OPEK rozlicza miesięcznie ok. 70 tysięcy faktur za usługi kurierskie, wykorzystując rozwiązanie branżowe oparte na Microsoft® Dynamics NAV.

Rozwiązanie - przegląd Profil klienta OPEK Sp. z o.o. to jedna z największych polskich firm kurierskich, działająca od 1994 r. Firma ma 50 oddziałów terenowych i zatrudnia kilkuset kurierów. OPEK współpracuje ze światowymi liderami rynku przesyłek kurierskich. Sytuacja Szybki rozwój OPEK w ostatnich latach spowodował lawinowy przyrost liczby dokumentów: faktur, listów przewozowych oraz dokumentacji związanej z pobraniami za zawartość przesyłek kurierskich. Dotychczasowe autorskie rozwiązanie, oparte na technologii NetWare/DOS i bazie Btrieve, osiągnęło kres możliwości skalowania. Rozwiązanie W miejsce dotychczasowego systemu OPEK wdrożył nowe rozwiązanie rozliczeniowe, oparte na systemie Microsoft® Dynamics NAV, przygotowane przez poznańską firmę IT.integro. Skalowalność zapewnia mu niezawodny i skalowalny serwer baz danych – Microsoft® SQL Server 2005. Korzyści • Możliwość obsługi ok. 70 tysięcy transakcji dziś – i wielokrotnie więcej w przyszłości, bez konieczności wymiany środowiska • Rzeczywiście działający wielodostęp w sieciach LAN i WAN – jednoczesnych kilkudziesięciu użytkowników obecnie ( 35 w Microsoft Dynamics NAV) • Automatyzacja procesów księgowych – automatyczne dekretowanie i księgowanie • Automatyzacja rozliczeń i płatności; człowiek ingeruje tylko jeśli występują niezgodności • Możliwość rozliczania opłat za usługi kurierskie z kwot pobrań za towar • Obsługa rozproszonej działalności kasowej z obsługą procedur odbioru bankowego Oprogramowanie i usługi • Produkty • Microsoft Dynamics NAV

Informacje o firmie

W ciągu ostatnich lat dokumentów przybywało lawinowo, przez co istniejące rozwiązanie informatyczne, oparte na platformie Novell NetWare/DOS i bazach Btrieve, osiągnęło granice skalowalności. Problem został zażegnany za pomocą nowego rozwiązania rozliczeniowego, opartego na systemie Microsoft® Dynamics NAV, zbudowanego dla OPEK przez firmę IT.integro z Poznania.

Rozwiązanie wdrożone przez IT.integro w firmie OPEK nie tylko rozlicza dokumenty, lecz także płatności bankowe. Moduł Systemy Bankowe komunikuje się ze z oprogramowaniem bankowym. Rozwiązanie potrafi pobierać opłaty za usługi kurierskie z kwot pobrań, co pozwala nam sprawniej zarządzać rozliczeniami z kontrahentami i lepiej zarządzać płynnością” – podkreśla Wojciech Augustyniak.

Wyzwanie

Mieliśmy świadomość, że problem skalowalności trzeba rozwiązać długofalowo. Było dla nas oczywiste, że przy tej liczbie dokumentów miesięcznie nie stać nas na wdrażanie nowego rozwiązania księgowego co kilka lat Wojciech Augustyniak, Informatyk w OPEK Sp. z o.o.

OPEK Sp. z o.o. działa na rynku usług kurierskich od 1994 r. i jest obecnie jedną z największych firm kurierskich w kraju. Na przestrzeni lat rosła nie tylko skala firmy, ale i zakres oferowanych przez nią usług. Oprócz obsługi przesyłek OPEK realizuje dla klientów usługi magazynowe oraz dystrybucyjne, wykorzystując w tym celu sieć 50 oddziałów terenowych. Dla wybranych klientów firma prowadzi kompletację, konfekcjonowanie i znakowanie powierzonych towarów. Ciągły wzrost skali, zakresu usług, oraz stopnia ich skomplikowania wymuszał na firmie zmiany w systemach informatycznych wspierających codzienną działalność. Do tej pory OPEK korzystał wyłącznie z aplikacji pisanych na zamówienie przez firmy zewnętrzne. Wykorzystywany przez OPEK system Kurier jest taką właśnie aplikacją. Na zamówienie powstał również zaawansowany system finansowo-księgowy. „System rósł razem z nami i dobrze spełniał nasze oczekiwania jeśli chodzi o zakres funkcjonalny, ale wydajnością było gorzej” – mówi Wojciech Augustyniak, Informatyk w OPEK Sp. z o.o.

Problemem był przyrost liczby przesyłek i wynikający z tego wzrost liczby dokumentów. Równolegle procesy biznesowe stawały się coraz bardziej skomplikowane i transakcje dotychczas proste przekształcały się w skomplikowane ciągi operacji cząstkowych. „Próbowaliśmy niedostatki wydajności obejść na różne sposoby, ale okazało się, że nie da się ich obejść za pomocą bardziej wydajnego sprzętu. Ograniczeniem była technologia wykorzystana do budowy oprogramowania, w tym przypadku baza Btrieve działająca na platformie NetWare/DOS” – mówi Wojciech Augustyniak.

OPEK musiał zatem poszukać innego rozwiązania – takiego, które mogłoby łatwo skalować się nie tylko w najbliższej, ale i dalszej przyszłości. „Mieliśmy świadomość, że problem skalowalności trzeba rozwiązać długofalowo. Było dla nas oczywiste, że przy tej liczbie dokumentów miesięcznie nie stać nas na wdrażanie nowego rozwiązania księgowego co kilka lat” – wspomina Wojciech Augustyniak.

Stworzenia nowego rozwiązania nie podjęła się żadna z firm indagowanych przez OPEK. Swoje wątpliwości i obawy wyrażały także osoby ze świata akademickiego, nie bardzo wierząc w możliwość zbudowania systemu zdolnego do skalowania tak dużej liczby transakcji – w lokalnych warunkach i w skończonym czasie. Nie mając wyboru, OPEK postanowił spróbować rozwiązać palący problem za pomocą gotowego systemu.

Rozwiązanie

Z pomocą OPEK przyszła poznańska firma IT.integro, specjalizująca się w tworzeniu rozwiązań informatycznych wokół rodziny systemów ERP Microsoft® Dynamics. „To było trudne wyzwanie, ale byliśmy przekonani, że najnowsza, wersja systemu Microsoft® Dynamics NAV powinna poradzić sobie takim, a nawet większym obciążeniem. Kluczowe było to, że nowa wersja Dynamics NAV wykorzystuje serwer baz danych SQL Server 2005, który zdążył udowodnić swoją skalowalność, zarówno w zastosowaniach transakcyjnych, jak i analitycznych” – mówi „Mieliśmy świadomość, że problem skalowalności trzeba rozwiązać długofalowo. Było dla nas oczywiste, że przy tej liczbie dokumentów miesięcznie nie stać nas na wdrażanie nowego rozwiązania księgowego co kilka lat” Wojciech Augustyniak, Informatyk w OPEK Sp. z o.o.

Kluczowe było to, że nowa wersja Dynamics NAV wykorzystuje serwer baz danych SQL Server 2005, który zdążył udowodnić swoją skalowalność, zarówno w zastosowaniach transakcyjnych, jak i analitycznych Andrzej Krawiec, analityk w firmie analityk w firmie IT.integro, który prowadził wdrożenie w OPEK.

Andrzej Krawiec, Senior Konsultant IT.integro, który prowadził wdrożenie w OPEK. Wyzwanie rzeczywiście było poważne. W momencie wdrożenia OPEK realizował ok. 70 tys. transakcji fakturowych miesięcznie. Z każdą fakturą wiąże się list przewozowy będący dokumentem ścisłego zarachowania, a także inne dokumenty towarzyszące. Dla przykładu, ok. 20-30% transakcji obejmuje, oprócz usług kurierskich, także pobrania za przesyłki od ich adresatów. Rozliczenia pobrań są w praktyce wielowariantowe i skomplikowane, wpływając na generowanie wielu dodatkowych transakcji w systemie księgowym. „Zdarza się, że adresat przesyłki nie ma przy sobie pełnej kwoty i trzeba kontaktować się z nadawcą, czy zgadza się na przekazać przesyłkę za niepełną kwotę i niezależne rozliczenie różnicy. To tylko przykład” – mówi Wojciech Augustyniak.

Pobrania skutkują też koniecznością prowadzenia przez oddziały działalności kasowej, co tworzy problem nie tylko organizacyjny, ale, znów, rozliczeniowy. „Gotówka pobrana od adresata musi zostać zdeponowana, zliczona, skojarzona z transakcją, a koniec końców przekazana pracownikom banków według szczegółowej procedury. Następnego dnia trzeba jeszcze uzgodnić salda. Wszystkie te czynności generują transakcje w systemie księgowym” – wyjaśnia Wojciech Augustyniak. Ponieważ pieniądze z pobrań trafiają ostatecznie do firm zlecających usługi kurierskie, już dawno temu opłaty za usługi kurierskie rozliczane są z kwot pobrań (jednak tylko z wybranymi klientami). Obsługę takich rozliczeń przygotowało IT.integro, uwzględniając specyficzne potrzeby firmy OPEK w zakresie rozliczeń z kontrahentami ponieważ standardowa wersja Microsoft® Dynamics NAV nie zawiera takiej funkcjonalności. „To upraszcza rozliczenia z klientami, ale z technicznego punktu widzenia nadal generowane są transakcje, a więc tworzone jest obciążenie bazy danych, które trzeba uwzględnić w skalowaniu środowiska” – kwituje Wojciech Augustyniak. Obszarem generującym mnóstwo transakcji są rozliczenia z bankowe: przelewy, potwierdzenia sald, kojarzenie płatności z fakturami i listami przewozowymi itd. Zaimplementowany moduł dodany IT.integro „Systemy bankowe” komunikuje się z większością oprogramowania homebankigowego. Rozwiązanie potrafi pobierać opłaty za usługi kurierskie z kwot pobrań, co pozwala nam sprawniej zarządzać rozliczeniami z kontrahentami i lepiej zarządzać płynnością” – podkreśla Wojciech Augustyniak. Pojedyncze zlecenie przewozowe generuje w praktyce kilkadziesiąt transakcji w systemie księgowym. „To, tak naprawdę, jest wyznacznik trudności informatyzacji procesów księgowych w naszej firmie” – mówi Wojciech Augustyniak.

Korzyści biznesowe

OPEK rozwiązał poważny problem biznesowy – wyeliminował kłopoty ze skalowaniem środowiska rozliczeniowego. Wykorzystał w tym celu sprawdzoną aplikację finansowoksięgową wchodzącą w skład systemu Microsoft® Dynamics NAV, oraz technologie zawarte w serwerze baz danych Microsoft® SQL Server 2005. „Microsoft® Dynamics NAV jak na razie nie zawiódł. Rozliczenia są wykonywane na bieżąco i nie mamy już obaw, czy zdążymy ze wszystkim do 20-go następnego miesiąca” – podsumowuje Wojciech Augustyniak. Microsoft® Dynamics NAV okazał się dla OPEK rozwiązaniem korzystnym także z innego powodu: możliwości automatyzacji wielu czynności księgowych. „Dwudziestu księgowych na jednej zmianie – tak to wygląda. Byłoby ich jednak znacznie więcej, gdyby nie fakt, że nowy system daje nam bardzo dużo możliwości automatyzowania rozliczeń. Księgowi zajmują się tylko tymi transakcjami, które nie zamknęły się w trybie automatycznym, uzgodnieniami z kontrahentami, oraz rozliczaniem gotówki z pobrań” – ilustruje skalę wyzwania Wojciech Augustyniak.

Do początku strony