny, logistyczny, handlowy, księgowy oraz kadrowo –płacowy. Wykorzystano rozwiązanie oparte na Microsoft Dynamics AX oraz Xpertis Kadry i Płace z rozbudowanym obszarem zarządzania zasobami ludzkimi.
Spółka LCS Logistics SA powołała do działalności Spółkę LSC Trans Sp. z o.o. mającą własny tabor samochodowy. Celem jej działalności są usługi transportowe. I choć oprogramowanie wykorzystywane przez LCS Trans dostarczył inny dostawca to dzięki zastosowanej technologii i jej możliwości konsultanci Macrologic umożliwili integrację danych z LCS Trans do LCS Logistics SA, co ma duże znaczenie dla skutecznego obiegu dokumentów i skrócenia czasu dostępu do informacji dotyczącej Spółki zależnej.
Oprogramowanie konkurencji zarządza taborem samochodowym, kosztami paliwa, remontów itd. Dane finansowe, które powstają w tym systemie są następnie przekazywane do modułu finansowego Microsoft Dynamics AX. Dodatkowo następuje integracja w zakresie kartoteki kontrahentów. Z ich systemu przenosimy: faktury, ponaglenia, noty, zlecenia transportu.
Andrzej Szczygielski – Szef projektu ze strony Macrologic: „ Sukces wdrożenia w dużej mierze był zasługą aktywnej postawy Zarządu, który monitorował cały jego przebieg. Dzięki wykazywanemu zainteresowaniu ze strony samego Prezesa, jego uczestnictwu w większości spotkań zespołu projektowego, pracownicy przedsiębiorstwa mieli pełną świadomość potrzeby zmian. Aktywna postawa obu zainteresowanych stron projektu oraz pozytywna atmosfera współpracy w znacznej mierze przyczyniły się do osiągniętego sukcesu.”
Korzyści biznesowe
Zaledwie dwa miesiące od zakończenia etapu wdrożenia określone mierniki sukcesu pokazały, że projekt ukończył się pełnym powodzeniem. Usprawniony został proces sprzedaży poprzez skrócenie czasu potrzebnego na przygotowanie oferty dla klienta oraz późniejszego rozliczenia z klientem. Zaawansowane cenniki i integracja z mapą elektroniczną pozwalają kierownictwu przedsiębiorstwa na precyzyjne wyliczenie kosztów w oparciu o rzeczywiste koszty trasy oraz usług współpracujących z LCS Logistics S.A. przewoźników. Dzięki zwiększeniu wydajności tego procesu, pracownicy mogą przygotować większą ilość ofert w tym samym czasie, a więc w efekcie przyjąć więcej zleceń.. Ponadto informacje o ofertach przygotowanych dla klienta gromadzone są w jednym miejscu w związku, z czym skrócono czas potrzebny na ich analizę i komunikację z klientem. Analizy aktywności sprzedawców i efektów ich pracy pozwalają osobom zarządzającym na wprowadzanie efektywnego systemu premiowania.. Możliwa jest także kontrola merytoryczna zawartości ofert – przeszukiwanie i filtrowanie ofert przykładowo wg kierunków, taboru pozwala osobie zarządzającej analizować strukturę sprzedaży i planować działania na przyszłość.
Znacznemu skróceniu uległ czas wyszukiwania odpowiednich i zgodnych z wymaganiami dla przewożonego towaru pojazdów do danego zlecenia. Efektywne wykorzystanie taboru w zależności od ilości i wielkości przewożonego towaru oraz planowanie tras pozwoliły na większą liczbę realizowanych zleceń oraz na poprawienie ich rentowności. Na każdym etapie pracy z ofertą, pracownicy mogą kontrolować planowane i rzeczywiste koszty oraz przychody oraz kontrolować marżę na zleceniu. Mogą także kontrolować stan rozrachunków z klientem, co pozwala skutecznie zarządzać należnościami.
Dlaczego Macrologic?
Wprowadzenie spójnego systemu zarządzania procesami biznesowymi jest na pewnym etapie rozwoju firmy niezbędne. Kiedy szybki rozwój LCS Logistics S.A. doprowadził nas do decyzji o informatycznej integracji firmy, rozpoczęliśmy poszukiwanie odpowiedniego dostawcy. Ze względu na strategiczne znaczenie wdrożenia systemu, odbyliśmy wiele spotkań handlowych, poznając oferty kluczowych firm z branży IT. Macrologic przekonało nas elastycznością proponowanego przez siebie rozwiązania, jak również efektywnością wdrożenia – mówi Krzysztof Adamek, Prezes Zarządu LCS Logistics S.A.
Usprawnienie procesu ofertowania sprawiło, że zyskaliśmy więcej czasu na pracę z klientem, poznawanie specyfiki jego działalności. Dzięki temu, możemy być bardziej elastyczni i terminowo spełniać oczekiwania klientów, zachowując przy tym wysoki poziom obsługi – mówi Mateusz Barycza Menedżer ds. Sprzedaży
